淺析電子檔案的整理與保護

張紅

【摘 要】現(xiàn)代電子以及計算機的普及、技術的飛躍，我們的生活變得越來越數(shù)字化。在這個數(shù)字化的時代，我們的電子檔案變得越來越多，越來越復雜，電子檔案的整理以及保護也變得非常的重要。本文主要介紹了現(xiàn)代電子檔案的整理以及對電子檔案的保護。

【關鍵詞】電子檔案 整理 保護

【中圖分類號】G27【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0308-01

1、前言

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。現(xiàn)在電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。[1]我們的電子文件現(xiàn)階段存在著快速的信息爆炸增長的問題，所以我們需要迫切的去對信息資源進行管理，只有整理好了科研、教學、生產以及基建等才能順利的進行，電子檔案的價值也能得到長期的利用，所以我們要認識到電子檔案整理和保護的重要性，并對它們進行更加深入的研究。

2、電子檔案的整理

2.1 文書電子檔案整理

對于一般的文書類的電子檔案的整理，我們首先要規(guī)范電子文書，然后對收集到的電子文書進行集中組盤，接著我們要用統(tǒng)一的規(guī)范的數(shù)據(jù)庫結構來對電子文書進行整理、命題，最好整理建立一個系統(tǒng)的文件目錄，這樣可以更好的查找。對于那些紙質的要進行電子整理的。我們首先要把文件掃描并上傳至網(wǎng)絡，然后在網(wǎng)上進行文件的傳遞、批辦以及督辦。在文檔整理完成以后，相關的部門還應該根據(jù)文件具體的重要性來指定文件的保管和保密，再進入檔案部門，審查，最后放到電子檔案的數(shù)據(jù)庫。[2]

2.2 人事檔案電子歸檔

對于那些人事檔案的電子材料，我們拿到以后最先要做的就是對干部的信息進行數(shù)據(jù)庫建立，要加上豐富的文字以及多媒體信息。文字的信息主要指的是干部的綜合信息，這樣全面的收錄可以為以后大范圍的應用提供基礎支持。多媒體由于具有視頻、圖像的管理難、容量大、調用慢等特點，所以管理起來比較困難。我們如果只使用簡單的文字，無法很好的滿足現(xiàn)在日益增多的數(shù)據(jù)量管理、調用更新等要求。所以，分布式多媒體數(shù)據(jù)庫的有必要引進來增強多媒體數(shù)據(jù)應用。

2.3 科技電子文件歸檔

作為科技類的電子文檔其實有很多種，這些科技類的電子文檔大體分為設備、基建、聲像、科研等?？萍茧娮游募拇鏅n主要是根據(jù)管理要求掃描基建檔案的信息，在掃描完成以后按卷、圖、序等方式相連接，方便終端用戶檢索。[3]對于那些設備檔案材料。由于很多的商家現(xiàn)在提供的很多技術、設備以及圖紙都慢慢的轉向了電子化，所以我們在進行設備材料的文件整理存檔的時候除了一般的文檔整理步驟，還需要詳細的附上設備對工作平臺、環(huán)境等的要求和設備的注意事項。

3、電子檔案的管理保護

3.1 電子檔案的保護

電子檔案的保存，大多數(shù)還是脫機保存的，在以前的一段時間，人們使用軟盤來存儲數(shù)據(jù)，后來隨著技術的發(fā)展，光盤慢慢的替代了軟盤。作為新時期的載體存貯介質，光盤可以更加的對抗干擾，并且他們的結構非常的穩(wěn)定，可以保存更長的時間。光盤刻錄設備幾乎是每一個檔案管理部門都必不可少的設備，這樣可以很方便的把電子文檔轉移到光盤上去。但是由于一些特殊的原因，還有一部分軟盤仍然在行駛這他們的職能，我們在進行電子檔案保護的時候要特別的注意軟盤以及光盤的保護。

3.2 軟磁盤的保護

首先，規(guī)格要統(tǒng)一，最好使用3.5的高保密軟盤，另外，軟盤的質量也非常的重要，這直接關系這數(shù)據(jù)的安全和電子檔案的保存時間。軟盤的保管條件要做到規(guī)范統(tǒng)一，不允許把磁盤放在有強的磁場、震動、有腐蝕氣體、有灰塵的地方。環(huán)境的濕度最好控制在百分之五十左右，溫度最好控制在20度左右。另外各部門還要加強病毒檢測，確保電子文件保存的磁盤沒有病毒。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。最后如果條件允許，我們應該把軟磁盤載體換成光盤，這樣才能存放的更加的長久。

3.3 光盤的保護

3.3.1 排放、使用要規(guī)范

我們在存放光盤的時候要把光盤放在盒子里然后直立放置，不讓光盤堆疊，防止翹曲，在光盤使用的過程，我們也要盡量的避免劃痕、摩擦。

3.3.2 溫度、濕度良好

如果光盤放置的溫度過高或者太潮濕，光盤就很容易氧化、變形甚至片基霉變。所以我們要把光盤放在l 4—2 4℃，濕度4 0%一6 5%的環(huán)境里面。

3.3.3 做好避光工作

由于光盤的保護層是塑料的，所以會受到紫外光的傷害，如果陽光直射光盤就會提前老化。所以，我們要注意光盤的避光。做好是定期復制，一般來說磁盤是2年，光盤是5年，這些年過后最好轉儲，轉儲后使用原載體編號繼續(xù)保存。

4、總結

雖然紙質的檔案內容比較原始真實，有著很好的憑證性，耐于保存，但是新興的電子檔案，結合豐富多彩的多媒體，就可以圖文并茂，建立一個生動的形象。電子檔案的儲存介質作為多媒體光盤能夠極大地縮小檔案的存儲空間，也有著很好的存儲擴展能力，可以更好的保存、管理檔案，并促進檔案信息載體向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展，從而使檔案信息資源共享成為可能，信息傳輸迅速、廣泛，便于查詢與管理，方便快捷，電子檔案有著非常光明的前景。

電子檔案的整理和保護隨著科技的發(fā)展會越來越普遍，對于整理和保護的技術要求也會越來越高，所以，我們應該深入的研究，認真的對待，最好電子檔案的整理和保護，為以后的電子檔案發(fā)展做好鋪墊。除了做好對電子檔案整理和保護的基本認識和注意事項，我們還要做好相關法規(guī)的完善，建立健全合理、科學、嚴密的制度，只有這樣才能更好的規(guī)范和維護電子檔案的安全。

參考文獻

[1] 李仕寶.電子文件歸檔與電子檔案管理初探[J].農業(yè)科技管理，2009（05）：41～43

[2] 張世剛.加檔案信息的加強保護作用[J].中國檔案，2006（07）：59-60

[3] 潘蓉.電子檔案對傳統(tǒng)檔案管理方式的影響[J].山西檔案2009（增刊）：10-11