當(dāng)前時(shí)期下我國(guó)檔案信息化建設(shè)的重要意義與途徑探析

文/魚臺(tái)縣人力資源和社會(huì)保障局 王建偉

檔案信息化是現(xiàn)代人力資源與社會(huì)保障局檔案工作中的核心戰(zhàn)略決策，對(duì)于檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。筆者根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，首先從人力資源與社會(huì)保障局檔案信息化建設(shè)的重要意義入手，著重探討人力資源與社會(huì)保障局檔案信息化建設(shè)的具體途徑。

一、人力資源與社會(huì)保障局檔案信息化的意義

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)中一項(xiàng)不可少的基礎(chǔ)，主要是采用先進(jìn)的掃描、轉(zhuǎn)化等信息手段把紙質(zhì)的文件、照片、視頻錄像等諸多的原始檔案資料全部轉(zhuǎn)化成電子資源，初步構(gòu)建目錄、全文和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。由于數(shù)字化資源貯存在電腦硬盤、光盤庫(kù)等數(shù)字貯存介質(zhì)上，所以，它最大的優(yōu)勢(shì)之處是便于查詢和復(fù)制轉(zhuǎn)移，同時(shí)，大大增強(qiáng)了安全系數(shù)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化

本文所說(shuō)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化主要指的是將檔案信息的管理歸列到局域網(wǎng)的建設(shè)中，以構(gòu)建完善的文檔一體化管理體系，進(jìn)一步降低人力、物力以及財(cái)力資源，確保了檔案信息的完整性。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息管理利用一體化

檔案信息最明顯的優(yōu)勢(shì)就是利用，構(gòu)建檔案信息化系統(tǒng)的主要目的是方便管理和全面高效的利用，也就是確保資源能夠達(dá)到共享目標(biāo)，從而朝著檔案信息管理利用一體化方向邁進(jìn)。

上述所述可見，加快檔案信息化管理的意義任重而道遠(yuǎn)，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，方便了檔案管理人員；隨著檔案信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，采用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，有效的實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源統(tǒng)一管理。其次，進(jìn)一步拓展了檔案利用空間；隨著檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，資源利用渠道得到了拓寬，工作人員不用親自到檔案室，僅僅通過(guò)身份認(rèn)證的方式，在互聯(lián)網(wǎng)上就可以及時(shí)找到檔案信息資料，為使用者提供了便利。最后，社會(huì)檔案意識(shí)增強(qiáng)；檔案信息化可以拓寬檔案的社會(huì)開放與利用空間，不斷強(qiáng)化社會(huì)服務(wù)功能，使得人們切身的感受到了信息化所帶來(lái)的便利以及社會(huì)檔案的重要性，增強(qiáng)了檔案利用率，形成了良好的社會(huì)檔案意識(shí)。

二、人力資源與社會(huì)保障局檔案信息化建設(shè)的主要途徑

（一）建立高效完善的信息管理系統(tǒng)

人力資源與社會(huì)保障局的檔案信息化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)人士協(xié)同合作編制有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法和設(shè)施設(shè)備等諸多方面的統(tǒng)一原則與統(tǒng)一規(guī)范，同時(shí)，結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展，詳細(xì)的編制信息化建設(shè)中具體所要遵循的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，比如，網(wǎng)絡(luò)通信和數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等等。

（二）充分挖掘信息資源

檔案資源信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)實(shí)施總體規(guī)劃、分層進(jìn)行，首先構(gòu)建檔案的案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后，進(jìn)行檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中應(yīng)集中人力、物力、財(cái)力，構(gòu)建一系列的規(guī)范化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，人力資源與社會(huì)保障局檔案工作還應(yīng)以自身優(yōu)勢(shì)為突破口，構(gòu)建屬于自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，有效處理現(xiàn)階段中力量分散、水平低及重復(fù)建設(shè)的局面。要想構(gòu)建質(zhì)量水平高的檔案知識(shí)庫(kù)，就必須要有大量的價(jià)值高的檔案知識(shí)資源，同時(shí)，還應(yīng)了解與掌握檔案系統(tǒng)范圍外的其他知識(shí)，據(jù)此開展相應(yīng)的創(chuàng)新與管理活動(dòng)，從而做到知識(shí)的創(chuàng)新和檔案資源間的共享目標(biāo)。

（三）推進(jìn)檔案人員素質(zhì)及能力建設(shè)

所謂素質(zhì)建設(shè)，指的是思想素質(zhì)和心理素質(zhì)，作為人力資源與社會(huì)保障局的檔案工作者必須具備較高的工作責(zé)任感及態(tài)度，樹立盡心盡意、不求回報(bào)的服務(wù)思想，提高自身工作業(yè)績(jī)。這里所說(shuō)的能力建設(shè)主要指的是要求檔案人員除了了解電子文件的特征與電子檔案的全程規(guī)范管理外，還必須具備計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，從而保證管理活動(dòng)記錄的詳細(xì)性以及信息的完整安全性。因此，要求檔案工作人員要做好自己分內(nèi)之事，主動(dòng)參與信息化教育培訓(xùn)活動(dòng)，及時(shí)更新知識(shí)，不斷增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)以及工作能力。人力資源與社會(huì)保障局檔案部門還應(yīng)強(qiáng)化相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。安排專業(yè)的檔案干部經(jīng)常性的進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實(shí)際工作過(guò)程中，應(yīng)重視起收集、整理以及保管等諸多方面的分類指導(dǎo)。此外，還可與其他單位的檔案人員良好的溝通交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同奮進(jìn)。

（四）配備統(tǒng)一的軟硬件設(shè)施

人力資源與社會(huì)保障局檔應(yīng)配備統(tǒng)一的、先進(jìn)高效的數(shù)字化設(shè)施以及檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用這些設(shè)施可以進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)化、自動(dòng)檢索、自動(dòng)全文存儲(chǔ)以及實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助立卷、文檔一體化管理等目標(biāo)。所以，購(gòu)進(jìn)型號(hào)、規(guī)格相統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施對(duì)于檔案信息化的實(shí)現(xiàn)有著重要的保障作用。

三、結(jié)論

綜上所述可知，當(dāng)前，人力資源與社會(huì)保障局應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要意義，不斷增強(qiáng)責(zé)任感與緊迫感，站在信息化建設(shè)的制高點(diǎn)，制定諸多的高效措施，將檔案信息化當(dāng)做人力資源與社會(huì)保障局的重要任務(wù)加快建設(shè)。

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