淺談如何提高機(jī)關(guān)公文處理水平

文/中國(guó)石油集團(tuán)渤海鉆探工程有限公司 韓偉 劉宗橋 張亞紅

淺談如何提高機(jī)關(guān)公文處理水平

文/中國(guó)石油集團(tuán)渤海鉆探工程有限公司 韓偉 劉宗橋 張亞紅

公文處理工作是黨政機(jī)關(guān)堅(jiān)持實(shí)事求是，準(zhǔn)確規(guī)范，精簡(jiǎn)高效，安全保密的重要工作，如何提高機(jī)關(guān)的公文處理水平，文書人員應(yīng)從文件的簽收和登記、承辦和催辦、傳閱、制發(fā)、保管和歸檔、安全保密等六個(gè)方面做好工作，要做到嚴(yán)細(xì)認(rèn)真、科學(xué)有效、及時(shí)高效、嚴(yán)格規(guī)范、細(xì)致有序、遵章守紀(jì)，只有提高公文處理水平，才能發(fā)揮“以文輔政”的作用。

公文處理；規(guī)范管理；以文輔政

公文處理工作是黨政機(jī)關(guān)堅(jiān)持實(shí)事求是，準(zhǔn)確規(guī)范，精簡(jiǎn)高效，安全保密的重要工作，因其工作面廣、量大、頭緒多，這就要求文書工作人員在公文擬制、辦理和管理等相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作中，不斷提高機(jī)關(guān)公文處理水平。筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下六個(gè)方面做好公文處理工作。

一、嚴(yán)細(xì)認(rèn)真地做好文件簽收和登記工作

公文處理應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，文書人員要嚴(yán)把收文關(guān)，認(rèn)真細(xì)致地做好文件的簽收和登記工作。不管是收到上級(jí)來(lái)的文件，還是平級(jí)單位來(lái)的函件，以及下級(jí)報(bào)送的請(qǐng)示或報(bào)告等，都應(yīng)做到專人簽收和登記，便于規(guī)范管理、查閱和利用。比如，個(gè)別單位或部門對(duì)每天收到的文件，簽收不定人，所有工作人員都能拆閱文件，這樣極易發(fā)生文件遺失、漏簽和泄密等現(xiàn)象。目前，公文大都采用電子公文管理（OA）系統(tǒng)進(jìn)行收發(fā)，為此，各單位或部門一定要指定專人統(tǒng)一進(jìn)行文件的簽收和登記，按照流程及時(shí)進(jìn)行擬辦、承辦、傳閱、催辦、辦結(jié)等工作，還要認(rèn)真把握公文的特征，對(duì)公文進(jìn)行科學(xué)有效的分類、組合等，使辦理工作更加有序和簡(jiǎn)便，做到急件急辦，特件特辦，及時(shí)處理。

二、及時(shí)高效地做好文件承辦和催辦工作

公文處理中，時(shí)效性的強(qiáng)弱，直接影響和決定著工作效率。文書人員要爭(zhēng)取做到隨到隨辦，及時(shí)高效，不拖拉、不積壓、不誤事，要化繁為簡(jiǎn)，科學(xué)管理，不斷提高文件辦理時(shí)效。對(duì)批辦性公文，文書人員應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)批示要求，及時(shí)轉(zhuǎn)有關(guān)部門承辦，并主動(dòng)聯(lián)系對(duì)方，跟蹤文件的落實(shí)情況，不能將文件送到承辦部門就不管不問(wèn)、萬(wàn)事大吉了，而是要跟蹤督查，杜絕文件漏誤，確保承辦部門按時(shí)辦結(jié)。必要時(shí)要將文件辦理情況進(jìn)行整理，以《督查簡(jiǎn)報(bào)》的形式反饋給領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。對(duì)緊急重要和有明確時(shí)限要求的文件，可安排專人專件跟蹤催辦，催辦可采取打電話、發(fā)短信和催辦單等形式進(jìn)行，辦理過(guò)程隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，做到件件有回音，事事有結(jié)果。提高公文辦結(jié)率是文書工作的重中之重，這就要求文書人員以及承辦人員不僅要有較強(qiáng)的責(zé)任心，還要有較強(qiáng)的時(shí)間觀念和效率觀念，避免錯(cuò)過(guò)時(shí)效，貽誤工作，造成損失。

三、科學(xué)有效地做好文件傳閱工作

做好文件傳閱工作，重在抓好基礎(chǔ)資料的規(guī)范，做到每一份文件都要有一條清晰的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，便于在文件運(yùn)轉(zhuǎn)期間隨時(shí)查詢和掌握去向，例如，可制訂公文傳閱運(yùn)行表、收文傳閱運(yùn)行記錄等表格，要填寫仔細(xì)、規(guī)范和詳實(shí)。對(duì)收到的公文，文書人員應(yīng)進(jìn)行初審，對(duì)閱知性的公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要等及時(shí)分送給相關(guān)部門傳閱閱知。對(duì)批辦性公文，文書人員應(yīng)按擬辦意見(jiàn)以及領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)進(jìn)行傳閱，在傳閱過(guò)程中，文書人員要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)，科學(xué)合理的進(jìn)行傳閱，凡是領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)中涉及到的領(lǐng)導(dǎo)、部門和人員等都要一一傳閱到位，不能隨意簡(jiǎn)化傳閱程序、擴(kuò)大傳閱范圍。如果領(lǐng)導(dǎo)外出不在單位時(shí)，文書人員要根據(jù)文件輕重緩急情況，可將文件精神電話先告知分管領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)將文件復(fù)印給所有涉及部門提前辦理，以免耽誤工作。當(dāng)傳閱請(qǐng)示件時(shí)，要按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)由低到高的順序呈批，確保級(jí)別較高的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見(jiàn)、態(tài)度有一個(gè)全面把握，便于決策；當(dāng)傳閱報(bào)告件時(shí)，則要按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)由高到低的順序呈批，確保級(jí)別較高的領(lǐng)導(dǎo)第一時(shí)間了解情況。無(wú)論請(qǐng)示還是報(bào)告，無(wú)特殊原因，不要越位傳閱，更不要隨意顛倒文件流向。

四、嚴(yán)格規(guī)范地做好文件制發(fā)工作

公文質(zhì)量的好壞，代表著一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的形象，文書人員應(yīng)嚴(yán)把公文格式關(guān)，確保制發(fā)公文的每一個(gè)環(huán)節(jié)都不出紕漏，制發(fā)的每一份公文都應(yīng)是精品。首先擬稿人要掌握行文規(guī)則，正確使用文種和撰寫文件內(nèi)容，防止文不對(duì)題一文多事。其次審核人員要認(rèn)真核稿，在行文理由、內(nèi)容、文種、格式、人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文、文字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等把好關(guān)。第三文書人員應(yīng)把好最后一道關(guān)，尤其在印章、版記、頁(yè)碼、附件、字體、段落、發(fā)文字號(hào)、分送范圍、印制份數(shù)等方面都要確保符合規(guī)范達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。目前，制發(fā)公文中容易出現(xiàn)一些問(wèn)題應(yīng)予以重視，一是個(gè)別公文存在公文格式、用語(yǔ)不規(guī)范等問(wèn)題，比如公文結(jié)構(gòu)層次字體使用不規(guī)范，印章位置及版記位置有誤等等；二是公文擬制人員責(zé)任心不強(qiáng)，存在公文擬制時(shí)使用流程錯(cuò)誤，耽誤行文時(shí)間等問(wèn)題，比如請(qǐng)示和報(bào)告本應(yīng)使用上行文流程，而使用的是下行文流程等等；三是個(gè)別文書人員存在注重工作實(shí)務(wù)輕視理論學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等情況，以致工作做得不錯(cuò)，好經(jīng)驗(yàn)得不到推廣等等，這些都影響了公文處理水平，在今后的工作中都應(yīng)進(jìn)一步提高和改進(jìn)。

五、細(xì)致有序地做好文件保管和歸檔工作

公文辦理完畢后，文書人員要將收到以及制發(fā)的文件進(jìn)行有序地保管，對(duì)一些重要的、涉密的文件進(jìn)行歸類或單獨(dú)存放，方便查找和利用。目前，在文書歸檔過(guò)程中，應(yīng)充分利用OA系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)的管理平臺(tái)，按時(shí)完成文件資料的整理和歸檔工作一是對(duì)收到的文件歸檔，如涉及本單位改制的、單位名稱更換的以及領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任免的，對(duì)單位及個(gè)人進(jìn)行相關(guān)表彰、決定等都應(yīng)進(jìn)行打印歸檔，以便查閱；二是對(duì)制發(fā)的文件歸檔，須打印發(fā)文稿紙，紅頭文件，連同電子文件等一并整理歸檔；三是要熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，認(rèn)真填寫標(biāo)題、責(zé)任者、保管期限、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文頁(yè)碼、附件等條目；四是要保留歸檔文據(jù)，應(yīng)打印檔案憑據(jù)及檔案交接文據(jù)一式兩份，連同紙質(zhì)和電子文件資料按規(guī)定時(shí)間向檔案部門移交。如何齊全完整地完成歸檔工作，這就要求文書人員一定要站在對(duì)歷史、對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的高度，增強(qiáng)責(zé)任心和事業(yè)心，認(rèn)真細(xì)致做好每份文件資料的歸檔工作。

六、遵章守紀(jì)地做好文件安全保密工作

文書人員應(yīng)按照《保密法》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的要求，認(rèn)真做好涉密文件各環(huán)節(jié)的保密工作。在公文處理中，文書人員既是涉密文件的直接接觸者又是保管者，這就要求必須增強(qiáng)保密意識(shí)和樹立保密觀念，要時(shí)刻檢查自身言行。在文件辦理過(guò)程中，要嚴(yán)格按文件自身的保密要求和閱知范圍進(jìn)行傳閱，確保每一份涉密文件在辦理和保管過(guò)程中安全保密，絕無(wú)一失。如何更好地做好文件的安全保密工作，一是各單位應(yīng)按照保密工作的有關(guān)要求，不定期組織保密專項(xiàng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，運(yùn)用典型事例開展保密教育，使涉密人員和廣大員工的保密意識(shí)明顯提高，推動(dòng)安全保密工作和各項(xiàng)工作的順利開展；二是各單位要建立健全涉密文件資料保密工作考核獎(jiǎng)懲制度，對(duì)保密責(zé)任人實(shí)行保密工作一票否決制度，凡是因涉密文件資料保密工作不落實(shí)或玩忽職守而發(fā)生失密、泄密事故的單位或個(gè)人，都將追究其相應(yīng)責(zé)任；三是要認(rèn)真加強(qiáng)涉密計(jì)算機(jī)的安全保密管理工作。由于國(guó)內(nèi)外一些組織為達(dá)到不可告人的目的，想方設(shè)法竊取國(guó)家和企業(yè)的涉密信息，這就要求我們必須高度重視，提高警惕，可成立專門的網(wǎng)絡(luò)防控中心進(jìn)行有效防控，一方面抓好計(jì)算機(jī)軟硬件升級(jí)改造以及專業(yè)人才的引進(jìn)，不斷增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)攻擊的防控能力；另一方面要結(jié)合實(shí)際，補(bǔ)充和完善網(wǎng)絡(luò)管理制度，制訂出臺(tái)并嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全保密管理規(guī)定，防止網(wǎng)絡(luò)泄密事件的發(fā)生，確保黨政、科研及企業(yè)涉密文件的安全。

提高機(jī)關(guān)公文處理水平，需要文書人員在工作實(shí)踐中不斷地探索和總結(jié)，只有做到腿勤、手勤、腦勤，才能防止隨意性、主觀臆斷和粗心大意，只有不斷增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心，才能減少失誤和損失。為此，公文處理水平的高低和優(yōu)劣既是對(duì)文書人員素質(zhì)和能力的一種檢驗(yàn)，又是對(duì)公文處理精益求精和求實(shí)創(chuàng)新的具體體現(xiàn)，只有全面提高公文處理水平，才能真正發(fā)揮“以文輔政”的作用。

[1]GB/T9704-2012,黨政機(jī)關(guān)公文格式[S].

[2]中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳.黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例[Z].2012-4-16.

[3]歐俊峰.機(jī)關(guān)總結(jié)類材料寫作”四要”[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013(3).