簡析檔案管理存在的問題與對策

趙曉菲

【摘 要】檔案管理是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，加強對檔案的管理，應(yīng)及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，充分認識到管理工作的重要性。檔案是信息的重要載體，管好用好檔案，對于資源的開發(fā)有著重要的意義。文章將從企業(yè)檔案管理中存在幾個主要問題入手，重點談幾點解決對策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；對策；檔案資源

0.引言

在新時期檔案的管理及其利用工作中，還存在著很多問題，主要是國家對檔案的重視程度不夠；硬件設(shè)備不齊全；國家檔案信息資源相對分散，未能實現(xiàn)共享；管理力度不夠等。對于這些問題就要不斷改善檔案資源結(jié)構(gòu)，加大檔案資源的開發(fā)力度。檔案管理工作要遵循著新思路，不斷創(chuàng)新，開拓出新局面，以適應(yīng)當前經(jīng)濟發(fā)展的要求。

1.檔案管理工作存在的問題

1.1對檔案的重視程度不夠

長期以來，有一部分人包括領(lǐng)導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作不過是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，并不能給單位帶來效益，因此，輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，總之忽視檔案工作就無法適應(yīng)現(xiàn)存的管理需要。

1.2檔案室硬件環(huán)境設(shè)備不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、設(shè)備不配套等，這些都影響了檔案的整潔及完整。還有的單位連必備的切刀、檔案夾，都無法購置齊備。

1.3檔案工作與企業(yè)變革不同步

隨著市場經(jīng)濟體制的建立和不斷完善，而檔案管理的意識還很薄弱，企業(yè)所注重的是經(jīng)濟效益，忽視了文件收集、利用、歸檔工作，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的部門或機構(gòu)的工作，還出現(xiàn)了文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象。還有的企業(yè)檔案工作在改制中出現(xiàn)了擠脫現(xiàn)象。

1.4國家檔案信息資源相對分散，未能實現(xiàn)共享

隨著社會轉(zhuǎn)型，國家檔案資源的主體也呈現(xiàn)出了利益的多元化格局，國家綜合檔案館作為對國家和社會有保存價值的檔案的最終流向的地位受到了挑戰(zhàn)。首先，具有保密性質(zhì)的專業(yè)檔案不向綜合檔案館移交；其次，實行垂直領(lǐng)導的部門按照規(guī)定不再向當?shù)鼐C合檔案館移交檔案；再次，綜合檔案館對專業(yè)檔案的接收征集工作力度不夠；第四，國家綜合檔案館以外的檔案館數(shù)量呈現(xiàn)出增長之勢，企業(yè)、事業(yè)單位及村級檔案館的數(shù)量越來越多，這些檔案館的檔案原則上不向綜合檔案館移交。從這幾點上看，國家檔案資源分散保存的結(jié)果必將會影響到國家綜合檔案館功能的發(fā)揮。

1.5管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

目前，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理等都不太了解。大多數(shù)檔案管理人員都是身兼數(shù)職，對檔案工作投入的較少，影響了檔案管理水平。

2.做好檔案管理工作的對策

2.1健全檔案管理制度

建立起檔案工作制度必須遵循以下要求：首先，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性，符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)檔案管理工作的需要；其次，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導又約束職工；再次，制度必須具有可操作性，建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標。

2.2強化法制意識

樹立法制意識，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。檔案工作應(yīng)該從提高認識上下手，使依法治檔深入人心。要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規(guī)，提高工作的自覺性，明確執(zhí)法的嚴肅性。借助于檔案，我們還能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來，這是檔案發(fā)展的一個不可缺少的方面。此外，將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，正確落實各級領(lǐng)導檔案工作責任制，從而保證依法治檔工作落到實處。

2.3不斷改善國家檔案資源結(jié)構(gòu)

檔案部門要結(jié)合新時期經(jīng)濟社會發(fā)展的特點，注重對國家檔案資源中豐富的經(jīng)濟、科技等檔案信息資源的開發(fā)利用，為領(lǐng)導決策、經(jīng)濟發(fā)展和知識創(chuàng)新提供參考。不斷開發(fā)利用文化、教育等方面的檔案信息資源，促進先進文化建設(shè)，并且充分開發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關(guān)的檔案信息資源。只有以各級國家綜合檔案館、各級強類檔案室和其他檔案所有者為依托，并且利用行政手段，促進檔案資源開發(fā)利用，那么我國的檔案資源建設(shè)也必將邁上新臺階。

2.4穩(wěn)定檔案管理人員，提高素質(zhì)

要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。 針對檔案管理的特點和管理人員素質(zhì)差的情況，還要對檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員要積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用。

2.5采用信息化管理手段

信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的一大趨勢，對于檔案工作也提出了新的要求，要盡可能的運用當代科技新成果和管理新手段，來提高檔案工作的效率和水平，同時實現(xiàn)檔案信息化管理。

2.6對國家檔案資源進行有效整合

檔案資源整合主要是指在我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”的體制下，對國家和社會檔案資源的有效配置。綜合檔案館作為各級黨委和政府直屬的文化事業(yè)機構(gòu)，必須要最大限度地集聚國家檔案信息資源，為綜合檔案館發(fā)揮全方位的輻射作用、拓展社會服務(wù)功能存儲充足的能量。要加強對與人民群眾聯(lián)系密切的檔案的收集；建立以綜合檔案館為基地的區(qū)域性檔案目錄中心。

2.7強化服務(wù)意識，提高檔案管理服務(wù)水平

檔案管理人員必須要樹立起“工作就是服務(wù)”的理念，以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為管理工作的出發(fā)點。要端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

3.結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是一項重要工作，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，從觀念上采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式。搞好檔案工作對企業(yè)的發(fā)展有很重要的作用，重視檔案管理工作，穩(wěn)定人員，才會促進企業(yè)檔案工作迅速的發(fā)展，也能促進社會主義和諧社會建設(shè)。

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