談信息時代新聞檔案的管理辦法

齊虹慧　王瑛斌

摘 要：當前，隨著新聞事業(yè)的發(fā)展，新聞單位在進行新聞報道的過程中往往會產(chǎn)生大量的文字材料，隨之出現(xiàn)的新聞檔案也就受到了社會相關(guān)部門的高度重視。各個級別的新聞單位不僅重視輿論的宣傳與單位的管理工作，更提高了對新聞檔案的管理。首先分析了當前新聞檔案管理工作存在的弊端，然后就新聞信息檔案管理的必要性進行了研究，最后提出了信息時代新聞檔案的管理方法。

關(guān)鍵詞：信息時代；新聞檔案；管理方法

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）13-0171-02

現(xiàn)在我國的新聞事業(yè)正在飛速的發(fā)展，并進入到一個新的時期，筆和紙等傳統(tǒng)的新聞必備品正在逐步地退出新聞的領(lǐng)域。在新聞發(fā)展的過程中，新聞工作中所積累的新聞資料也變得越來越多，那么新聞檔案管理也就成為了新聞行業(yè)的一個重要的內(nèi)容。要想讓新聞檔案發(fā)揮更多的作用，就必須把這些珍貴的資料保存下來，這便是檔案管理人員的重要職責。但是由于現(xiàn)代科技的進步，傳統(tǒng)的檔案保存方法在現(xiàn)代暴露出很多問題，已經(jīng)跟不上時代的腳步，所以必須采用新的技術(shù)和手段來管理新聞檔案。新聞單位必須為新聞檔案管理建立起自己的獨特的辦公管理模式，并且應用現(xiàn)代科學技術(shù)，以電子信息為主體，紙質(zhì)檔案為輔助，建立健全檔案類別存儲機制，進而使得新聞檔案發(fā)揮出最大的作用。

一、當前新聞檔案管理的弊端

新聞檔案管理涉及很多部分，重點在于新聞資料的收集以及資料的保管，正是這兩個部分環(huán)節(jié)最容易出現(xiàn)問題。檔案管理常常用事件發(fā)生的時間、地點、人物、過程以及記錄該事件的文件、物品和書報等作為管理對象，并用紙質(zhì)記錄保存下來，并且按照類別存放在檔案室。這時候由于技術(shù)手段的落后，導致很難在新聞的“收集”、“管理”、“保存”、“借閱”等問題上不出任何差錯，很容易使得檔案保存出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。下面具體說一下傳統(tǒng)新聞檔案管理的弊端。

第一，傳統(tǒng)檔案是實體紙質(zhì)的檔案，如果要借閱的話就必須去檔案室，在大量的文檔中選出自己所需要的那一個檔案，如果檔案編號不健全，或者忘記在哪一個類別里面存著，找這一個檔案可能花費大量的時間，甚至有時找不到。

第二，傳統(tǒng)檔案存儲空間必須很大，并且還要有預留空間。因為大量的紙質(zhì)需要很多空間，并且，隨著時間的推移，檔案的數(shù)量也會不斷地增加，當檔案增加到備用空間也占滿時，那么將給檔案管理造成很多不便，影響檔案管理工作的正常運行。

第三，由于紙質(zhì)的檔案是易燃、易腐爛的物品，在保存上增加了難度。很多檔案由于存放時間過長，保存不當?shù)仍驅(qū)е滦侣剻n案受損，如果發(fā)生火災那么損失將更加嚴重，這是檔案室不可逆的損失。

這便是傳統(tǒng)的新聞檔案管理存在的弊端，需要我們采用新的措施與手段來進一步改進。

二、信息時代新聞檔案管理的必要性

隨著信息時代的到來，新聞單位的檔案管理工作有了很大的變化。計算機技術(shù)與因特網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應用，新聞檔案管理工作的管理方式與管理方法也發(fā)生了全面的改觀。在新聞檔案管理技術(shù)條件不斷改善的同時，新型的管理思想也在信息化發(fā)展的同時，逐漸涌現(xiàn)出來。當然，這樣的情況并不意味著傳統(tǒng)的新聞檔案管理思想沒有存在的價值，在實際的新聞檔案管理工作中，保持紙質(zhì)信息與電子信息同時應用還是非常有必要的。

我們都知道，一個文件生效的標志就是印章與簽署，就目前的形勢而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有憑證作用的文件需要使用紙質(zhì)保存。由于電子文件載體具有一定的不穩(wěn)定性，而且信息技術(shù)也不穩(wěn)定，同時電子文件還容易修改，所以將電子文件拷貝存檔也是保證數(shù)據(jù)安全的途徑之一。當前，將紙質(zhì)文件與電子文件進行轉(zhuǎn)化，使其成為新聞檔案，通常采用的歸檔形式為雙軌制。換言之，就是要將新聞信息的紙介質(zhì)與磁盤、光盤等介質(zhì)一起進行有效歸檔，進而形成內(nèi)容一致的檔案，雙重保險。在進行新聞信息的歸檔時，最好使用不同的存貯裝備，以及不同的目錄編制方法。檔案相關(guān)部門不僅要在每一卷紙質(zhì)檔案上進行備考表的設(shè)置，而且還要通過目錄備注來將電子信息對應的編碼注明，為日后對檔案信息的利用提供方便。

當前，磁介質(zhì)與光介質(zhì)的耐久性問題還沒有得到良好的解決，其將在未來的很長一段時間內(nèi)與紙質(zhì)檔案并存。從長遠的眼光來看，等電子檔案的存儲介質(zhì)實現(xiàn)了進一步的技術(shù)改進之后，對于一些具有在參考與情報方面有重要價值的文件檔案采用光介質(zhì)與磁介質(zhì)歸檔方式為主、紙質(zhì)介質(zhì)歸檔方式為輔的歸檔方式進行新聞檔案的歸檔。而對于一些在憑證方面具有重要價值的新聞檔案，要采用以紙質(zhì)介質(zhì)歸檔為主、光介質(zhì)與磁介質(zhì)歸檔為輔的方式進行歸檔。這樣的新聞檔案管理方式，不僅能夠使得新聞檔案的管理效率提高，使得館藏檔案管理更加優(yōu)化，而且能夠使得檔案庫房緊張的現(xiàn)狀得以緩解。此外，將兩種不同的新聞檔案管理方式進行綜合利用，不僅要謹慎，保證新聞信息歸檔的萬無一失，而且要采用分類的方式進行歸檔，最好能夠保存簡報、報道等信息的實質(zhì)性內(nèi)容，為日后檔案信息的使用提供便利，成為日后相關(guān)工作的重要依據(jù)。新聞單位采用雙套制的檔案歸檔方式，不僅能夠為檔案查詢工作提供良好的便利條件，而且通過對電子檔案的利用，還能夠?qū)崿F(xiàn)快捷查詢。在對新聞檔案進行日常的使用時，可以首先選擇電子檔案，方便快捷，省時省力，但是一旦電子檔案出現(xiàn)了問題，就體現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的重要性了。因此，新聞單位對新聞檔案進行雙套制歸檔是非常有必要的。

三、信息時代新聞檔案的管理方法

新聞單位的檔案管理工作與其他行業(yè)的檔案管理工作有著很大的區(qū)別，盡管二者在管理方式與管理手段方面都存在著一定的共性，但是特殊性也非常明顯。在新聞檔案的管理工作進行中，應重點進行以下幾個方面的管理。

（一）加強新聞信息的儲備管理

新聞信息量非常大，必須要經(jīng)過全面、科學的組織管理之后，才能夠成為具有一定價值的信息資源。要想在茫茫的新聞信息中，實現(xiàn)信息資源的有效整理，就必須要加強新聞信息的儲備管理，將開發(fā)價值大的信息納入到新聞信息檔案資源的范疇之中。在新聞單位的檔案收集方面，要提高對新聞檔案歸檔與新聞檔案接收工作的傳統(tǒng)渠道的重視，擴寬新聞檔案收集的非主渠道，主動收集、監(jiān)控新聞檔案的相關(guān)信息。與此同時，要對原始的新聞信息進行合理的篩選，將新聞信息資源的可開采性與價值性充分地體現(xiàn)出來，進而在更高的層次上實現(xiàn)信息儲備與信息需求的統(tǒng)一。

（二）加強信息技術(shù)的應用

新聞檔案在很大程度上可以說是當?shù)貧v史的記錄，因此，新聞檔案管理的要求也就越來越高。在新聞單位的新聞信息檔案管理方面，要不斷加強先進的信息技術(shù)的廣泛應用?，F(xiàn)代信息技術(shù)主要表現(xiàn)在光盤技術(shù)、計算機技術(shù)，以及縮微技術(shù)等方面，這些技術(shù)在進行新聞信息的組織管理中顯示出重要的作用，提高了新聞信息管理的效率與質(zhì)量。然而，就目前新聞檔案信息化管理而言，新聞單位的檔案網(wǎng)絡管理化水平仍然比較低，在以后的發(fā)展中，我們必須要在當前新聞檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，不斷引用現(xiàn)代信息技術(shù)，進而促進新聞信息資源的共享與價值。

（三）加強新聞檔案的人文管理

從新聞檔案的內(nèi)容方面考慮，有很大一部分新聞檔案信息都是對人民群眾呼聲的反映，因此，加強新聞單位新聞檔案的人文化管理是非常有必要的。當前，在新聞檔案的管理工作中，呼吁新聞檔案的人文管理并不是歷史的倒退，反而是時代的進步。盡管新聞檔案的信息化管理日益受到人們的重視，在檔案管理中的作用日益凸顯，但是新聞檔案的人文管理仍然是新聞信息資源管理的核心。我們不得不承認，信息技術(shù)畢竟只是一種管理技術(shù)，或者說是一種管理方法，而人不僅是新聞信息的產(chǎn)生者，而且是新聞信息的組織人員，同時還是新聞信息的管理者與決策人員。所以說，人在新聞檔案信息資源管理中的作用才是決定性的?，F(xiàn)代信息技術(shù)只是一種用來管理信息的工具，仍然存在著一定的問題。要想保證新聞信息資源的完整性與安全性，保存好檔案信息的原始性憑證，僅僅依靠先進的信息技術(shù)是不行的，還必須要有人的有效參與。

（四）提高新聞檔案管理工作人員的素質(zhì)

新聞單位的新聞檔案管理工作的工作量大，要求的技術(shù)水平高，與此同時，需要新聞檔案工作人員也必須具備良好的專業(yè)素質(zhì)。當前，在計算機技術(shù)日益成熟的同時，新聞單位對新聞檔案管理人員的素質(zhì)要求也逐漸提高。新聞單位的新聞檔案管理工作已經(jīng)不能夠僅僅局限在傳統(tǒng)的信息收集、信息歸檔，以及信息整理上，而是要求檔案管理工作人員熟悉掌握計算機的應用，能夠獨立有效地使用檔案管理軟件，同時還必須要具備一定的管理創(chuàng)新意識，緊跟時代發(fā)展的步伐。所以，新聞單位的新聞檔案管理工作人員不僅要不斷加強新聞管理的新技術(shù)與新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分發(fā)揮新管理方法在檔案管理工作中的作用，最終使得新聞檔案更好地服務于社會的發(fā)展。

四、總結(jié)

新聞檔案管理工作逐漸成為新聞單位的主要工作之一。新聞檔案管理工作人員不僅要對新聞檔案信息資源的開發(fā)與利用，而且要不斷加強新聞檔案服務機制的創(chuàng)新，在進行新聞信息的分類、加工，以及處理工作時，要積極應用新技術(shù)手段，提高新聞檔案的信息化管理，進而通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)為廣大用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務，實現(xiàn)新聞檔案的全面管理，提高檔案資料檢索的效率，最終實現(xiàn)新聞檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，促進新聞事業(yè)的發(fā)展邁上一個新臺階！

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