如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

徐海義

本文以文件生命周期論為線索對(duì)文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國(guó)進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對(duì)二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過(guò)渡性文件保管機(jī)構(gòu)國(guó)內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件形成生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程這一過(guò)程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是國(guó)內(nèi)學(xué)者陳兆的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。而我國(guó)檔案工作通過(guò)歸檔口的設(shè)置將文件的第 一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來(lái)分離的二、三階段揉合起來(lái)這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只有其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化

管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒(méi)有價(jià)值可以銷毀的有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來(lái)還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過(guò)渡性的中間機(jī)構(gòu)專門對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢？回答是肯定的。

文檔分離帶來(lái)大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。

隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了儀事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想子啊世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。

最早產(chǎn)生于美國(guó)并在國(guó)外許多國(guó)家廣泛流行的文件中心是否適合我國(guó)國(guó)情、能否在我國(guó)建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識(shí)。我國(guó)檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國(guó)范圍建立了各級(jí)各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程也存在著類似文件中心的管理中間性過(guò)渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國(guó)建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來(lái)看文件中心在我國(guó)是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。