高校檔案工作的資源利用與創(chuàng)新服務(wù)模式的研究

鐘影琪　李水連

摘 要：本文論述了現(xiàn)代新型學(xué)校檔案管理模式要從科學(xué)合理分權(quán)，提高院系的管理權(quán)限；構(gòu)建檔案知識(shí)庫(kù)；加強(qiáng)高校檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，努力提高高校檔案的服務(wù)創(chuàng)新能力；利用信息技術(shù)構(gòu)建安全保障。

關(guān)鍵詞：高校檔案；利用；創(chuàng)新

基金項(xiàng)目：惠州教育局科教項(xiàng)目（2011kt234）

傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步對(duì)高素質(zhì)人才培養(yǎng)的需要，高校檔案管理模式創(chuàng)新已成為時(shí)代必然。學(xué)校的發(fā)展、建設(shè)等各項(xiàng)工作情況需從學(xué)校檔案中反映出來(lái)。檔案資料是一所學(xué)校辦學(xué)歷史的真實(shí)記錄，為學(xué)校的辦學(xué)收集信息、積累經(jīng)驗(yàn)、沉淀內(nèi)涵；在學(xué)校的內(nèi)部管理、對(duì)外宣傳、科學(xué)研究、辦學(xué)水平評(píng)估等各項(xiàng)工作中發(fā)揮著重要的作用。隨著改革不斷深化，學(xué)校檔案工作也隨之發(fā)生了變化，根據(jù)新時(shí)期檔案工作的需要，如何做好學(xué)校檔案的開(kāi)發(fā)利用與創(chuàng)新服務(wù)工作，在前人研究基礎(chǔ)上【1-8】，結(jié)合我院實(shí)際，我們對(duì)學(xué)校檔案工作的資源利用與創(chuàng)新服務(wù)模式進(jìn)行探討和研究。

1、要合理分權(quán)，提高院系的管理權(quán)限

傳統(tǒng)教學(xué)管理模式，一般是按照等級(jí)制，自上而下進(jìn)行管理。院長(zhǎng)或主管教學(xué)的副院長(zhǎng)享有教學(xué)事務(wù)的最終決定權(quán)，教務(wù)處是協(xié)助和落實(shí)院長(zhǎng)決策的職能部門(mén)，這兩級(jí)機(jī)構(gòu)有相當(dāng)大的決策和管理權(quán)，院系的權(quán)力相對(duì)較小。如今必須對(duì)這種集權(quán)式、行政命令式的體制進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變?cè)洪L(zhǎng)或主管教學(xué)的副院長(zhǎng)和教務(wù)處的職能，增強(qiáng)其宏觀(guān)的規(guī)劃和指導(dǎo)職能，而將一部分管理權(quán)力下放到院系，增強(qiáng)決策的開(kāi)放性，計(jì)劃內(nèi)容的多元性、多樣性，計(jì)劃執(zhí)行的彈性以及評(píng)價(jià)分析的科學(xué)性等，允許其在具體的實(shí)際工作中創(chuàng)造性地開(kāi)展教學(xué)管理工作。

2、構(gòu)建檔案知識(shí)庫(kù)

建立高質(zhì)量的檔案知識(shí)庫(kù)，一方面要保證具有較完備的檔案知識(shí)資源，知識(shí)在檔案實(shí)體中、在已建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，也存在于檔案人的頭腦中。另外還要關(guān)注來(lái)自檔案系統(tǒng)以外的其他知識(shí)，在此，基礎(chǔ)上進(jìn)行有針對(duì)性的創(chuàng)新和管理，形成館藏檔案、館際交流、愛(ài)國(guó)主義教育、科學(xué)普及教育、社會(huì)文化生活、宏觀(guān)經(jīng)濟(jì)決策等不同的知識(shí)分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新與高校檔案資源的共享。另一方面就是構(gòu)建和維護(hù)檔案知識(shí)庫(kù)，撇去技術(shù)因素不談，首先要組織數(shù)據(jù)庫(kù)并使其有效，要保證知識(shí)庫(kù)中知識(shí)的創(chuàng)新、精確和精練，并不斷更新，不斷吸引用戶(hù)，為用戶(hù)提供完善的檔案知識(shí)服務(wù)。

3、加強(qiáng)高校檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，努力提高高校檔案的服務(wù)創(chuàng)新能力

提高服務(wù)創(chuàng)新能力，必須先要加強(qiáng)高校檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，這是做好檔案工作、促進(jìn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的根本和前提。檔案的收集、管理和利用是高校檔案工作的三個(gè)主要環(huán)節(jié)。首先，收集是管理和利用的前提。根據(jù)高校檔案載體多樣化、形式多樣化的特點(diǎn)，不僅要收集紙質(zhì)文字為載體的檔案信息，還要注意收集膠片、磁帶、光盤(pán)等為載體的檔案信息。要把具有保存價(jià)值、應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全，保證檔案收集的系統(tǒng)性、完整性、全面性；其次，管理是手段。要準(zhǔn)確分類(lèi)、科學(xué)管理。只有分門(mén)別類(lèi)加以系統(tǒng)化的整理，才能解決檔案查找和利用難的問(wèn)題。分類(lèi)要保持客觀(guān)性、科學(xué)性、一致性，整理要保持歷史的連續(xù)性，以便于開(kāi)發(fā)利用；再次，利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、發(fā)揮其作用的一項(xiàng)重要工作。為了便于開(kāi)發(fā)利用，應(yīng)改變傳統(tǒng)工作方式。檔案部門(mén)面向全院，開(kāi)放式辦檔，定期公布開(kāi)放目錄。建立多種快捷的檢索方式，盡量采用先進(jìn)的檔案信息處理系統(tǒng)，跟上現(xiàn)代化管理的步伐。高校檔案工作者通過(guò)各種形式的收集、整理、建檔等工作，是為了實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。因此，檔案工作不僅在于接待了多少人，提供了多少卷次，重要的是利用檔案解決了哪些問(wèn)題。只有認(rèn)真分析研究，才能不斷提高檔案利用的效果。

4、利用信息技術(shù)構(gòu)建安全保障

數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書(shū)館相比，不僅起步晚，而且其內(nèi)容也受到很大的限制。圖書(shū)是公開(kāi)出版物，而檔案則不同，它涉及到安全性和保密性等諸多問(wèn)題。確定數(shù)字化檔案信息開(kāi)放的范圍，應(yīng)該著重考慮它的安全性和保密性因素，認(rèn)真審定開(kāi)放范圍，建立對(duì)外開(kāi)放與內(nèi)部控制兩個(gè)完全斷開(kāi)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。將檔案中未解密的檔案材料單獨(dú)建庫(kù)，作為內(nèi)部控制系統(tǒng)嚴(yán)格控制利用。所以，檔案信息要按公開(kāi)、限制、保密等不同等級(jí)來(lái)區(qū)別對(duì)待，采用加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防寫(xiě)措施、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限控制技術(shù)，為不同用戶(hù)、不同數(shù)據(jù)和信息設(shè)置不同的使用權(quán)限。架設(shè)軟件或硬件防火墻、對(duì)于常見(jiàn)的病毒、木馬等進(jìn)行自動(dòng)更新和自動(dòng)攔截，建立攻擊者黑名單、日志記錄等機(jī)制。對(duì)于所有采用數(shù)字化的信息采用雙機(jī)熱備機(jī)制，以確保所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)不被丟失，并定期做備份，都是有效的手段。信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對(duì)我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)文化等許多方面都產(chǎn)生了巨大影響，也帶來(lái)了諸如知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息社會(huì)化等許多理念的創(chuàng)新，以信息資源的有效開(kāi)發(fā)和應(yīng)用為標(biāo)志的信息化是一場(chǎng)信息革命，它意味著各相關(guān)信息行業(yè)都必須隨之進(jìn)行深刻的變革，走信息化道路，推動(dòng)社會(huì)全方面的發(fā)展和進(jìn)步，這是社會(huì)發(fā)展的潮流。檔案是信息社會(huì)的寶貴資源，檔案資源信息化是21世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，教育主管部門(mén)和地方院校應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)步伐，制定高校信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，健全檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，構(gòu)建技術(shù)先進(jìn)、功能完善、安全可靠的檔案信息化支撐平臺(tái)，培養(yǎng)業(yè)務(wù)技術(shù)精通的隊(duì)伍，把檔案信息化建設(shè)納入規(guī)范化、模式化的軌道，使之發(fā)揮更大的作用。

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作者簡(jiǎn)介

鐘影琪，女，副研究館員，廣東省惠州衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院。