信息時代檔案管理探索

余明紅

【摘要】

信息時代對人類社會帶來的影響廣泛而深遠，各行各業(yè)都在適應(yīng)它、利用它，檔案的管理也不例外。筆者就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案如何管理進行了探討。

【關(guān)鍵詞】信息資源檔案管理

信息時代對人類社會帶來的影響廣泛而深遠，然而從全球互聯(lián)網(wǎng)的誕生到現(xiàn)在，不到20年的時間。因此，世界各國，各行各業(yè)都還在努力認識這一新時代的特征，盡早適應(yīng)它，利用它。我國從1994年接入互聯(lián)網(wǎng)以來網(wǎng)絡(luò)發(fā)展十分迅速，國家級4大骨干網(wǎng)絡(luò)即中國公眾多媒體互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科學(xué)網(wǎng)、中國金橋信息網(wǎng)先后建成，并通過電信部門的4個出口與互聯(lián)網(wǎng)連接。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主要特征的信息時代，對我國政治、經(jīng)濟、文化等各個方面、各行各業(yè)都帶來很大沖擊，而作為人類社會信息資源的檔案也不例外。

1.信息時代給檔案工作帶來的機遇

由于互聯(lián)網(wǎng)具有全球性、開放型、交互性、即時性、綜合性等特點，所以它給檔案室工作帶來前所未有的機遇。

1.1實現(xiàn)檔案信息資源共享。資源共享是包括檔案工作在內(nèi)的整個社會信息存貯、傳播事業(yè)的理想境界，它將給檔案事業(yè)帶來深刻影響。經(jīng)濟的市場化與全球化，知識經(jīng)濟的崛起，社會的信息化和網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，勢必使電子文件與電子檔案在檔案家族中的地位日漸顯赫，使檔案管理的信息化、文獻信息管理的一體化成為時代的潮流?；ヂ?lián)網(wǎng)作為超越地域和時空界限的人類信息傳播交往空間，隨著檔案館聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，人們都可以利用這種信息資源使得館藏檔案無形中得到擴展，極大地優(yōu)化了館藏資源配置，方便了利用者。

1.2實現(xiàn)檔案館的職能延伸。館藏檔案信息資源是檔案館利用工作的基礎(chǔ)，檔案工作必須強化信息開發(fā)職能。為此，檔案工作的重心必然向兩個方向偏移。其一，為了保證檔案資源開發(fā)的基礎(chǔ)，檔案工作的信息化必然促使立檔單位自覺控制文件材料的形成與積累，向科技或文件管理延伸；其二，將檔案信息咨詢、檔案信息編研、檔案定向服務(wù)和檔案信息傳播作為利用工作的重點，向檔案信息的智能控制延伸。

1.3實現(xiàn)檔案信息資源的社會化。在我國信息化的過程中，各行業(yè)主管部門和各地區(qū)已經(jīng)建立起各種信息平臺，它們像“信息高速公路”上奔馳的“汽車”；為各種信息交流創(chuàng)造了條件。在檔案領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展不僅提供了融多媒體技術(shù)、遠程傳播和虛擬現(xiàn)實等在內(nèi)的新型檔案管理手段，并且在很大程度上克服了因檔案信息資源的有限性而造成的信息資源浪費等現(xiàn)象，從而為人們更多地獲取信息機會和權(quán)力提供了極大的發(fā)展空間。

1.4實現(xiàn)檔案管理的集成化。在各種信息管理方面，以各種文件的制作、審簽、運轉(zhuǎn)，到檔案的整理與加工，都可以再網(wǎng)絡(luò)上完成，虛擬的檔案管理系統(tǒng)和檔案館已經(jīng)顯示出其綜合、高效、快捷的優(yōu)勢和強大的信息管理能力，促使檔案工作在檔案管理信息化的同時，納入現(xiàn)代社會信息管理系統(tǒng)，形成信息的集成優(yōu)勢。如果在互聯(lián)網(wǎng)上建成虛擬的檔案館，各檔案館之間可以實現(xiàn)資源共享，形成合力，使館藏信息資源配置得到優(yōu)化，不搞重復(fù)建設(shè)，且利用范圍更廣，速度更快，容量更大，而且資金上的投入還可通過網(wǎng)上廣告燈獲取回報，有利于解決檔案事業(yè)經(jīng)費不足問題，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.信息時代對檔案管理的嚴峻挑戰(zhàn)

計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，是一把雙刃劍。它在給檔案工作帶來難得機遇的同時，也使檔案管理面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。

2.1對檔案工作傳統(tǒng)的文化取向地位構(gòu)成了挑戰(zhàn)。眾所周知，檔案部門是一個比較封閉的部門，長期以來受傳統(tǒng)文化取向的制約，形成了固有的服務(wù)模式，原有的繁瑣的手工借還工作方式根本不能適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的需要。特別是隨著電子檔案信息的日益豐富，尤其是多媒體檔案信息檢索技術(shù)的應(yīng)用，用戶快速、全面的查找利用檔案信息對檔案工作人員提出了更高的要求。檔案工作在這樣的社會環(huán)境中要得以發(fā)展，就取決于檔案人員是否能掌握先進的信息傳輸技術(shù)，用戶的檔案信息需求向縱深發(fā)展，便可在信息網(wǎng)絡(luò)的一個終端查詢巨大的檔案信息資源，并迅速準確地獲取各種檔案信息。

2.2對檔案保管利用技術(shù)方面帶來了挑戰(zhàn)。隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作的重點將轉(zhuǎn)向信息深層次的加工處理和信息處理的開發(fā)與研究，傳統(tǒng)的文件材料分類、組卷，以及卷內(nèi)文件的排列、卷內(nèi)文件的抄寫被計算機技術(shù)所代替。就目前而言，計算機技術(shù)已為檔案的編目和檢索工作帶來了方便，為利用者提供了快捷、高效的現(xiàn)代化手段。檔案工作要適應(yīng)利用者的需求，就必須轉(zhuǎn)向檔案信息的深層次加工處理，而我們現(xiàn)在所能做的僅是將著錄卡片輸入計算機建立了1個目錄數(shù)據(jù)庫而已，根本不能解決廣大利用者獲取檔案信息資源的需求。

2.3互聯(lián)網(wǎng)的開放性對檔案工作傳統(tǒng)的保密方式構(gòu)成了挑戰(zhàn)。建立開放的、公眾的檔案信息利用制度是信息時代的必然。由于檔案文件材料內(nèi)容廣泛，涉及政治、軍事、經(jīng)濟、科技、文化等諸方面，在上網(wǎng)過程中不可避免地觸及諸多的法律問題和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的問題，較之傳統(tǒng)的管理方式難度要大得多，而檔案保密法規(guī)的不健全，使之保密與控制使用范圍難以掌握，對如何控制使用范圍缺乏必要的法律依據(jù)和技術(shù)手段。

2.4給檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)帶來了挑戰(zhàn)。搶占制高點是當今社會獲得生存發(fā)展的重要手段。從檔案管理看，由于新技術(shù)的介入，使傳統(tǒng)的檔案工作發(fā)生了深刻變化，這種變化體現(xiàn)在檔案人員的認識上，主要表現(xiàn)在新的技術(shù)手段與落后的管理手段的矛盾。目前，我們?nèi)曰ㄙM大量的時間、精力用于案卷的整理、分類、編號、編目等一系列繁雜的工作中，而對深層次的檔案信息無能力、無時間去挖掘、加工整理，因此檔案工作人員新知識新技術(shù)的缺乏成為當前急需解決的首要任務(wù)。

3.信息時代做好檔案工作的對策

在當今時代，互聯(lián)網(wǎng)已滲透到國家政治、經(jīng)濟、文化和人民生活的各個領(lǐng)域，成為人們生活中不可缺少的一部分，檔案工作必須準確把握這一時代特征，正視互聯(lián)網(wǎng)帶來的挑戰(zhàn)，積極尋求合理的對策。

3.1要轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的網(wǎng)絡(luò)意識?；ヂ?lián)網(wǎng)的到來是現(xiàn)實，其影響是不可避免的。檔案工作者要努力學(xué)習(xí)有關(guān)計算機的知識，認清它給檔案工作帶來的機遇與挑戰(zhàn)，盡可能熟悉多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印機及數(shù)字圖像掃描與加工等現(xiàn)代化技術(shù)，并在檔案信息加工及傳播技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息檢索技術(shù)方面有所側(cè)重，為檔案工作服務(wù)。只有這樣，檔案工作人員才能適應(yīng)信息社會對檔案信息資源的需求，成為掌握先進檔案信息加工處理、傳播和檢索技術(shù)的有用人才。

3.2檔案工作自身要進行調(diào)查，使之不斷適應(yīng)發(fā)展中的信息社會。在事業(yè)發(fā)展上，應(yīng)按照信息時代的要求，加大對檔案工作的投入。在利用服務(wù)方面，應(yīng)突出滿足國民經(jīng)濟的需要，從信息資源、信息傳遞等方面進行調(diào)查，以提高檔案工作信息服務(wù)的有效性；同時，不放松基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的建設(shè)，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。在信息日益一體化的今天，更要加強各種類型、各個層次檔案館之間的聯(lián)系和交流，分工合作，共建、共享檔案信息資源。

3.3加快檔案館信息化進程，為檔案工作現(xiàn)代化奠定技術(shù)基礎(chǔ)。重點是抓好檔案館的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)化兩大建設(shè)。建庫應(yīng)結(jié)合檔案信息開發(fā)，進行合理配制，提高規(guī)范化程度，加強網(wǎng)絡(luò)使用；應(yīng)立足檔案館群體，開展社會協(xié)作，為社會提供便捷的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。

3.4加強領(lǐng)導(dǎo)，保證網(wǎng)絡(luò)健康發(fā)展。要抓緊制定檔案網(wǎng)絡(luò)發(fā)展規(guī)劃和政策，加強網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)督和引導(dǎo)。要加快制定網(wǎng)絡(luò)法律法規(guī)，確保依法、規(guī)范發(fā)展。

參考文獻

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