檔案信息資源開發(fā)利用模式探討

劉艷慧　王溪

摘 要：本文通過回顧我國(guó)檔案信息資源開發(fā)利用的傳統(tǒng)模式和智力模式，并在對(duì)每個(gè)模式具體分析的基礎(chǔ)上，探討了檔案信息資源開發(fā)利用的新趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：信息；開發(fā)利用；模式

檔案信息資源是社會(huì)信息資源的一個(gè)重要組成部分。檔案信息資源的開發(fā)利用是指發(fā)掘檔案中蘊(yùn)藏的有利用價(jià)值的檔案信息資源并及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為檔案用戶提供所需要的檔案信息材料，其任務(wù)主要是在于尋找和獲取較為集中系統(tǒng)或有特定價(jià)值的檔案信息滿足用戶的利用需求。開發(fā)利用檔案信息資源的最終目的，就是使檔案信息轉(zhuǎn)化為社會(huì)財(cái)富。隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，檔案信息的利用越來越頻繁，尤其在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策、歷史研究和編史修志等方面發(fā)揮了積極作用。因此，大力開發(fā)檔案信息資源，鼓勵(lì)檔案信息資源的廣泛利用，促進(jìn)檔案信息資源轉(zhuǎn)化為社會(huì)生產(chǎn)力，是檔案部門所面臨的重要任務(wù)和重大使命。然而，檔案信息資源由于開發(fā)利用模式的不同而呈現(xiàn)出不同的開發(fā)水平、開發(fā)層次、開發(fā)質(zhì)量和利用效果。

1 檔案信息資源開發(fā)利用的傳統(tǒng)模式

1、檔案查閱

這是檔案部門提供檔案信息通常采取的服務(wù)方式。檔案部門設(shè)有閱覽室，并為檔案用戶準(zhǔn)備諸如檢索工具、工具書、參考資料等，供利用者進(jìn)行借閱利用。這種方式，供需直接見面，信息直接流通，對(duì)檔案部門來說，能及時(shí)接收利用者的反饋信息，并且有利于檔案保管保護(hù)。

2、檔案外借

利用者為了某種需要將部分館藏檔案原件或副本暫時(shí)借出使用，包括個(gè)人外借、集體外借、館（室）間互借、預(yù)約外借和流動(dòng)外借。在檔案的利用活動(dòng)中，檔案人員對(duì)那些珍貴的或易損的檔案、古老檔案，以及特殊載體的檔案，一般不外借出館。檔案外借服務(wù)應(yīng)注意保管、保密和完整性等問題，特別應(yīng)注意建立催還制度。

3、檔案報(bào)道服務(wù)

檔案部門通過檔案報(bào)刊或新聞媒體向社會(huì)和利用者揭示和通報(bào)檔案信息，報(bào)道檔案工作法規(guī)、制度、交流工作經(jīng)驗(yàn)等。中國(guó)擁有全世界唯一的檔案專業(yè)報(bào)——《中國(guó)檔案報(bào)》?！吨袊?guó)檔案報(bào)》自1995年創(chuàng)刊以來，發(fā)行量逐年遞增，目前已覆蓋全國(guó)檔案系統(tǒng)并占領(lǐng)部分都市報(bào)刊零售市場(chǎng)。

4、檔案陳列、展覽服務(wù)

這是檔案館按照一定主題，以展示檔案原件或復(fù)制件的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種服務(wù)方式。如在中國(guó)人民解放軍建軍80周年之際，解放軍檔案館與上海市檔案局（館）聯(lián)合主辦了“光榮歷史的見證——紀(jì)念中國(guó)人民解放軍建軍80周年檔案實(shí)物展”，共展出檔案四百余份、照片二百余幅、實(shí)物一百余件。這些檔案材料有力的見證了我黨我軍光輝的發(fā)展歷程，此展覽成為愛國(guó)主義教育的有利陣地。

2 檔案信息資源開發(fā)利用的智力型模式

1、編研服務(wù)

是指檔案部門具有檔案編研職能，并設(shè)有編研機(jī)構(gòu)，擁有專門編研人員，根據(jù)檔案館（室）自身的館藏特色以及檔案利用價(jià)值，有選擇、有目的地開展研究和選編，為機(jī)關(guān)和社會(huì)提供檔案信息資料的專業(yè)工作。解放軍檔案館設(shè)有檔案研究處，近年來，檔案研究處結(jié)合館藏資源，先后編寫并出版了《紅軍將帥手跡選》、《抗日戰(zhàn)爭(zhēng)期間人員傷亡選編》等成果。

2、情報(bào)服務(wù)

目前在一些大中型國(guó)有企業(yè)和科研院所、高等院校推行檔案圖書情報(bào)的一體化管理，其目的就是要構(gòu)建圖書、檔案、情報(bào)工作三者之間的橋梁，加強(qiáng)圖書、檔案、情報(bào)工作之間的聯(lián)系，減少不必要的冗余環(huán)節(jié)，促進(jìn)信息資源的優(yōu)化管理。大多數(shù)國(guó)有企業(yè)有一個(gè)比較健全的企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)，其保管的檔案資料既是情報(bào)的最終歸宿，也是情報(bào)的重要來源，有利于企業(yè)信息的一體化管理。檔案人員所具備的各種能力，同時(shí)也符合情報(bào)工作的要求，而企業(yè)檔案本身就具有專業(yè)情報(bào)功能。例如，1990年2月邯鋼總廠第六機(jī)械廠在原有生產(chǎn)線完不成鑄造任務(wù)的情況下決定新建1.5噸沖天化鐵爐生產(chǎn)線，其中70%的工藝技術(shù)資料是在檔案人員提供的檔案資料基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)的，提前一個(gè)月投產(chǎn)，節(jié)約資金15萬元。企業(yè)的這次技術(shù)創(chuàng)新使用的就是檔案所提供的情報(bào)。

3、檢索服務(wù)

針對(duì)利用者特定的實(shí)際需要按照一定的檔案標(biāo)識(shí)系統(tǒng)與途徑，從大量的檔案目錄、索引、文摘、卡片等二次文獻(xiàn)中查找出需要的檔案信息的服務(wù)活動(dòng)，它是提供利用的先期工作和衡量檔案工作水平的重要手段和內(nèi)容。

4、專題服務(wù)

檔案信息部門根據(jù)利用者的需要確定某一專題，并圍繞這一專題從檔案文獻(xiàn)中選擇出對(duì)該專題有用的檔案信息，定期、主動(dòng)地向利用者提供服務(wù)的一種方式。例如，江蘇省常熟市檔案局館對(duì)館藏所有全宗進(jìn)行全面摸底，編制了民生檔案專題目錄，做到心中有數(shù)，目前，已建立了獨(dú)生子女檔案、婚姻檔案、知青檔案、農(nóng)民建房檔案、退伍軍人檔案、人事局檔案、勞動(dòng)局檔案等22個(gè)民生檔案專題目錄，不僅為民生檔案利用提供了方便，而且為進(jìn)一步接收民生檔案提供了依據(jù)。

5、咨詢證明服務(wù)

檔案部門經(jīng)常會(huì)碰到一些有關(guān)政策、法律、規(guī)定、個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷等方面的咨詢證明。近年來，從解放軍檔案館的利用檔案情況來看，落實(shí)政策維護(hù)權(quán)益利用人次成逐年上升趨勢(shì)。主要包括：部隊(duì)復(fù)員、退伍、轉(zhuǎn)業(yè)軍人及犧牲病故、立功授獎(jiǎng)等。利用較多的是文書檔案中的干部任免、犧牲病故干部檔案中的有關(guān)內(nèi)容。這些原始的檔案材料，為維護(hù)公民和單位的合法權(quán)益，起到了不可替代的憑證作用。

3 檔案信息資源開發(fā)利用新趨勢(shì)

隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展以及社會(huì)對(duì)檔案信息需求的變化，檔案信息資源開發(fā)利用呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，歸納起來，主要有以下四種趨勢(shì)：

1、反映歷史和地方特色是檔案專題展覽呈現(xiàn)的新趨勢(shì)

檔案專題展覽是開發(fā)利用檔案信息資源的一種傳統(tǒng)方式。近年來，公眾了解歷史真相的興趣和關(guān)注地方文化特色的興趣日益增長(zhǎng)，檔案專題展覽正以一個(gè)新的視角融入社會(huì)和老百姓生活。

如為紀(jì)念紅軍長(zhǎng)征勝利70周年，解放軍檔案館與紅軍公園合作籌辦的《紀(jì)念紅軍長(zhǎng)征勝利70周年檔案史料展》，以豐富而翔實(shí)的檔案史料，再現(xiàn)了紅軍那段偉大而艱苦的歷史。又如上海檔案館和西藏自治區(qū)檔案館聯(lián)合舉辦的《走進(jìn)西藏——來自檔案館的精品》展覽，展現(xiàn)了西藏獨(dú)特的地方文化，讓公眾充分感受到來自雪域高原檔案瑰寶的魅力。

2、現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是指檔案部門充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如通訊衛(wèi)星、郵電信息網(wǎng)、地區(qū)共用信息網(wǎng)、國(guó)家公用信息網(wǎng)和國(guó)際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)等，將檔案信息發(fā)布出去，針對(duì)不同地域、不同時(shí)空的公眾向他們公布檔案信息。

3、視聽傳播服務(wù)

視聽傳播服務(wù)是指檔案部門突破傳統(tǒng)的“圖像、文字、展品”模

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式，利用聲、光、電、多媒體等多種手段，采用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作方式向公眾開放和公布檔案信息。北京電視臺(tái)的《檔案》節(jié)目就是視聽傳播服務(wù)模式的很好例證。它直接把“檔案”作為首要展示內(nèi)容搬上了銀幕，并充分利用了檔案的機(jī)密性、真實(shí)性、權(quán)威性等特點(diǎn)。每一期節(jié)目立足于一個(gè)歷史密案、政治事件或是未解之謎，如探秘一般，打開一個(gè)個(gè)封存的檔案，一步步解釋事件的真相。以前所未有的視覺沖擊力和“新奇特”角度探索世界，找尋那曾經(jīng)的正式所在和鮮為人知的事實(shí)真相。

4、建立現(xiàn)行文件查詢利用中心

目前我國(guó)大部分省市檔案部門都先后建立了現(xiàn)行文件查詢利用中心。隨著現(xiàn)行文件服務(wù)工作的深入，社會(huì)對(duì)現(xiàn)行文件的需求也日益增長(zhǎng)，要逐步建立完善的現(xiàn)行文件服務(wù)體系，為社會(huì)提供多層次、多形式的服務(wù)，最大限度地滿足利用者的多樣化需要。

總之，檔案信息資源的開發(fā)利用新模式，要以檔案信息資源管理為基礎(chǔ)，以檔案信息資源高度共享為目標(biāo)，加大檔案信息資源管理力度，全面整合各類檔案資源，促進(jìn)檔案信息資源總量增加、質(zhì)量提高、結(jié)構(gòu)優(yōu)化，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平。

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