加強高校計劃生育檔案工作的意義和有效途徑

文/湛江師范學院綜合檔案室 于華

國家檔案局《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》提出要全面落實科學發(fā)展觀，加強民生檔案工作，要充分認識服務民生的重要性和緊迫性，增強工作的主動性和敏銳性，不斷總結(jié)經(jīng)驗，積極探索民生檔案管理和利用的最佳方式和有效途徑。計劃生育檔案作為高校民生檔案的重要組成部分，在新時期高校計劃生育工作中起著重要作用，也在高校其他工作中發(fā)揮著積極作用。利用計劃生育檔案為學校整體工作服務，為廣大教職工和在校學生服務，是新時期計劃生育檔案工作的目標之一。

一、高校計劃生育檔案管理的內(nèi)容

所謂計劃生育檔案，是高校在貫徹落實國家計劃生育政策工作中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖像等真實歷史資料。這些檔案包括計劃生育文書檔案，如：國家、省、市人口和計劃生育相關(guān)法律法規(guī)文件，人口計劃生育目標管理責任書；計劃生育財會檔案，如：人口計劃生育各類報表，各年度計劃生育獎金發(fā)放表；育齡職工檔案，如：職工婚育情況登記表；育齡夫婦實施節(jié)育措施、孕情檢查、普查普治情況登記表；生育指標、獨生子女證審批表及相關(guān)資料；調(diào)入調(diào)出人員計劃生育信息表；流動人員計劃生育管理資料等。

二、加強高校計劃生育檔案工作的重要意義

（一）計劃生育檔案真實記錄了高校計劃生育工作發(fā)展歷程

近年來，隨著社會的轉(zhuǎn)型和計劃生育工作思路和工作方式方法的轉(zhuǎn)變，計劃生育檔案的管理已成為計生部門的重要工作之一。隨著國家、省、市人口和計劃生育政策的修訂和頒布實施，許多高校重新制定了《高校人口和計劃生育管理暫行規(guī)定》和《在校學生婚育管理規(guī)定》，并進一步完善和充實了計劃生育政策文件方面的檔案內(nèi)容；新《婚姻法》、《高等學校在校學生計劃生育問題的意見》、《勞動合同法》的頒布實施，使高校計劃生育工作經(jīng)歷了前所未有的變革。工作對象從過去的教職工擴大到教職工+在校學生+非事業(yè)編制合同工。高校計劃生育管理的重要內(nèi)容——計劃生育檔案也由原來只有教職工檔案擴大到教職工+在校學生+非事業(yè)編制合同工的大檔案；高校計劃生育工作也從原來的批批生育指標、發(fā)發(fā)避孕套、催女教工上上環(huán)，轉(zhuǎn)變?yōu)楦尤诵曰墓芾?，轉(zhuǎn)變?yōu)閲栏衤鋵嵰幌盗袃?yōu)惠政策和計劃生育服務的溫馨工程。計劃生育檔案也再一次記錄了新時期計劃生育工作思路和工作方式方法在高等學校的轉(zhuǎn)變，給高校計劃生育工作發(fā)展提供了重要依據(jù)。

（二）計劃生育檔案給高校選拔使用干部提供可靠依據(jù)

廣東省在《關(guān)于在干部選拔任用工作中嚴格審查計劃生育情況的暫行規(guī)定》中規(guī)定，對違反計劃生育政策的共產(chǎn)黨員和國家工作人員，將加大辦案和處分力度。高等學校是國家事業(yè)單位，也應把好干部計劃生育這一關(guān)，嚴格執(zhí)行計劃生育“一票否決”制度。近年來，廣東省內(nèi)許多高校在中層干部和科級干部換屆考察工作中，都將干部是否違反計劃生育政策情況列入考察的重要內(nèi)容。并明文規(guī)定：如果發(fā)現(xiàn)擬任干部中有政策外生育、非法抱養(yǎng)等情況，一律取消提拔任用資格。如果有再生育情況，也要將相關(guān)的再生育資料作為資格審查材料。確保任職的各類領(lǐng)導干部無違反國家計劃生育政策行為。因此，計劃生育檔案也是高校選拔人才、使用人才不可缺少的重要依據(jù)。

（三）計劃生育檔案是高校實施計劃生育各項優(yōu)惠政策唯一依據(jù)

近年來，為體現(xiàn)黨和政府對實行計劃生育群眾的關(guān)心，廣東省陸續(xù)出臺了一系列計劃生育利益導向政策，建立了“惠一生”利益導向機制，如：《城鎮(zhèn)獨生子女父母計劃生育獎勵辦法》和計劃生育家庭特別扶助制度。在落實以上計劃生育政策的過程中，不僅需要退休獨生子女父母本人提供《獨生子女光榮證》等相關(guān)材料的原件，也要單位予以蓋章確認?！丢毶优鈽s證》一般都在職工退休前二十多年領(lǐng)取，個別教職工因各種因素不慎將獨生子女證丟失的情況時有發(fā)生。但計劃生育檔案保存完整，如：教職工《育齡婦女信息卡》、《申請生育審批表》、《獨生子女光榮證審批表》等?計劃生育工作形成的檔案資料，就成為落實這些優(yōu)惠政策的重要憑證。

（四）計劃生育檔案為學校各類計劃生育對象提供服務

新時期高校計劃生育服務對象從過去的教職工擴大到包括教職工、所有在校學生和非事業(yè)編制合同工。根據(jù)現(xiàn)行國家、省、市計劃生育政策，教職工申請生育一胎、二胎、職工子女生育二胎指標；教職工未婚、初婚未育；子女出生入戶；B超查環(huán)查孕結(jié)果等證明，學生升學、轉(zhuǎn)戶、就業(yè)、買房等，都要求工作單位或?qū)W校、父母單位出具計劃生育證明材料。利用計劃生育檔案為教職工和在校學生開具各類婚育證明，成為高校計劃生育的一項重要工作。據(jù)對粵西幾所高校調(diào)研，學校每年利用計劃生育檔案為教職工、在校研究生、本科生辦理婚育證明多達上萬份。

（五）計劃生育檔案為澄清和解決信訪問題提供重要佐證材料

隨著高校擴招和崗位聘任制度的逐步實施，高校教職工、學生人數(shù)不斷增多，來自不同地方的聘用制人員和流動人員身份越來越復雜。因此經(jīng)常有群眾來信來訪反映的計劃生育問題。有反映教職工違法生育的，有反映符合政策沒有享受優(yōu)惠待遇的，有反映計劃生育證件丟失需要補辦的等等。通過查閱計劃生育檔案，這些問題大都能得到解決，即使不能解決，也可以提供一部分有價值的線索和依據(jù)使這些信訪問題得到盡快解決。但是，如果沒有計劃生育檔案材料的支撐，解決這類的信訪案件不僅要付出大量的人力物力和財力，還會在一年一度的計劃生育考核中因“一票否決“影響學校全盤工作。因此計劃生育檔案是做好計劃生育工作不可缺少的工具，是令人信服的原始證據(jù)。

三、加強高校計劃生育檔案管理工作的有效途徑

（一）建立健全檔案管理制度是做好計劃生育檔案管理工作的基礎(chǔ)

對于高校計劃生育檔案，要貫徹國家《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行國家檔案局《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》的有關(guān)精神。結(jié)合學校實際，制定計劃生育檔案管理制度或辦法，明確計劃生育檔案收集歸檔要求，明確計劃生育檔案歸檔范圍，明確計劃生育檔案專兼職管理人員職責，構(gòu)建計劃生育檔案收集管理網(wǎng)絡體系，保證計劃生育檔案收集及時、齊全、完整，從而做好計劃生育檔案的管理利用工作。

（二）做好日常管理、疏通收集渠道是加強計劃生育檔案管理工作的前提

高校計劃生育檔案是在日常工作中形成的，材料是否準確完整，關(guān)系到學校年度計劃生育目標考核的順利完成，也關(guān)系到每個職工的切身利益。因此應在日常管理中要注重以下幾個方面的檔案資料收集：一是系統(tǒng)與單位計劃生育檔案材料；二是職工計劃生育檔案材料；三是計劃生育報表。同時，專兼職計劃生育干部要在全體職工中宣傳計劃生育檔案重要性，要經(jīng)常主動到基層去，主動和服務對象談話接觸，以獲得第一手資料，取得工作的主動權(quán)。還要嚴格有關(guān)規(guī)章制度，確保計劃生育檔案資料的完整、準確歸檔，這樣既保證了計劃生育檔案的質(zhì)量，也提高了計劃生育檔案的可利用性。

（三）立卷歸檔科學管理是加強計劃生育檔案管理工作的保證

計劃生育檔案作為一種專業(yè)檔案，大致可分為兩類進行歸檔。一是文書類：包括國家省市制定的計劃生育政策及法律法規(guī)、學校制定的針對學生和教職工有關(guān)規(guī)定、學校計劃生育組織機構(gòu)調(diào)整和變更情況、年度計劃生育目標責任書、上級計劃生育部門檢查評估考核驗收以及獎勵兌現(xiàn)材料。這類檔案資料按年度立卷歸檔可以展現(xiàn)高校計劃生育工作發(fā)展進程，從而宏觀指導高校計劃生育工作，具有說服力強利用率高的特點。二是專業(yè)類：包括學校育齡職工婚姻、生育節(jié)育情況登記表、申請第一胎（或第二胎）子女審批表、獨生子女審批表、避孕節(jié)育情況表、“知情選擇”審批表、育齡婦女普查普治情況表等。這類檔案材料具有專業(yè)性，真實性、原始性和準確性，只有保存完整、準確，才會具有重要的利用價值。

（四）推進檔案管理數(shù)字化使計劃生育檔案管理工作再上一個新臺階

建立電子信息平臺，資源共享。隨著高校綜合檔案、人事檔案、財會檔案等檔案資源管理數(shù)字化進程逐步展開，高校計劃生育檔案管理在新形勢下也應加大硬件投入，引進現(xiàn)代化管理技術(shù)，選擇適合計劃生育檔案管理軟件，充分利用校園網(wǎng)絡平臺，能極大地方便檔案的整理、檢索、利用等多項工作，從而提高工作效率。同時要將保存價值較高的文件資料通過掃描轉(zhuǎn)化為電子化檔案，方便以后直接利用，實現(xiàn)資源共享。

總之，計劃生育檔案是高校計劃生育工作的重要組成部分，也是高校民生檔案的重要組成部分。建立健全高校計劃生育檔案管理制度，加強高校計劃生育檔案管理工作，依法收集、保管計劃生育檔案，并給廣大教職工和學生提供計劃生育檔案的利用服務是新時期高校檔案工作重要任務。

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