淺談Excel中常用快捷鍵的妙用與數(shù)據(jù)輸入技巧

賈曉鳴

【摘 要】目前，Excel軟件廣泛應用于數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析等各個領域，熟練掌握軟件的各項功能，會給我們提供許多幫助，同時掌握一些快捷鍵的妙用以及一些簡便的數(shù)據(jù)輸入技巧將能夠給我們提供許多方便。文章通過對Excel的常用技巧進行歸納，提供了一些能夠經常用到的、易于操作的快捷鍵的使用方法和一部分數(shù)據(jù)輸入的簡便技巧，這對于更好的指導軟件應用，提高工作效率，減輕工作壓力等方面有著積極的意義。

【關鍵詞】Excel軟件；快捷鍵；數(shù)據(jù)輸入

【中圖分類號】TP317【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0113-01

Excel做為日常極其普及的辦公軟件，廣泛地應用于報表統(tǒng)計、帳單管理、計劃跟蹤等眾多領域。在進行各種數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析和輔助決策的過程中，經常需要進行許多復雜、繁瑣的操作，往往導致辦公效率極低，如果能夠掌握一些快捷鍵的使用方法以及一些數(shù)據(jù)的輸入技巧，往往能夠達到事半功倍的效果。

一、常用快捷鍵的妙用

1、Ctrl鍵

快速復制單元格。先選定單元格，然后移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左鍵并拖動到新位置，在釋放鼠標之前按下Ctrl即可復制單元格。先選中下面的單元格，按“Ctrl+（為英文狀態(tài)下的單引號）”組合鍵，即可將上一單元格的內容快速復制下來。

快速選擇選中不連續(xù)的單元格。在選擇單元格（行、列）時，同時按住Ctrl鍵可以選中不連續(xù)的單元格（行、列）。

同時在多個單元格中輸入相同內容。選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，單元格可以是相鄰的，也可以是不相鄰的，然后鍵入相應數(shù)據(jù)，按“Ctrl+Enter”鍵即可。

快速輸入系統(tǒng)日期。按下Ctrl+；組合鍵，即可快速輸入系統(tǒng)日期[1]。

CTRL+TABLE可以在EXCEL的各個窗口中切換。Ctrl+～鍵可以使所有列寬在原有基礎上增加一倍，再按一次恢復。

2、Alt鍵

快速換行。在使用Excel制作表格時，經常會遇到需要在一個單元格輸入一行或幾行文字的情況，可以在選定單元格輸入第一行內容后，在換行處按“Alt+回車鍵”，即可輸入第二行內容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。

讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一。在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕，然后按住“Alt”鍵插入一文本框，就能保證文本框的邊界與工作表網(wǎng)格線重合。

快速創(chuàng)建Excel圖表。選好單元格后按下“Alt+F1”可以快速創(chuàng)建一個圖表，或者選擇需要繪制的數(shù)據(jù)并按下F11鍵，也可得到相同的結果。

3、Shift鍵

快速選擇單元格。在選擇單元格（行，列）時，同時按住Shift鍵可以選中連續(xù)的單元格（行、列）。

繪制平直直線。在應用直線繪制工具時，只要按下Shift鍵，則繪制出來的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫巍⒗L制橢圓形即變?yōu)閳A形。

4、F4鍵

重復功能。Excel中F4鍵的作用極其突出，在很多情況下起“重復”作用。比如在工作表內進行設置格式、插入/刪除行列、插入一個新工作表等時，只要按下F4鍵便可以重復上一個操作，這樣可以大大提高工作效率。

轉換公式中單元格及區(qū)域的引用方式。在Excel中輸入公式時，正確使用F4鍵，就能簡單地對單元格的相對引用和絕對引用進行切換。對于某單元格所輸入的公式為“=SUM（B4：B8）”。選中整個公式，按下F4鍵，該公式內容變?yōu)椤?SUM（$B$4：$B$8）”。

5、回車鍵

回車鍵有粘貼功能，當復制的區(qū)域還有閃動的復制邊框標記時（虛線框），按下回車鍵可以實現(xiàn)粘貼功能。 注意：不要在有閃動的復制邊框標記時使用回車鍵在選定區(qū)域內的單元格間進行切換，此時你應該使用Tab鍵或方向鍵進行單元格切換。

二、數(shù)據(jù)輸入技巧

1、輸入0值

一般情況下，在Excel表格中如果直接輸入前面帶0的數(shù)字如“001”，則確定后單元格內顯示“1”，前面的0被丟掉了?？梢酝ㄟ^以下方法來避免出現(xiàn)這種情況：先選中所有需要輸入前面帶0數(shù)字的單元格，再在任一被選中的單元格上單擊右鍵，選“設置單元格格式”，在彈出的對話框中單擊“數(shù)字”標簽，再在“分類”框中選“文本”即可。

另外還有簡單的辦法：在輸入數(shù)據(jù)時先打一個單引號，再輸入前面帶0的數(shù)字，前面的0就不會被丟掉了。如：要輸入“001”則在單元格內鍵入“‘001”即可。

2、輸入位數(shù)較多的數(shù)字

如果向Excel中輸入類似身份證號碼這樣位數(shù)比較多的數(shù)值，系統(tǒng)會自動將其轉為科學計數(shù)的格式，解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設置，可以實現(xiàn)，但操作很慢。在輸入這些數(shù)值時，只要在數(shù)值的前面加上一個小“”就可以實現(xiàn)。

3、輸入含小數(shù)點的數(shù)字

當需要輸入大量帶有小數(shù)點的數(shù)字時，例如0.0345，通常是分別輸入“0”、“.”、“0”、“3”、“4”、“5”共5個數(shù)字，不僅容易出錯，而且效率也很低?？梢岳肊xcel中的自動設置小數(shù)點的功能，達到提高輸入速度的目的。方法為：打開“工具→選項→編輯”標簽頁（Excel2007中為office按鈕→Excel選項→高級→編輯選項→自動插入小數(shù)點→位數(shù)），首先勾選“自動設置小數(shù)點”復選框，再在“位數(shù)”編輯框中設置小數(shù)點右邊的位數(shù)就行了。這樣，帶小數(shù)點的數(shù)字時，就只需要直接輸入數(shù)字，而可以省略小數(shù)點的輸入，它會在回車鍵后自動定位[2]。

4、輸入特殊符號

有時，在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時可以采用一次性替換的方法來解決。先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X，但不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，單擊“編輯→替換”命令，打開“替換”對話框，在“查找內容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換為”下面的方框中輸入“※”，將“單元格匹配”前面的鉤去掉，然后按“全部替換”按鈕，就可一次性全部替換完畢。

5、輸入姓名

在Excel表格中輸入姓名時為了美觀，一般要在姓名中間空出一個字的間距[3]。按空格鍵是一個辦法，但比較麻煩，可以將名單輸入后，選中該列，點擊“格式→單元格→對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對齊”，最后將列寬調整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。

6、輸入分數(shù)

在單元格中輸入“0 3/4”（中間有一個空格），則顯示為分數(shù)3/4，反之則會顯示為日期3月4日。

三、總結

通過深入的提煉和匯總分析，將會得到更多的軟件使用技巧，隨著這些常用快捷鍵靈活運用和數(shù)據(jù)輸入技巧的熟練掌握，將會給我們的工作帶來更多的便利。

參考文獻

[1] 帥麗梅.Excel若干使用技巧詳解. 計算機光盤軟件與應用，2012，12：146～147.

[2] 王春紅.Excel使用技巧.山東農機化，2010，04： 36～37.

[3] 王軍波.Excel中數(shù)據(jù)輸入使用技巧分析.科技資訊，2011，21： 27