醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與思索

文/唐山市婦幼保健院 郭蕊

近年來，隨著改革開放的不斷深入，我國社會主義市場經(jīng)濟有了很大的發(fā)展。醫(yī)院要想在醫(yī)療體制改革的大潮中獲得優(yōu)勢，就必須改變舊觀念，打破舊模式，全方位的進行管理。除了不斷提高醫(yī)療水平之外，增加科技創(chuàng)新能力，也越來越重視醫(yī)院的內(nèi)部管理和控制。醫(yī)院的檔案，不僅是一部醫(yī)院的發(fā)展史，記載著醫(yī)院不同發(fā)展時期、不同條件下的重要信息、重要事件、重要人物，同時，也是醫(yī)院現(xiàn)在進行改革創(chuàng)新的重要依據(jù)。做好檔案管理能夠促進醫(yī)院更加信息化、科學化、系統(tǒng)化、程序化管理的進程，提高醫(yī)院管理的整體水平，實現(xiàn)“社會效益”和“經(jīng)濟效益”并舉。

一、醫(yī)院檔案管理的特點

醫(yī)院檔案管理工作，是醫(yī)院的一項基礎(chǔ)性工作，主要包含了對相對獨立的病例檔案以及固定資產(chǎn)、人事、文書、會計等綜合檔案的資料收集、案卷整理、立卷、歸檔、使用、銷毀的信息傳輸過程。具有專業(yè)性、規(guī)范性、標準型、保密性、服務(wù)性、多樣性等特點。加強醫(yī)院的檔案的管理、開發(fā)、利用，推動醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理進程，能夠為領(lǐng)導作出科學化的、合理的決策提供重要理論依據(jù)，為實現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展目標提供重要保障。因此，在當前新形勢下，醫(yī)院必須要加強檔案管理工作。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院醫(yī)院檔案的基礎(chǔ)比較薄弱

醫(yī)院建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)的好壞，主要體現(xiàn)在以下兩個方面。一是制度基礎(chǔ)。目前，雖然醫(yī)院的管理模式有了進步，但是醫(yī)院的醫(yī)院檔案管理制度相對落后，很多醫(yī)院都沒有建立起一套較為完善、合理的《醫(yī)院醫(yī)院檔案管理制度》。對醫(yī)院的醫(yī)院檔案立卷和銷毀、借閱等，沒有一個管理制度，或者因為制度不合理導致起不到真正的作用，在進行醫(yī)院檔案管理過程中無法做到有章可循、有法可依，也就無法管理好醫(yī)院檔案。同時，在醫(yī)院檔案管理過程中，也沒有一套有效的獨立的評價監(jiān)督機制，沒有把它列入到日常管理工作和年度考核，導致醫(yī)院檔案管理工作混亂，極容易出現(xiàn)錯記、漏記、遺失、泄密等問題。二是組織基礎(chǔ)。有了制度保障，還要有組織保障。目前，很多醫(yī)院沒有成立專門的醫(yī)院檔案管理科室，也沒有配備專門的檔案管理人員，僅僅都是依附于辦公室，這對于項目繁多的醫(yī)院檔案來說，是遠遠不夠的。缺乏必要的人力、財力、設(shè)施投入，自然無法真正搞好醫(yī)院檔案管理工作，發(fā)揮好醫(yī)院檔案管理的重要作用。

（二）醫(yī)院醫(yī)院檔案管理人員意識有待提高

很多醫(yī)院的工作人員，甚至是單位領(lǐng)導沒有正確的認識檔案醫(yī)院檔案的重要性，認為應(yīng)該把主要人力和財力用在醫(yī)療水平的提高上，檔案的管理與醫(yī)院的發(fā)展關(guān)系不大。甚至有人認為，醫(yī)院對醫(yī)院檔案管理降低了工作效率，沒有實際意義。正是由于有這些錯誤的思想存在，造成了在醫(yī)院檔案管理的過程中，出現(xiàn)了不配合醫(yī)院進行醫(yī)院檔案的管理工作的現(xiàn)象。另外，在醫(yī)院資金不足的情況下，對醫(yī)院檔案管理需要人員、設(shè)備、資金的投入不足，往往給醫(yī)院進行醫(yī)院檔案管理工作造成了限制。做不好醫(yī)院檔案管理，不僅不利于醫(yī)院降低成本，反而會對醫(yī)院的正常醫(yī)療、科研、教育等活動的開展產(chǎn)生一定的影響。

（三）醫(yī)院檔案人員的業(yè)務(wù)能力、道德素質(zhì)有待進一步提高

醫(yī)院的醫(yī)院檔案管理就像文獻管理工作一樣，對管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求很高，既需要較高的辦公能力，也需要熟悉相關(guān)的檔案管理知識及法律、法規(guī)，還需要具備一定的溝通協(xié)調(diào)能力。但是現(xiàn)在很多醫(yī)院的檔案管理人員，對相關(guān)的業(yè)務(wù)知識并不精通，缺乏相關(guān)的法律、法規(guī)知識，沒有得到過醫(yī)院檔案管理方面的培訓，這很容易使醫(yī)院的醫(yī)院檔案工作流于形式，在資料收集、立卷、借閱等過程中檔案得不到有效、妥善的管理。另外，由于檔案人員的思想意識不強，道德素質(zhì)不高，監(jiān)管不力，導致管理人員在實際工作中，風險意識、責任意識不強，沒有保存意識和收集意識，造成了檔案資料不足、檔案遺失、秘密資料泄密甚至販賣等違規(guī)、違法行為的發(fā)生。檔案管理人員的職業(yè)能力和道德素質(zhì)的缺失，給檔案管理工作帶來了極大的不變和危害，也不利于醫(yī)院的正常運行。

三、加強完善醫(yī)院醫(yī)院檔案管理的措施

（一）強化檔案管理意識，加強醫(yī)院醫(yī)院檔案的基礎(chǔ)

要想更好地實行醫(yī)院醫(yī)院檔案，首先要更新觀念，強化檔案管理意識。醫(yī)院領(lǐng)導及工作人員要充分的認識到加強醫(yī)院檔案管理的必要性和迫切性，積極配合、做好檔案管理工作。要通過學習、宣傳等多種手段，從領(lǐng)導到普通員工，參與到醫(yī)院檔案管理中來，為科學的、規(guī)范的、有效的進行信息收集、檔案建立、銷毀等工作做好基礎(chǔ)。同時，根據(jù)醫(yī)院檔案管理的需要，要加強醫(yī)院醫(yī)院檔案的制度建設(shè)和組織建設(shè)。要根據(jù)醫(yī)院的實際情況和醫(yī)院檔案的特點，根據(jù)不同的項目、類別、性質(zhì)，制定出合理的、可行的醫(yī)院檔案管理流程及制度規(guī)范。要通過有效的規(guī)章制度，規(guī)范和約束醫(yī)院各級管理者和工作人員的行為。例如，在醫(yī)院檔案立卷和銷毀時，要按照檔案管理的日期、規(guī)律等做好年度歸檔管理，并根據(jù)不同分類進行登記，以便于查找。對于需要銷毀的檔案，要及時匯報，待負責人審核后，由醫(yī)院領(lǐng)導審批，并在專人的監(jiān)督下銷毀，確認簽字后要在目錄中注銷已經(jīng)銷毀的檔案。而在借閱的時候，也要嚴格按照借閱手續(xù)進行，要注意遵守保密規(guī)定，保證檔案的完整性、安全性和整潔性。同時要設(shè)立專門的醫(yī)院檔案機構(gòu)并配備專門的檔案管理人員。要做好登記、借閱、保密等工作的同時，做好防蟲、防盜、防火的工作。要將檔案管理工作納入到日常的工作中，并列入年度考核內(nèi)容。

（二）提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對于各項繁雜的檔案管理工作來說，對工作人員提出了更高的要求。要加強檔案管理工作人員的專業(yè)能力和理論素養(yǎng)。一方面，作為醫(yī)院檔案管理人員，要增強責任意識和業(yè)務(wù)能力，更新觀念，通過學習，努力提高自身的專業(yè)知識，熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，掌握新技能，用更加科學的管理方法和分析方法，提高工作效率，掌握好醫(yī)院的檔案管理。另一方面，醫(yī)院應(yīng)該大力引進水平高、能力高、素質(zhì)高的專業(yè)檔案人員，將先進的檔案管理理念引入醫(yī)院的實際管理運營中來。加強對檔案管理人員的能力培訓，提供更多的培訓機會，加強職業(yè)道德素質(zhì)教育，制定獎懲分明的激勵制度，提高員工的積極性和警惕性。

（三）加強信息化管理投入，提高醫(yī)院檔案的利用率

隨著科學技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要改變傳統(tǒng)管理模式。在日常工作中引入先進的科學技術(shù)。醫(yī)院要加大對醫(yī)院檔案管理所需的電腦、掃描儀等硬件設(shè)施的投入和所需的財力投入，來保障醫(yī)院的檔案管理工作順利開展。通過網(wǎng)絡(luò)、電腦等信息化技術(shù)，更有利于資料信息的長久保存、整理以及查找，不但能夠確保資料的完整性，還能夠及時快速的找到所需要的資料。醫(yī)院還應(yīng)進一步發(fā)揮檔案資料的作用，提高其利用率，要根據(jù)實際情況和需求，掌握好檔案保密與公開的規(guī)律，及時調(diào)整其關(guān)系；還可以通過有償服務(wù)，建立起檔案收入與資源提供之間的良性循環(huán)，使醫(yī)院檔案發(fā)揮更多的作用；還要不斷的豐富檔案信息資源，提供更豐富，更有效的信息資源，保持公眾對檔案資源的利用積極性。

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