談檔案員如何配合審計部門做好檔案一項一卷的收集管理工作

文/廣西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司 陳潔清

檔案資料是企業(yè)發(fā)展過程的重要資料，是企業(yè)發(fā)展的重要記錄，并可以為企業(yè)的發(fā)展提供資料支持。檔案資料為企業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)資料的參考價值之外，還可以為企業(yè)的審計提供監(jiān)督管理資料。煙草企業(yè)內(nèi)外部審計工作對檔案的收集、整理、保管、查閱、統(tǒng)計和鑒定等都具有比較高的標(biāo)準(zhǔn)，要求在項目檔案管理的過程中采用一項一卷的管理方式，這樣可以進(jìn)一步規(guī)范和細(xì)化項目實(shí)施全過程的資料整理，提高項目資料痕跡化管理水平，規(guī)范工程投資、物資采購和宣傳促銷項目的信息資料管理。

一、檔案管理和審計工作關(guān)系

檔案管理和審計工作是緊密聯(lián)系在一起的，首先檔案管理是審計工作進(jìn)行審計的前提條件之一，審計部門進(jìn)行審計的過程中檔案材料是重要的依據(jù)，規(guī)范和有效的檔案管理可以促進(jìn)審計部門在審計管理的過程中實(shí)現(xiàn)有據(jù)可查，真實(shí)和有效的檔案資料對審計部門工作形成積極的支持作用。其次，審計部門的審計也可以對檔案員積極的進(jìn)行檔案管理提供動力的支持，因?yàn)橛袑徲嫴块T對檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求，所以說檔案員在進(jìn)行檔案管理的過程中具有積極進(jìn)取的嚴(yán)要求。審計部門的審計也可以為檔案員的檔案管理提供參照范本，審計標(biāo)準(zhǔn)在一定的意義上可以為檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制訂提供參考。在審計過程中形成的審計報告、審計通知、工作底稿，以及交換意見稿等審計資料對企業(yè)的檔案管理來說是具有重要意義的，其中的部分內(nèi)容甚至于是涉及企業(yè)發(fā)展機(jī)密的，需要檔案管理嚴(yán)格保管。檔案管理員積極的配合審計部門，是檔案管理員進(jìn)行檔案管理的主要任務(wù)之一。

二、一項一卷檔案管理職責(zé)范圍

（一）一項一卷檔案管理概述

檔案管理中的一項一卷管理，是來自于我國歷史上的“一事一案”的基本檔案管理做法，也就是在檔案管理過程中的一種積極立卷管理的方法。一項一卷主要是在檔案管理的過程中以一個事件，或者是以一個問題作為主線來進(jìn)行材料管理，在進(jìn)行材料管理的過程中是不受文件的多少，以及頁數(shù)限制的，主要是針對一項內(nèi)容都可以單獨(dú)組成一卷，并且在文件比較多的情況下可以組成多個卷宗。一項一卷管理可以有效的規(guī)范和細(xì)化檔案管理，尤其是在檔案管理的全過程中，可以實(shí)現(xiàn)對資料的有效管理，尤其可以提高資料管理中的痕跡化管理水平，規(guī)范煙草企業(yè)在工程投資、物質(zhì)采購和宣傳促銷等項目中實(shí)現(xiàn)信息資料的收集和管理。一項一卷的管理對在工程投資，物資采購和宣傳促銷等項目的實(shí)施過程中可以實(shí)現(xiàn)對資料的積極和有效整理。

（二）一項一卷檔案管理職責(zé)

檔案管理員在進(jìn)行一項一卷的管理過程中，需要對工程投資物資采購，以及宣傳促銷等過程的項目實(shí)施進(jìn)行全過程的資料收集和管理，在收集和管理的過程中形成對審計、財務(wù)和紀(jì)檢等部門的積極配合。檔案管理員在進(jìn)行一項一卷管理過程中需要積極的與企業(yè)項目實(shí)施負(fù)責(zé)人進(jìn)行交流，促進(jìn)其將項目的資料集中在歸檔檔案中留存，以便于備查。在一項一卷的檔案管理過程中，檔案員需要積極接受企業(yè)審計部門的監(jiān)督檢查。

（三）一項一卷檔案管理范圍

針對工程投資項目的一項一卷資料，包括企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、倉儲、辦公、科研、教育和多元化等領(lǐng)域的固定資產(chǎn)投資和信息化建設(shè)項目工程管理的申報審批資料，也就是管理項目的申請報告書，以及批復(fù)等基本的資料。其中項目的概算資料、招標(biāo)合同的簽訂、項目的變更，以及項目竣工和驗(yàn)收等資料及非公開招標(biāo)的資料等都需要積極的進(jìn)行一項一卷收集管理。

在物資采購管理的一項一卷資料，包括生產(chǎn)材料、生產(chǎn)配套物資、物流配送物資、設(shè)備零配件和其它物資等采購項目的資料，收集需要保存項目申請審批，包括項目立項的主要審批材料，采購方案的審批材料。還需要保存包括項目預(yù)算、招標(biāo)、合同簽訂、項目調(diào)整、項目驗(yàn)收入庫、非公開招標(biāo)項目的記錄材料等，以及在項目實(shí)施的過程中應(yīng)該收集的其他各種資料。

在宣傳促銷項目的管理過程的一項一卷資料，是指企業(yè)通過一定媒介直接或間接地介紹企業(yè)、產(chǎn)品、提升形象、促進(jìn)產(chǎn)品銷售活動所進(jìn)行的宣傳和促銷項目的資料，需要檔案員收集保存項目的申報審批資料，立項的申請資料，以及采購方案等資料。還包括項目的預(yù)算資料，包括年度預(yù)算，以及概算表等。招標(biāo)資料、合同資料、項目的調(diào)整資料，以及項目的驗(yàn)收和評估資料，非公開招標(biāo)項目的其他記錄資料，以及項目在實(shí)施過程中需要收集的資料等。

（四）一項一卷檔案管理要求

項目實(shí)施部門的檔案員在一項一卷管理過程中首要的是需要做到按期歸檔，對工程驗(yàn)收竣工性項目，一般需要在30個工作日內(nèi)完成一項一卷的歸檔工作。物資采購的歸檔日期是在采購活動結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成一項一卷的歸檔工作。宣傳促銷項目歸檔的時間要求也是在10個工作日內(nèi)完成歸檔工作。對一項一卷的管理工作需要進(jìn)行分別的管理，也就是在檔案的管理中要求專人進(jìn)行保管，不能偽造、變更、隱匿，保存的期限是15年。在以電子形式進(jìn)行保存中，需要根據(jù)目錄的要求積極進(jìn)行相關(guān)資料的收集和整理，以電子的形式在計算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行備份管理。紙質(zhì)進(jìn)行管理的一項一卷資料需要做好目錄，按順序放置于相應(yīng)的檔案盒內(nèi)，檔案還需要進(jìn)行相應(yīng)的編號備案。在一項一卷的管理過程中需要突出的是統(tǒng)一管理，以統(tǒng)一的封面、目錄、格式、裝訂等促進(jìn)按順序的整理收集和裝訂有關(guān)材料。在保管存放管理上，項目實(shí)施部門保管存放復(fù)印件，原件移交專業(yè)檔案室保管。

三、檔案員配合審計一項一卷檔案管理對策

（一）突出重點(diǎn)，確保管理實(shí)效

檔案管理員在配合審計工作進(jìn)行一項一卷的檔案管理中，一定要明確自己需要管理的工作范圍，確保在檔案的管理中可以起到實(shí)效。首先需要在管理的過程中明確一項一卷管理的范圍，因?yàn)閷Σ煌钠髽I(yè)，尤其是對煙草企業(yè)來說在檔案的管理中需要明確重點(diǎn)，檔案員在進(jìn)行一項一卷的管理過程中，關(guān)鍵是對管理中的問題進(jìn)行動態(tài)化的處理，也就是對企業(yè)的物資采購、工程的監(jiān)督和宣傳促銷等項目可以從檔案管理的角度配合審計部門工作，工作不管是內(nèi)部審計，還是在外部審計的過程中明確和重點(diǎn)性的一項一卷管理都可以對審計部門形成積極的支持，形成檔案管理過程中的監(jiān)督作用強(qiáng)化。

（二）細(xì)化管理，促進(jìn)工作落實(shí)

一項一卷檔案管理需要以檔案管理的辦法和標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，在管理的過程中需要細(xì)化管理，還需要在管理的過程中實(shí)現(xiàn)體系化，以及實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。其中以金額作為進(jìn)行一項一卷管理的根本性界限是具有積極意義的。一項一卷管理要堅定的貫徹“裝盒、入檔和上架”的管理制度，并且在檔案盒上清晰標(biāo)明保存的時間，以及實(shí)施的部門。同時在管理的過程中逐步形成管理范式，積極的在工作中總結(jié)一項一卷歸檔的規(guī)范，在進(jìn)行檔案收集和管理的過程中，檔案管理過程需要在封面設(shè)計、目錄格式、資料內(nèi)容等方面實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，只有在積極的設(shè)計形成本單位個性歸檔格式的情況下，才可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理中的“整齊劃一，方便調(diào)閱”，為審計部門的審計工作做好積極的協(xié)助。

（三）對接審計，優(yōu)化工作流程

審計工作涉及到檔案管理的內(nèi)容比較多，其中涉及到管理流程也比較復(fù)雜。所以檔案管理員在積極配合審計部門工作的過程中需要保證檔案材料的真實(shí)性、完整性、有效性，目的是促進(jìn)日后全面的通過審計驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。所以在應(yīng)對審計部門的檔案管理中需要專門的檔案管理員負(fù)責(zé)，在工作中收集、整理、立卷、裝訂和制定目錄。要求在規(guī)定的期限內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案材料的有效和快速歸檔。在檔案的管理中需要根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)，尤其是對煙草企業(yè)來說要把握根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)，積極的保存審批文件、預(yù)算文件，以及各種驗(yàn)收和存檔文件等。在管理的過程中積極的建設(shè)審計檔案查閱制度，對審計相關(guān)的檔案要進(jìn)行合理的管理和使用，在沒有經(jīng)過批準(zhǔn)的情況，對有些檔案材料不能進(jìn)行查閱，以及復(fù)印等，更不能借出。因?yàn)樵诠芾淼倪^程中需要職責(zé)明確，制度執(zhí)行到位的情況下，才可以基本的做到在配合審計部門檔案管理的過程中做到一項一卷，實(shí)現(xiàn)“安全存放、有效保存、便捷調(diào)閱”。

（四）自評他評，推進(jìn)專業(yè)管理

對于檔案管理積極的自我評估，在此基礎(chǔ)上才可以快速的提高一項一卷的檔案管理工作。在對檔案管理的評估過程中，需要積極的做好案卷的質(zhì)量，健全管理流程，強(qiáng)化管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)在管理中質(zhì)量和效益的并重。在檔案管理員的管理過程中積極做好案卷的自查工作，尤其是對于一項一卷的質(zhì)量需要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。檔案管理員在自我管理的過程中需要做到“自查”標(biāo)準(zhǔn)明顯高于“他評”的標(biāo)準(zhǔn)。在外部評價中積極的履行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，針對評分的細(xì)則，檔案管理員需要積極的進(jìn)行管理，將外部評價的過程作為自我提高，以及精細(xì)化和求實(shí)效的過程。檔案管理員在案卷的管理過程中以“一項一卷”形成對質(zhì)量的有力和有效的管理，對于發(fā)現(xiàn)的任何問題不掩蓋、不遮蔽，面對問題向先進(jìn)的典型學(xué)習(xí)，對存在的問題進(jìn)行深入的剖析，合理的進(jìn)行改進(jìn)和闡釋。

四、結(jié)論

檔案管理員的崗位是一個極為重要的崗位，不僅僅在企業(yè)重要檔案資料的保存管理中發(fā)揮重要的作用，檔案員檔案管理工作還是企業(yè)內(nèi)外部審計的重要支持。在檔案管理中積極的推進(jìn)一項一卷管理可以促進(jìn)檔案管理上水平，還可以促進(jìn)檔案管理在配合審計部門方面形成監(jiān)督推動作用，促進(jìn)企業(yè)在項目建設(shè)中保持高速增長。

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