電子檔案對(duì)高校檔案管理的影響與管理策略

徐潔

摘 要：在科技日益進(jìn)步的今天，時(shí)代信息快速推進(jìn)，電子檔案逐漸取代了普通的檔案管理形式，發(fā)揮了其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理工作更加方便和快捷。本文主要根據(jù)電子檔案在高校檔案管理中的運(yùn)用情況，就電子檔案的特點(diǎn)及對(duì)高校檔案管理的影響進(jìn)行分析，提出了電子檔案在高校檔案管理中的管理策略。

關(guān)鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，高校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平。當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)快速推進(jìn)，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發(fā)揮出其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、電子檔案的定義及其特點(diǎn)

所謂電子檔案是指人們利用電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行讀取、處理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸文件、儲(chǔ)存資料，實(shí)現(xiàn)資源共享的檔案管理系統(tǒng)。其具有如下特點(diǎn)：

1、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術(shù)來完成，減少了紙質(zhì)檔案整理過程中繁瑣的程序，同時(shí)完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動(dòng)量，在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢(shì)；其次，電子檔案管理高效地實(shí)現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運(yùn)用信息技術(shù)，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進(jìn)行檔案資料的翻閱、搜索，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳輸，實(shí)現(xiàn)了資源共享；再次，電子檔案管理的儲(chǔ)存量大，信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動(dòng)硬盤等載體，儲(chǔ)存檔案資料，傳輸文件，受客觀環(huán)境的影響小，信息穩(wěn)定、信息量大、儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)。

2、電子檔案管理的缺陷

首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲(chǔ)等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成，借助于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，可能因?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件更新或計(jì)算機(jī)的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統(tǒng)必須及時(shí)進(jìn)行新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換或更新，甚至根據(jù)需要保留原來的舊管理系統(tǒng)，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質(zhì)檔案制定中出錯(cuò)影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中也存在被修改或盜用的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案管理應(yīng)用統(tǒng)一的系統(tǒng)程序，不具備手寫檔案材料的特點(diǎn)，不易于真?zhèn)蔚蔫b別，造成檔案信息被侵害卻無從發(fā)現(xiàn)。高校檔案資料是在教育教學(xué)、教育科研、教育管理過程中積累的真實(shí)資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發(fā)展的歷史，具有重要的社會(huì)價(jià)值，安全性不容忽視。

二、電子檔案對(duì)高校檔案管理的影響

1、檔案管理程序的轉(zhuǎn)變

紙質(zhì)材料是傳統(tǒng)檔案工作的主要對(duì)象，然而普及計(jì)算機(jī)應(yīng)用之后，電子檔案就取代了過去的紙質(zhì)檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計(jì)算機(jī)程序來完成。改變了以往紙質(zhì)檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時(shí)性，可根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)修改、補(bǔ)充、保存，當(dāng)然，也體現(xiàn)出電子檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性。

2、電子檔案分類方式的轉(zhuǎn)變

電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實(shí)體分類轉(zhuǎn)化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行高效分類、整合、匯總、統(tǒng)計(jì)，減少了實(shí)體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。

3、電子檔案管理內(nèi)容與形式的轉(zhuǎn)變

檔案首先要體現(xiàn)其原始性，是原始記錄，檔案內(nèi)容要真實(shí)，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區(qū)別于其它信息資料的主要依據(jù)，具有法律效應(yīng)。電子檔案管理則在計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序上進(jìn)行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據(jù)系統(tǒng)處理的最后一個(gè)文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實(shí)性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個(gè)新的課題。

三、高校電子檔案管理策略

1、重視高校電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的檢測(cè)

電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，所以，要保證電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全檢測(cè)，培訓(xùn)專職電子檔案技術(shù)檢測(cè)員，做到定期對(duì)檔案管理程序進(jìn)行檢測(cè)、更新與維修，對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測(cè)與維護(hù)，對(duì)那些重要檔案要定期進(jìn)行復(fù)制、更新、備份、保密儲(chǔ)存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。

2、做好高校電子檔案原始性保護(hù)

高校電子檔案管理是高校教育管理與發(fā)展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術(shù)處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時(shí)進(jìn)行接收、整理、儲(chǔ)存等工作，運(yùn)用信息技術(shù)處理，將電子檔案資料設(shè)為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。

3、加強(qiáng)高校電子檔案管理員的技術(shù)指導(dǎo)

要想做好高校電子檔案管理工作，必須對(duì)檔案管理員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，通過各種培訓(xùn)方式保證檔案管理員的知識(shí)更新，提高檔案管理員的信息技術(shù)水平，以適應(yīng)高校電子檔案管理的發(fā)展。同時(shí)，還要重視提高檔案管理員的職業(yè)道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責(zé)任，具備熟練的電子檔案系統(tǒng)操作技能和較高的職業(yè)素質(zhì)，推進(jìn)高校電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

四、小結(jié)

隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案管理在高校檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，我們應(yīng)敢于創(chuàng)新，充分認(rèn)識(shí)電子檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，正確認(rèn)識(shí)并克服電子檔案管理的缺陷，優(yōu)化管理方式，提高高校檔案管理水平。

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