淺議成人高校教學(xué)檔案的開發(fā)利用

張潔

摘要：成人高校教學(xué)檔案已經(jīng)成為院校進(jìn)行科學(xué)決策、科學(xué)管理和提高教育教學(xué)必不可少的重要資源，在成人高校檔案中占據(jù)主導(dǎo)和核心的地位。因此，我們應(yīng)重視教學(xué)檔案這個(gè)重要的信息源，更好地開發(fā)利用教學(xué)檔案的信息資源，使教學(xué)檔案通過檔案管理部門人員之手，反饋給教學(xué)、教研、科研和管理部門，使之更好地為成人高校的教學(xué)服務(wù)，為院校工作的根本宗旨服務(wù)。

關(guān)鍵詞：成人高校；教學(xué)檔案；開發(fā)；利用

成人高校的教學(xué)檔案是主要記載和反映學(xué)校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理活動(dòng)的具有保存價(jià)值的教學(xué)材料，它是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量高低的重要指標(biāo)，是學(xué)校檔案建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。但是，由于種種原因，這項(xiàng)工作至今沒有很好地引起成人高校的普遍重視，不少院校在文書、人事檔案方面付出了許多的精力和勞動(dòng)，而收集、保管的教學(xué)檔案卻殘缺不全，造成各種門類檔案比例的畸形，失去教學(xué)檔案為院校教學(xué)工作發(fā)揮作用的優(yōu)勢。這是成人高校檔案工作中普遍存在著的弊病。本文試就成人高校教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用，談幾點(diǎn)粗淺的體會(huì)和看法。

1 教學(xué)檔案的地位

成人高校教學(xué)檔案是院校在教學(xué)、教研、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的真實(shí)的歷史記錄，全面地反映了院校在各個(gè)歷史時(shí)期的教學(xué)體制、教育思想、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理以及教育改革等各個(gè)方面的情況，成為院校進(jìn)行科學(xué)決策、科學(xué)管理和提高教育教學(xué)管理必不可少的蘊(yùn)藏豐富，潛力巨大的一種重要資源。挖掘這一教學(xué)礦藏，并從中提煉出精品，它對(duì)成人高校教育教學(xué)工作來說將是大有益助。如果說科技檔案可以轉(zhuǎn)換為生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)效益，那么教學(xué)可轉(zhuǎn)換為人材和經(jīng)濟(jì)效益。這種觀點(diǎn)決非簡單的抽象推量，面是值得我們進(jìn)一步探討的一個(gè)課題。因此，從一定意義上來講，教學(xué)檔案在成人高校檔案中應(yīng)占據(jù)有主導(dǎo)和核心的地位。

2 教學(xué)檔案的內(nèi)容

成人高校教學(xué)檔案內(nèi)容豐富，形式多樣，它包含教師的教學(xué)活動(dòng)，學(xué)員的學(xué)習(xí)活動(dòng)以及教學(xué)管理過程中形成的具有保存價(jià)值、整理歸檔的文字圖表、照片、錄音錄像等教學(xué)文件材料。其歸檔范圍應(yīng)當(dāng)是按照教學(xué)年度、各教學(xué)環(huán)節(jié)的順序以及隨之進(jìn)行的教學(xué)管理工作中逐步形成和積累起來的一系列教學(xué)材料。教學(xué)檔案的具體內(nèi)容應(yīng)包含：專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃的擬定、教學(xué)大綱的編寫、教材和教學(xué)孤編纂、課程的安排、教師的教案和論著、觀摩教學(xué)、教學(xué)改革、教學(xué)研究、教育科研、考試考查、質(zhì)量分析、學(xué)籍管理、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)、社會(huì)調(diào)查、畢（結(jié)）業(yè)設(shè)計(jì)、論文答辯、教師經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，各類教學(xué)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、報(bào)表、學(xué)員跟蹤質(zhì)量調(diào)查等材料。此外，還有國內(nèi)外專家學(xué)者是來校講學(xué)的講稿、照片、錄音錄像，以及在電教化教學(xué)中形成的有保存價(jià)值的材料，上級(jí)教育行政部門圍繞教學(xué)活動(dòng)而頒布的文件材料等等都是教學(xué)檔案內(nèi)容范圍。

上述所概括的教學(xué)檔案內(nèi)容是為此之廣，也足可窺見教學(xué)檔案重要性之一，因此，要靠院校檔案部門的人員和有關(guān)同志共同努力，精心去收集、積累，才能建立起完整無缺的教學(xué)檔案。

3 教學(xué)檔案的管理

成人高校的教學(xué)檔案同科技、文書、人事檔案等其他類別檔案共同記載和反映院校的活動(dòng)全貌，但教學(xué)檔案又與它們有著本質(zhì)的區(qū)別，獨(dú)具特色。在內(nèi)容上，教學(xué)檔案主要反映學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)，是教學(xué)活動(dòng)的記錄；在領(lǐng)域上，教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的產(chǎn)物，是教學(xué)第一線特有的一種專業(yè)檔案；在形成規(guī)律上，教學(xué)檔案不經(jīng)收發(fā)文登記，基本上以教學(xué)年度劃分年代。由于這些特性，教學(xué)檔案的管理有著一套自己的辦法。

當(dāng)前，許多院校對(duì)教學(xué)檔案的管理比較混亂，教學(xué)檔案多分散于各部門或個(gè)人手中，這種情況不僅不利于收藏工作，而且對(duì)提供利用也常常帶來許多不便。必須改變這種狀況，要把教學(xué)檔案同其他門類檔案管理一樣，提到院校的工作議事日程上，從思想上重視，從行動(dòng)上落實(shí)，各個(gè)院校應(yīng)嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》的要求，參照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，根據(jù)院校的各自實(shí)際情況，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的管理工作。筆者認(rèn)為，對(duì)教學(xué)檔案的管理應(yīng)與實(shí)行專業(yè)對(duì)口管理相結(jié)合，教學(xué)檔案的管理體制應(yīng)當(dāng)采取由主管教學(xué)工作的院（校）長負(fù)責(zé)，教務(wù)處處長具體領(lǐng)導(dǎo)的體制。教務(wù)處可配備專職或兼職檔案管理人員，他們主要職責(zé)是及時(shí)督促各有關(guān)立卷部門把各教學(xué)環(huán)節(jié)形成的教學(xué)材料，按照歸檔范圍收集齊全，然后由教務(wù)處檔案人員進(jìn)行分類、排列、組卷、擬寫案卷標(biāo)題、填寫全引目錄等項(xiàng)業(yè)務(wù)，并定期保管這些教學(xué)檔案，每年度向院校綜合檔案室移交，院校綜合檔案室接后，同其他門類的檔案一并作集中統(tǒng)一的管理。教學(xué)檔案實(shí)行這樣的管理體制，有利于歸檔和利用工作。

4 教學(xué)檔案的作用

教學(xué)檔案中豐富的內(nèi)容和獨(dú)有的特性，決定了它在成人高校教育教學(xué)中具有重要的特殊的作用，可歸納為如下五個(gè)方面：

1、有利于正確總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。教學(xué)檔案具有重要的參考價(jià)值。從宏觀上看，教學(xué)檔案綜合記載和反映了院校教育事業(yè)發(fā)展的全過程的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)地分析和研究這些材料，可以使我們深刻體會(huì)發(fā)展成人教育事業(yè)的重要性，提高貫徹執(zhí)行黨的教育方針的自覺性。從微觀上看，由于教學(xué)檔案詳盡地記錄了院校各個(gè)階段、各個(gè)學(xué)科等方面的工作發(fā)展變化情況，通過它可以總結(jié)出院校在辦學(xué)過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，有利于進(jìn)一步端正辦學(xué)指導(dǎo)思想，辦出自己的特色。

2、有利于教育教學(xué)改革，每一項(xiàng)教育教學(xué)改革措施都應(yīng)建立在科學(xué)的可靠的基礎(chǔ)上。例如，當(dāng)前在開展教師職務(wù)評(píng)聘工作、計(jì)算教學(xué)工作量、教師業(yè)務(wù)考核、課堂教學(xué)評(píng)估等教學(xué)改革項(xiàng)目中，都必須有過去有關(guān)的教學(xué)資料作依據(jù)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行研究分析。教學(xué)檔案中有大量教學(xué)情況記錄、有教改試驗(yàn)的數(shù)據(jù)、有對(duì)教學(xué)反饋第一手原始材料，都為制定各項(xiàng)教改方案、措施提供可靠的依據(jù)。

3、有利于領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。教學(xué)工作具有周期長、連續(xù)循環(huán)的特點(diǎn)。對(duì)許多問題的認(rèn)識(shí)，對(duì)教學(xué)規(guī)律的掌握往往需要經(jīng)過一定過程，如果缺乏對(duì)教學(xué)全過程了解，必然會(huì)影響到?jīng)Q策的準(zhǔn)確性。領(lǐng)導(dǎo)可以充分利用教學(xué)檔案，在最短的時(shí)間內(nèi)了解和掌握全過程的教學(xué)情況，并在占在充分材料的基礎(chǔ)上，作出教育教學(xué)方面的正確決策。

4、有利于信息反饋工作。教學(xué)檔案中有學(xué)員的情況記錄，其中含有學(xué)員的去向材料。我們可以充分利用這引起線索，通過函調(diào)，直接調(diào)查、邀請(qǐng)部分座談等形式，了解學(xué)員學(xué)用情況和用人單位對(duì)院校專業(yè)設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)質(zhì)量等方面的意見和建議。通過跟蹤調(diào)查和信息反饋，可以使院校有針對(duì)性地改革教學(xué)工作，不斷提高教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)出更適合社會(huì)需要的人才。

5、有利于調(diào)動(dòng)師生員工的積極性。教學(xué)檔案中有大量豐富生動(dòng)的材料是進(jìn)行宣傳、教育、動(dòng)員的良好材料。以往辦學(xué)的成功經(jīng)驗(yàn)，可以振奮精神提高信心，增強(qiáng)搞好教學(xué)工作的積極性。教學(xué)工作中某些挫折和失誤也可以引起人們的反思，避免重走彎路，深化教改。運(yùn)用教學(xué)檔案中的歷史材料、圖表、錄音、錄像、實(shí)物等形象直觀，富有說服力，可以起到應(yīng)有的宣傳教育效果。

5 教學(xué)檔案的利用

成人高校每日都在產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的教學(xué)檔案，這些都是國家和院校極其寶貴的科學(xué)文化財(cái)富。教學(xué)檔案通過檔案管理部門人員之手，反饋給教學(xué)、教研、科研和管理部門，為院校工作的根本宗旨——“出人才，出成果”服務(wù)，并且走向社會(huì)，為提高全民族的文化素質(zhì)，為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、精神文明建設(shè)服務(wù)。我們應(yīng)重視教學(xué)檔案這個(gè)重要的信息源，按照鄧小平同志“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”的指示，更好地開發(fā)利用教學(xué)檔案的信息資源。

首先，檔案人員要自覺地把自己的檔案工作和教學(xué)陳作緊密地結(jié)合起來，樹立起為教學(xué)服務(wù)的思想，轉(zhuǎn)變被動(dòng)的、封閉的、單一的服務(wù)，為主動(dòng)服務(wù)、開放服務(wù)和多種形式服務(wù)。要熟悉和掌握教學(xué)動(dòng)態(tài)，深入教學(xué)第一線，緊密配合教學(xué)了，有針對(duì)性地提供各種教學(xué)需要的材料，使檔案的作用得到充分發(fā)揮，同時(shí)，也使更多的人轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，樹立起“檔案在教學(xué)中大有作為，教學(xué)工作離不開檔案資源”的觀點(diǎn)，積極支持和協(xié)助檔案工作。

其次，在教學(xué)檔案利用方法上，各成人高?？筛鶕?jù)自己的教學(xué)工作實(shí)際需要，采取多形式多渠道的利用。除了日常堅(jiān)持做好利用工作外，還可配合教學(xué)工作的需要和安排，采取一些相應(yīng)的好辦法。比如，編制多種檢索工具，以方便各方面的查檔需要；編寫和教學(xué)相關(guān)的檔案資料匯編，提供教學(xué)、教研、科研、教改等方面詳細(xì)的資料；利用教學(xué)檔案中各種原始文件、圖片、表格、實(shí)物等舉辦教學(xué)展覽，圖文并茂地做好宣傳教育工作；編寫教育大事記、教育年鑒、總結(jié)院校教育教學(xué)工作，繼往開來；加強(qiáng)兄弟院校檔案工作之間的橫向聯(lián)系，進(jìn)行教學(xué)檔案協(xié)作交流，取長補(bǔ)短等。

我們要不斷研究和總結(jié)檔案工作的規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，為建立一個(gè)門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)，并能為院校，為社會(huì)提供利用和服務(wù)的檔案工作體系繼續(xù)做不懈的努力。

參考文獻(xiàn)

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