淺談文書檔案質量的前期控制

文/吉林省通化市社會保險事業(yè)管理局 程歌 吳石

在我國文書檔案是一種對人們進行社會實踐活動的記錄，是社會經(jīng)濟發(fā)展到一定的階段必然會出現(xiàn)的一種記錄形式，關乎著一個人的發(fā)展和進步，所以要保證文書檔案的質量問題，文書檔案的質量能夠決定文書檔案的作用的發(fā)揮，如果文書檔案質量不能保證，那么對一個人的發(fā)展會產(chǎn)生極為不利的影響和不應有的麻煩。本文就針對文書檔案存在的問題進行分析，并提出了相應的保證文書檔案質量的方法和途徑。

一、影響文書檔案質量的因素

文書檔案的質量問題受到多方面的影響，起主要作用的影響因素如下：

（一）檔案文件的內容質量

文書檔案的內容顧名思義就是其中的文書即公文，公文是各黨政機關和企事業(yè)單位的主要工作內容，需要具有一定職權的人才有資格撰寫，公文的格式和行文是否規(guī)范，內容是否真實并具有一定的權威性都影響著文書檔案的質量。在目前的文書檔案發(fā)展過程中，以下問題常常出現(xiàn)并影響著公文的質量。首先在一些公文中，公文的行文邏輯性欠缺，內容不清晰，在進行材料的表述時含糊其辭前后不能夠互相的照應，在進行引用時常發(fā)生引用不當，生搬硬套的瑕疵；其次，還有些公文缺少主題性，文章沒有表達出真正的主題，措辭不清晰，讓人難以理解；更甚者是公文的行文不能夠契合實際，不能根據(jù)不同的對象確定文章的語氣，在進行責任人的簽署上，簽署不明等等情況。以上的眾多弊端影響著公文的規(guī)范性和權威性，在以后的文書檔案運用過程中就不能夠滿足人們的需求，影響了檔案的質量。

（二）公文寫作的材質和電子網(wǎng)絡的保存模式

如今我國的檔案保存一般有兩種模式，一種是紙質版檔案，一種是電子版檔案，在這兩種檔案中各有利弊，但是在目前情況下兩種模式都是必不可少的，在進行一定的程序或者是工作時，這兩種檔案模式要互相對應才能夠發(fā)揮一定的效用。因為我國的電子信息網(wǎng)絡發(fā)展起步較晚，發(fā)展的時間相對較短，網(wǎng)絡的管理上相對的有眾多的不足，所以檔案的網(wǎng)絡管理還不成熟，主要的作用就是在進行相應的工作時提供便利的查詢和核對，目前的大環(huán)境下進行文書檔案管理的具有較大權威性的還是紙質版的檔案。檔案保存具有時間長，跨度大的特點，這對檔案材料的質地有著一定的要求，但是在實際生活中，文件的使用出現(xiàn)紙質差，規(guī)格不統(tǒng)一，易變形和破損的現(xiàn)象常常存在，或者是使用其他非碳素墨水書寫等因素都屬于材質不過關，耐久性不足，那么文書檔案的質量就必然的受到影響。

二、加強對影響文書檔案質量因素的前期控制

文書檔案的管理工作一般包括三個階段前期的文書處理工作、中期的歸檔工作，后期的檔案保管工作，著三個過程影響著文書檔案的質量問題，以下就從文書檔案質量的前期控制上進行相應的探究：

（一）要注意文檔的語言表述

文書檔案就是用語言文字的方式記錄下來一定的信息，并進行信息的傳遞，要想保證文書檔案的質量就要先保證文書信息質量，在進行文書寫作時要注意一定的措辭，用恰當?shù)脑~語表達相應的信息，因為語言文字的準確是檔案質量的基本要求，是檔案實現(xiàn)被查閱利用的前提，不規(guī)范的語言文字體現(xiàn)不出文書的真實性，影響文書檔案的質量。

（二）注意文書檔案所用的材質要過關

信息的傳達不僅需要語言文字的記錄還需要一定的載體，從古至今被用作文字載體的種類豐富，從甲骨到紙張不斷的進行著演化，隨著科學的進步經(jīng)濟的發(fā)展，文字載體的質量也不斷的在提高。文書檔案要求保存時間長，所以對載體材質的要求要相對較高，具體來說就是要保證紙質的厚度和韌性，使得文書檔案的保存不僅耐腐蝕、耐磨還具有一定的美觀性。

（三）做好前期文件的收集工作

進行文書檔案的記載需要進行所需資料的收集，因為檔案要求具有真實性的特點，所以在進行的會議、專題講座、以及其他企事業(yè)單位領導人交付的重要的材料都要講究時效性，保證文件材料的完整性，并在收集之后進行定期檢查，保證檔案材料的準確和完整。只有做到文件收集工作的認真就能夠在一定程度上保證文書檔案的質量。

三、結語

文書檔案與檔案不同，文書檔案是文書和檔案的綜合體，但是兩者彼此之間關系密切，有著密不可分的聯(lián)系，文書的處理影響著檔案的質量，通過上文可以發(fā)現(xiàn)文書的處理對檔案的質量問題有很大的影響，所以在控制文書檔案的前提是對文書的處理，文書檔案的質量好壞，取決于文書處理的質量的高低，所以通過運用文中介紹的提高文書檔案質量的控制措施來提高文書檔案的質量，發(fā)揮其應有的功用。

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