搞好高校檔案管理 服務(wù)和諧校園建設(shè)

韓國民

摘 要：本文就做好高校檔案管理， 服務(wù)和諧校園建設(shè)的問題。說明了利用高校檔案信息，為搞好教育教學提供依據(jù)；指出了強化檔案管理的系統(tǒng)設(shè)置及提高技術(shù)手段的措施；論述了提高檔案管理人員素質(zhì)，為構(gòu)建和諧校園提供組織保障的必要性。

關(guān)鍵詞：高校檔案；教育功能；和諧校園

胡錦濤同志曾在接見全國檔案工作暨表彰會議代表時指出：“檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)”。對于一所高校而言，檔案工作是一項科學文化事業(yè)，蘊藏著豐富的知識和能量，檔案是學校事業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄，它集中了學校各個時期、各個方面的發(fā)展史料，是學校的寶貴財富，學校檔案部門作為學校長期保存和提供利用檔案史料的職能部門，在學校事業(yè)發(fā)展進程中起著舉足輕重的作用，如何做好高校檔案管理工作，使其更好地為學校各項工作提供有效的服務(wù)。

一、利用高校檔案信息，為搞好教育教學提供依據(jù)

構(gòu)建和諧校園的一個重要新理念就是“以人為本”。人（即教師與學生）是高等院校發(fā)展的主體，是高等院校最核心的資源和競爭力的源泉?！耙匀藶楸尽保瑢τ趧?chuàng)建和諧校園來說，就是要通過各種途徑，利用各種資源，促進教師和學生的主動、全面發(fā)展。而高校檔案既是一種知識信息資源，也是一種重要的教育資源，對于創(chuàng)建和諧校園，促進學校教育教學的發(fā)燕尾服有著不可忽視的作用。

1、高校檔案有利于指導高校培養(yǎng)出社會所需的有用人才，促進學校的可持續(xù)發(fā)展

檔案的本質(zhì)是知識和信息的載體。而如何正確地運用這些信息，來幫助開辟教育成功之路，這是高校檔案工作的重要功能之一。高校檔案中保存有歷屆畢業(yè)生的分布情況，有過去的畢業(yè)生及用人單位的情況反饋，有優(yōu)秀畢業(yè)生的典型材料等。通過充分利用這些資料提供的信息，可以了解畢業(yè)生和用人單位對學校的培養(yǎng)要求，根據(jù)以往育人的經(jīng)驗和畢業(yè)生的工作情況及社會對他們的評價，有利于學校不斷修改制定新的教學計劃、教學大綱，正確及時地對學校的系、科、專業(yè)設(shè)置進行調(diào)整，使學校育人工作更有針對性，以培養(yǎng)更多更好的適應(yīng)社會所需的人才。培養(yǎng)受社會歡迎的人才也就意味著落培養(yǎng)出的學生更容易就業(yè)，而就業(yè)問題一直都是學生最為關(guān)心的現(xiàn)實問題，良好的就業(yè)前景，將會極大調(diào)動學生學習的積極性、主動性，促進學生的主動、全面的發(fā)展。

2、高校檔案可以為改進教學方法，進行教學改革提供依據(jù)

當前，隨著高等教育的大眾化，迫切需要利用大量的資料，不斷總結(jié)經(jīng)驗，研究解決新問題。這就需要借鑒和參考以往工作中形成的材料，因此，高校檔案工作者應(yīng)打破原有封閉的狀態(tài)，積極地面向教學第一線，充分發(fā)揮教學檔案獨特的作用，利用齊全完整的教學檔案，為指導正常教學，提高管理水平，促進教學方法的交流，為各級教育部門和學校領(lǐng)導考查、了解每位教師的教學工作質(zhì)量，提供真實可靠的依據(jù)。

3、高校檔案工作有助于開發(fā)人力資源，調(diào)動教職工的工作積極性

師生是相互依存、相互制約的關(guān)系，要培養(yǎng)主動發(fā)展的學生，首先得有主動發(fā)展的教師，如何調(diào)動教職工工作的主動性、積極性是辦好學校，促進學?？沙掷m(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)條件。作為人才信息縮影的人事檔案，在開發(fā)人才資源、調(diào)動教職工積極性方面起著重要作用。高校檔案人員通過向?qū)W校人才信息庫提供各種有價值的信息，第一，學院組織部門可以根據(jù)提供的人事檔案信息，使各種人才揚其長、避其短、司其職、用其智，最大限度地發(fā)揮人才效益，避免人才積壓和所學非所用現(xiàn)象產(chǎn)生。第二，可以使部門之間、系統(tǒng)之間、單位之間的人才得到合理流動，促進教職工隊伍的優(yōu)化配置，促進教育教學工作的開展。第三，高校干部人事檔案在為落實干部政策、調(diào)整工資級別、評聘專業(yè)技術(shù)職稱、評先選優(yōu)、普級晉職、解決生活待遇等有關(guān)問題，都提供重要的憑證，以便盡量做到公平公正。

二、強化檔案管理的系統(tǒng)設(shè)置，提高技術(shù)手段

高校檔案資源要實現(xiàn)信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。這就要求必須使用計算機，實現(xiàn)計算機管理，而網(wǎng)絡(luò)化是計算機管理檔案信息的必由之路?，F(xiàn)在高校都普遍配備了計算機等現(xiàn)代設(shè)備，但大多數(shù)高校是采取單一的微機進行檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的摘要、主題詞等，不同學校各自編制了一些應(yīng)用軟件，這就造成了一些不容忽視的問題。許多學校的檔案管理系統(tǒng)僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等；有些管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍須工作人員來檢索，這與手工檢索并無區(qū)別；許多高校由于處理的信息量過大，只能針對卷內(nèi)目錄、案卷目錄來管理，這就限制了計算機的使用。我們要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應(yīng)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，為利用者提供遠程服務(wù)。寬帶互聯(lián)網(wǎng)的開通，使我們在吸納信息的時空上產(chǎn)生了重大變革，表現(xiàn)出強大的優(yōu)勢。聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，使利用者可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)，為構(gòu)建和諧校園提供組織保障

隨著教育的改革和發(fā)燕尾服，對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求，給檔案工作者帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案事業(yè)能否興旺，能否順應(yīng)時代的發(fā)展，更好的為構(gòu)建和諧校園提供服務(wù)，在很大程度上取決于檔案隊伍素質(zhì)的高低。因此，高校檔案部門應(yīng)當加強隊伍建設(shè)，全面提高檔案工作者的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。把學習作為生活中的第一需要，不斷“充電”。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還要掌握各門類檔案的、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，同時要掌握計算機相關(guān)知識，對檔案信息進行電子化、數(shù)字化的有效控制和管理，具備現(xiàn)代化手段的管理能力，為建和諧校園服務(wù)?！?/p>

參考文獻

[1]蘆琴：《淺談檔案為構(gòu)建和諧社會服務(wù)》，《湖北檔案》2006年第3期

[2]孫劍云：《論高校檔案的教育功能》《檔案與建設(shè)》2002年12期胡錦濤同志曾在接見全國檔案工作暨表彰會議代表時指出：“檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)”。對于一所高校而言，檔案工作是一項科學文化事業(yè)，蘊藏著豐富的知識和能量，檔案是學校事業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄，它集中了學校各個時期、各個方面的發(fā)展史料，是學校的寶貴財富，學校檔案部門作為學校長期保存和提供利用檔案史料的職能部門，在學校事業(yè)發(fā)展進程中起著舉足輕重的作用，如何做好高校檔案管理工作，使其更好地為學校各項工作提供有效的服務(wù)。

一、利用高校檔案信息，為搞好教育教學提供依據(jù)

構(gòu)建和諧校園的一個重要新理念就是“以人為本”。人（即教師與學生）是高等院校發(fā)展的主體，是高等院校最核心的資源和競爭力的源泉?！耙匀藶楸尽?，對于創(chuàng)建和諧校園來說，就是要通過各種途徑，利用各種資源，促進教師和學生的主動、全面發(fā)展。而高校檔案既是一種知識信息資源，也是一種重要的教育資源，對于創(chuàng)建和諧校園，促進學校教育教學的發(fā)燕尾服有著不可忽視的作用。

1、高校檔案有利于指導高校培養(yǎng)出社會所需的有用人才，促進學校的可持續(xù)發(fā)展

檔案的本質(zhì)是知識和信息的載體。而如何正確地運用這些信息，來幫助開辟教育成功之路，這是高校檔案工作的重要功能之一。高校檔案中保存有歷屆畢業(yè)生的分布情況，有過去的畢業(yè)生及用人單位的情況反饋，有優(yōu)秀畢業(yè)生的典型材料等。通過充分利用這些資料提供的信息，可以了解畢業(yè)生和用人單位對學校的培養(yǎng)要求，根據(jù)以往育人的經(jīng)驗和畢業(yè)生的工作情況及社會對他們的評價，有利于學校不斷修改制定新的教學計劃、教學大綱，正確及時地對學校的系、科、專業(yè)設(shè)置進行調(diào)整，使學校育人工作更有針對性，以培養(yǎng)更多更好的適應(yīng)社會所需的人才。培養(yǎng)受社會歡迎的人才也就意味著落培養(yǎng)出的學生更容易就業(yè)，而就業(yè)問題一直都是學生最為關(guān)心的現(xiàn)實問題，良好的就業(yè)前景，將會極大調(diào)動學生學習的積極性、主動性，促進學生的主動、全面的發(fā)展。

2、高校檔案可以為改進教學方法，進行教學改革提供依據(jù)

當前，隨著高等教育的大眾化，迫切需要利用大量的資料，不斷總結(jié)經(jīng)驗，研究解決新問題。這就需要借鑒和參考以往工作中形成的材料，因此，高校檔案工作者應(yīng)打破原有封閉的狀態(tài)，積極地面向教學第一線，充分發(fā)揮教學檔案獨特的作用，利用齊全完整的教學檔案，為指導正常教學，提高管理水平，促進教學方法的交流，為各級教育部門和學校領(lǐng)導考查、了解每位教師的教學工作質(zhì)量，提供真實可靠的依據(jù)。

3、高校檔案工作有助于開發(fā)人力資源，調(diào)動教職工的工作積極性

師生是相互依存、相互制約的關(guān)系，要培養(yǎng)主動發(fā)展的學生，首先得有主動發(fā)展的教師，如何調(diào)動教職工工作的主動性、積極性是辦好學校，促進學校可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)條件。作為人才信息縮影的人事檔案，在開發(fā)人才資源、調(diào)動教職工積極性方面起著重要作用。高校檔案人員通過向?qū)W校人才信息庫提供各種有價值的信息，第一，學院組織部門可以根據(jù)提供的人事檔案信息，使各種人才揚其長、避其短、司其職、用其智，最大限度地發(fā)揮人才效益，避免人才積壓和所學非所用現(xiàn)象產(chǎn)生。第二，可以使部門之間、系統(tǒng)之間、單位之間的人才得到合理流動，促進教職工隊伍的優(yōu)化配置，促進教育教學工作的開展。第三，高校干部人事檔案在為落實干部政策、調(diào)整工資級別、評聘專業(yè)技術(shù)職稱、評先選優(yōu)、普級晉職、解決生活待遇等有關(guān)問題，都提供重要的憑證，以便盡量做到公平公正。

二、強化檔案管理的系統(tǒng)設(shè)置，提高技術(shù)手段

高校檔案資源要實現(xiàn)信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。這就要求必須使用計算機，實現(xiàn)計算機管理，而網(wǎng)絡(luò)化是計算機管理檔案信息的必由之路?，F(xiàn)在高校都普遍配備了計算機等現(xiàn)代設(shè)備，但大多數(shù)高校是采取單一的微機進行檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的摘要、主題詞等，不同學校各自編制了一些應(yīng)用軟件，這就造成了一些不容忽視的問題。許多學校的檔案管理系統(tǒng)僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等；有些管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍須工作人員來檢索，這與手工檢索并無區(qū)別；許多高校由于處理的信息量過大，只能針對卷內(nèi)目錄、案卷目錄來管理，這就限制了計算機的使用。我們要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應(yīng)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，為利用者提供遠程服務(wù)。寬帶互聯(lián)網(wǎng)的開通，使我們在吸納信息的時空上產(chǎn)生了重大變革，表現(xiàn)出強大的優(yōu)勢。聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，使利用者可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)，為構(gòu)建和諧校園提供組織保障

隨著教育的改革和發(fā)燕尾服，對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求，給檔案工作者帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案事業(yè)能否興旺，能否順應(yīng)時代的發(fā)展，更好的為構(gòu)建和諧校園提供服務(wù)，在很大程度上取決于檔案隊伍素質(zhì)的高低。因此，高校檔案部門應(yīng)當加強隊伍建設(shè)，全面提高檔案工作者的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。把學習作為生活中的第一需要，不斷“充電”。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還要掌握各門類檔案的、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進創(chuàng)新，同時要掌握計算機相關(guān)知識，對檔案信息進行電子化、數(shù)字化的有效控制和管理，具備現(xiàn)代化手段的管理能力，為建和諧校園服務(wù)。

參考文獻

[1]蘆琴：《淺談檔案為構(gòu)建和諧社會服務(wù)》，《湖北檔案》2006年第3期

[2]孫劍云：《論高校檔案的教育功能》《檔案與建設(shè)》2002年12期