淺析如何做好企業(yè)辦公室管理

文/中國(guó)石油集團(tuán)西部鉆探工程有限公司克拉瑪依鉆井公司 李波

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力勢(shì)在必行。然而要提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，不得不從企業(yè)管理方面入手，首先要加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理工作，辦公室管理工作具有內(nèi)容繁雜、工作量大、涉及面廣等特點(diǎn)，在企業(yè)管理中有著重要的作用，因此我們需要采取有效措施不斷提高辦公室工作效率，使其充分發(fā)揮自身職能，更好的服務(wù)于企業(yè)。下面首先來(lái)分析一下辦公室管理工作的重要性，然后進(jìn)一步探討做好辦公室管理工作的有效措施。

一、做好企業(yè)辦公室管理的重要性

辦公室的管理工作直接關(guān)系到企業(yè)自身利益，對(duì)于企業(yè)單位來(lái)說(shuō)，只有發(fā)揮好辦公室的決策助手的職能，做好各方面的監(jiān)督和協(xié)調(diào)工作，才能使企業(yè)決策正確的部署并充分落實(shí)。因此做好辦公室管理工作是提高企業(yè)效益的有效保證，是企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的大前提，下面我們具體了解一下辦公室管理的重要性。

（一）辦公室是企業(yè)的決策助手

參與企業(yè)決策是辦公室職能之一，在企業(yè)決策中，辦公室起到了很好的參謀效果，只有做好辦公室管理工作，才能使其發(fā)揮決策助手的職能，大大促進(jìn)企業(yè)決策民主化和科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)。辦公室是綜合管理部門(mén)，它需要為各部門(mén)提供有效信息，在企業(yè)決策過(guò)程中也起到了重要的協(xié)助作用。只有做好辦公室管理工作才能保證信息的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)決策的民主化，提高文稿質(zhì)量，使文稿正確的體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的思想，及時(shí)的將真實(shí)情況及時(shí)反映給領(lǐng)導(dǎo)，提高企業(yè)辦事效率，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

（二）辦公室是企業(yè)內(nèi)部的溝通樞紐

辦公室在企業(yè)中位于樞紐位置，它是上下級(jí)溝通的重要橋梁，是協(xié)調(diào)各部門(mén)工作的重要場(chǎng)所，只有發(fā)揮好辦公室的樞紐作用才能使企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)及時(shí)溝通，便于領(lǐng)導(dǎo)了解新情況、新問(wèn)題，從而提高決策的準(zhǔn)確性。在企業(yè)活動(dòng)中，辦公室具有統(tǒng)籌作用，它會(huì)提前做好各項(xiàng)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，并做好充分的統(tǒng)籌安排，在保證活動(dòng)質(zhì)量的前提下減少活動(dòng)成本，對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益有很大的幫助。辦公室是服務(wù)于各部門(mén)工作的，有著重要的協(xié)調(diào)作用，只有做好辦公室管理工作才能加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部交流，使企業(yè)管理水平得到進(jìn)一步提高。

（三）辦公室的監(jiān)督職能是保證工作質(zhì)量的前提

監(jiān)督檢查是辦公室職能之一，它包括的范圍很廣，監(jiān)督內(nèi)容既有大方面的決策，也有小方面的指示，它主要是針對(duì)決策的落實(shí)情況，注重實(shí)效性，是提高工作人員積極性，保證工作質(zhì)量的重要手段。由于辦公室監(jiān)督工作內(nèi)容相對(duì)繁瑣，需要做到全面性，這就給辦公室管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，只有采取有效的管理手段，做好辦公室的檢查工作，才能找出問(wèn)題并解決問(wèn)題，使決策順利進(jìn)行，保證企業(yè)決策有效落實(shí)，促進(jìn)企業(yè)不斷的向前發(fā)展。

（四）辦公室對(duì)外的窗口職能，對(duì)外洽談、交流、合作都離不開(kāi)辦公室

辦公室既是企業(yè)內(nèi)部交流的樞紐，也是對(duì)外交流的窗口，它代表著企業(yè)的形象，是企業(yè)與外部企業(yè)進(jìn)行交流的橋梁，對(duì)企業(yè)間的合作來(lái)說(shuō)尤為重要。在企業(yè)對(duì)外交流過(guò)程中，只有做好辦公室管理工作，才能使企業(yè)間的合作更加融洽，從而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

二、如何做好企業(yè)辦公室管理

（一）提高辦公室管理人員的綜合素質(zhì)

辦公室工作內(nèi)容十分繁雜，包括文件起草、檔案管理、考勤管理、統(tǒng)籌安排活動(dòng)等方面，面對(duì)大量的瑣碎工作，辦公室管理人員一定要保持清醒的頭腦及高度的責(zé)任心，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，耐心的處理各項(xiàng)工作內(nèi)容，做到全面性、準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。要做好辦公室管理工作，需要從以下幾個(gè)方面提高管理人員的綜合素質(zhì)。

第一要提高管理人員的學(xué)習(xí)能力。管理人員在平時(shí)多向周?chē)娜藢W(xué)習(xí)，不斷積累管理經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)實(shí)踐鍛煉個(gè)人組織能力、分析能力及表達(dá)能力等，提高個(gè)人業(yè)務(wù)水平，正確的處理各項(xiàng)事務(wù)，使辦公室工作正常進(jìn)行。提高辦公室管理人員的學(xué)習(xí)能力不是片面性的，隨著時(shí)代的發(fā)展，辦公室人員不僅要學(xué)習(xí)基本業(yè)務(wù)知識(shí)，更好掌握社會(huì)動(dòng)態(tài)，了解各種信息，從而培養(yǎng)一定的遠(yuǎn)瞻性思想，有效的參與到企業(yè)決策過(guò)程中。

第二要提高辦公管理人員的協(xié)調(diào)能力。辦公室是企業(yè)的綜合部門(mén)，是企業(yè)內(nèi)部的溝通橋梁，這就需要管理人員協(xié)調(diào)好各部門(mén)的工作，為了更好的保證決策的有效執(zhí)行，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系，辦公室管理人員需要在實(shí)踐過(guò)程中鍛煉自己的協(xié)調(diào)能力，使辦公室發(fā)揮應(yīng)有的職能，更好的服務(wù)于企業(yè)。

第三要提高辦公室人員的表達(dá)能力。辦公室在上下級(jí)溝通中起了協(xié)調(diào)作用，既需要對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，又需要向下級(jí)員工傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令，這就需要辦公室人員具備一定的表達(dá)能力。另外，辦公室除了是企業(yè)內(nèi)部溝通橋梁外，它也是企業(yè)對(duì)外溝通的樞紐，辦公室人員的表述直接關(guān)系著企業(yè)形象，因此不斷提高辦公室人員的表達(dá)能力尤為重要。

第四要提高辦公管理人員的創(chuàng)新能力。新時(shí)代下的辦公室職能更加豐富，為了滿(mǎn)足企業(yè)管理需求，辦公室管理人員要具備創(chuàng)新能力，改進(jìn)舊的管理辦法，更新管理理念，為管理工作提供新思路，科學(xué)合理的進(jìn)行各項(xiàng)管理。

（二）完善相關(guān)管理制度

制度是管理工作的實(shí)施依據(jù)，是管理工作順利進(jìn)行的有效保障，只有不斷的完善相關(guān)管理制度才能提高辦公室管理水平。作為管理人員，我們要將各項(xiàng)管理制度完善起來(lái)，使管理工作有章可循，工作有了正確的依據(jù)才能保證質(zhì)量。當(dāng)然，除了完善制度外，還要加強(qiáng)制度的落實(shí)性，將制度真正的貫徹到工作中。在企業(yè)管理中，要保證員工的工作積極性，就要將相關(guān)的福利、勞資制度完善并落實(shí)，這就需要辦公室管理人員做好監(jiān)督檢查工作，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行各項(xiàng)福利的落實(shí)，確保各項(xiàng)手續(xù)的有效辦理了，充分體現(xiàn)公司的人性化管理，增強(qiáng)公司員工的歸屬感。

（三）提高獻(xiàn)策高度，保證寫(xiě)作質(zhì)量

辦公室在企業(yè)決策過(guò)程中起著協(xié)助作用，要提高決策的準(zhǔn)確性一定要以企業(yè)為中心，從全局出發(fā)。管理人員要具有遠(yuǎn)瞻性思想，從領(lǐng)導(dǎo)角度出發(fā)，圍繞著中心任務(wù)進(jìn)行全面分析，既要了解市場(chǎng)情況，又要考慮到企業(yè)的實(shí)際情況，針對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出關(guān)鍵性的方案，增強(qiáng)決策的準(zhǔn)確性，并做好監(jiān)督檢查工作，將決策進(jìn)一步落實(shí)。起草文稿是辦公室的基本任務(wù)，保證文稿質(zhì)量才能將管理工作做好，然而要保證文稿質(zhì)量，一定要提高辦公室人員的寫(xiě)作能力。作為辦公室管理人員，要做好人員選拔和職能培訓(xùn)，使相關(guān)工作人員具備扎實(shí)的寫(xiě)作能力，掌握各種材料的寫(xiě)作要求，從而保證文稿質(zhì)量。另外，相關(guān)人員在寫(xiě)作時(shí)要具備一定的“深度”，從深層角度出發(fā)，根據(jù)公司實(shí)際情況擬定各項(xiàng)文件，做好會(huì)議記錄、文件整理、檔案管理等文字性工作，將有關(guān)文件及時(shí)的下達(dá)，保證企業(yè)各項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行。

（四）提高應(yīng)急突發(fā)處理能力

辦公室的工作特點(diǎn)往往帶有臨時(shí)性、緊急性、突發(fā)性和不確定性。在此環(huán)境下仍然要達(dá)到預(yù)期效果或結(jié)果。要求工作人員思想上要有靠近思維；工作上做好應(yīng)急準(zhǔn)備及必要的補(bǔ)救措施,能夠及時(shí)的處理不可預(yù)知的突發(fā)事件，避免不必要的損失。在提高應(yīng)急突發(fā)處理能力方面，相關(guān)管理人員要加強(qiáng)部門(mén)人員的培訓(xùn)工作，對(duì)辦公室人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，給他們提供一些實(shí)踐機(jī)會(huì)，提高辦公室人員的應(yīng)急能力。在遇到突發(fā)性事件時(shí)，辦公室管理人員要做好指揮工作，與相關(guān)人員共同解決問(wèn)題，保證辦公室工作順利開(kāi)展。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室是企業(yè)的綜合管理部門(mén)，做好辦公室管理工作對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)非常重要，它在企業(yè)管理工作中發(fā)揮著樞紐作用。要做好辦公室管理工作，首先需要管理者具備耐心和細(xì)心，完善各項(xiàng)管理制度，再根據(jù)相關(guān)要求，加強(qiáng)自我鍛煉，不斷提高個(gè)人業(yè)務(wù)水平，使辦公室工作效率得到有效的提高，寫(xiě)作能力更進(jìn)一層，充分發(fā)揮辦公室的參謀作用。只有做好辦公室管理工作，才能保證企業(yè)管理質(zhì)量，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展下去。

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