信息管理系統(tǒng)在事業(yè)單位應(yīng)用中的問題及對策

邢強

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展，信息管理系統(tǒng)逐漸被人們創(chuàng)建，信息管理工作越來越方便。事業(yè)單位對信息管理系統(tǒng)的需求越來越迫切，近幾年在我國，這方面的技術(shù)也不斷發(fā)展，但是過程當中出現(xiàn)過很多問題。應(yīng)用信息管理系統(tǒng)不可能是一步到位的，各事業(yè)單位要了解自身實際情況，掌握系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫信息的相關(guān)知識，在實際應(yīng)用中不斷地加以改進和完善，才能推進信息管理系統(tǒng)不斷的進步和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：因特網(wǎng)；信息時代；信息管理

中圖分類號：D630 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）11-0071-02

一、信息管理的含義以及它所具有的特征

（一）含義

信息管理指的是人類為了有效地研發(fā)和使用信息資源，依靠現(xiàn)代的信息技術(shù)，將信息資源合理有效地進行計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制等的社會活動。通俗地講，信息管理就是人對信息資源以及一些活動的管理。信息管理的過程包括收集信息、傳輸信息、加工信息以及儲存信息等工作。

（二）特征

1.信息管理的管理特征

管理工作包括信息管理，所以管理的一般性能夠體現(xiàn)在信息管理上。比如說：管理的基本職能我們知道，它是計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，并且管理的主體是組織活動，管理的目標是達到并完成組織的既定目標，然而這些特點在信息管理中同樣得到體現(xiàn)。但是，信息管理又具有自己的一般特點。一是管理的對象是信息資源和信息活動；二是信息管理存在于管理過程之中，有其自身的管理，同時支持其他管理活動。

2.信息管理的時代特征

一是信息需求量迅速擴大。伴隨著世界經(jīng)濟一體化的發(fā)展，世界國與國、國與地區(qū)之間無論是政治、經(jīng)濟還是文化交往逐漸頻繁，以至信息大量產(chǎn)生。同時，信息組織與存儲技術(shù)迅速發(fā)展，使得信息儲存積累可靠便捷。二是信息處理和傳播速度更加迅速。賴于信息技術(shù)的快速發(fā)展，才使信息處理和傳播的速度也不斷加快。三是科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，造成信息處理工作的方法百花齊放。信息對管理工作的作用大大提高，信息的處理方式方法也就變得復(fù)雜。早期所謂的信息加工就是指一種經(jīng)驗性的加工或者就是低級的計算。而現(xiàn)在的加工處理方法不僅要依靠數(shù)學(xué)方法，還要使用數(shù)理統(tǒng)計、和人工智能等方法。

二、信息管理系統(tǒng)的發(fā)展及其作用

（一）信息管理的發(fā)展

信息管理系統(tǒng)早在20世紀80年代初期就已經(jīng)在像美國等發(fā)達的資本主義性質(zhì)的國家得到很大程度上的利用，而且經(jīng)過漫長的不斷研究開發(fā)，以英國為代表，有關(guān)管理信息的系統(tǒng)軟件被廣泛使用在生產(chǎn)生活、運輸交通等各個行業(yè)，早期人們稱信息管理為無紙化、無筆化管理方法。但是因為我們國家的計算機軟、硬件的研發(fā)技術(shù)相對發(fā)達國家是比較落后的，由于經(jīng)濟發(fā)展的滯后性和計算機軟件研發(fā)受限以及軟件研發(fā)人才稀缺，很大程度上對我國管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用造成了影響；就目前而言，我國信息管理系統(tǒng)大部分都是從國外引進的，再進行漢化、改造，變成符合我國事業(yè)單位或各行各業(yè)的信息管理系統(tǒng)，但是，技術(shù)的針對性不是很強，不能夠較好地適應(yīng)我國各行業(yè)的發(fā)展，不符合發(fā)展要求。所以我們國家首要任務(wù)就是要建立自己的信息管理系統(tǒng)，來滿足國內(nèi)各行各業(yè)包括事業(yè)單位的信息管理，減少對國外系統(tǒng)的依賴性，逐步健全我們自己創(chuàng)造的信息管理系統(tǒng)，只有這樣，我們國家才能享受現(xiàn)代化信息時代帶給我們的利益。

（二）信息管理系統(tǒng)的作用

1.輔助分析作用

在事業(yè)單位對內(nèi)部信息和外部信息需要決策和監(jiān)督時，就要依靠各種數(shù)據(jù)信息。如果以人工手動方式來處理數(shù)據(jù)，那樣得到的只能定期報告，很難滿足事業(yè)單位的需要，使得事業(yè)單位的決策活動只能是依靠經(jīng)驗，這樣往往帶有盲目性。但是信息管理系統(tǒng)是通過計算機系統(tǒng)將信息儲存起來，可以隨時提供各種所需的信息，能保證決策監(jiān)督的準確性和及時性。

2.節(jié)約人力、物力

由計算機處理大量、重復(fù)的信息管理工作，所以可以減輕工人的工作強度，關(guān)鍵的是將信息輸入到計算機系統(tǒng)以后，所有的工作都由它來完成處理和保存等工作，這樣可以省略人工方式處理環(huán)節(jié)，最后達到減員并且提高經(jīng)濟效益的成果。

3.信息管理系統(tǒng)可促進事業(yè)單位組織管理的職能優(yōu)化合結(jié)構(gòu)優(yōu)化

信息管理系統(tǒng)的本身就是一項繁瑣的工作，另一個原因就是我國事業(yè)單位存在著管理基礎(chǔ)比較薄弱和管理方式方法不妥當?shù)葐栴}，所以在這問題上，就會涉及事業(yè)單位原有的職能分配問題、機構(gòu)設(shè)置問題是否恰當，因而需要進行管理職能和組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、優(yōu)化。

4.有助于提高事業(yè)單位的組織機構(gòu)的工作效率

當計算機系統(tǒng)進行處理信息時，它的速度遠遠大于人類手工整理的速度，這樣就會使管理信息的提供時間不短縮小，事業(yè)單位部門之間的工作聯(lián)系越來越緊密，大大加快了事業(yè)單位業(yè)務(wù)辦理的速度，從而提高了事業(yè)單位的工作效率。

5.有助于提高事業(yè)單位組織管理人員的綜合素質(zhì)

目前，我國事業(yè)單位在建設(shè)信息管理系統(tǒng)的過程中，最為突出的問題就是報考計算機專業(yè)人員不是很多，而且又缺少懂計算機技術(shù)懂管理的人才；而信息管理系統(tǒng)建設(shè)要依靠技術(shù)管理人員，那么技術(shù)管理人員如果對信息管理系統(tǒng)的一些基礎(chǔ)知識不了解，信息管理系統(tǒng)就不會成功開發(fā)出來。因此，在信息管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，想要保證建設(shè)工作的順利進行，人才培養(yǎng)必須同步進行，進一步提高管理人員的綜合素質(zhì)。

三、事業(yè)單位對信息管理系統(tǒng)的需求

步入21世紀之后，隨著生產(chǎn)力的大力發(fā)展，科學(xué)水平的不斷進步以及辦公工具被人們發(fā)明，造成人們對現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的需求越來越大，依賴程度越來越高。事業(yè)單位也同樣向往現(xiàn)代化辦公的發(fā)展方向，但是需要對大量的信息進行更好地管理，這項工作的確是一項非常繁瑣復(fù)雜的艱巨工作，原因是這些數(shù)據(jù)和信息需要快速的分析處理也要有很高保密要求，以往都是使用人工方法，而存在的弊端多之又多，比如說：浪費辦公人員很多時間和精力，其次人為管理難免會出現(xiàn)錯誤，并且調(diào)節(jié)時也會很是麻煩，費時，隨著計算機時代的發(fā)展以及數(shù)據(jù)庫被廣泛地應(yīng)用，為這些數(shù)據(jù)的分析處理帶來了很大改變，所以事業(yè)單位對這種信息管理的模式迫切需求，因為信息管理系統(tǒng)的建立將給事業(yè)單位的辦公帶來很大便利，這樣就更能夠節(jié)約辦公的時間和人力物力，更能夠有效地進行分類保管。但是任何事物在接觸的初期都會產(chǎn)生磨合，那么事業(yè)單位在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)會有哪些弊端呢？下面讓我們舉例說明。

四、在事業(yè)單位應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題以及解決對策

現(xiàn)如今很多企事業(yè)單位都應(yīng)用了信息管理系統(tǒng)，但由于不同的影響因素，從它的實施效果來看，還有較多不盡人意的地方，而且在不同發(fā)展階段，所表現(xiàn)出來的問題也存在著某種程度上的差異。那么下面主要分析一下存在的問題。

（一）導(dǎo)入階段

1.存在的問題

事業(yè)單位應(yīng)用信息管理系統(tǒng)有什么目的呢？這個問題是每個事業(yè)單位在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)之前明確的首要問題。為了急于滿足事業(yè)單位信息整理的需要，在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)實施過程中就會出現(xiàn)對問題欠考慮的情況。應(yīng)用信息管理系統(tǒng)需要準備好大量的人力、物力、財力各個方面的準備計劃。信息管理系統(tǒng)的載體是一種先進的管理思維，這就要對事業(yè)單位的業(yè)務(wù)流程做出恰當?shù)淖兓约案玫膬?yōu)化。

2.解決導(dǎo)入階段問題的對策

第一，提前做好準備工作，比如說應(yīng)用信息管理系統(tǒng)的可行性分析報告、在事業(yè)單位內(nèi)部的宣傳工作、選擇什么樣的團隊等，做好準備工作，就能為接下來的開發(fā)工作奠定基礎(chǔ)。第二，加強上層管理者對實施信息管理的全面的、清楚認真的認識，這樣就會影響到基層對信息管理系統(tǒng)的認識以及實施的最終狀況。

（二）研發(fā)階段

1.存在的問題

研發(fā)階段過程中首要問題就是信息管理系統(tǒng)研項目依靠什么方式？如果采用外包方式，軟件開發(fā)商需要承擔軟件開發(fā)及維護等一系列的工作。如果采用內(nèi)部研發(fā)方式，事業(yè)單位的內(nèi)部員工需要承擔相同的工作，這樣一來，就對事業(yè)單位信息管理研發(fā)人員的要求比較高。就目前國內(nèi)情況來說，現(xiàn)在一部分事業(yè)單位都采用研發(fā)外包的方式，但是外包往往使事業(yè)單位不重視調(diào)研和開發(fā)，缺乏研發(fā)的積極性，認為把研發(fā)的工作交給開發(fā)商做就可以了，這樣就造成在應(yīng)用的時候軟件不符合事業(yè)單位的實際需求。

2.解決研發(fā)階段問題的對策

研發(fā)工作需要建立在市場調(diào)研的基礎(chǔ)上。如果在市場調(diào)研方面沒有基層參與，只有事業(yè)單位的上層領(lǐng)導(dǎo)獨自決定，容易造成信息管理系統(tǒng)不能滿足整個事業(yè)單位機構(gòu)的真實需要結(jié)果就是造成資源的浪費和效率提高不明顯的情況。因此技術(shù)人員需要在基層員工的幫助下進行技術(shù)建模，要盡量定制出適合事業(yè)單位各個機構(gòu)的信息管理系統(tǒng)。

（三）運行階段

1.存在的問題

雖然在研發(fā)階段解決了遇到的困難，但是不代表運行階段就會輕松很多。例如研發(fā)階段過程中解決的大多數(shù)問題都是技術(shù)上的，但是在運行階段需要解決的問題更多是屬于“人”的問題?！靶畔ⅰ焙汀叭恕笔切畔⒐芾硐到y(tǒng)的最重要兩個部分。信息管理系統(tǒng)是一個技術(shù)問題，也是“人”的問題。管理信息系統(tǒng)需要靠人來實施，而因為系統(tǒng)的實施會帶來對員工的觀念的沖擊，使其產(chǎn)生預(yù)期的效益是一個重要的問題。

2.解決運行階段問題的對策

推進信息管理系統(tǒng)的實施工作正如上文所分析：信息管理系統(tǒng)實施的過程中要考慮很多有關(guān)“人”的因素。事業(yè)單位的信息化想要一步到位很困難，要根據(jù)實際情況不斷地推進。在起步階段不一定要馬上建立一個完整的系統(tǒng)，而是要根據(jù)事業(yè)單位本身的特點腳踏實地一步一步地進行。

五、意見和建議

事業(yè)單位應(yīng)用信息管理系統(tǒng)不可能是一步到位的，還需要在很多方面去進行改進，那么就其安全性設(shè)計而言可以從幾個方面加以改進：一是由于事業(yè)單位自身存在的特點，對其信息管理的安全性要求很高。在引入的階段必須要注意機構(gòu)身份的識別，事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息進入信息管理系統(tǒng)必須要嚴格把關(guān)。二是對于單位內(nèi)部的信息的進入和管理的工作要做到責任到個人，這樣就避免任何的細節(jié)性錯發(fā)的發(fā)生。三是利用其他與事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)相關(guān)的安全保護系統(tǒng)為工具，對數(shù)據(jù)庫信息的安全進一步保護。

事業(yè)單位對信息管理系統(tǒng)的需求越來越迫切，但在進行引進信息管理系統(tǒng)時，要了解自身的實際情況，準確掌握系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫信息的相關(guān)知識，才能推進信息管理系統(tǒng)不斷的進步和發(fā)展。

參考文獻：

[1]周三多.管理學(xué)——原理和方法[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2008.

[2] 用友軟件股份有限公司.申銀萬國管理信息系統(tǒng)案例解析[EB/OL].http：//www.cbinews.com/casestudy/news/748.html.

[2005-12-22].

（責任編輯：田苗）