論企業(yè)信息化建設(shè)困境及對策

陳于斯

【中圖分類號】F270.7【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0432-02

近年來計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，為加速企業(yè)信息化提供了硬件基礎(chǔ)，而越來越多的信息從業(yè)人員的產(chǎn)生以及計(jì)算機(jī)使用的工具化也為企業(yè)信息化創(chuàng)造了軟條件。由于信息化工作能夠前所未有的提高效率，極大的降低管理、作業(yè)成本。為此，各大企業(yè)爭先恐后的跨入信息化行業(yè)，然而，事與愿違，很多企業(yè)為了信息化，建立了大量的信息系統(tǒng)、平臺，花了不少錢，費(fèi)了不少力，但實(shí)際工作效率并未達(dá)到預(yù)想目標(biāo)，甚至還不如信息化之前，這是為什么呢？

作為一個(gè)IT從業(yè)人員，我從近20年的計(jì)算機(jī)使用經(jīng)歷以及工作所涉及的內(nèi)容，就信息系統(tǒng)的建設(shè)，談一談我的理解。

國內(nèi)很多企業(yè)在2000年以前就逐步開始引入信息化系統(tǒng)的建設(shè)，從最基礎(chǔ)的OA系統(tǒng)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)、再到ERP，從無到有、從簡單到復(fù)雜，從到辦公自動化到供應(yīng)鏈管理，依托信息化系統(tǒng)逐步實(shí)現(xiàn)了三流貫通、四流匯通，這些系統(tǒng)的建設(shè)對企業(yè)的發(fā)展確實(shí)功不可沒，提高了效率。然而，某些系統(tǒng)的開發(fā)使用并沒有給大家工作帶來太多的便利，更有的反而降低了工作效率，大家在使用中怨聲載道。我認(rèn)為出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因在于信息化不夠徹底，或者說單純的被信息化了。

現(xiàn)狀：目前很多企業(yè)建立了大大小小的各類信息系統(tǒng)，很多工作需要操作多個(gè)系統(tǒng)來完成，存在重復(fù)操作的情況，而且部分工作是信息化操作和紙質(zhì)操作并行，這就使得工作量變大，信息化工作只拘泥于形式、表面化。

我認(rèn)為企業(yè)信息化發(fā)展目前面臨以下困境：

一、系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

二、系統(tǒng)建設(shè)歸口不統(tǒng)一

三、系統(tǒng)管理功能不充分

為什么得出以上結(jié)論，我的觀點(diǎn)如下：

1、信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

多數(shù)企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)主要通過招標(biāo)的方式，甲方提需求，乙方承擔(dān)開發(fā)任務(wù)來進(jìn)行的。但是每個(gè)承建方所建立的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)各不相同，在由于功能需求進(jìn)行系統(tǒng)對接時(shí)往往需要另作接口軟件，這樣不僅降低了數(shù)據(jù)交換效率，而且增加了開發(fā)成本。

2、系統(tǒng)建設(shè)歸口不統(tǒng)一

信息系統(tǒng)的建設(shè)工作應(yīng)當(dāng)由信息技術(shù)部門來承擔(dān)，但是很多企業(yè)存在財(cái)務(wù)系統(tǒng)單列的情況，財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)仍由財(cái)務(wù)部門承擔(dān)，這就使得財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)不歸口，與其他信息系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的口徑，存在數(shù)據(jù)壁壘，缺乏功能延展性。雖然財(cái)務(wù)工作由于其特殊性需要相對的獨(dú)立，單將其獨(dú)立于統(tǒng)一的管理系統(tǒng)之外，既不利于數(shù)據(jù)共享，又不利于數(shù)據(jù)挖掘、加工以及決策等工作的開展，是不科學(xué)的。

3、系統(tǒng)管理功能不充分

目前，多數(shù)信息系統(tǒng)管理功能不夠充分，缺乏延展性，就拿某企業(yè)合同審批流程來說，上級公司的合同審批是信息化的，但是下級單位的合同審批流程卻仍為紙質(zhì)，究其原因，發(fā)現(xiàn)下級單位的信息系統(tǒng)并沒有合同審批這一功能和流程，這也是信息化發(fā)展不平衡的一個(gè)因素。

那么，如何在信息系統(tǒng)建設(shè)上有所突破，將信息系統(tǒng)建成一個(gè)更加有利于提高工作效率，更加有助于管理決策，建成一個(gè)確實(shí)好用，大家想用、愛用的系統(tǒng)，讓信息化工作不再停留在表面，我認(rèn)為應(yīng)該解決以下幾個(gè)方面的問題。

一是系統(tǒng)建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。很多企業(yè)信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃，總是想到哪里建到哪里，本來可以集成在一起的功能被建成了若干子系統(tǒng)，最讓人頭疼的是由于沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式導(dǎo)致各系統(tǒng)間信息共享困難，也許有人會說，可以開發(fā)數(shù)據(jù)接口，但數(shù)據(jù)接口的使用一是由于存在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，增加系統(tǒng)運(yùn)行壓力，二是會提高開發(fā)成本。

二是對信息系統(tǒng)缺乏認(rèn)識，缺乏信心。很多企業(yè)雖然花大力氣建設(shè)了信息系統(tǒng)，功能也比較全面，然而系統(tǒng)使用效率卻非常之低，大量工作仍然是紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，糾其原因，是對信息系統(tǒng)的不信任，認(rèn)為紙質(zhì)的保險(xiǎn)，使網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，無紙化成為空談。

那該如何解決以上問題呢？我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手。

（一）做好系統(tǒng)規(guī)劃

系統(tǒng)規(guī)劃決定了信息系統(tǒng)涵蓋的范圍，明確了系統(tǒng)所涉及業(yè)務(wù)和管理內(nèi)容，為系統(tǒng)調(diào)研的開展確定了方向。系統(tǒng)規(guī)劃的眼光必須放長遠(yuǎn)，在滿足目前業(yè)務(wù)和管理需求的基礎(chǔ)上對系統(tǒng)的定義上必須有一定的延展性和柔性，便于隨時(shí)增加內(nèi)容。在我的調(diào)查中，就發(fā)現(xiàn)某些企業(yè)由于系統(tǒng)規(guī)劃做得不到位，出現(xiàn)了信息系統(tǒng)繁多，資源共享困難，管理脫節(jié)的現(xiàn)象，不僅增加了建設(shè)成本，而且沒有達(dá)到信息化的目的。

所以一個(gè)好的信息系統(tǒng)，規(guī)劃相當(dāng)重要的，它的好壞直接影響到信息化程度以及后期系統(tǒng)維護(hù)成本。

（二）重視系統(tǒng)調(diào)研

調(diào)研就是收集、整理、分析的總和，是工作開展的基礎(chǔ)。一次好的調(diào)研必須是在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。怎樣才能算是一次好的系統(tǒng)調(diào)研，我認(rèn)為必須具備以下幾個(gè)方面：

1、制作調(diào)研方案

調(diào)研方案包括調(diào)研時(shí)間、對象、內(nèi)容、范圍等要素。特別是在調(diào)研對象的選擇上十分考究的，很多調(diào)研者調(diào)研的對象多為領(lǐng)導(dǎo)層，對具體操作崗位的調(diào)研特別粗糙，實(shí)際上運(yùn)用系統(tǒng)最多的，為決策提供數(shù)據(jù)支持的往往是基層操作人員。所以，調(diào)研工作因該是自下而上、由業(yè)務(wù)到管理，多維度、多方式的進(jìn)行，這樣才能讓整個(gè)調(diào)研工作有血有肉，全面完善。

2、發(fā)布方案

提前將調(diào)研方案發(fā)布給被調(diào)研者，讓被調(diào)研者有足夠的時(shí)間對問題、需求進(jìn)行梳理，讓調(diào)研工作切實(shí)有效。

3、知識準(zhǔn)備

一是調(diào)研前調(diào)研人員必須了解被調(diào)研企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)、管理工作大致內(nèi)容，以便于與被調(diào)研人員的溝通。二是調(diào)研人員要具備系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及功能實(shí)現(xiàn)等相關(guān)知識，便于對被調(diào)研者的需求進(jìn)行必要的解答。三是調(diào)研組必須有被調(diào)研單位人員參與，便于工作協(xié)調(diào)和對一些業(yè)務(wù)、管理內(nèi)容的解釋。

4、現(xiàn)場調(diào)研

在現(xiàn)場調(diào)研的時(shí)候做到“三多”，多聽、多問、多記。多聽業(yè)務(wù)、管理流程介紹，多問需求和期望，多記重點(diǎn)環(huán)節(jié)、重點(diǎn)業(yè)務(wù)、重要需求。

5、調(diào)研反饋

在完成一次調(diào)研過后，需要對所得到的信息進(jìn)行整合、加工，形成一份系統(tǒng)范圍報(bào)告，并反饋給被調(diào)研者，讓他們提出建議意見，裨補(bǔ)闕漏。調(diào)研工作不能一蹴而就，它就像質(zhì)量管理一樣，也有一個(gè)PDCA循環(huán)，只有通過反復(fù)的調(diào)查、分析、討論和思考才能使調(diào)研工作行之有效，為最終系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)提供資料和參考。

（三）建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

建立統(tǒng)一的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的目的在于對系統(tǒng)的構(gòu)架、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范。目前就存在很多企業(yè)擁有幾個(gè)不同類型的信息系統(tǒng)，分別由不同單位承建，數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)都不同，信息共享困難。由此可見建立系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的重要性，通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、格式，可有效解決不同系統(tǒng)間信息共享的問題，減少或避免由標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一形成壁壘產(chǎn)生的接口開發(fā)費(fèi)用。

（四）提高信息化認(rèn)識

前面也提到，很多員工、特別是老員工對信息系統(tǒng)的使用存在較多的疑慮，怕數(shù)字化的東西不保險(xiǎn)。這種疑慮是可以理解的，以前也出現(xiàn)過很多病毒爆發(fā)導(dǎo)致的設(shè)備損壞、數(shù)據(jù)丟失的情況，但大多是由于疏于防范的結(jié)果，對于這些問題，只要準(zhǔn)備比較充分，有較好的應(yīng)急機(jī)制（比如備份）是可以避免或者把問題控制在一定的范圍內(nèi)的。

任何事物都存在不確定性，如果為了可控的風(fēng)險(xiǎn)而放棄提高工作質(zhì)量和效率的機(jī)會是不明智的。這里就以銀行為例子，銀行業(yè)對信息安全要求是很高的吧，但他們信息化速度卻極快，對信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的依賴越來越大，從銀行卡在到網(wǎng)上銀行乃至手機(jī)銀行和國際結(jié)算業(yè)務(wù)都實(shí)現(xiàn)了信息化。反而紙質(zhì)的存折、憑證卻使用得越來越少。難道他們不怕風(fēng)險(xiǎn)？答案當(dāng)然是否定的，在可控風(fēng)險(xiǎn)范圍內(nèi)能夠極大的提高效率、降低成本的工具有什么理由不去使用它呢。

希望以上觀點(diǎn)能夠?yàn)槠髽I(yè)信息化建設(shè)走出困境，真正實(shí)現(xiàn)從企業(yè)信息化到信息化企業(yè)的根本轉(zhuǎn)變提供參考和幫助。以上是我對企業(yè)信息工作建設(shè)的一點(diǎn)認(rèn)識和建議，或許存在這樣或那樣的問題，如有不足之處，請大家斧正。