高職院校圖書館期刊管理工作綜述

唐蘭華

摘 要：高職院校的期刊是圖書館館藏的重要組成部分，也是廣大師生獲取信息資料的重要來源之一。如何做好期刊的管理工作，讓期刊更好地為讀者所用，是需要高職院校期刊管理人員高度重視和認(rèn)真對(duì)待的。根據(jù)本館的實(shí)際情況，結(jié)合本人的工作經(jīng)驗(yàn)，從期刊的訂購管理、期刊的驗(yàn)收記到管理、期刊的催查補(bǔ)缺管理和過刊的裝訂驗(yàn)收管理四個(gè)方面闡述高職院校如何做好期刊管理工作。

關(guān)鍵詞：高職院校；圖書館；期刊管理；綜述

中圖分類號(hào)：G256 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）13-0167-02

高職院校的期刊是圖書館館藏的重要組成部分，也是廣大師生獲取信息資料的重要來源之一。在高職院校圖書館的報(bào)刊閱覽室里，讀者可以閱讀到當(dāng)天的報(bào)紙，還可以閱讀到各種最新的專業(yè)期刊和休閑娛樂期刊，所以期刊一直深受讀者的喜愛。如何做好期刊的管理工作，讓期刊更好地為讀者所用，是需要高職院校期刊管理人員高度重視和認(rèn)真對(duì)待的。根據(jù)本館的實(shí)際情況，結(jié)合本人的工作經(jīng)驗(yàn)，從期刊的訂購管理、期刊的驗(yàn)收記到管理、期刊的催查補(bǔ)缺管理和過刊的裝訂驗(yàn)收管理四個(gè)方面談?wù)勅绾巫龊闷诳芾砉ぷ鳌?/p>

一、期刊的訂購管理

期刊的訂購管理是整個(gè)期刊管理工作中最重要的一步。期刊的訂購質(zhì)量直接影響著期刊利用率。

（一）科學(xué)合理地選擇期刊品種

1.泛地征求意見。首先要征求閱覽室工作人員的意見，因?yàn)殚営[室的工作人員經(jīng)常和讀者接觸，能及時(shí)地把讀者的意見或者建議進(jìn)行反饋；另外在圖書館的主頁上提供選購建議，讓廣大師生參與到選購中來。

2.掌控好期刊的訂購比例。盡量符合本校專業(yè)需求和讀者素質(zhì)提高的需要。

3.調(diào)查分析，適當(dāng)?shù)貏h除或增加期刊。

4.注意期刊的變化情況，以防錯(cuò)訂或者漏訂。如期刊更名，郵發(fā)代號(hào)變更等等，諸如此類期刊，如不細(xì)加分析，很容易漏訂或者錯(cuò)訂。

5.合理地配置電子期刊。電子期刊以其體積小、傳遞速度快、信息量大、資源共享等優(yōu)勢(shì)備受讀者青睞。

（二）選擇適合的期刊供應(yīng)商

如今期刊的訂購渠道日益豐富，所以應(yīng)多渠道，多方面了解，熟悉期刊供應(yīng)商的經(jīng)營規(guī)模、信譽(yù)度、期刊品種的覆蓋面、訂刊的折扣率以及到刊速度、到刊率、差錯(cuò)處理能力等，選擇適合的期刊供應(yīng)商。傳統(tǒng)的郵局訂購渠道，具有報(bào)刊品種齊、發(fā)行速度快等優(yōu)勢(shì)，而且隨著這幾年期刊公司的市場競爭，郵局工作人員的服務(wù)水平、投遞的完整性和投遞的及時(shí)性都有了明顯的提高，所以郵局訂購仍是很好的選擇。期刊公司訂購，具有服務(wù)方式好、信息反饋能力強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，所以諸如人大資料、非郵發(fā)的期刊、外文原版期刊或者閱讀量較少的期刊，可以采用期刊公司訂購的方式。

（三）在系統(tǒng)里做好訂購信息

與期刊供應(yīng)商確定并核對(duì)好訂購清單后，然后在圖書館所使用的管理系統(tǒng)里做好訂購記錄，這樣方便查詢期刊的訂購信息。本館目前使用的是ILASⅢ系統(tǒng)，進(jìn)入系統(tǒng)后，在“連續(xù)出版物管理”里找到“訂購編目”中的“訂購處理”，在“訂購處理”里做好每年的訂購信息。對(duì)于每年連續(xù)訂購的期刊，可以采用批續(xù)訂的方式做好訂購信息，例如：2013年續(xù)訂人大復(fù)印資料，用“RD2012”檢索（因?yàn)?012年人大復(fù)印資料的訂購信息里的發(fā)行者碼都已記錄為RD2012），就把2012訂購的所有人大資料檢索出來了，在“設(shè)置”里進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，征訂年設(shè)為2013年，然后點(diǎn)“批續(xù)訂”——正在裝入工作單數(shù)據(jù)，批續(xù)訂的數(shù)據(jù)出來后，在替換發(fā)行者碼里確定新的發(fā)行者碼，最后確定批續(xù)訂，這樣2013年人大復(fù)印資料的訂購信息就完成了。其他連續(xù)訂購的期刊也可以采用這種批續(xù)訂的方式輕松完成。做了批續(xù)訂后，如果有第二年不再訂購或者停刊的期刊，可以刪除訂購信息或者做?？涗浱幚?；或者出現(xiàn)有出版頻率或者價(jià)格等變動(dòng)的期刊，就需要根據(jù)相應(yīng)的情況做相應(yīng)的訂購處理。新訂購的期刊需要先做好編目數(shù)據(jù)，給出索取號(hào)，然后再做訂購信息。只有做好了期刊的訂購信息，才能更好地完成期刊的記到管理。

二、期刊的驗(yàn)收記到管理

期刊的驗(yàn)收記到，是指圖書館的工作人員對(duì)陸續(xù)到館的現(xiàn)刊，按照到刊清單進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，然后在圖書館所使用的管理系統(tǒng)里進(jìn)行記到處理并貼上排架號(hào)等相關(guān)工作。其中現(xiàn)刊記到處理是期刊管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。在ILASⅢ系統(tǒng)里，一般選擇“連續(xù)出版物管理”中的“現(xiàn)刊管理”的“普通記到”進(jìn)行現(xiàn)刊的記到。遇到以下特殊情況，更需要仔細(xì)地記到。

第一，合刊，就是兩期或者多期合為一期同冊(cè)出版發(fā)行的期刊。例如：2013年的《中國經(jīng)濟(jì)周刊》第五、六期合刊，那么就需要在“詳細(xì)記到”的“記到期”欄輸入“5-6合”（也可在備注欄標(biāo)注合刊），“記到總期”欄輸入455、456，確定后再把本刊的第六期記到格刪除即可。

第二，一刊多版，就是刊名相同，郵發(fā)代號(hào)不同的多個(gè)版本的期刊。例如：《中國作家》的ISSN號(hào)為1003-1006，現(xiàn)在為旬刊，包含文學(xué)（郵發(fā)代號(hào)為2-545）、紀(jì)實(shí)（郵發(fā)代號(hào)為80-526）、影視（郵發(fā)代號(hào)2-653）三個(gè)版本，本館只做一條訂購數(shù)據(jù)，那么文學(xué)第1期，就在第一個(gè)記到格的“詳細(xì)記到”的“記到期”欄輸入“1文學(xué)”，“記到總期”欄輸入相應(yīng)的總期，然后再確定記到，紀(jì)實(shí)第1期和影視第1期也分別在第二個(gè)和第三個(gè)記到格的“詳細(xì)記到”的“記到期”欄輸入“1紀(jì)實(shí)”和“1影視”，“記到總期”欄輸入相應(yīng)的總期，然后確定記到。

第三，增刊、特刊、?？龋褪窃谡５某霭婵谥校衷黾右黄诨蛘叨嗥诓?biāo)注有刊的類型的期刊。例如：2007年《小說月報(bào)》，第一期后有增刊，就在第一期的記到格里選“后插入記到格”或者在第二期的記到格里選“前插入記到格”，插入記到格后，在“詳細(xì)記到”的“記到期”欄輸入“增刊”，然后點(diǎn)擊確定。特刊、專刊等也如此操作就可以了。

第四，附帶的刊或者光盤，就是期刊里帶有副刊、試刊、珍藏版、紀(jì)念冊(cè)、贈(zèng)別冊(cè)或者贈(zèng)送有光盤等。這些附帶的刊或者光盤可以在“詳細(xì)記到”的“備注”里記錄相關(guān)信息。

第五，期刊更名、ISSN號(hào)或者郵發(fā)代號(hào)有變化的期刊。期刊的名稱有所變化的，就需要著錄新的數(shù)據(jù)，做出新的訂購記錄，然后再如實(shí)進(jìn)行記到；ISSN號(hào)或者郵發(fā)代號(hào)有變化的期刊，就需要在著錄數(shù)據(jù)里添加新的ISSN號(hào)或者郵發(fā)代號(hào)，在300字段說明期刊的變化，然后再如實(shí)進(jìn)行記到。

由此可見，期刊在出版發(fā)行時(shí)的變化是多樣，圖書館的驗(yàn)收記到工作人員需要認(rèn)真仔細(xì)、歸納總結(jié)，對(duì)于不同的期刊要選用不同的卻顯而易見的方式記到，這樣才能清晰準(zhǔn)確地反映期刊到館狀態(tài)。

三、期刊的催查補(bǔ)缺管理

期刊服務(wù)的最終目的是使期刊資源得到最充分和最佳的利用，其連續(xù)性和完整性是首要的，也是最基本的原則，所以期刊的催查補(bǔ)缺工作是很重要的。

第一，郵局或期刊供應(yīng)商漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)或者少發(fā)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，圖書館的期刊工作人員需要定期地查找出所缺期刊并列出清單，及時(shí)地向郵局或期刊供應(yīng)商反饋。本館的缺刊清單在ILASⅢ系統(tǒng)的“連續(xù)出版物管理”中“現(xiàn)刊管理”的“催詢處理”里完成的。在“催詢處理”里，先進(jìn)行“格式設(shè)計(jì)”，然后選擇“催詢途徑”，輸入“訂購年”、“過期天數(shù)”、“發(fā)行者碼”等相關(guān)信息，并勾上“只催詢未到的期刊”，然后提取數(shù)據(jù)，并導(dǎo)出缺刊清單。所導(dǎo)出的缺刊清單中有些信息不準(zhǔn)確，因?yàn)槠诳嬖诤峡蛘咂渌蚴瓜到y(tǒng)無法識(shí)別，這樣的話，就需要在ILAS系統(tǒng)的“普通記到”里進(jìn)行一一核實(shí)，然后把核對(duì)好的缺刊清單及時(shí)地反饋給郵局或期刊供應(yīng)商，并督促其盡快補(bǔ)齊所缺期刊，且能把更名、合并、?？蛐菘扔凶兓钠诳皶r(shí)地告知圖書館。

第二，期刊在流通過程中由于讀者久借不還或偷竊、損毀、丟失等原因，造成了期刊的缺少。針對(duì)上述情況，圖書館的期刊工作人員應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)刊的借閱管理，及時(shí)地要求讀者歸還過期的期刊；加強(qiáng)技術(shù)防范和監(jiān)督管理，減少期刊的流失。

四、過刊的裝訂驗(yàn)收管理

期刊為便于圖書館收藏，也方便讀者加以利用，過刊的裝訂驗(yàn)收工作就十分必要，其工作流程如下：

（一）過刊整理下架

本館期刊工作人員每年5月份左右就開始把上一年度地期刊整理下架，及時(shí)地催查補(bǔ)缺，以保證裝訂期刊的連續(xù)性和完整性。整理后的裝訂期刊要保證外觀統(tǒng)一、厚度適中，并打印出裝訂清單，便于核對(duì)查詢。

（二）過刊組織送裝

過刊下架整理完成后，找到正規(guī)的合適的裝訂公司，簽訂裝訂合同，制定出裝訂要求（例如：期刊裝訂厚度；封面、書脊?fàn)C的內(nèi)容和字體要求；中外文過刊的封皮顏色等等），然后在學(xué)校放暑假前交送給裝訂公司進(jìn)行裝訂。隨后期刊工作人員根據(jù)裝訂公司反饋的裝訂清單（裝訂清單包括：序號(hào)、刊名、年、卷、期、索取號(hào)、尺寸）逐一核對(duì)，把錯(cuò)誤的或不完整的裝訂信息及時(shí)地更正或補(bǔ)充。裝訂公司再根據(jù)核對(duì)好的裝訂清單精裝合訂本。

（三）裝訂好的過刊檢查驗(yàn)收

裝訂好的合訂本由裝訂公司暑假過后送回館里，期刊工作人員需進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量方面的檢查驗(yàn)收，確定合格后方能簽字接受。裝訂好的合訂本還需要在ILASⅢ系統(tǒng)的“連續(xù)出版物管理”里的“過刊管理”中的“裝訂驗(yàn)收處理”做館藏記錄。在系統(tǒng)里，每本合訂本需分配條碼號(hào)，并著錄年卷期、價(jià)格等，且需給每本合訂本貼上相應(yīng)的條碼號(hào)。在做館藏記錄的同時(shí)，需再一次核對(duì)每本合訂本的刊名、年卷期、索取號(hào)等是否存在裝訂錯(cuò)誤或書寫錯(cuò)誤，如有錯(cuò)誤，應(yīng)返回裝訂公司，重新修改裝訂。待全部的合訂本館藏記錄完成后，就可以送到相應(yīng)的庫室上架供讀者參考閱覽。

綜上所述，期刊管理工作的環(huán)節(jié)較多，任務(wù)較重，期刊工作人員要有責(zé)任心、有耐心，并能細(xì)心地完成好每一項(xiàng)管理工作，為讀者提供更好的服務(wù)。

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