核電設(shè)備采購(gòu)管理體系研究

葉曉紅

摘要：核電設(shè)備采購(gòu)工作始終處于項(xiàng)目式管理階段，高度依賴個(gè)人的技能和經(jīng)驗(yàn)，不同設(shè)備采購(gòu)負(fù)責(zé)人之間形成了信息孤島，以致組織在輸出人才的同時(shí)也流失了知識(shí)。工作經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)不能實(shí)現(xiàn)持續(xù)有效的積累和傳承，組織能力發(fā)展沒有可依賴的載體。

關(guān)鍵詞：設(shè)備采購(gòu)；管理體系；基礎(chǔ)平臺(tái)

中圖分類號(hào)：TM623 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2013）20-0143-02

由于核電設(shè)備采購(gòu)專業(yè)化、職業(yè)化、規(guī)范化的迫切需要，構(gòu)建系統(tǒng)設(shè)備采購(gòu)管理體系的條件也日漸成熟。為確保組織能力得到長(zhǎng)期、穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展。使其成為設(shè)備采購(gòu)的協(xié)同工作平臺(tái)、數(shù)據(jù)中心平臺(tái)、規(guī)范化業(yè)務(wù)平臺(tái)、知識(shí)管理平臺(tái)和組織發(fā)展平臺(tái)。文章主要針對(duì)研發(fā)的設(shè)備采購(gòu)管理體系基礎(chǔ)平臺(tái)展開討論。

1 設(shè)備采購(gòu)管理體系平臺(tái)介紹

設(shè)備采購(gòu)基礎(chǔ)平臺(tái)主要包括市場(chǎng)管理、成本管理、進(jìn)度管理、工作規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、學(xué)習(xí)園地、檔案管理和日常管理八大業(yè)務(wù)模塊和權(quán)限管理、我的工作臺(tái)兩個(gè)管理模塊，這些共同構(gòu)建了一個(gè)完整的業(yè)務(wù)與組織發(fā)展的設(shè)備采購(gòu)管理體系承載平臺(tái)。各模塊的主要功能介紹如下：

1.1 市場(chǎng)管理模塊

根據(jù)核電設(shè)備采購(gòu)需求的整體市場(chǎng)管理需要和日常業(yè)務(wù)管理要求，完成了市場(chǎng)管理信息模塊需求分析，采購(gòu)包技術(shù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、采購(gòu)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)、內(nèi)外市場(chǎng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)、供應(yīng)商資源數(shù)據(jù)庫(kù)、市場(chǎng)規(guī)劃管理數(shù)據(jù)庫(kù)、通用市場(chǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)，并將之前設(shè)備采購(gòu)的信息的整理錄入，各專業(yè)采購(gòu)組依托平臺(tái)開展日常管理工作。平臺(tái)投用后，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)包的市場(chǎng)信息全范圍、全過(guò)程、全尺度的有效管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)有效動(dòng)態(tài)掌控，為日常采購(gòu)和管理決策提供強(qiáng)有力支持。

1.2 成本管理模塊

以中國(guó)廣核集團(tuán)工程有限公司的CPR1000核電機(jī)型的設(shè)備采購(gòu)價(jià)格為基礎(chǔ)，結(jié)合設(shè)備特點(diǎn)和未來(lái)戰(zhàn)略發(fā)展需要，構(gòu)建了內(nèi)部采購(gòu)價(jià)格庫(kù)、外部市場(chǎng)價(jià)格信息庫(kù)、通用市場(chǎng)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)和價(jià)格分析模型庫(kù)。建立了多角度、全范圍的成本管理平臺(tái)。有效實(shí)現(xiàn)了全進(jìn)度、全過(guò)程的成本控制與管理，對(duì)后續(xù)設(shè)備成本管理精確化和成本管理能力的提升意義重大。

1.3 進(jìn)度管理模塊

進(jìn)度管理采用采購(gòu)任務(wù)與技術(shù)規(guī)范書出版時(shí)間及項(xiàng)目采購(gòu)進(jìn)度聯(lián)動(dòng)，同時(shí)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行控制，如采購(gòu)任務(wù)的啟動(dòng)提示、上游技術(shù)規(guī)格書的出版跟蹤、采購(gòu)過(guò)程中間控制點(diǎn)的預(yù)警及延誤原因記錄。通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)提醒，提高了進(jìn)度管理的精確性和主動(dòng)性，使管理層能隨時(shí)掌握業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)。

1.4 工作規(guī)范模塊

與采購(gòu)相關(guān)的所有程序與標(biāo)準(zhǔn)化文件如采購(gòu)制度、工作導(dǎo)則、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)往文件、標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)化招標(biāo)文件、標(biāo)準(zhǔn)化合同文本等統(tǒng)一歸集在工作規(guī)范。每個(gè)員工都可通過(guò)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的載體，明確了解公司采購(gòu)制度與程序，工作標(biāo)準(zhǔn)與導(dǎo)則，清晰業(yè)務(wù)步驟和規(guī)范。

1.5 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化模塊

建立標(biāo)準(zhǔn)化文本循環(huán)體系，包括業(yè)務(wù)特征庫(kù)、合同子庫(kù)、經(jīng)驗(yàn)反饋庫(kù)，三庫(kù)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)合同文本形成，使用、反饋、改進(jìn)的有效閉合循環(huán)管理，使合同文本的持續(xù)改進(jìn)有章法、有依據(jù)、有載體。

1.6 學(xué)習(xí)園地模塊

平臺(tái)要求強(qiáng)制共享工作經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，每個(gè)采購(gòu)負(fù)責(zé)人必須上傳采購(gòu)過(guò)程中的工作經(jīng)驗(yàn)，如采購(gòu)總結(jié)、出差總結(jié)、技術(shù)培訓(xùn)總結(jié)、工廠調(diào)研情況等資料。學(xué)習(xí)園地面向全采購(gòu)分部開放，每個(gè)員工都可通過(guò)平臺(tái)獲取這些信息以改進(jìn)自己的工作，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)能力的有效

提升。

1.7 檔案管理模塊

采購(gòu)過(guò)程文件、報(bào)告等檔案是每一階段采購(gòu)環(huán)節(jié)的工作成果，對(duì)檔案進(jìn)行有效管理即可實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)過(guò)程有效控制。平臺(tái)的檔案管理模塊，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的所有文件包括技術(shù)規(guī)格書、采購(gòu)策劃、資格審查、評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)標(biāo)報(bào)告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同移交等共47類文件在采購(gòu)階段推進(jìn)的同時(shí)進(jìn)行歸集。使采購(gòu)過(guò)程記錄清晰、采購(gòu)監(jiān)督有據(jù)可查，也為組織保留了標(biāo)準(zhǔn)化卷宗資料。

1.8 日常管理模塊

通過(guò)對(duì)日常業(yè)務(wù)需求研究，構(gòu)建接口協(xié)調(diào)、對(duì)外經(jīng)營(yíng)、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)業(yè)控制如工作周報(bào)、任務(wù)督辦、出差管理幾方面為主體的日常管理架構(gòu)，建立了完成采購(gòu)業(yè)務(wù)日常管理途徑。各專業(yè)組可依托平臺(tái)開展日常采購(gòu)工作。其中，工作周報(bào)功能可清晰記錄每個(gè)采購(gòu)任務(wù)的全采購(gòu)周期進(jìn)展及提請(qǐng)關(guān)注事宜，管理層可隨時(shí)對(duì)可能的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)通過(guò)平臺(tái)下達(dá)指令，處理結(jié)果也將通過(guò)平臺(tái)反饋給管理層；對(duì)于特別重要事宜，管理層還可下達(dá)督辦任務(wù)，平臺(tái)也將對(duì)督辦過(guò)程進(jìn)展和完成情況進(jìn)行有效跟蹤。平臺(tái)投用后，將實(shí)現(xiàn)日常內(nèi)部業(yè)務(wù)與外部需求的無(wú)縫銜接，可更有效支持工程項(xiàng)目管理。

1.9 權(quán)限管理模塊

采購(gòu)信息在任何一個(gè)公司都屬于核心商業(yè)機(jī)秘，采購(gòu)體系的建成則意味著信息更集成，抓取更容易，因此必須要控制好平臺(tái)的信息開放面。權(quán)限管理則可有效解決此問題，平臺(tái)通過(guò)授權(quán)管理，可清晰、完整記錄查閱平臺(tái)的使用者，因此可有效監(jiān)督使用者合理的使用。

2 設(shè)備采購(gòu)管理體系平臺(tái)應(yīng)用

2.1 建立系統(tǒng)的工作管控平臺(tái)，全面提升公司管理效率

以“我的工作臺(tái)”為操作界面，通過(guò)8個(gè)模塊與“我的工作臺(tái)”聯(lián)動(dòng)，可共同完成對(duì)每個(gè)采購(gòu)任務(wù)全周期監(jiān)控，業(yè)務(wù)監(jiān)控常態(tài)化、自動(dòng)化。從而使采購(gòu)基礎(chǔ)平臺(tái)成為一個(gè)完整的體系性工作管控平臺(tái)，它全面改變了傳統(tǒng)的靠人來(lái)管理和督促。管理層可從之前疲于被動(dòng)充當(dāng)救火員而解脫出來(lái)，從而有充足的精力來(lái)進(jìn)行整體謀劃。

平臺(tái)工作節(jié)點(diǎn)的設(shè)置則可強(qiáng)制采購(gòu)人員和基層管理者要對(duì)設(shè)備采購(gòu)全周期進(jìn)行謀劃，包括前期采購(gòu)謀劃、市場(chǎng)規(guī)劃、成本分析、進(jìn)度控制、過(guò)程控制和經(jīng)驗(yàn)反饋管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的全范圍、全過(guò)程管理，管理實(shí)現(xiàn)集

約化。

采購(gòu)過(guò)程中，可不斷積累各項(xiàng)數(shù)據(jù)，全面實(shí)現(xiàn)采購(gòu)相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化，使管理者可集中管理和使用，充分利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和決策，大幅提升工作效率。

2.2 搭建完整的信息積累與共享平臺(tái)，促進(jìn)公司學(xué)習(xí)型組織建設(shè)

采購(gòu)基礎(chǔ)平臺(tái)不僅服務(wù)于日常采購(gòu)業(yè)務(wù)，同時(shí)它還具有一個(gè)強(qiáng)大的功能，即通過(guò)平臺(tái)系統(tǒng)建立了市場(chǎng)、成本、文件、標(biāo)準(zhǔn)化文本、工作規(guī)范、總結(jié)與反饋等完整的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)歷史數(shù)據(jù)和工作成果實(shí)現(xiàn)了持續(xù)積累和有效共享。缺乏經(jīng)驗(yàn)的采購(gòu)人員或新管理者都可利用此平臺(tái)來(lái)快速補(bǔ)充業(yè)務(wù)能力，大幅改善了學(xué)習(xí)條件和工作環(huán)境，促進(jìn)了學(xué)習(xí)型組織的建設(shè)，從根本上改變了采購(gòu)結(jié)果的好壞高度依賴個(gè)人的技能和經(jīng)驗(yàn)的被動(dòng)局面。

2.3 建立組織能力發(fā)展載體，實(shí)現(xiàn)組織與個(gè)人能力的相互提升

通過(guò)平臺(tái)建設(shè)和使用，一方面固化了個(gè)人能力的工作成果，將個(gè)人經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為了組織經(jīng)驗(yàn)，將個(gè)人的能力轉(zhuǎn)化為了組織的能力。再通過(guò)依托平臺(tái)支持開展工作，又利用組織的知識(shí)庫(kù)促進(jìn)了個(gè)人工作能力的不斷提升，從而實(shí)現(xiàn)了個(gè)人能力與組織能力的相互轉(zhuǎn)化和相互促進(jìn)，為組織能力的持續(xù)提升奠定了基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

核電設(shè)備采購(gòu)體系的建立不僅可支持員工所有的日常工作，同時(shí)也可為管理層的決策提供支持。該平臺(tái)的存在使核電設(shè)備采購(gòu)管理體系可有效形成協(xié)同工作、數(shù)據(jù)中心、規(guī)范化業(yè)務(wù)、知識(shí)管理和組織發(fā)展平臺(tái)，可有效實(shí)現(xiàn)組織與個(gè)人能力相互促進(jìn)，徹底解決項(xiàng)目式采購(gòu)管理的高度依賴個(gè)人的技能和經(jīng)驗(yàn)的缺點(diǎn)。