新形勢下企業(yè)檔案工作需要加強的核心問題研究

文/深圳市三密檔案技術有限公司 徐艷榮

眾所周知，檔案工作就是對服務對象或個體的相關真實信息進行記錄并收檔的一種記錄、收集、整合和管理的活動，現(xiàn)在社會生活中基本上所有個體、各個行業(yè)領域都有相關檔案，例如我們從一出生就開始有相關檔案，然后隨著我們一路讀書、工作、成長、結婚以及各種社會活動都會有相關檔案，這些信息資料可以說是一種歷史記錄，也是我們的成長機密，對于企業(yè)而言，其檔案資料也是如此。企業(yè)的檔案工作從其起步階段就開始進行，然后隨著企業(yè)的不斷發(fā)展進步而逐漸增多，企業(yè)的項目開展活動、企業(yè)業(yè)務對象合作資料、企業(yè)商務郵件往來、企業(yè)產(chǎn)品技術資料、企業(yè)員工變動資料、企業(yè)資金流轉資料等等企業(yè)的所有信息都會被記錄在案，然后進行存檔。這些檔案信息不僅可以為企業(yè)員工了解企業(yè)經(jīng)營發(fā)展狀況提供幫助，還可以為企業(yè)以后的發(fā)展提供參考建議和幫助作用，因此，對于企業(yè)而言，做好其檔案管理工作是尤為重要的，這就如同是企業(yè)的歷史記錄，輕易馬虎不得。現(xiàn)在經(jīng)濟業(yè)務及其種類都越來越多，使得其檔案管理工作較以前相比也增多了，其難度也有所加大，在這種情況下，各大企業(yè)就更要做好其檔案工作，避免阻礙其公司的進一步發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理內容概念及有待加強的地方

企業(yè)檔案工作就是對企業(yè)日常經(jīng)營和管理中出現(xiàn)并形成的一些具有一定價值的不同形式的資料、文件及信息進行記錄、歸檔及保存和開發(fā)利用的管理活動。一般來說，企業(yè)需要形成檔案的資料有：各種重要會議文件、通知記錄、決策報告、領導發(fā)言、會議總結、技術文件；企業(yè)往來合同文件、企業(yè)項目發(fā)展計劃、協(xié)議書、企業(yè)財務報表、各種計劃批復等等；企業(yè)員工的各種勞務合同、資料及文件；企業(yè)重要活動記錄、照片及簡報等等，簡而言之就是企業(yè)成長中有價值的資料信息都要進行管理歸檔。

目前，我國大多企業(yè)檔案工作由于其前期的不重視，使得其管理中還是存在很大的進步空間，我國企業(yè)檔案工作普遍存在以下問題：1.企業(yè)檔案工作管理機制在其保管、資料的齊全和保密性方面還不夠嚴謹和成熟；2.企業(yè)制定的檔案工作標準和要求跟不上市場的需求，普遍偏低；3.企業(yè)檔案工作從業(yè)人員大多水平不高，缺乏一些高端人才，使得企業(yè)檔案工作無法再進一步，影響企業(yè)整體實力和未來發(fā)展。

二、強化企業(yè)檔案工作的措施和方案

針對上文提出的目前企業(yè)檔案工作中有待改進并加強的問題，文章提出一些針對性的措施和方案。

（一）加快企業(yè)檔案工作的社會化、市場化建設腳步

企業(yè)要改變其傳統(tǒng)的檔案工作管理模式，要加快其檔案工作的社會化和市場化的建設進程，使得企業(yè)檔案工作能夠迎合市場發(fā)展需求，并在市場的競爭壓力下不斷進步和完善。企業(yè)要加強社會相關監(jiān)督機構單位對其檔案工作的監(jiān)督管理能力，還要加強對社會相關資源的合理利用。首先企業(yè)可以通過分析其檔案工作內容，并對其進行分類，把可以交給其他機構進行管理的檔案交給社會檔案管理的專業(yè)機構、組織或個人來進行管理，這樣能夠有效的節(jié)約企業(yè)資源和成本，同時也能夠提高其工作效益。與此同時，隨著企業(yè)和市場的發(fā)展壯大，檔案工作市場對其檔案工作要求也會越來越高，而市場上相應的檔案工作也會為了滿足市場和客戶的需求而不斷提高其服務水平，從而使得檔案工作的整體實力的提升。對于一些不能交給社會檔案管理結構的檔案工作和由政府管理的檔案工作，企業(yè)也可以依靠市場的競爭機制和調節(jié)優(yōu)化能力來進行自主改進其檔案工作不足，然后不斷更新、提高、加強其檔案工作水平，進一步推動企業(yè)檔案工作的市場化競爭機制的實施。

（二）加快企業(yè)檔案工作的法制化、規(guī)范化建設腳步

企業(yè)檔案工作的管理和實施也要有所依據(jù)和參考，因此，企業(yè)要加強其檔案工作的法制化和規(guī)范化的建設。首先，企業(yè)就要按照我國檔案管理的相關規(guī)定和要求，然后參考市場上一些先進的檔案管理制度和規(guī)定，建立一套先進的檔案工作的操作規(guī)定和相關法律規(guī)定，同時政府也要宏觀調控檔案工作市場，健全其檔案工作管理秩序，這樣通過內外兩重管理約束，使得企業(yè)檔案工作能夠不斷靈活變動，有利于提高企業(yè)檔案工作的靈活性、合理性及有效性。此外，企業(yè)一旦確立好其操作標準和要求，就要嚴格按照相關標準進行，避免出現(xiàn)任何例外現(xiàn)象，使得企業(yè)檔案工作能夠標準化、系統(tǒng)化，有助于提高員工對其工作責任和內容的認識及明確，有利于提高企業(yè)檔案工作效率和整體水平。

（三）加快企業(yè)檔案工作的高端化及現(xiàn)代化建設腳步

現(xiàn)在企業(yè)已經(jīng)面臨著信息技術的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作也要跟隨科技和時代的發(fā)展洪流，與時俱進，轉變落后的檔案工作方式和思想，加快引進各種新的、先進的、高端的檔案工作方法和模式，提高企業(yè)員工的改革創(chuàng)新意識和適應能力，加快企業(yè)檔案工作的現(xiàn)代化及高端化的建設。例如，現(xiàn)在的信息技術和管理平臺就可以引進到現(xiàn)代電子檔案的管理中，企業(yè)可以通過深入開展檔案信息化管理活動和宣傳教育培訓活動，全面推廣企業(yè)檔案工作的信息化、科學化建設，從而營造一個良好的檔案工作氛圍，有利于促進企業(yè)檔案工作的進一步提高和發(fā)展。

（四）加快企業(yè)檔案工作優(yōu)秀隊伍建設腳步

除此之外，企業(yè)還要加強對其檔案工作優(yōu)秀人才的配給，可以通過提高企業(yè)檔案工作待遇和薪酬，按照檔案工作人員能力來提供相應酬勞等先關政策條件來吸引一些優(yōu)秀檔案工作人才的加入，與此同時，還要加強對企業(yè)現(xiàn)有的檔案工作人員進行規(guī)律性的教育培訓活動，爭取能夠為企業(yè)培養(yǎng)出優(yōu)秀的、復合型檔案工作人才，對于一些上進心不足、工作能力較低或者性格不合適的員工也要進行調離、換崗或者辭退，這樣能夠優(yōu)化企業(yè)檔案工作人員配備，從而全面提高企業(yè)檔案工作人員水平。

三、結束語

綜上所述，新的發(fā)展背景和發(fā)展形勢在挑戰(zhàn)了企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理思路和方法的同時，也給企業(yè)的檔案工作帶去了更為寬廣的發(fā)展、進步空間，也能夠擴大企業(yè)檔案工作效益，擴大其應用范圍和利用程度，使得企業(yè)檔案工作能夠在促進企業(yè)管理水平提升的同時，也為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造價值和利益。為此，現(xiàn)代企業(yè)也要積極改進其檔案工作不力的地方，并積極創(chuàng)新和探索更先進、更能促進企業(yè)實力提高的管理方法和模式。

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