高校ISO9001質(zhì)量體系認證與檔案工作的關(guān)系

文/大連海事大學 張正軍

近幾年ISO9000質(zhì)量體系認證活動在我國企業(yè)中廣泛展開，許多企業(yè)通過國際質(zhì)量認證，取得了邁向國際市場的通行證。ISO9000系列標準是由 ISO/TC176技術(shù)委員會（國際標準化組織質(zhì)量管理和質(zhì)量保護委員會）制定的系列國際標準，它是一個質(zhì)量標準。青島船員學院首次把ISO9000質(zhì)量管理與質(zhì)量保證體系引入學校的教學管理和支持保證系統(tǒng)，并得到國際知名的挪威船級社（DNN）的認可，它的實踐證明ISO9000系列國際標準雖然主要用于企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量控制，但它的思想方法和管理手段同樣適用于高校。為了不斷提高教育教學質(zhì)量，大連海事大學于1996年開始組織實施ISO9000質(zhì)量體系建設(shè)，并且選擇了起點高、要求嚴、最能全面檢驗質(zhì)量體系的ISO9001標準。根據(jù)此標準，結(jié)合實際，學校制定出具有可操作性的指導學校一系列活動的程序文件，并達到國際或國內(nèi)組織認證，而且這種認證是動態(tài)的，每年至少復審一次。所以，通過ISO9001質(zhì)量體系的建設(shè)和認證活動，對提高學校人才培養(yǎng)質(zhì)量，提高管理水平，具有重要意義。

在建立、實施和認證ISO9001標準活動中，與檔案工作產(chǎn)生了不可分割的聯(lián)系，這種聯(lián)系是相互制約，相互促進的，在ISO9001標準的一些要素中體現(xiàn)了檔案工作的基本要求。由于這種質(zhì)量管理是全方位的過程管理，檔案工作既是學校的一項業(yè)務(wù)性較強的工作，同時也是一項重要的管理工作，通過實施ISO9001標準，加強對檔案工作的質(zhì)量管理和控制，可以促進和提高管理水平，反過來，檔案文件材料是質(zhì)量認證活動中的產(chǎn)物，也是認證的重要依據(jù)，所以科學有效地做好檔案管理工作，將ISO9001標準要求與檔案工作要求有機結(jié)合起來，對認證活動起著重要作用。

一、ISO9001標準與檔案工作的連接點

（一）ISO9001標準的基本思想體現(xiàn)出檔案產(chǎn)生于其質(zhì)量控制的全過程

ISO9001標準的基本思想是：必須使影響產(chǎn)品質(zhì)量（對于高校來講就是學生培養(yǎng)質(zhì)量）的全部因素在生產(chǎn)全過程中始終處于受控狀態(tài)，質(zhì)量形成于生產(chǎn)全過程，其質(zhì)量體系是個開放系統(tǒng)，具有持續(xù)提供符合質(zhì)量目標要求產(chǎn)品的能力，而且以文件化的形式規(guī)范所有質(zhì)量活動的各個環(huán)節(jié)。所以ISO9001標準所遵循的原則是“無記錄、無行動”，并通過嚴密的文件化管理來實施質(zhì)量管理和質(zhì)量保證，這些體現(xiàn)質(zhì)量活動的記錄和文件正是應該歸檔的材料。高校檔案工作的目的就是要把學校在教育教學、科研和管理活動中形成的各種有價值文件材料（包括文字、圖紙、圖表、聲像、照片等），收集齊全、歸檔保存，以反映學校發(fā)展和各項工作的真實過程和全貌。ISO9001標準中規(guī)定重要活動及結(jié)果都要有依據(jù)，證據(jù)和記錄的要求相一致，而檔案是真實的、原始的記錄，具有憑證作用，符合其要求。

（二）ISO9001標準第5個要素是文件和資料控制，它與檔案收集工作有著密切聯(lián)系

它要求對文件的批準、發(fā)放、使用、更改、報廢、回收等均納入程序，按規(guī)定管理，目的在于保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和完整性。這些規(guī)定非常有利于檔案收集工作，因為在收集檔案時，要對歸檔文件的結(jié)構(gòu)、格式、制成材料等進行檢查，以保持其完整性、系統(tǒng)性。此要素中還提出“文件資料”包括圖紙、技術(shù)標準、檢驗規(guī)范、質(zhì)量手冊、程序文件、崗位指導書、質(zhì)量計劃、質(zhì)量記錄、質(zhì)量審核報告等，也包括外部提供的有關(guān)原始文件和資料。這些實際上就是質(zhì)量認證活動中文件材料的歸檔范圍，是必須歸檔保存的具有重要價值的材料。要素中還提出“對于正當理由而保管的任何作廢文件，都應進行適當標識，和正在使用的文件能明顯區(qū)別?！彼栽谖募c資料控制這一要素中，對文件管理和檔案收集歸檔都提出了更具體更新穎的要求，這種嚴格的規(guī)范化管理，使檔案部門能有效地控制文件的形成質(zhì)量，加強收集歸檔工作，提高案卷質(zhì)量，最大限度地保持檔案形成過程中的有機聯(lián)系，使之能完整系統(tǒng)地反映這一活動過程的真實面貌。

（三）ISO9001標準中的第16個要素是質(zhì)量記錄的控制，它與檔案管理工作有直接關(guān)系

標準中所指“記錄”是為已完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，其目的是“證實、可追溯性、預防措施和糾正措施?！币刂幸蟆皯贫▓?zhí)行質(zhì)量記錄的標識、收集、編目、借閱、歸檔、存貯、防護和處理的文件化程序?！薄百|(zhì)量記錄需要妥善保存，保存期限可針對不同情況劃定，保存質(zhì)量記錄應作到字跡清晰，能正確辨認，保存環(huán)境適宜、防潮、防火、防蟲蛀鼠害，保管方法便于存取檢索，并可提供查閱。”質(zhì)量記錄的控制這一要素中的規(guī)定和要求完全符合檔案管理工作的要求。檔案是歷史真實的記錄，因此，它是學校提供認證的客觀依據(jù)文件，檔案工作的八大任務(wù)就是收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、編研、檢索和提供利用，對于每一環(huán)節(jié)都制定了相應的規(guī)章制度，與要素中所要求的文件化程序相一致。要素中重點提出的質(zhì)量記錄的保存要求，也正是檔案保護的具體要求。

從上述三點可以看出我校正在實施的ISO9001標準認證活動與檔案工作有著密不可分的聯(lián)系，特別是文件與資料控制、質(zhì)量記錄控制兩個要素對學校檔案工作的開展起到了很大的促進作用。

二、ISO9001質(zhì)量體系建設(shè)認證活動對高校檔案工作的影響

（一）提高全校的檔案意識

質(zhì)量體系的認證活動是全方位的，涉及學校方方面面工作，其影響力、號召力都較大，可以說是全員參與，每一個部門，每一個人都要按照質(zhì)量體系標準要求，起草崗位指導書或有關(guān)程序文件，并且嚴格遵照執(zhí)行。通過對質(zhì)量體系的宣傳貫徹，使檔案工作的要求隨之得到更深入地執(zhí)行，提高全校檔案意識，增強了檔案部門在學校工作中的地位和作用。

（二）促進檔案管理工作水平的提高

ISO9001標準的“無記錄、無行動”和過程控制的原則，使得歸檔文件更加齊全、完整、標準、規(guī)范。在文件與資料控制、質(zhì)量記錄控制兩個要素中重申了檔案管理的一些規(guī)定，并且又提出了一些新的要求，使檔案工作在以前基礎(chǔ)上更深化，利于案卷質(zhì)量的提高。比如：文件發(fā)放要有詳細記錄，并保證發(fā)出文件與回收失效文件數(shù)量相一致，文件更改要嚴格把關(guān)，同時要有記錄；不使用的文件版本要標識，以便與現(xiàn)行有效的區(qū)分等等。另外作為指導工作依據(jù)的質(zhì)量體系文件（質(zhì)量手冊、程序文件、崗位指導書）具有法規(guī)性，一旦生效就必須嚴格執(zhí)行，這對嚴格檔案管理，提高管理水平起到了保障作用。

（三）促使在工作中形成的檔案資料齊全完整

質(zhì)量體系建設(shè)要求，一切活動要有記錄，無記錄無活動。按照審核要求，由于每年學校都要接受國際挪威船級社（DNV）的復審，需要提供相關(guān)工作記載和記錄，促使各個單位在日常工作中注意工作記錄等文件材料的積累、收集和保存，能夠完整的歸檔，并且使這項工作常態(tài)化。

三、檔案部門要充分發(fā)揮其作用，為質(zhì)量體系建設(shè)和認證服務(wù)

（一）學校檔案是質(zhì)量認證活動的重要依據(jù)，又是通過質(zhì)量認證的基本內(nèi)容

大連海事大學從1996年開始進行質(zhì)量體系認證準備工作，1998年9月通過了認證機構(gòu)挪威船級社（DNV）的首次認證，每年要進行一次DNV復審，至今ISO9001質(zhì)量管理體系在學校已經(jīng)運行15年，這期間形成的文件材料既是認證的依據(jù)和內(nèi)容，也是歸檔保存的重要檔案。

（二）進一步加強檔案管理工作，為認證提供服務(wù)

一是要不斷建立和健全高校檔案管理各項規(guī)章制度，根據(jù)學校質(zhì)量體系建設(shè)的要求，做好檔案部門各個崗位指導書及相關(guān)檔案管理的程序文件編寫工作，使高校檔案工作更加規(guī)范化、制度化，使管理工作按“法治”軌道運行。

二是要參與學校質(zhì)量體系的文件管理工作，使在文件生成階段能夠規(guī)范標準，符合歸檔的要求。配合質(zhì)管辦做好質(zhì)量體系文件資料和質(zhì)量記錄的收集、整理、分類、編目、組卷、劃分保管期限等工作，使檔案工作要求與ISO9001標準要求融匯貫通，達到協(xié)調(diào)一致。

三是要根據(jù)檔案工作要求，對歸檔的質(zhì)量文件資料進行系統(tǒng)地檢查，確保案卷質(zhì)量，并對檔案進行科學地管理，建立完善、系統(tǒng)的檢索工具，以適應認證和查閱需要。

四是要在質(zhì)量體系審核認證工作中，根據(jù)學校要求，及時提供需要的相關(guān)材料，為審核認證工作服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。

總之，我校的ISO9001質(zhì)量體系的認證和實施工作至今已運行了近20年，這個過程中，對學校的各項教育和管理工作起到了極大的監(jiān)督和促進作用，特別是對學校檔案工作起到了有力地推動作用，使檔案意識在廣大教職工中得到了廣泛的宣傳和貫徹。

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