采購工作中的精益管理學(xué)思考

張中宇

【摘 要】近年來，日本的TPS（豐田生產(chǎn)方式，又名精益生產(chǎn)方式）已經(jīng)風(fēng)靡全球，國外先進(jìn)企業(yè)ERP管理也在大力推廣并且已經(jīng)深深的影響了我國企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式，特別是JIT（準(zhǔn)時(shí)化技術(shù)）、CRM（客戶管理管理）和 SCM（供應(yīng)鏈管理）等先進(jìn)的管理技術(shù)。這就要求我們企業(yè)必須控制好系統(tǒng)內(nèi)的每個(gè)環(huán)節(jié)，特別是企業(yè)的供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)尤為重要，因?yàn)樗婕暗缴a(chǎn)、物流、銷售和財(cái)務(wù)等部門。那么，作為供應(yīng)鏈的輸入端——采購，如何來更好地管理就顯得舉足輕重。

【關(guān)鍵詞】采購流程；供應(yīng)商管理；成本控制

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步以及西方先進(jìn)管理模式的引進(jìn)，我國企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式和管理方式也出現(xiàn)了一些新的思想。其中之一就是傳統(tǒng)的企業(yè)單純地以增加每年的銷售額來加強(qiáng)自己盈利能力，而現(xiàn)代企業(yè)中，逐漸把節(jié)約成本看著是盈利的一種方式——成本的減少等于利潤(rùn)的增加。而對(duì)于一個(gè)企業(yè)特別是制造型的企業(yè)來說，想降低銷售產(chǎn)品的成本，除了在生產(chǎn)技術(shù)和管理上下功夫外，采購環(huán)節(jié)不可忽略。

一、采購工作在企業(yè)運(yùn)作中的重要性

采購作為物流活動(dòng)的起點(diǎn)，涵蓋了從供應(yīng)商到需求方間的貨物、技術(shù)、信息或服務(wù)流動(dòng)的全過程。企業(yè)通過實(shí)施有效的計(jì)劃、組織與控制等采購管理活動(dòng)，合理選擇采購方式、采購品種、采購批量、采購頻率和采購地點(diǎn)，以有限的資金保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效開展，在降低企業(yè)成本、加速資金周轉(zhuǎn)和提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量等方面發(fā)揮著積極作用。

1.采購在企業(yè)生產(chǎn)及供應(yīng)鏈中的重要性。

采購成本是企業(yè)成本控制中的主體和核心部分。對(duì)于典型的制造型企業(yè)來說，采購成本（包括原材料和零部件）要占產(chǎn)品總成本的60%，例如汽車行業(yè)的采購成本約占一輛車成本的80%。合理采購能保證經(jīng)營(yíng)資金的合理使用和控制，從而以有限的資金有效開展企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

2.采購在保障質(zhì)量方面的重要性。

制造業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量，在設(shè)計(jì)不出現(xiàn)差錯(cuò)的前提下，首先決定于采購物料的質(zhì)量。TS16949把采購質(zhì)量放在極其重要的位置，提出一系列質(zhì)量保證措施的要求，說明采購作業(yè)是把好產(chǎn)品質(zhì)量的第一關(guān)。

3.采購在新的生產(chǎn)模式中的重要性。

現(xiàn)在，準(zhǔn)時(shí)化技術(shù)（JIT）、供應(yīng)商管理庫存（VMI）等"按需生產(chǎn)"模式對(duì)企業(yè)提出了更高的要求.企業(yè)生產(chǎn)的Lead Time不斷縮短的同時(shí)，庫存卻需要不斷的減少。如何能夠以最少的庫存來滿足企業(yè)生產(chǎn)的物料需求？更進(jìn)一步說就是如何能以最小的代價(jià)滿足客戶的訂單需求？市場(chǎng)的需求是很難捉摸的，不管現(xiàn)在的統(tǒng)計(jì)和預(yù)測(cè)技術(shù)如何高超，銷售部門的需求預(yù)測(cè)與最終的訂單差異還是如此之大需求預(yù)測(cè)和訂單之間的差異成了采購流程中最重要的一環(huán)，采購需要對(duì)兩種可能的情況作出最快的反應(yīng)。

二、采購工作中存在的主要問題

目前，我國企業(yè)采購已基本實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化運(yùn)作，現(xiàn)行采購模式主要有三種：傳統(tǒng)的不透明采購方式、公開招標(biāo)采購方式、電子商務(wù)采購方式。由于經(jīng)濟(jì)環(huán)境和企業(yè)的管理環(huán)境，現(xiàn)代采購工作的某些理論在實(shí)際操作中并不是那么全面，某些理論很難在工作當(dāng)中實(shí)施的，所以我們?cè)谡５墓ぷ髦羞€是存在不少問題的：

1、供應(yīng)商信譽(yù)管理意識(shí)淡薄，提高采購風(fēng)險(xiǎn)，間接提高采購成本。供應(yīng)商的信譽(yù)評(píng)估是采購供應(yīng)鏈管理的重要環(huán)節(jié)，而多數(shù)汽車企業(yè)至今未意識(shí)到供應(yīng)商信譽(yù)管理的重要性，缺乏公平合理的信譽(yù)評(píng)價(jià)體系，無法有效地將供貨準(zhǔn)時(shí)率、售后返修率等作用到供應(yīng)商信譽(yù)評(píng)估中，在過程中無法衡量和分析供應(yīng)商的信譽(yù)程度和變化情況，提高了采購的風(fēng)險(xiǎn)性，一旦出現(xiàn)采購訂單執(zhí)行失敗等現(xiàn)象，將對(duì)采購和生產(chǎn)造成嚴(yán)重影響，間接升高采購成本。

2、在我們?nèi)粘５墓ぷ髦校罅繀f(xié)作費(fèi)用成為降低采購成本的直接瓶頸。協(xié)作費(fèi)用主要發(fā)生在事前準(zhǔn)備合同和事后監(jiān)督及強(qiáng)制合同履行的過程中。有時(shí)由于在采購供應(yīng)鏈中缺乏有效的信息傳遞機(jī)制和手段，造成企業(yè)需要花費(fèi)大量的人力和物力，支付大量協(xié)作費(fèi)用，無形中加重了企業(yè)成本負(fù)擔(dān)，增加了采購供應(yīng)鏈的運(yùn)作成本。

3、采購管理觀念的轉(zhuǎn)變滯后。隨著我國改革開放的進(jìn)展，經(jīng)濟(jì)效益觀念日益加強(qiáng)，大而全、小而全的企業(yè)組織形式將逐漸被專業(yè)化生產(chǎn)和企業(yè)之間的協(xié)作模式所替代。

（1）前期對(duì)供應(yīng)商考察時(shí)間過短，常出現(xiàn)不合格的供應(yīng)商影響整個(gè)項(xiàng)目或生產(chǎn)正常進(jìn)行；根源主要是整個(gè)項(xiàng)目開發(fā)周期過短，強(qiáng)調(diào)速度，直接導(dǎo)致采購部門應(yīng)有的時(shí)間周期缺乏。

（2）本地供應(yīng)商少，外地供應(yīng)商多，直接導(dǎo)致協(xié)同開發(fā)成本偏高，引發(fā)采購中標(biāo)準(zhǔn)不一致的問題；主要是由于對(duì)本地供應(yīng)商扶持力度不夠，平時(shí)都是選市場(chǎng)上現(xiàn)有供應(yīng)商，而外地供應(yīng)商在對(duì)企業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)支持、包括送樣、JIT方面存在很大問題，而且運(yùn)輸成本也偏高。

除了上述問題外，采購員本身的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)也存在某些缺陷，比如有些采購員不愿去花費(fèi)業(yè)余時(shí)間來充實(shí)自己，不愿去主動(dòng)了解最新的市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，更不愿去研究采購產(chǎn)品的制造工藝，這就導(dǎo)致采購員的創(chuàng)新思維受限，工作無法提升。同時(shí)，由于激勵(lì)體制的不盡人意，有些采購員沒把公司利益放在第一位，影響到采購質(zhì)量增加企業(yè)成本。

三、改進(jìn)采購管理、降低企業(yè)成本的思考

針對(duì)出現(xiàn)問題，個(gè)人覺得應(yīng)該采取以下策略。

（一）優(yōu)化采購管理體系，降低整個(gè)的采購成本

采購工作中，如果采用先進(jìn)合理的采購流程和制度也會(huì)大大降低整個(gè)的采購成本，我們公司自從引進(jìn)通用全球先進(jìn)的管理體制降低了不少采購的管理成本。與其他企業(yè)相比，我們采購員主要通過以下工作來降低采購成本及成本控制。

在一個(gè)采購項(xiàng)目的發(fā)生后，我們會(huì)成立采購小組，堅(jiān)持合理分工、相互制約、不相容職務(wù)分離、明確責(zé)任，定期組織小組人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力，以理論知識(shí)為指導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，學(xué)習(xí)知名企業(yè)先進(jìn)的采購管理方法，在總結(jié)企業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身的情況和特點(diǎn)加以修正，把先進(jìn)的管理體系己有化，形成規(guī)章制度并不斷的充實(shí)和完善，形成一種動(dòng)態(tài)的管理機(jī)制。

同時(shí)，在工作中，我們采購團(tuán)隊(duì)也會(huì)建立嚴(yán)格的采購制度，這既能規(guī)范企業(yè)的采購活動(dòng)，還能預(yù)防采購人員的不良行為。依據(jù)企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模建立完善的采購框架及采購流程控制。采購流程分權(quán)運(yùn)作、相互制約，嚴(yán)禁一人完成采購的全過程。首先，根據(jù)工作需要由申請(qǐng)人填寫請(qǐng)購單，經(jīng)有批準(zhǔn)權(quán)限的授權(quán)人審批，做到有效的監(jiān)控。然后進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，了解市場(chǎng)行情，做到貨比三家，商品質(zhì)高價(jià)低。一定要選擇信譽(yù)度高的供應(yīng)商、選擇進(jìn)貨渠道、進(jìn)貨方式，看哪種方式更有利于降低進(jìn)貨成本。了解市場(chǎng)行情后進(jìn)行報(bào)價(jià)、議價(jià)，對(duì)議訂的價(jià)格由相關(guān)責(zé)任人審批。對(duì)于大宗材料和零件的采購一定要簽訂采購協(xié)議，對(duì)雙方的權(quán)利、義務(wù)及商品的數(shù)量、質(zhì)量等加以明確。收貨方必須對(duì)實(shí)際收到的商品進(jìn)行數(shù)量核對(duì)、質(zhì)量鑒定，并由采購員和倉庫保管驗(yàn)收簽字，辦理入庫手續(xù)，賬單齊全后再付款。在以上采購過程中，相關(guān)責(zé)任人要以書面簽字形式一層一層把關(guān)，以便財(cái)務(wù)、內(nèi)審、質(zhì)檢等部門的監(jiān)督和控制。生產(chǎn)過程中由于采購商品的質(zhì)量因素出現(xiàn)問題，要追究相關(guān)采購人員的責(zé)任，該罰則罰，并向供貨單位索賠。

有時(shí)，對(duì)于某些產(chǎn)品的采購我們會(huì)采用電子商務(wù)的方法來精簡(jiǎn)采購周期，以降低成本。通過企業(yè)信息門戶，汽車制造商與供應(yīng)商可以直接進(jìn)行信息交互，精簡(jiǎn)冗余的信息傳遞環(huán)節(jié)，優(yōu)化采購流程。減少非增值環(huán)節(jié)的占用時(shí)間，縮短了采購提前期，縮短訂貨與交貨的時(shí)間間隔，為按訂單生產(chǎn)提供時(shí)間保障。

為了部門間的溝通順暢，我們采購員會(huì)定期組織相關(guān)部門（技術(shù)中心，財(cái)務(wù)部，供應(yīng)商質(zhì)量管理部，物流部等）人員開個(gè)交流會(huì)，會(huì)議主要交流協(xié)調(diào)問題，每個(gè)部門會(huì)根據(jù)流程及規(guī)章制度對(duì)其他部門提出相關(guān)建議以便建立有效的溝通機(jī)制，簡(jiǎn)化某些工作的流程和時(shí)間。

（二）加強(qiáng)供應(yīng)商管理，改善供應(yīng)質(zhì)量

1、對(duì)于合格的供應(yīng)商，要培養(yǎng)和加強(qiáng)長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系

良好的合作關(guān)系首先必須得到供應(yīng)和采購雙方最高管理層的支持和協(xié)商，雙方需要了解相互的企業(yè)結(jié)構(gòu)和文化，并適當(dāng)?shù)貙?duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行改造和對(duì)企業(yè)文化進(jìn)行再塑造，解決文化和態(tài)度之間的障礙，盡量消除業(yè)務(wù)流程和結(jié)構(gòu)上存在的障礙。在長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系建立的實(shí)質(zhì)階段，雙方需要進(jìn)行期望和需求分析，相互之間需要緊密合作，加強(qiáng)信息共享相互進(jìn)行技術(shù)和設(shè)計(jì)支持?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面著手：

①供應(yīng)和采購雙方的高層領(lǐng)導(dǎo)建立經(jīng)常性互訪制度。供應(yīng)和采購雙方的高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，共同分享戰(zhàn)略協(xié)作帶來的好處，努力營(yíng)造一種良好的合作氣氛。

②供應(yīng)和采購雙方經(jīng)常進(jìn)行有關(guān)成本、作業(yè)計(jì)劃、質(zhì)量控制信息的交流和溝通，保持信息的一致性和準(zhǔn)確性，通過提供信息反饋和教育培訓(xùn)，促進(jìn)供應(yīng)商質(zhì)量改善和質(zhì)量保證。

③建立聯(lián)合任務(wù)小組，實(shí)施并行工程。供應(yīng)和采購雙方的企業(yè)之間應(yīng)建立一種基于團(tuán)隊(duì)的工作小組，采購方在產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段讓供應(yīng)商參與進(jìn)來，同時(shí)采購方也積極參與到供應(yīng)商的生產(chǎn)流程和產(chǎn)品研發(fā)過程中，及時(shí)響應(yīng)顧客的需求，為顧客提供高質(zhì)量的服務(wù)。

④協(xié)調(diào)供應(yīng)商的計(jì)劃。一個(gè)供應(yīng)商能同時(shí)參與多條供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)活動(dòng)，在資源有限的情況下必然會(huì)造成多方需求爭(zhēng)奪供應(yīng)商資源的局面。在這種情況下，制造商的采購部門應(yīng)主動(dòng)參與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)計(jì)劃。特別需要指出的是，要想維持長(zhǎng)期的合作伙伴關(guān)系，相互間的信任是必不可少的。只有相互信任，雙方才會(huì)共同尋找解決問題和分歧的途徑，而不是尋找新的合作伙伴。相互信任比事先預(yù)測(cè)、依靠權(quán)威或進(jìn)行談判等手段可更快更經(jīng)濟(jì)地減少合作伙伴間的復(fù)雜性與不確定性，并能因此大大改善雙方的合作績(jī)效。

2、實(shí)施供應(yīng)商的本土化戰(zhàn)略，發(fā)揮本土供應(yīng)優(yōu)勢(shì)

我們有很多的供應(yīng)商都是外省的，這和本地供應(yīng)商相比在某些方面處于劣勢(shì)，比如，運(yùn)輸成本過高，響應(yīng)不及時(shí)，經(jīng)常會(huì)由于自然的原因（大雪、大雨和公共設(shè)施的改造）而造成供貨不及時(shí)。并且供需雙方的溝通成本也挺高。這就要求我們盡量啟用本地的供應(yīng)商。目前，我們會(huì)敦促本地的供應(yīng)商在生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)創(chuàng)新和管理體系方面不斷地提升。只有這樣，當(dāng)我們要求提高時(shí)，本地才有相應(yīng)的供應(yīng)商資源。

（三）建立有效的激勵(lì)機(jī)制和采購員培訓(xùn)計(jì)劃，提高采購績(jī)效

在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中，采購員與外界溝通是最多的一個(gè)崗位，是公司和供應(yīng)商產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)關(guān)系的主導(dǎo)人，也就是說采購員經(jīng)常和錢打交道。如果公司對(duì)采購員沒有一個(gè)很好的激勵(lì)機(jī)制和薪資水平，那么采購員會(huì)受到金錢的誘惑而違背某些原則，以致?lián)p害公司的利益。同時(shí)，為了公司的成本策略能和市場(chǎng)接軌，那么采購員需要不斷的進(jìn)步，不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，這點(diǎn)靠采購員本身是很難實(shí)現(xiàn)的。這就需要公司定期的培訓(xùn)要讓采購員覺得學(xué)習(xí)也是工作的一部分。我們采購員在平時(shí)也要加強(qiáng)的自己的責(zé)任心，把自己工作的每個(gè)環(huán)節(jié)（做PO、統(tǒng)計(jì)成本、簽訂合同、降價(jià)談判等）都盡職盡責(zé)的去做，做每件工作都要把公司利益放在首位。

總之，有效的采購工作的管理將是企業(yè)在21世紀(jì)一個(gè)重要的競(jìng)爭(zhēng)武器，我國企業(yè)必須加快提高自己的采購管理水平，以提高自身的競(jìng)爭(zhēng)能力，才能在未來的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。鑒于目前采購環(huán)境的日趨嚴(yán)峻，采購壓力的日漸增大，本文旨在提醒采購從業(yè)人員改變心態(tài)，改變采購的工作思維，把經(jīng)濟(jì)和管理的思想同時(shí)注入日常的工作當(dāng)中，主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，把企業(yè)的采購成本控制工作做好。

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