提高水文檔案利用效益的幾點(diǎn)思考

文/河北省承德水文水資源勘測(cè)局 楊艷新

水文工作是社會(huì)公益事業(yè)的一項(xiàng)重要組成部分，對(duì)于社會(huì)生活和國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)來(lái)說(shuō)地位重要，是確保社會(huì)穩(wěn)定、提高對(duì)寶貴水資源管理的重要手段。水文工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量水文檔案，這些檔案記錄著自然界不同地區(qū)的書文情況，是開(kāi)發(fā)、保護(hù)、利用水資源時(shí)用于參考的寶貴資料，因此，提升這些檔案管理、保護(hù)水平的同時(shí)將信息轉(zhuǎn)化為清晰可見(jiàn)的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益，無(wú)疑會(huì)促進(jìn)水文檔案管理利用工作向著更加科學(xué)化、實(shí)用化的方向發(fā)展①。當(dāng)前時(shí)期，提升水文檔案服務(wù)意識(shí)，提升水文檔案利用效益，是亟待研究的重要課題。

一、水文檔案特點(diǎn)

水文檔案因其本身的特殊性在社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中占有重要地位，如防洪抗旱、抗汛搶險(xiǎn)的決策就需要依據(jù)水文檔案信息作出決策，不同地區(qū)的水利規(guī)劃建設(shè)需要這些信息保駕護(hù)航，從工程的各個(gè)環(huán)節(jié)提供幫助?？傊?，水文檔案是基于水文活動(dòng)而形成的寶貴信息，對(duì)水資源管理與開(kāi)發(fā)利用等各項(xiàng)工作有積極的支持作用。水文檔案有三個(gè)較為顯著的特點(diǎn)，分別是統(tǒng)一性、區(qū)域性和時(shí)間性。

統(tǒng)一性是基于水資源本身特點(diǎn)，作為一個(gè)統(tǒng)一的整體，水資源變化復(fù)雜，與各類因素之間都存在密切關(guān)系，比如針對(duì)一個(gè)地區(qū)的水文情況的調(diào)查，僅僅依靠?jī)扇齻€(gè)水文觀測(cè)站是無(wú)法獲得較為全面、系統(tǒng)的信息的，自然在大范圍、長(zhǎng)時(shí)間的水文規(guī)劃和情報(bào)預(yù)報(bào)中作用也較為有限，無(wú)法提供優(yōu)質(zhì)的水文保障服務(wù)。因此，各個(gè)地區(qū)水文觀測(cè)站需要實(shí)現(xiàn)信息共享，觀測(cè)時(shí)間與結(jié)果的記錄、傳輸，相關(guān)數(shù)據(jù)格式和存儲(chǔ)格式也需要應(yīng)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣所形成水文檔案就會(huì)明確清晰，便于整理調(diào)閱為各項(xiàng)工作服務(wù)②。

我國(guó)國(guó)土廣闊，各個(gè)地區(qū)環(huán)境條件存在較大差異，在水文信息方面也差距較大。不同地區(qū)水文觀測(cè)站的觀測(cè)結(jié)果只能代表本地區(qū)的水文情況，無(wú)法推展延伸到其他地區(qū)，因此決定了記錄水文信息的檔案具有顯著區(qū)域性?；谶@種區(qū)域性，我國(guó)各地區(qū)水文觀測(cè)站的建立不僅要做到分布合理，還要確保信息監(jiān)測(cè)的全面、系統(tǒng)，諸如雨情報(bào)汛站、雨量站、蒸發(fā)站、地下水監(jiān)測(cè)站等都是不可缺少的，一張科學(xué)而嚴(yán)密的水文情報(bào)監(jiān)測(cè)網(wǎng)必不可少，也是滿足不同地區(qū)做出短期、中期、長(zhǎng)期水情分析與預(yù)報(bào)的關(guān)鍵。

現(xiàn)實(shí)中各類水文要素會(huì)隨著時(shí)間的推移而發(fā)生變化，因此，水文檔案記錄的水文觀測(cè)情報(bào)必須嚴(yán)格按照觀測(cè)時(shí)間定期進(jìn)行記錄，總結(jié)其中時(shí)間函數(shù)的變化情況，尋找變化規(guī)律。水文觀測(cè)記錄需要客觀、確切的反映某個(gè)時(shí)間段某地區(qū)水文要素變化實(shí)況，在記錄中，要嚴(yán)格遵循準(zhǔn)確性、代表性、可比性三原則，做到嚴(yán)格按照操作規(guī)范定時(shí)觀測(cè)，嚴(yán)防誤測(cè)或缺測(cè)現(xiàn)象③。水文檔案所記錄的情報(bào)與實(shí)踐關(guān)系密切，在傳輸和共享時(shí)要根據(jù)時(shí)間做好不同地區(qū)的報(bào)送歸檔，針對(duì)時(shí)效范圍內(nèi)的情報(bào)加以整理，確保檔案服務(wù)中的及時(shí)性和實(shí)時(shí)性。

二、制約水文檔案效益發(fā)揮的因素

制約水文檔案效益發(fā)揮的因素有很多，結(jié)合實(shí)際工作中利用情況來(lái)看，主要集中在三個(gè)方面。

1.水文情報(bào)收集力度低、精度低致使館內(nèi)缺乏豐富的館藏情報(bào)資源無(wú)疑是制約其發(fā)揮支持、輔助作用的一大要素。對(duì)于水文檔案工作來(lái)說(shuō)，想要提升利用效益，就必須搞好基礎(chǔ)情報(bào)收集、整理工作。目前很多地區(qū)的水文部門都存在著重視水文觀測(cè)、檔案整編而輕忽專業(yè)分析研究和水文網(wǎng)站檔案規(guī)劃等現(xiàn)象，這無(wú)疑會(huì)造成檔案結(jié)構(gòu)不合理、精度不高、專業(yè)程度低、種類不齊全等問(wèn)題，直接影響到其效益的發(fā)揮。

2.隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，水文檔案管理也一直在向著現(xiàn)代信息化管理轉(zhuǎn)型，但是從目前情況來(lái)看，轉(zhuǎn)型緩慢、現(xiàn)代化管理程度不高是制約其效益的發(fā)揮的重要影響因素。管理中，許多水文檔案不僅沒(méi)有統(tǒng)一的分類整理標(biāo)準(zhǔn)，信息化程度低，對(duì)之前檔案保存記錄與信息也缺乏統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，致使許多信息遺漏、缺失甚至丟失，所以，加快向現(xiàn)代信息化管理的轉(zhuǎn)型，確保管理的一致性，將眾多優(yōu)秀管理理念和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入管理工作是挖掘檔案管理系統(tǒng)實(shí)用性和通用性的重要途徑④。

3.社會(huì)、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中對(duì)水文檔案的應(yīng)用一直存在，但是在利用深度和效益方面一直較低，在檔案管理系統(tǒng)加快向信息化趨勢(shì)轉(zhuǎn)型后，這種局面出現(xiàn)了一定改觀，但還是不盡理想。檔案管理工作中業(yè)務(wù)人員的專業(yè)技能、業(yè)務(wù)素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)都制約了效益的發(fā)揮，所以加強(qiáng)人員方面培訓(xùn)，制定系統(tǒng)的利用模式，實(shí)現(xiàn)水文檔案與利用者的良好溝通，在未來(lái)無(wú)疑將會(huì)很大程度上提升利用效益。

三、水文檔案效益發(fā)揮的主要措施

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，創(chuàng)造良好條件

水文檔案利用效益的發(fā)揮，要為其創(chuàng)造良好的環(huán)境，組織上加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，從上到下提升檔案管理意識(shí)，對(duì)工作人員加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，改善服務(wù)現(xiàn)狀，提升服務(wù)意識(shí)。在領(lǐng)導(dǎo)工作方面，將其列入議事議程，加強(qiáng)對(duì)檔案資源基礎(chǔ)建設(shè)的投入力度，促進(jìn)現(xiàn)代化管理的加速轉(zhuǎn)型，對(duì)檔案室工作人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，全員樹(shù)立檔案管理為社會(huì)、經(jīng)濟(jì)服務(wù)的效益意識(shí)，配備更加全面、專業(yè)的設(shè)備和工作人員，提升水文檔案的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，豐富資源利用基礎(chǔ)

水文檔案資源的利用需要以豐富的資源為基礎(chǔ)，從其專業(yè)性出發(fā)，加強(qiáng)科學(xué)分類，根據(jù)分類遵循邏輯原則和實(shí)用原則進(jìn)行整理。根據(jù)不同區(qū)域的水文檔案情況特點(diǎn)以及記錄時(shí)間區(qū)分保管期限和保管范圍，根據(jù)檔案統(tǒng)一性、區(qū)域性、時(shí)間性特點(diǎn)細(xì)化篩選目錄，可針對(duì)特殊地區(qū)建立專門課題檔案，確保所有水文檔案在篩選利用中都能做到事半功倍，符合規(guī)定要求。檔案整理好之后，根據(jù)紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案和電子檔案各自特點(diǎn)進(jìn)行專門保管，確保每種檔案資源都至少有兩種及其以上介質(zhì)保存，防止丟失，每隔一段時(shí)間就對(duì)檔案信息進(jìn)行檢查、更新，及時(shí)查漏補(bǔ)缺⑤。在利用過(guò)程中，確保打印正確、完整，并且根據(jù)需求順利整編、訂正，確保其能夠順利發(fā)揮信息支持優(yōu)勢(shì)。

（三）加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升檔案價(jià)值

水文檔案利用效益的實(shí)現(xiàn)需要其具備較高的價(jià)值，這種價(jià)值是關(guān)鍵，而利用則是將價(jià)值轉(zhuǎn)化為效益的最佳途徑，所以想要實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙贏，就必須從根本上進(jìn)行把關(guān)，提升檔案本身價(jià)值，這就需要各水文工作監(jiān)測(cè)站在篩選記錄信息后加強(qiáng)研究、整理，提升整編、匯錄水平⑥。價(jià)值提升之后，還需要配合檔案管理人員優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和完善的管理手段幫助將檔案的價(jià)值轉(zhuǎn)化為對(duì)各項(xiàng)工作的支持與輔助，所以要通過(guò)科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理模式和嚴(yán)密的規(guī)章制度為檔案利用創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的服務(wù)環(huán)境，比如改善硬件環(huán)境、系統(tǒng)更新升級(jí)等，讓利用者獲得更加有價(jià)值的水文信息。

總之，水文檔案利用效益的提升要從檔案自身特點(diǎn)出發(fā)，針對(duì)工作中存在的制約影響因素有意識(shí)的進(jìn)行調(diào)整、規(guī)避，提升管理工作水平，提升檔案自身價(jià)值，配合完善管理和優(yōu)勢(shì)服務(wù)最終發(fā)揮其利用價(jià)值。

注釋：

①葉曉春.新形勢(shì)下提高水文檔案服務(wù)意識(shí)的幾點(diǎn)思考[J].廣東水利水電,2006(03).

②王霞.淺議水文檔案在防汛抗旱中的作用[A].全國(guó)旱情監(jiān)測(cè)技術(shù)與抗旱減災(zāi)措施論文集[C],2009.

③黃仁濤,張雅杰.關(guān)于湖北省土地利用效益的思考[A].土地利用的城鄉(xiāng)統(tǒng)籌和區(qū)域統(tǒng)籌——2007中國(guó)科協(xié)年會(huì)8.3分會(huì)場(chǎng)論文集[C].2007.

④記者:彭文禮,賈慧,鄧樺.通訊員:張力,杜守綱.新蔡縣在提高水資源利用效益上做文章[N].駐馬店日?qǐng)?bào),2005.

⑤張雨.鮮明的特色,完善的功能,全新的理念,有效的服務(wù)[N].中國(guó)檔案報(bào),2011.

⑥馬婧如.關(guān)于提高水文檔案利用效益的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案,2011(04).