敘述科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化的問題

張菁

【摘 要】作者從科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的認(rèn)識、要求以及服務(wù)創(chuàng)新進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；標(biāo)準(zhǔn)化管理；要求；創(chuàng)新

科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是科技檔案事業(yè)管理的一個重要方面，也是實(shí)現(xiàn)科技檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)和前提條件。全國科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，就是國家通過制定和實(shí)施各項(xiàng)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使科技檔案工作有統(tǒng)一的規(guī)范，以便采用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段，逐步提高科技檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平，為檔案利用提供準(zhǔn)確的科技信息。

一、對科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的認(rèn)識

1、標(biāo)準(zhǔn)化管理對科技檔案的作用

標(biāo)準(zhǔn)化管理是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。在我國深化改革開發(fā)、加強(qiáng)科技創(chuàng)新的進(jìn)程中，推行標(biāo)準(zhǔn)化管理是國家的一項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)政策，其目的是在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)及管理等社會活動中，對重復(fù)性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到統(tǒng)一。以獲得最佳秩序和社會效益?？萍紮n案是一切檔案里類型最為豐富多樣的一種，其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理顯得尤為復(fù)雜和重要?？萍紮n案的標(biāo)準(zhǔn)化管理就是通過對科技檔案產(chǎn)生的每一個環(huán)節(jié)和收集、整理、保存、開發(fā)、利用的每一個過程，制訂和執(zhí)行與本單位管理制度相適應(yīng)的一系列的工作標(biāo)準(zhǔn)和制度，從而使得最終形成的科技檔案達(dá)到規(guī)范統(tǒng)一，使科技檔案管理的每個過程從無序到有序。

2、科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義

從本質(zhì)上講人類一切的科研和生產(chǎn)活動都具有很大的繼承性，人們接受前人成果的主要途徑是依賴于前人科技活動成果的記錄——科技檔案，從社會看如此，從一個企業(yè)來看也是如此?，F(xiàn)代社會的科技檔案主要是利用和交流，因而科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義在于使科技成果更好地被交流和利用。具體表現(xiàn)在：科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是建立在先進(jìn)技術(shù)、嚴(yán)密分工和廣泛協(xié)作基礎(chǔ)上，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提；是提高科技工作質(zhì)量和效益，節(jié)約人力、物力的有效措施。

3、科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的內(nèi)容

科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到科技檔案形成的每個環(huán)節(jié)，與科研生產(chǎn)過程緊密相連；作為科研管理活動的重要內(nèi)容，它還與科研管理活動相聯(lián)系、相統(tǒng)一，其重點(diǎn)是要與企業(yè)科研結(jié)合，制訂和嚴(yán)格執(zhí)行一系列的工作標(biāo)準(zhǔn)。從業(yè)務(wù)角度來看，它分為基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)包括名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)符號標(biāo)準(zhǔn)、科技文件標(biāo)準(zhǔn)、案卷規(guī)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及庫房、裝具標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)包括歸檔標(biāo)準(zhǔn)、移交接收標(biāo)準(zhǔn)、鑒定整理標(biāo)準(zhǔn)、保管標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)利用標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)等。

二、科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求

對科技檔案信息資源進(jìn)行歸檔、整理，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢和客觀要求，也是科技檔案工作向縱深發(fā)展的前提條件。這一工作，從各系統(tǒng)、各單位來說，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)對科技檔案進(jìn)行有效管理，為其開發(fā)利用積極創(chuàng)造條件。

1.樹立科技檔案信息觀念，理順組織領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。一個單位要開發(fā)科技檔案信息資源，滿足各方面的需要就必須根據(jù)自己的實(shí)際情況，建立直屬的科技檔案管理機(jī)構(gòu)并由本單位主要領(lǐng)導(dǎo)人分管，以便切實(shí)加強(qiáng)對科技檔案資源開發(fā)利用的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作。

2.加強(qiáng)科技檔案管理，積極做好服務(wù)工作。目前，檔案管理有些未達(dá)到規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)性的要求；檔案保管還不夠科學(xué)，檔案提供利用形式比較單調(diào)，檔案內(nèi)容和成分很不齊整，要改變這種狀況，必須老老實(shí)實(shí)、扎扎實(shí)實(shí)、盡快地做好基礎(chǔ)工作。同時還必須面對現(xiàn)實(shí)，著眼未來。

3.做好科技檔案管理的基礎(chǔ)工作。我們應(yīng)該按照管理規(guī)范的要求對本單位形成的科技檔案和收集到的科技資料、科技情報進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理和編目。

4.準(zhǔn)備必要的物質(zhì)條件。開發(fā)科技檔案信息資源必須本著勤儉節(jié)約的原則，做到庫房管理科學(xué)，整齊，增設(shè)必要的設(shè)備為復(fù)制、檢索、開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

5.加強(qiáng)科技檔案干部培訓(xùn)，提高人員隊(duì)伍的素質(zhì)。為了充分開發(fā)科技檔案信息資源，檔案部門應(yīng)配備知識結(jié)構(gòu)合理，能適應(yīng)開發(fā)工作的人員。除學(xué)校培養(yǎng)檔案專業(yè)人才外，專業(yè)主管部門要根據(jù)實(shí)際需要舉辦培訓(xùn)班，講座，提高檔案干部隊(duì)伍的素質(zhì)。

三、科技檔案管理服務(wù)創(chuàng)新

1、建立檔案館（室）網(wǎng)頁

隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如，輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2、建立電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心

檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3、電子文件的自動上傳收集

目前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，利用檔案管理數(shù)字化平臺，將收集到的歸檔電子文件及時上傳到檔案管理系統(tǒng)中，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

企事業(yè)單位都有自身的設(shè)計(jì)和管理平臺，這些平臺產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件絕大部分是需要?dú)w檔的。在這種情況下，檔案管理平臺必須與這些平臺建立接口管理，使歸檔電子文件能平滑導(dǎo)入檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動上傳功能，做到文-檔一體化管理。

4、開展在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的題目，提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

總之，科技檔案管理創(chuàng)新服務(wù)方式離不開信息化時代的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。而這些基礎(chǔ)性工作的前提必須是科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和制度建設(shè)。我們應(yīng)與時俱進(jìn)，深入檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化方面的研究和探討，使科技檔案管理更加規(guī)范、有序，滿足利用者對科技檔案的利用需求，充分發(fā)揮科技檔案的價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭群.科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)踐與思考[J].安徽科技，2006（9）