淺談新形式下的檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

摘 要：當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，促使檔案管理現(xiàn)代化，積極主動為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；新形式；檔案管理；創(chuàng)新服務(wù)

一、從服務(wù)手段上來革新

（一）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心需設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

（四）開展在線服務(wù)。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

二、服務(wù)領(lǐng)域上的擴(kuò)展

（一）信息服務(wù)的化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。

（二）興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的工作實體。

（三）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，任何一個文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。通過建立聯(lián)合目錄，形成，實現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

三、在管理理念上變革

（一）檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識，完善檔案共享機(jī)制，實現(xiàn)檔案的真正價值

（二）檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。

（三）檔案資源實行市場化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數(shù)據(jù)庫需得到社會的支持，將社會各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來，不斷充實和豐富庫存資源；另一方面，社會各界也需要得到檔案數(shù)據(jù)庫的支持，為其提供方方面面原始的詳實資料。二者的相互依賴的關(guān)系，為檔案資源實行市場化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案經(jīng)費不足的困難開拓出一條新路。

四、機(jī)關(guān)檔案服務(wù)創(chuàng)新的主要任務(wù)

（一）進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新中的基礎(chǔ)地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎(chǔ)。因此，立館之基在于檔案資源建設(shè)，檔案服務(wù)之基更在于檔案資源建設(shè)。正因為檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中具有基礎(chǔ)性的地位，也就決定了要進(jìn)一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭的監(jiān)管理念，聚焦機(jī)關(guān)重大活動、重大事件、重要會議、重點建設(shè)項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監(jiān)管工作，全面推進(jìn)常規(guī)歸檔與即時歸檔的相結(jié)合，為機(jī)關(guān)歷史站好崗，為機(jī)關(guān)今天服好務(wù)，為機(jī)關(guān)明天積累好精神財富。

（二）館藏檔案數(shù)字化是機(jī)關(guān)檔案服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)建設(shè)。館藏檔案數(shù)字化的主要目的是方便利用和保護(hù)檔案。館藏檔案數(shù)字化已不再是一個理論探索問題，而是一個如何創(chuàng)造條件，搶抓機(jī)遇，力爭支持，這是機(jī)關(guān)檔案服務(wù)創(chuàng)新一項重要的基礎(chǔ)性建設(shè)任務(wù)。

（三）努力培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊伍是檔案服務(wù)創(chuàng)新的根本保障。機(jī)關(guān)檔案部門仍然是一個弱勢群體，也是一個弱勢部門。究其原因，關(guān)鍵在于人才，關(guān)鍵在是否有所作為。我們在具有憂患意識的同時，還要苦練內(nèi)功，更新理念，努力探索檔案服務(wù)創(chuàng)新之路。不能得過且過，小富即安。只有人才興館強(qiáng)室，才能實現(xiàn)逆境中崛起；只要有一支檔案服務(wù)創(chuàng)新團(tuán)隊，機(jī)關(guān)檔案工作才能實現(xiàn)跨越式發(fā)展。因此，要堅持有計劃地培養(yǎng)和引進(jìn)高學(xué)歷、高層次的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才。

總之，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識，把檔案管理提升到一個全新的水平。

作者簡介

孫秀秀（1981—），女，本科，職稱：助理館員。