簡述現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢

■許榮杰 遼河油田經(jīng)濟貿(mào)易置業(yè)總公司

對于一個企業(yè)而言，檔案無疑是企業(yè)的發(fā)展的一個縮影，同時也是企業(yè)進行進一步發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案是信息的集合，而企業(yè)的決策以及目標的制定都需要以此為基礎(chǔ)。良好的檔案管理工作可以給決策者在規(guī)劃企業(yè)的發(fā)展上提供有力的支持，而面對當今龐大的信息量，檔案的管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。而現(xiàn)代化的辦公手段是建立在高速高效以及高精度的計算機以及網(wǎng)絡(luò)辦公之上的，為了適應(yīng)時代的需求，檔案管理工作也必須面向數(shù)字化、虛擬化。而計算機本身的特點也決定了其在檔案管理工作上具有著更大的優(yōu)勢。文章就主要針對現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展做了簡要的論述。

一、目前我國在檔案管理上的缺陷

有效的檔案管理可以增強一個企業(yè)的競爭能力，而在目前的檔案管理工作中還存在很大的缺陷影響著管理工作的進行。

1.工作意識差，法制觀念淡薄。對于檔案的管理上，我國有著明確的法律規(guī)章的規(guī)定，雖然近年來我國的法律宣傳以及普法知識活動不斷的在進行著但是很多的企業(yè)在此類問題上的認識還停留在過去的傳統(tǒng)觀念上。對于檔案管理工作的重要性認識還不夠全面。

2.管理隊伍穩(wěn)定性差，管理技術(shù)落后。很多企業(yè)的檔案員大部分都是兼職，因此在很多的單位中都存在著檔案員身兼數(shù)職，這樣就容易造成檔案管理人員的變動頻繁，而檔案的管理工作是需要長期的了解和適應(yīng)的，交接不及時不到位就會造成業(yè)務(wù)的混亂。而業(yè)務(wù)人員本身的技術(shù)性和專業(yè)性就有缺陷，沒有系統(tǒng)的專業(yè)培訓，因此在管理水平上也無法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作要求。容易造成檔案啊的缺失以及規(guī)劃混亂等技術(shù)性的缺陷問題，使得檔案的管理以及整理不到位，對檔案的管理工作的開展造成了極其不良的影響。

3.管理經(jīng)費不到位，管理環(huán)境差。由于在檔案管理工作上的重視度不夠，所以在其工作上的投入經(jīng)費就相對較少，但是新的技術(shù)以及新的設(shè)備的引入需要以資金為基礎(chǔ)，由于資金的限制就導致了檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備無法完善，在管理條件無法和現(xiàn)代化的管理要求相適應(yīng)。沒有相應(yīng)的設(shè)備以及技術(shù)支持，現(xiàn)代化的管理體系的建立就無從談起。

二、現(xiàn)代化的檔案管理

隨著時代進步以及技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得傳統(tǒng)的檔案管理手段開始被淘汰。計算機以及網(wǎng)絡(luò)的信息集成技術(shù)不僅僅可以滿足企業(yè)對于信息的管理，同時在企業(yè)的信息獲取上也更加的高效迅速。

1.數(shù)字虛擬化的檔案管理手段?，F(xiàn)代化的辦公手段是建立在計算機以及網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)字化電子化的辦公，由于計算機的普及出呢過度以及網(wǎng)絡(luò)的延伸程度的加深，這種無紙化的辦公手段已經(jīng)成為了時代的主流。而檔案管理在此影響下也開始了根本性的轉(zhuǎn)變，自動化的數(shù)字檔案的管理成為了檔案管理的新趨勢。通過網(wǎng)上的文件收發(fā)以及信息傳輸，簡化了信息傳遞的過程，并且節(jié)約了時間，并且由于網(wǎng)絡(luò)本身的特性使得這種方式下的辦公更加的安全便捷?？萍紴檗k公方式帶來變革的同時也給檔案的管理工作提出了要求。

資源共享是檔案管理的主要目的，而共享的資源需要在數(shù)量以及質(zhì)量有著一定的要求，網(wǎng)絡(luò)可以通過虛擬化的信息對信息進行處理儲存，并通過互聯(lián)網(wǎng)進行更多資源的獲取，增加了共享的檔案資源。通過這種方式將各地的信息資源進行總結(jié)和歸納，可以說通過網(wǎng)絡(luò)這種手段可以使得檔案資源無限的擴大，使用者可以在最短的時間中將自己所需要獲取的資源在互聯(lián)網(wǎng)上進行查詢，從根本上打破了傳統(tǒng)有形檔案管理手段的空間限制，具有占地小且查閱方便投資少容量大的優(yōu)點。

2.高微縮的數(shù)字化管理?，F(xiàn)代化的檔案掛了你還具有微縮化以及數(shù)字化的特性，所謂的微縮和數(shù)字化就是通過數(shù)碼影像以及微縮攝影等技術(shù)將信息通過計算機以及掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化成電子文件，從而將大量的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成很小的電子文件，或者是將光磁轉(zhuǎn)換成數(shù)碼影像以達到對影像進行處理的目的，其本質(zhì)特征都是通過計算機的識別將信息進行電子化的處理后進行貯存以及管理。而電子化之后的數(shù)字信息被貯存在介質(zhì)中，計算機作為一個媒介可以供人們進行信息的查閱，通過檢索獲取需要的資料。這種檢索不但范圍廣并且速度也快，這樣就在空間上打破了紙質(zhì)檔案的管理限制，并且還可以解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中遇到的矛盾。油氣是縮微技術(shù)以及數(shù)碼技術(shù)同計算機的應(yīng)用組合，不但可以對檔案管理在傳統(tǒng)的管理中會遇到了照片以及圖片的退色和消退等問題上可以有效的進行解決，保證原有資料的面貌，同時還能在影響的復(fù)制保存上提供有效的保證。聲像并存且圖文并茂是現(xiàn)代化的數(shù)字管理的特點，順應(yīng)了時代的要求，也是檔案管理的發(fā)展趨勢。

3.信息話的檔案管理以及網(wǎng)絡(luò)化的模式。信息社會是當前社會的新稱謂，計算機的普及以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得當今社會的交流變得越來越方便，地球村的說法也不足為奇，信息的交流空間不斷的被擴展，超越了空間限制，無需出戶便可以獲得很多的信息。這種建立在互聯(lián)網(wǎng)上的信息管理模式使得社會的整體效率大大提高，同時也將整個社會的關(guān)系拉近，這就為檔案管理的信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展提供了現(xiàn)實基礎(chǔ)。

計算機的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用以及遍布了社會各界，無論是中央或者是機關(guān)還是地方以及其實也單位，都具有了其自身的局域網(wǎng)，這些局域網(wǎng)有些是和廣域互聯(lián)網(wǎng)相連接的，有些則是為了文件以及資料的保密工作而不得接入互聯(lián)網(wǎng)，有些則在物理上進行了網(wǎng)絡(luò)隔離，實行單機操作。對于文件以及資料的安保技術(shù)，隨著技術(shù)的發(fā)展網(wǎng)絡(luò)以及計算機技術(shù)的進步，像是密碼技術(shù)以及語音識別和指紋識別等技術(shù)的應(yīng)用都得到了發(fā)展和加強，對于文件管理的安全系數(shù)也有所提高。而在文件的簽署方面，電子簽署技術(shù)也因文件的真?zhèn)巫R別的技術(shù)提高而得到了文件收發(fā)單位的信任。這些技術(shù)的發(fā)展為數(shù)字文件檔案的真實以及可靠性的提高奠定了基礎(chǔ)。

網(wǎng)絡(luò)傳輸在信息的傳遞上相對比其他的方式具有著極大的優(yōu)勢，首先是在速度上，其次就是體現(xiàn)在傳播覆蓋的范圍上，還有就是在傳播的質(zhì)量和成本上，正是由于這幾方面的優(yōu)勢使得網(wǎng)絡(luò)信息傳播成為了世界公認最為有效的傳播方式。檔案管理技術(shù)也隨著這種技術(shù)的發(fā)展而不斷的進步，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理技術(shù)中的應(yīng)用使得檔案管理工作向著信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。

4.智能化程度的加深以及多元化的管理。新技術(shù)帶來的不僅僅是發(fā)展同時還將檔案管理的環(huán)境復(fù)雜化呈現(xiàn)出了多元的空間，載體的多樣化是現(xiàn)代檔案管理的主要特點之一，除了傳統(tǒng)的載體之外一些數(shù)碼載體也開始并存并展現(xiàn)出其應(yīng)有的優(yōu)勢，而多元化的現(xiàn)代載體也要求了檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化。

自動化以及智能化是目前社會所追求的焦點之一，而在檔案管理工作中，智能以及自動是建立在語音識別技術(shù)至上的新型的文檔一體化的管理模式。所有的檔案都會在計算機的處理下自動的接受歸類存檔，而不是手工的整理以及體力查閱。通過這種方式不僅提高了檔案的價值同時也將檔案工作者從繁重的工作中解脫出來，也提高了檔案管理的效率。

5.檔案管理將實現(xiàn)市場化、信息化。其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，服務(wù)當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現(xiàn)檔案的真正價值。

其二，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。

其三，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數(shù)據(jù)庫需得到社會的支持，將社會各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來，不斷充實和豐富庫存資源；另一方面，社會各界也需要得到檔案數(shù)據(jù)庫的支持，為其提供方方面面原始的詳實資料。二者的相互依賴的關(guān)系，為檔案資源實行市場化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案經(jīng)費不足的困難開拓出一條新路。

實行檔案信息數(shù)字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計算機的結(jié)合應(yīng)用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復(fù)制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

總之，隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的進步，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學習和掌握現(xiàn)代科學知識，把檔案管理提升到一個全新的水平。

[1]于元元.知識管理對檔案工作的啟示[J].檔案學研究,2007年02期

[2]林榮進.淺談國有企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的難點及對策[A].貴州煤炭經(jīng)濟《2007年論文選編》