淺析如何加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案的收集工作

郝麗

摘 要：科研項(xiàng)目檔案是科技工作者進(jìn)行科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，做好科研項(xiàng)目檔案的收集工作是整個(gè)檔案管理工作的重要前提和基礎(chǔ)。對(duì)于如何加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案的收集工作，本文從八個(gè)方面進(jìn)行了探討和闡述，包括建章立制、明確職責(zé)、采取合理的收集模式、提高檔案人員素質(zhì)、加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)等。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目檔案；收集；管理

科研項(xiàng)目檔案是科技工作者進(jìn)行科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是重要的無(wú)形資產(chǎn)，它既來(lái)源于科研活動(dòng)，同時(shí)又是開(kāi)展科學(xué)研究的必要條件，有著重大的科學(xué)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。只有收集到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研項(xiàng)目檔案，加以科學(xué)規(guī)范的管理和利用，才能更好的為生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)研究服務(wù)，實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益?？蒲许?xiàng)目一般需要經(jīng)過(guò)論證立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收、推廣等過(guò)程，具有周期長(zhǎng)，涉及范圍廣，時(shí)間跨度較大等特點(diǎn)，有的科研項(xiàng)目參研單位較多，使得項(xiàng)目文件處于運(yùn)動(dòng)和分散狀態(tài)，很難做到及時(shí)歸檔，從而造成檔案資料的缺失。本文通過(guò)總結(jié)多年工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合檔案理論知識(shí)，對(duì)于如何做好科研項(xiàng)目檔案的收集工作，認(rèn)為應(yīng)該抓好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

一、高層重視、全員有責(zé)

為確保科研項(xiàng)目檔案管理，高層管理者特別是一把手應(yīng)將檔案管理方針傳達(dá)到各個(gè)層次并貫徹實(shí)施，落實(shí)必備的資源，使全體員工正確理解并認(rèn)真執(zhí)行?？蒲性核鶓?yīng)將文件形成、收集、積累和歸檔要求納入各部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研人員、檔案人員的崗位職責(zé)，并對(duì)相應(yīng)人員的職責(zé)履行情況進(jìn)行考核?？蒲许?xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本項(xiàng)目歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)；科研人員應(yīng)負(fù)責(zé)自身工作中形成的文件材料的收集、積累，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

二、建章立制、同步實(shí)施

俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，任何工作的開(kāi)展都離不開(kāi)配套的規(guī)章制度作保障，檔案收集工作亦是如此，所以建立健全的項(xiàng)目檔案管理制度是做好收集工作的必要條件。（一）堅(jiān)持科研檔案管理工作與科研工作執(zhí)行“四同步”制度，二者的同步管理，有助于實(shí)現(xiàn)各自目標(biāo)達(dá)到雙贏。（二）檔案工作是項(xiàng)目管理工作的重要組成成分，科研單位應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目管理程序和項(xiàng)目年度計(jì)劃，將檔案管理工作與科研項(xiàng)目同步進(jìn)行，從而確保檔案材料始終處于管控之中。（三）將項(xiàng)目檔案收集歸檔納入合同管理，在合同條款中明確規(guī)定參研單位的檔案收集義務(wù)和歸檔文件的具體要求等，通過(guò)法律手段保障檔案的收集歸檔。項(xiàng)目檔案收集的制度化、規(guī)范化是項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的保證。

三、前端控制、全程管理

由于科研項(xiàng)目一般周期長(zhǎng)、涉及專(zhuān)業(yè)范圍廣、文件數(shù)量多、科研材料載體形式多樣，使科研檔案的形成具有分散性和階段性的特點(diǎn)，如果在項(xiàng)目結(jié)束后才集中收集勢(shì)必造成檔案資料殘缺不全，因此，應(yīng)采取前端控制、全程管理的方法確保項(xiàng)目檔案收集齊全完整。

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案收集工作一直處于被動(dòng)和滯后狀態(tài)。要改變這種現(xiàn)狀，首先做到對(duì)科研項(xiàng)目檔案收集工作進(jìn)行超前管理，即前端控制原理。項(xiàng)目立項(xiàng)前期，除了健全檔案管理制度，確定科研項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，在項(xiàng)目管理部門(mén)還要指定專(zhuān)（兼）職的項(xiàng)目檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目資料的收集、整理；項(xiàng)目立項(xiàng)審批后立即向檔案部門(mén)備案，檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理人員的收集工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，形成由項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和專(zhuān)（兼）職檔案人員以及檔案部門(mén)三方組成的科研項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)科研項(xiàng)目檔案實(shí)施跟蹤管理。指定的項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)當(dāng)參與科研項(xiàng)目活動(dòng)、能夠準(zhǔn)確把握項(xiàng)目文件的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)規(guī)律。其次，做好全程管理是確保項(xiàng)目檔案齊全完整的關(guān)鍵。從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，檔案管理人員要對(duì)每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件進(jìn)行管控，確保整個(gè)科研活動(dòng)過(guò)程文件都處于跟蹤和受控之中，項(xiàng)目完成檔案收集工作即完畢，真正做到科研項(xiàng)目管理與文件材料形成“四同步”。

四、歸納總結(jié)科研項(xiàng)目檔案收集范圍

凡是反映科研活動(dòng)的真實(shí)狀況，具有查考利用價(jià)值的各種載體文件都應(yīng)該納入收集范圍。

（一）科研項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍包括科研研究準(zhǔn)備階段、實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段以及推廣應(yīng)用階段所形成的有關(guān)文件材料，包括項(xiàng)目建議書(shū)、合同、工藝文件、試驗(yàn)大綱、研究報(bào)告、科技成果等等。

（二）對(duì)于因故中斷、終止、撤銷(xiāo)的科研項(xiàng)目，其文件材料均應(yīng)歸檔。

（三）對(duì)于協(xié)作的科研項(xiàng)目，由主持單位保存整套檔案，參研單位保存與自己所承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的原件，并將復(fù)制件提交主持單位。

在歸納總結(jié)科研項(xiàng)目檔案收集范圍時(shí)，應(yīng)充分調(diào)動(dòng)科研室、科研項(xiàng)目管理部門(mén)及科研人員的積極性，征求他們的意見(jiàn)并據(jù)此不斷完善，最終形成動(dòng)態(tài)的收集范圍方面的制度。

五、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

隨著當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，科研項(xiàng)目的工作環(huán)境和工作方式也發(fā)生了較大的改變，作為新時(shí)期的科研項(xiàng)目檔案管理人員，應(yīng)該是復(fù)合型管理人才：一要熟悉國(guó)家檔案政策法規(guī)，二要具備豐富的科技檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，三要懂一些相關(guān)的科研基礎(chǔ)知識(shí)，四要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能正確處理電子文件。因此，檔案人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，掌握現(xiàn)代化的管理手段，才能準(zhǔn)確地匯總、分析處理科研項(xiàng)目各階段不同專(zhuān)業(yè)的各類(lèi)檔案信息資源。

六、嚴(yán)把科研文件材料歸檔的質(zhì)量關(guān)

對(duì)科研文件材料歸檔時(shí)的質(zhì)量控制是確保項(xiàng)目檔案具有完整性、真實(shí)性和可利用性的前提。收集的科研項(xiàng)目文件材料從內(nèi)容上來(lái)說(shuō)要真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，具有參考價(jià)值和憑證作用。存檔的文件應(yīng)為原件且審簽手續(xù)齊全，電子文件存檔時(shí)要做到電子檔案的鑒定與收集同步進(jìn)行，同時(shí)，歸檔文件在書(shū)寫(xiě)材料、字跡、載體、裝訂等方面要按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）的質(zhì)量要求執(zhí)行。

七、利用信息化手段，提升檔案收集和利用效率

隨著企業(yè)信息化建設(shè)的推進(jìn)，大量科研工作和項(xiàng)目管理越來(lái)越依賴(lài)計(jì)算機(jī)軟件平臺(tái)和管理信息系統(tǒng)，所生成的記錄、成果、憑證等多以電子化文檔存在。這就要求檔案收集工作不僅要針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，還要針對(duì)電子文檔。因此建立檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)，向信息化管理方向邁進(jìn)是今后發(fā)展的方向。

（一）建立相關(guān)制度，加強(qiáng)電子檔案的收集和管理。針對(duì)科研項(xiàng)目活動(dòng)中生成的電子文檔，要建立相關(guān)的審批、提交和歸檔等管理制度，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和管理軟件進(jìn)行傳輸、歸檔和存儲(chǔ)。

（二）開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)。利用目前市場(chǎng)上多種多樣的文本和圖像處理系統(tǒng)將大量文本文件和圖像文件快速錄入，存入計(jì)算機(jī)或磁盤(pán)形成電子化檔案，逐步把文本檔案向電子化文檔轉(zhuǎn)化。對(duì)已存在電子形式的文檔，進(jìn)行整理、歸類(lèi)、建立索引，以磁盤(pán)形式保存。

（三）建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。將所有電子化檔案數(shù)據(jù)分類(lèi)納入各分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)管理（例如項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)文檔等），歸檔掃描的影像數(shù)據(jù)。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)共享。通過(guò)已建立的完備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)資源共享的檔案管理。

八、結(jié)束語(yǔ)

科研項(xiàng)目檔案的收集是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，只有收集到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研文件材料，才能為項(xiàng)目檔案的整理歸檔工作打下夯實(shí)的基礎(chǔ)，才能保證順利通過(guò)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，最終實(shí)現(xiàn)科研成果經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化，因此，做好科研項(xiàng)目檔案的管理工作應(yīng)從加強(qiáng)收集開(kāi)始。

參考文獻(xiàn)

[1] 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002）

[2] 屠躍明 《中國(guó)科學(xué)院科研項(xiàng)目文件檔案管理的實(shí)踐與探索》