關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)如何進(jìn)行有效工作分析的思考

趙慧敏

【摘要】工作分析是人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，也是實(shí)施人力資源管理六大模塊的重要前提和基礎(chǔ)。目前，越來越多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到人力資源管理在企業(yè)的重要性，也相繼引用了工作分析等人力資源管理的相關(guān)方法和技術(shù)。但是，盡管現(xiàn)在已經(jīng)掌握了多種工作分析的方法，企業(yè)也投入了大量的人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間，但是在具體實(shí)踐過程中，卻受到了員工的抵觸、不配合，導(dǎo)致結(jié)果與預(yù)期相差太遠(yuǎn)，最終的得到的工作說明書也束之高閣，那么如何進(jìn)行行之有效的工作分析，讓工作分析真正能為企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展、組織設(shè)計(jì)及其他管理活動(dòng)服務(wù)，就成為了擺在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理者面前需要思考的問題之一。本文從工作分析前、中、后三個(gè)階段分別進(jìn)行思考探討，尋求使工作分析行之有效的方式方法。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理；工作分析；方式方法

現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的核心是如何解決人與組織的關(guān)系問題，而這一命題自然地集中在人與組織的結(jié)合點(diǎn)——工作及崗位上。因此，工作分析也就成為人力資源管理中最為基礎(chǔ)與核心的一項(xiàng)工作，在人力資源管理各項(xiàng)活動(dòng)中有著廣泛的應(yīng)用。工作分析是人力資源開發(fā)與管理最基礎(chǔ)的工作。只有做好工作分析及其設(shè)計(jì)工作，才能據(jù)此完成企業(yè)人力資源規(guī)劃、招聘選拔及配置、員工培訓(xùn)開發(fā)、績效考核、員工職業(yè)生涯規(guī)劃、薪酬管理等相關(guān)的工作。

一、工作分析的含義及地位

工作分析的實(shí)質(zhì)是通過觀察和研究，確定關(guān)于某種特定職務(wù)的性質(zhì)的一種程序，也就是說，工作分析就是把每個(gè)職務(wù)的內(nèi)容加以分析，清楚的掌握該職務(wù)的固定性質(zhì)和組織內(nèi)職務(wù)之間的相互關(guān)系的特點(diǎn)，從而確定該職務(wù)的規(guī)范，并確定工作人員在履行職務(wù)上應(yīng)具備的技術(shù)、知識(shí)、能力和責(zé)任。是研究某項(xiàng)工作所包含的內(nèi)容及工作人員必需的技術(shù)、知識(shí)、能力與責(zé)任，并區(qū)別本工作與其他工作的差異。工作分析是一項(xiàng)管理活動(dòng)，它的結(jié)果是形成崗位說明書，可以有效地協(xié)調(diào)與配置不同勞動(dòng)者的工作

人力資源管理系統(tǒng)主要包括六大模塊：人力資源開發(fā)；人才招聘；員工培訓(xùn)；績效考核；薪酬管理；員工關(guān)系。然而企業(yè)在開展這六大模塊過程中，工作分析扮演著至關(guān)重要的角色。若忽視了工作分析的作用，則在績效評(píng)估時(shí)會(huì)出現(xiàn)考核無依據(jù)，設(shè)計(jì)薪酬不公平，培訓(xùn)無針對(duì)性，目標(biāo)管理責(zé)任制無法完全落實(shí)等問題，同時(shí)也會(huì)挫傷員工的積極性，并影響企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益。如果一個(gè)組織的招聘者不知道勝任某項(xiàng)工作所必需的資格條件，那么員工的選擇也就必然是漫無目的的。同樣，如果缺少適當(dāng)?shù)墓ぷ髡f明和工作規(guī)范，就會(huì)在缺乏清晰的文件指導(dǎo)下去招聘、選擇員工。顯然這樣做的結(jié)果將會(huì)是極其糟糕的，甚至是災(zāi)難性的。

二、分析前宣傳動(dòng)員，明確目的，消除員工的恐懼感

應(yīng)該在分析工作實(shí)施前做好充分的準(zhǔn)備與鋪墊，工作分析之前的準(zhǔn)備工作包括與企業(yè)高層充分溝通，獲得高層的大力支持；召開全員參加的工作分析啟動(dòng)會(huì)議，宣講工作分析的理念，讓員工知道工作分析的主要目的是為了設(shè)計(jì)高效運(yùn)行的組織結(jié)構(gòu)、制定考核標(biāo)準(zhǔn)及方案，設(shè)計(jì)公平合理的薪酬福利制度等；向員工解釋工作分析小組成員組成，公開工作分析的執(zhí)行步驟、方法和流程。總之，只有做好準(zhǔn)備和鋪墊，才能減少員工對(duì)工作分析的陌生，讓員工心中有數(shù)，刻意的“神神秘秘”只會(huì)引起員工的反感與抵觸。

三、分析中層層落實(shí)

工作分析過程中將著重從3W人手分析，3W是指工作分析分析做什么（what）、何時(shí)分析（when）及由誰來參與分析（who）。

（一）分析什么

通過工作分析，我們要獲得以下5方面的信息：1）工作的關(guān)系，這包括工作的內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系。內(nèi)部關(guān)系涉及到上下級(jí)關(guān)系，即該崗位的直接上級(jí)和直接下級(jí)是誰，與公司內(nèi)部哪些部門或崗位有合作關(guān)系。外部關(guān)系是指該崗位與哪些政府部門、企業(yè)機(jī)構(gòu)或其他組織有聯(lián)系。2）工作職責(zé)。包括員工的主要工作內(nèi)容是什么，每項(xiàng)內(nèi)容在整體工作中的重要性是怎樣的，任務(wù)的負(fù)責(zé)程度等。3）崗位的發(fā)展路線。這分為員工發(fā)展和自我發(fā)展兩種。自我發(fā)展針對(duì)每一位員工，他們?yōu)榱俗龊帽韭毠ぷ骷氨旧淼陌l(fā)展需要接受哪些培訓(xùn)；員工發(fā)展針對(duì)管理人員崗位，管理人員崗位需要對(duì)其下屬做出什么樣的培訓(xùn)安排。4）工作條件與環(huán)境。工作環(huán)境包括工作的地點(diǎn)、有無噪音和有害氣體、室內(nèi)溫度；工作條件包括該崗位完成工作任務(wù)需要哪些工具、機(jī)器和設(shè)備等，比如秘書所用的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、一般文具等。5）工作對(duì)任職人員的要求。這包括受教育程度、工作經(jīng)驗(yàn)、崗前培訓(xùn)種類、身體條件、心理素質(zhì)、性格和特殊技能。特殊崗位還需要上崗證資格。工作分析一定要在工作崗位已經(jīng)明確的前提下才能做。如果組織結(jié)構(gòu)比較混亂或是處理機(jī)構(gòu)改革過程中，許多工作崗位還未確定的話，一定要在組織結(jié)構(gòu)和工作崗位確定后，再行工作分析。否則，所獲得的信息對(duì)企業(yè)幾乎沒有任何價(jià)值。

（二）何時(shí)分析

許多事件都可能觸發(fā)工作分析需求。比如，員工總覺得自己的工作任務(wù)不明確，人力資源部為了選拔和培訓(xùn)員工的需要，或組織機(jī)構(gòu)調(diào)整后。更確切地說，一旦崗位發(fā)生變動(dòng)，便是進(jìn)行工作分析之時(shí)。部分發(fā)展良好的企業(yè)更是定期進(jìn)行工作分析，以適應(yīng)組織的動(dòng)態(tài)發(fā)展，尤其是一些高科技公司。聯(lián)想的工作分析是每三個(gè)月進(jìn)行一次。讓員工知道企業(yè)對(duì)自己的期待是什么，管理層知識(shí)下屬需要做什么，有關(guān)工作職責(zé)和績效考核標(biāo)準(zhǔn)的誤解和沖突就可減到最少。此外，工作分析結(jié)果還能促使管理層在招聘或解雇員工時(shí)，依據(jù)工作的職責(zé)和要求，而不是空口無憑地對(duì)待員工，因此可消除不公平用人現(xiàn)象，也幫助管理層避免因此可能帶來的官司。

（三）由誰參與分析

為了保證工作分析的順利進(jìn)行，在開始工作前需要組織一個(gè)團(tuán)隊(duì)，其成員包括：企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理、咨詢公司的專業(yè)咨詢師。這些成員包括：總經(jīng)理、中層管理人員角色、工作分析員的角色、咨詢師的角色、普通員工的角色。

四、分析后及時(shí)反饋，增強(qiáng)員工參與感

在工作分析實(shí)施過程中和工作分析完結(jié)之后，也應(yīng)及時(shí)向員工反饋工作分析的階段性成果和最終結(jié)果。這樣員工才會(huì)有參與感，也才會(huì)對(duì)自己參與的工作分用，提高員工的參與性。工作分析的直接結(jié)果是形成工作說明書，但企業(yè)不能僅僅停留在該層面，而應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)，重視工作分析的結(jié)果在制定規(guī)范的考核標(biāo)準(zhǔn)和制定合理的員工培訓(xùn)、發(fā)展規(guī)劃中的應(yīng)用，以及提供科學(xué)的職業(yè)生涯發(fā)展咨詢中的重要應(yīng)用，竭力避免企業(yè)的工作說明書在制定和使用中出現(xiàn)的“兩張皮”現(xiàn)象。工作分析之后千萬不能沒有下文，否則員工會(huì)因?yàn)楦杏X不到工作分析之后帶來的相應(yīng)變化和改進(jìn)，而懷疑工作分析的作用和意義，也很難在今后的工作中再度配合人力資源部的工作。這些都對(duì)員工有很大益處的。最好能按照結(jié)果分步進(jìn)行全方面的調(diào)整，且調(diào)整幅度不應(yīng)太大，動(dòng)作也不宜過于迅速。但是，千萬也不能沒有下文。如果這樣，員工會(huì)懷疑工作分析的作用和意義，下次再做時(shí)，他們不是恐懼不安，而是根本不當(dāng)回事。

工作分析小組應(yīng)當(dāng)給予員工口頭或書面承諾——企業(yè)不會(huì)因工作分析的結(jié)果而給員工帶來負(fù)面影響，如裁員、降薪與縮編，讓員工有一定的安全感。讓他們明白，這是一個(gè)客觀公正的調(diào)查分析，并不是針對(duì)個(gè)人，要裁員或者降薪。消除員工的心理障礙，后面工作分析工作就好做了。另外，人力資源部也需要把工作分析的執(zhí)行步驟、方法告訴大家，將流程公開，讓員工心中有數(shù)。

結(jié)束語：工作分析是人力資源管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。工作分析的最終目的不是為了得到崗位說明書，而是為了將其結(jié)果應(yīng)用于實(shí)踐，以指導(dǎo)人力資源管理的其他活動(dòng)。同時(shí)工作分析是建立其他各人力資源子系統(tǒng)的平臺(tái)。搭建這個(gè)平臺(tái)，就要從前、中、后三個(gè)階段層層落實(shí)到位，只有把這項(xiàng)工作做扎實(shí)，結(jié)果才會(huì)真實(shí)有效，其他各項(xiàng)工作才有所依據(jù)。