企業(yè)檔案編研工作之我見

文/山東東營勝利油田黃河鉆井總公司 葛建華

檔案信息資源的開發(fā)利用，是企業(yè)檔案工作的最終目的，而檔案編研是開發(fā)利用檔案信息資源的重要方式。檔案人員依據(jù)企業(yè)檔案，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、科研等方面的工作需要，選擇一定的專題，匯集檔案信息，并經(jīng)過分析、研究和一定程度的加工、整理，向利用者提供綜合性、系統(tǒng)性的檔案信息，可以說檔案編研是檔案開發(fā)利用的高級形式。本文結(jié)合我們在檔案編研工作中的實(shí)踐，就企業(yè)檔案編研工作談點(diǎn)個(gè)人淺見。

一、開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案利用的高級形式

檔案的編研工作是檔案人員在深入分析檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，將龐雜零散的檔案信息進(jìn)行有機(jī)的組合和整理加工，使其準(zhǔn)確、系統(tǒng)、專一，是對檔案信息資源的深度開發(fā)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和不斷完善，檔案信息的傳遞和反饋渠道以及利用的范圍和價(jià)值也不斷地?cái)U(kuò)大，而且利用者都想在最短的時(shí)間內(nèi)查閱到最大范圍的檔案資料。要節(jié)約查檔時(shí)間，編研工作就必須加大力度，拓寬領(lǐng)域，要立足現(xiàn)實(shí)，立足需要，圍繞中心工作，選擇一定的題目范圍，進(jìn)行檔案的收集篩選，然后進(jìn)行不同性質(zhì)，不同層次的加工，有目的的編寫一些政策性、指導(dǎo)性強(qiáng)的匯編資料。如圍繞企業(yè)編史修志工作的查閱需要，我們編印了《鉆井文件目錄匯編》，將鉆井會(huì)戰(zhàn)以來形成的所有文件按照文號(hào)、題名、責(zé)任者等內(nèi)容進(jìn)行匯編，極大地方便了史志編纂工作的需要。根據(jù)土地利用工作的需要，我們編印了《鉆井土地征購情況數(shù)字匯編》，提供給有關(guān)部門，效果顯著。近年來，我們還陸續(xù)編印了《勝利鉆井大事記》、《勝利鉆井組織機(jī)構(gòu)沿革》、《勝利鉆井史料選編》、《鉆井工程事故匯編》、《鉆井科研項(xiàng)目檔案匯編》等多種匯編資料，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門、人員提供利用，收到了良好的效果，得到了領(lǐng)導(dǎo)和利用者的一致好評。

二、分析企業(yè)各項(xiàng)工作對檔案信息的需求，有針對性地編寫檔案信息匯編，主動(dòng)為企業(yè)提供利用

開發(fā)利用檔案信息資源為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，首先要了解企業(yè)對檔案信息的需求，從而有針對性地開發(fā)利用。為此，我們根據(jù)檔案借閱這一工作環(huán)節(jié)，收集研究檔案利用信息及反饋情況，從中捕捉企業(yè)的需要，確定編研題目，開展編研工作。針對一段時(shí)期以來，查閱土地所有權(quán)檔案呈不斷上升的趨勢，經(jīng)了解和分析，原因是地方政府搞土地清查和產(chǎn)權(quán)認(rèn)定工作，需查閱每一口鉆井征地的原始協(xié)議。由于利用者不清楚是否辦理了征地手續(xù)或征地的年度，只能提供參考年限，有時(shí)為查一口井的土地協(xié)議，需要查找多年的檔案，這樣既增加了檔案部門的工作壓力和工作量，又影響了利用者的及時(shí)利用。因此，我們確定以庫存的《鉆井征地協(xié)議》為基礎(chǔ)，編印《鉆井土地征用情況數(shù)字匯編》，按不同的地區(qū)，以征地時(shí)間先后為序，將每一區(qū)塊的每一口井的征地協(xié)議的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、歸納，共匯編了6冊約50萬字，發(fā)給有關(guān)單位土地管理部門，極大地方便了利用者的查閱，發(fā)揮了良好的作用。匯編的數(shù)據(jù)有的直接起到憑證的作用，有的利用者以此為線索，及時(shí)準(zhǔn)確的查到了檔案原件?！秴R編》在此后油田開展的土地資產(chǎn)評估工作中也發(fā)揮了很大的作用，保證了資產(chǎn)評估工作的順利進(jìn)行。

三、檔案編研要緊緊圍繞企業(yè)的中心工作

隨著企業(yè)的發(fā)展，技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)對檔案信息的依賴性越來越強(qiáng)，對檔案信息的質(zhì)量和要求也越來越高，特別是更強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)效益方面的作用。因此，檔案編研工作要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)的需要，圍繞提高企業(yè)綜合經(jīng)濟(jì)效益，急企業(yè)之所急，有的放矢地編寫出質(zhì)量高、信息新、實(shí)用性強(qiáng)的編研資料，使編研成果發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益。

我們鉆井公司擔(dān)負(fù)著為油田勘探鉆井的重任，提高鉆井速度，優(yōu)質(zhì)安全高效鉆好每一口油井是公司的中心工作和效益之所在。在鉆井施工過程中，由于地下情況復(fù)雜，鉆井過程中工程事故時(shí)有發(fā)生。工程事故成為影響鉆井速度和效益的關(guān)鍵因素，每年因鉆井工程事故而造成的損失都在數(shù)百萬元以上。因此如何減少鉆井工程事故的發(fā)生，對于提高鉆井綜合經(jīng)濟(jì)效益具有重大意義。為此，我們在廣泛征求有關(guān)技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)技術(shù)人員意見的基礎(chǔ)上，探索編研《鉆井工程事故事例匯編》，將油田勘探開發(fā)以來所鉆井中發(fā)生過重大工程事故的井史查找出來，將每口井發(fā)生事故的井段、地層、工程技術(shù)參數(shù)、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況、事故發(fā)生原因、處理事故經(jīng)過等內(nèi)容摘錄下來，進(jìn)行分析研究，提出預(yù)防此類事故的措施。第一期《鉆井工程事故匯編》印發(fā)后，受到鉆井工程設(shè)計(jì)和施工技術(shù)人員的一致好評。他們以此為參考和依據(jù)，在新井設(shè)計(jì)和施工中，提前預(yù)防和準(zhǔn)備，有效避免了同類事故的發(fā)生?！秴R編》應(yīng)用后當(dāng)年，該地區(qū)鉆井工程事故有了明顯下降。以后，我們又陸續(xù)編印了其他幾個(gè)地區(qū)的鉆井工程事故匯編，均受到工程技術(shù)人員的歡迎。

四、企業(yè)檔案編研工作要不斷深化和加強(qiáng)

檔案編研工作是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，編研資料較之零散的檔案材料有更為廣泛的利用價(jià)值，這一點(diǎn)已被人們所共識(shí)。但從目前企業(yè)檔案編研的現(xiàn)狀看，仍有相當(dāng)部分檔案部門因種種因素制約，將檔案編研當(dāng)做有時(shí)間就搞，沒時(shí)間就拉倒的軟任務(wù)。有些單位搞編研，僅僅是為了應(yīng)付檔案工作檢查，填補(bǔ)工作項(xiàng)目空白，沒有真正從企業(yè)實(shí)際工作需要出發(fā)，編研成果利用率也不高。這種狀況與企業(yè)對檔案信息的需求是不相適應(yīng)的，必須改變。隨著企業(yè)檔案管理的不斷深化，編研工作應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)。加強(qiáng)檔案編研工作，應(yīng)主要從以下幾個(gè)方面入手：

（一）對檔案編研工作應(yīng)有正確的認(rèn)識(shí)

要克服對編研工作單純的功利性認(rèn)識(shí)和任務(wù)的觀點(diǎn)，不能有為應(yīng)付檢查和達(dá)標(biāo)而編研，或?yàn)樵u獎(jiǎng)而編研的思想，而要從開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，促進(jìn)檔案利用，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的高度來認(rèn)識(shí)編研工作，積極主動(dòng)地搞好檔案的編研工作。同時(shí)，檔案的編研工作是貫穿在檔案管理工作中的一項(xiàng)長期任務(wù)，不是短時(shí)間內(nèi)或階段性的工作，要做好平時(shí)檔案信息的收集和積累，為編研工作打牢基礎(chǔ)。

（二）檔案編研工作應(yīng)從低層次向高水平發(fā)展

目前，多數(shù)單位編寫的檔案匯編大多是抄錄性的、粗淺的檔案信息匯集，沒有進(jìn)行深入研究和分析加工，題材簡單，層次較低。為了適應(yīng)企業(yè)乃至社會(huì)對檔案信息的需求，檔案的編研水平要提高。這就要求檔案工作者要經(jīng)常深入調(diào)查了解企業(yè)對檔案信息的需求，針對需求優(yōu)化選題。特別是要優(yōu)化選擇開發(fā)企業(yè)科技檔案中隱含的新技術(shù)、新方法、新成果等方面的信息資源，編寫出具有較高水平和利用價(jià)值的檔案信息資料，為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)，使檔案信息發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）要提高檔案人員的素質(zhì)和水平

一方面企業(yè)在配備檔案工作人員時(shí)要從長考慮，盡量選配綜合素質(zhì)高，有較強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，并具有一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)的人員來負(fù)責(zé)檔案的編研工作；另一方面，檔案人員要積極爭取，盡可能多地參加一些專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)水平，熟練掌握和運(yùn)用檔案編研工作的技能和方法，同時(shí)還要努力學(xué)習(xí)和了解本企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)和工藝流程等知識(shí)，只有這樣才能找準(zhǔn)檔案和企業(yè)需求的最佳結(jié)合點(diǎn)，編寫出質(zhì)量高、實(shí)用性強(qiáng)的編研成果。