檔案管理的發(fā)展及信息化建設(shè)芻議

郭智軍

摘 要：根據(jù)檔案管理信息化的現(xiàn)狀，提出了檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展應(yīng)采取的措施，從而提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；發(fā)展

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代化的技術(shù)逐漸地被采用，檔案管理信息化也成了發(fā)展的必然。我國(guó)的檔案管理部門(mén)在近年來(lái)正大力推廣信息化建設(shè)。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

1.缺乏統(tǒng)一的信息化軟件

很多的檔案管理部門(mén)所采用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不同，缺乏

統(tǒng)一性，市場(chǎng)上現(xiàn)有的管理軟件無(wú)法實(shí)現(xiàn)互用，并且不能達(dá)到互調(diào)，因而利用電腦來(lái)管理信息資料是無(wú)法完成的，嚴(yán)重地制約了信息化檔案管理的進(jìn)程。

2.檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)性較差，管理的案卷

質(zhì)量較低，尤其是各檔案資料之間缺乏相容性，系統(tǒng)軟件無(wú)法最佳使用，檔案信息化管理工作沒(méi)有健全的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，只能在某部分或某專(zhuān)業(yè)使用，無(wú)法全面推廣、實(shí)施，因而制約了檔案管理的信息化進(jìn)程。

3.檔案管理缺乏技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

制定的標(biāo)準(zhǔn)程序沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)技術(shù)處理的特點(diǎn)和實(shí)際的發(fā)展需要，將越來(lái)越多的資料都轉(zhuǎn)換為光盤(pán)或者磁

盤(pán)，現(xiàn)行的整理、分類(lèi)、著錄以及管理規(guī)定無(wú)法適應(yīng)檔案信息化管理的需要。

二、檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展應(yīng)采取的措施

1.提高電子資料文件的歸檔管理

根據(jù)資料管理的實(shí)際需求，針對(duì)不同類(lèi)別的資料檔案

實(shí)行不同化的數(shù)字化轉(zhuǎn)換以及處理，加強(qiáng)電子資料文件的

歸檔管理工作，有效的保障電子文件價(jià)值完整、有效，具有真實(shí)性。根據(jù)電子檔案利用和接收保管的技術(shù)手段，制定出有效的電子檔案管理體系。

2.建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理部門(mén)的從業(yè)人員應(yīng)該提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，將基

礎(chǔ)型人才轉(zhuǎn)化為專(zhuān)業(yè)型人才，使得信息化檔案管理工作能

夠形成持續(xù)性的良好發(fā)展。

3.檔案管理的實(shí)施應(yīng)該根據(jù)工作中的熱點(diǎn)和重點(diǎn)來(lái)開(kāi)展

伴隨著現(xiàn)代技術(shù)的引進(jìn)，檔案管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化，資料信息達(dá)到了共享、共建的最佳目的。因而要讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，管理軟件的推廣使用需要非常慎重，所應(yīng)用的軟件應(yīng)該統(tǒng)一、規(guī)范、通用，并且能夠共享和包容。

綜上所述，建設(shè)檔案管理信息化是系統(tǒng)化、復(fù)雜化的過(guò)程，應(yīng)該在信息化技術(shù)提升的同時(shí)，制定好的管理體系并符合這種變化，尤其是在檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展理論方面要符

合檔案管理的實(shí)際需要。

參考文獻(xiàn)：

施書(shū)穩(wěn).檔案管理的發(fā)展及信息化建設(shè)芻議時(shí)間[J].活力，2010（2）.

（作者單位 陜西省神木縣馬鎮(zhèn)九年制學(xué)校）