加強交通運輸企業(yè)檔案管理之思考

李梅梅（連云港汽車運輸有限公司勞資處，江蘇連云港，222006）

交通運輸業(yè)是支撐地區(qū)經(jīng)濟運行的基礎(chǔ)部門，它具有很高的感應(yīng)度和帶動力，對于經(jīng)濟增長有很強的拉動作用，逐漸成為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的主力行業(yè)。 交通運輸業(yè)的發(fā)展，離不開交通運輸企業(yè)的科學(xué)管理和健康發(fā)展，而企業(yè)要發(fā)展，也對企業(yè)各項工作的基礎(chǔ)——檔案管理工作提出了更高的要求。 作為一名交通運輸企業(yè)的檔案管理者，對新形勢下如何提高交通運輸行業(yè)檔案管理的規(guī)范化，更好地為企業(yè)管理服務(wù)，談一點自己的認識。

一、交通運輸企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性較強的工作，目前，很多交通運輸企業(yè)都已開展此項工作，但總體來看，檔案信息資源開發(fā)不夠全面，檔案內(nèi)在價值挖掘不夠深入，檔案管理體制改革不夠徹底，檔案工作未能很好發(fā)揮企業(yè)利益增長的助推器作用。

（一）檔案管理意識淡薄，管理制度尚不健全，影響了檔案工作的日常維護

交通運輸企業(yè)作為自主經(jīng)營、自負盈虧、自我約束、自我發(fā)展的市場競爭主體，它的一切管理活動的開展都是以增效為目的，經(jīng)營理念趨向于追逐利潤最大化。 而企業(yè)檔案本身產(chǎn)生的利益極富隱蔽性，難以量化，它的投入和產(chǎn)出傾向于一種隱性和長時段的狀態(tài)。 因而不少決策者在檔案管理問題上顧慮重重，有意識地弱化或是漠視檔案工作，企業(yè)本身也未制定一整套科學(xué)健全的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，在操作上缺乏系統(tǒng)性。 領(lǐng)導(dǎo)的不重視和制度的缺位，一定程度上影響了檔案人員的主觀思想認識，管理疏忽，檔案資料收集整理不及時、不完整，不認真履行借閱手續(xù)和操作程序，檔案丟失、涂改現(xiàn)象時而有之，使檔案資料喪失了真實性、嚴肅性和權(quán)威性。 這些都導(dǎo)致檔案管理工作執(zhí)行不嚴而流于形式。

（二）檔案信息相對封閉，重藏輕用過度保密，影響了檔案工作的利用率

檔案利用是實現(xiàn)檔案價值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但目前交通運輸企業(yè)重“ 藏” 輕“ 用” 的現(xiàn)象普遍存在，重業(yè)務(wù)建設(shè)，輕檔案管理。 檔案雖然進行了收集、整理和保管，但利用面狹窄，利用率不高，多表現(xiàn)為一種靜態(tài)、封閉的資源，檔案工作表現(xiàn)出一種高積累、 低附加值的現(xiàn)象。 所以，提高檔案工作的利用率任重而道遠。

（三）管檔隊伍欠缺穩(wěn)定，人員素質(zhì)參差不齊，影響了檔案工作的深層次開展

在實際工作中，許多交通運輸企業(yè)檔案管理工作分工模糊，沒有專職的檔案管理人員，多數(shù)由辦公室人員兼任，辦公室工作人員本身業(yè)務(wù)繁忙，要疲于多頭應(yīng)付各種中心工作，很難全身心、精力充沛地投入于檔案管理工作。 檔案人員的頻繁變動，以及高素質(zhì)、復(fù)合型檔案人才的缺乏，大大影響了檔案管理工作的延續(xù)性和檔案資料的完整性。

（四）檔案管理模式滯后，信息化水平低，影響了檔案工作的服務(wù)水平

信息化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為當(dāng)今時代的特征。近年來,隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理部門的應(yīng)用以及電子文件、磁盤、光盤、縮微膠片等高科技檔案載體的出現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生了巨大變化，交通運輸企業(yè)檔案室的職能也不斷拓展。 而大部分交通運輸檔案管理依然停留在紙質(zhì)檔案、 手工檢索階段，檔案利用者只能通過翻閱大量的檔案原件才能查閱到相關(guān)信息，不僅環(huán)節(jié)復(fù)雜、流程重復(fù)、耗時耗力，造成了提供利用的諸多不便，而且會造成檔案出現(xiàn)頁面污損、發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆、斷折等現(xiàn)象，加快了檔案老化和損壞速度。 因此，加快檔案信息化管理步伐勢在必行。

二、加強交通運輸企業(yè)檔案管理工作的具體措施

針對以上檔案管理工作中的種種問題，要積極地采取有效的措施逐步完善檔案管理制度，強化檔案管理手段，提高檔案隊伍素質(zhì)，推進檔案管理工作規(guī)范化、信息化，從而促進企業(yè)管理科學(xué)化、高效化。

（一）深化檔案工作重要性的認識，規(guī)范檔案管理，促進企業(yè)檔案工作健康發(fā)展

1.積極主動爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。 交通運輸企業(yè)檔案工作是集服務(wù)性、 科學(xué)性、管理性為一體的一項基礎(chǔ)性工作，它貫穿于企業(yè)各部門、各層次、各崗位。 企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，正確利用好重點檔案信息，并對其進行采集、篩選、加工、編研，可以使檔案走出檔案室的小天地，投入為企業(yè)運營、發(fā)展服務(wù)的大環(huán)境中，做到既和所隸屬辦公部門的整體工作接軌，又和企業(yè)的中心工作同步，為企業(yè)形成新的經(jīng)濟增長點服務(wù)。所以，要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能保證制度的落實和執(zhí)行，才能保證對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入和經(jīng)費劃撥的傾斜。

2.注重加強檔案收集工作。檔案資料收集的齊全完整是決定和影響檔案價值的關(guān)鍵因素，我們要遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集，確保相關(guān)技術(shù)資料及時歸檔和更新。以營運車輛檔案管理為例，從車輛入戶建檔到報廢銷檔，檔案資料在不斷地流入、 補充完善，同時也要經(jīng)過多個管理環(huán)節(jié)，所以建立一套管理制度，明確分工、職責(zé)、管理規(guī)則，加強對檔案的日常管理，才能保證及時、完整和準(zhǔn)確記載車輛使用、維修、檢測、事故、變更等情況，從而保證技術(shù)資料的時效性和延續(xù)性。

3.注重規(guī)范檔案整理工作。 作為檔案管理人員，對各部門移交和收集來的每一份資料，都要對照歸檔范圍、保管期限表和檔案法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，進行仔細的鑒定甄別，區(qū)分其保存價值，確定其具體的保管期限，分門別類地歸入到相應(yīng)的檔案類別中，使檢索利用變得方便快捷。 以為運營車輛建立檔案為例，要按照貨車、客車、危貨運輸車、出租車等不同車型分類編號，將車輛照片、基本信息、二級維護和車輛技術(shù)檢測報告單、年審表、事故記錄等都存入檔案，通過檔案號檢索，迅速準(zhǔn)確地查閱每輛車的技術(shù)狀況，形成一套行之有效的車輛檔案管理模式，做到查明車輛狀況準(zhǔn)確及時，提取車輛檔案方便快捷。

4.認真履行借閱手續(xù)。 規(guī)范檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性尤為重要。 因工作需查閱檔案者，均要履行嚴格審核程序，檔案管理員對其審批證明進行詳細登記后，方允許在檔案室內(nèi)查閱，并按原位置歸還。 借檔案要有嚴格的時間限制，對于延遲歸還者，檔案人員應(yīng)及時催還，必要時建立超期罰款制度，加快檔案周轉(zhuǎn)。

（二）創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率

檔案管理是手段，是基礎(chǔ)；檔案利用是目的，是檔案工作的中心。 對于企業(yè)而言，檔案利用工作主要是針對企業(yè)內(nèi)部人員，但對于不涉密部分也可以對外開放，尤其是對同行業(yè)開放，實現(xiàn)檔案信息互補、資源共享，提高檔案利用率。 檔案人員要善于通過多種途徑和渠道全方位地開發(fā)檔案信息，內(nèi)容上可以企業(yè)的歷史傳統(tǒng)、行業(yè)特色、服務(wù)對象、經(jīng)營決策等為切入點，提煉富有特色的企業(yè)文化，總結(jié)優(yōu)秀的企業(yè)文化建設(shè)成果。 如可以整合檔案中保存的工商注冊、資產(chǎn)運營、合同履約、稅費繳納、資質(zhì)認證、質(zhì)量管理等反映企業(yè)良好評價的信用信息，一方面可以宣傳企業(yè)，讓外界更明晰地了解企業(yè)的實力狀況、企業(yè)文化，提高企業(yè)的知名度；另一方面，加深員工對企業(yè)的認知和認同感，進一步發(fā)揚企業(yè)的文化精髓，促進企業(yè)振興。

（三）配強配齊檔案人員，提高綜合素質(zhì)，加強檔案隊伍建設(shè)

該公司綜合檔案室積極配合雷鋒車陳列館編研工作

“ 事業(yè)興衰，關(guān)鍵在人”，企業(yè)檔案工作者的素質(zhì)直接影響企業(yè)檔案工作的水平和檔案工作的發(fā)展。 作為企業(yè)，要選準(zhǔn)用好檔案管理人員，將政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、熱愛檔案事業(yè)的人員充實到檔案管理隊伍。 要積極選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們自學(xué)檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

（四）轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平

隨著社會信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心必須向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。 檔案管理的信息化建設(shè)，不僅可以提高檔案管理工作的效率，使檔案管理工作規(guī)范化、透明化、專業(yè)化，而且對于檔案的保護、流通，也起到了一定的推進作用。 將信息化建設(shè)納入到檔案管理之中，才能不斷提高檔案的信息化程度，使檔案管理發(fā)生質(zhì)的飛躍。 因此，交通運輸企業(yè)要大力改善檔案管理工作的軟硬件設(shè)施，確保檔案管理的信息化建設(shè)得以順利推進。

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