淺談科技檔案的管理與利用

摘 要：科技檔案管理的中心環(huán)節(jié)是積累、管理和利用，但最終目的卻是利用。本文通過(guò)介紹科技檔案在漢江下游防洪保安中的利用，闡述了建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案則是提供其利用的前提條件。

關(guān)鍵詞：科技檔案；管理；利用

科技檔案是記述和反映一個(gè)單位的基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)研究等活動(dòng)，具有保存價(jià)值，并且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保存起來(lái)的技術(shù)文件材料，它不僅具有積累經(jīng)驗(yàn)、保存歷史面貌和參考憑證等作用，而且在生產(chǎn)、建設(shè)和科學(xué)研究工作中具有重要的參考使用價(jià)值。而科技檔案管理的工作環(huán)節(jié)包括積累、管理和利用。就三者關(guān)系而言，積累是基礎(chǔ)，管理是手段，利用才是最終目的。特別是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，科技檔案包含的信息容量也越來(lái)越豐富龐大，科技檔案巨大的利用價(jià)值也越來(lái)越被社會(huì)認(rèn)識(shí)和發(fā)現(xiàn)。如何及時(shí)、有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為科技、生產(chǎn)提供及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地服務(wù)，已成為我們科技檔案管理工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。

1 科技檔案在防洪保安中的利用

人類(lèi)一切科技和生產(chǎn)活動(dòng)都具有很大的繼承性，而人們接受前人成果的主要途徑是依賴于前人科技活動(dòng)成果的記錄——科技檔案，從社會(huì)看如此，從一個(gè)單位來(lái)看也是如此。湖北省漢江河道管理局科技檔案延續(xù)了漢江下游防洪工程建設(shè)管理歷史記錄六十余年，現(xiàn)有科技檔案卷宗4597件，涉及防洪工程方面的勘測(cè)設(shè)計(jì)、水文地質(zhì)、工程建設(shè)、防汛抗旱、堤防管理、科學(xué)研究等，以及非防洪工程方面的跨河、穿堤建筑物等等。

湖北省漢江河道管理局肩負(fù)著漢江下游和東荊河410km河段及兩岸752.5km堤防的常年防汛及歲修任務(wù)，新中國(guó)成立以來(lái)，配合沿江地方政府戰(zhàn)勝了漢江、東荊河下游大洪水共計(jì)22次，在防洪保安方面做出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)，曾多次被省人民政府、省軍區(qū)授予集體一等功、二等功。而在歷次抗御漢江、東荊河大洪水的過(guò)程中，我局科技檔案的利用也起到了不可忽視的作用。

例如：1983年10月漢江發(fā)生了近五十年一遇的特大洪水，漢江下游防洪形勢(shì)十分嚴(yán)峻。為了給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供分洪決策的依據(jù)，我局工程技術(shù)人員提供了最具說(shuō)服力的1964年10月漢江防御特大洪水運(yùn)用蓄洪民垸和杜家臺(tái)分洪工程分蓄洪的檔案資料，為漢江下游實(shí)施鄧、小兩湖民垸分蓄洪和杜家臺(tái)分泄超額洪水，取得漢江抗洪勝利發(fā)揮了巨大作用。

又譬如：2011年9月漢江出現(xiàn)了自1983年以來(lái)最大秋季洪水，丹江口水庫(kù)累計(jì)14天入庫(kù)洪量達(dá)146.2億m3，為歷史同期罕見(jiàn)。由于長(zhǎng)江漢口段水位較低，漢江下游水位落差之大及流速之快均超歷史紀(jì)錄，為確保漢江下游堤防安全，我局工程技術(shù)人員在查閱了1983年、1984年和2005年漢江下游杜家臺(tái)分洪閘分洪運(yùn)用的檔案資料，特別是2005年杜家臺(tái)分洪閘首次實(shí)施小流量分流的檔案資料，為省防指決策使用杜家臺(tái)分洪閘分流以減輕漢江下游洪水沖刷提供了可靠的技術(shù)依據(jù)。在漢江下游防御歷次大洪水中利用科技檔案的實(shí)例不勝枚舉，鑒于篇幅有限就不一一介紹了。

我們?cè)诜烙鶟h江下游歷次大洪水的過(guò)程中，不僅要考慮到上游水情、雨情和工情的變化，而且還要考慮到下游出口長(zhǎng)江水位頂托的影響，因此，在防御措施上除上游丹江口水庫(kù)蓄泄兼顧外，下游還要采取工程措施與非工程措施并舉，才能確保漢江下游堤防的防洪安全。而在眾多技術(shù)層面上，不可忽視的一個(gè)重要因素仍然是涉及漢江防洪工程體系運(yùn)用的歷史記錄——科技檔案的利用。

2 做好科技檔案管理工作，是保證科技檔案利用的前提條件

科技檔案的管理，是一個(gè)單位科技和生產(chǎn)管理工作的一部分，是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作。這項(xiàng)工作不僅直接關(guān)系到科技檔案形成的質(zhì)量，而且還直接關(guān)系到科技、生產(chǎn)活動(dòng)和科技、生產(chǎn)管理工作的質(zhì)量和效率。也只有建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案，才能滿足工程建設(shè)、工程管理及防汛抗旱工作對(duì)檔案利用的要求，而做好檔案管理工作是提供利用的基礎(chǔ)和保證。

（1）規(guī)范科技檔案管理工作?？萍紮n案作為科技事業(yè)單位檔案管理環(huán)節(jié)中的重要部分，建立與此相適應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)和有效運(yùn)行機(jī)制，建立健全管理制度，明確科技檔案收集范圍和保管期限，規(guī)范類(lèi)目劃分和檔號(hào)編制規(guī)則，保證重要資料及時(shí)、準(zhǔn)確整理入庫(kù)，以最快、最好、最全的檔案資料為使用者提供查看、借閱服務(wù)。

（2）加強(qiáng)科技檔案設(shè)施建設(shè)。當(dāng)今科技檔案管理已由傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)管理向現(xiàn)代化縮微管理及電子文件轉(zhuǎn)化，計(jì)算機(jī)管理檔案的方式與手工紙質(zhì)管理的方式相比，在利用上更具有獨(dú)特的優(yōu)越性。科技檔案管理現(xiàn)代化是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用于科技檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開(kāi)發(fā)利用等活動(dòng)中。同時(shí)，還不僅僅是停留在實(shí)現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計(jì)算機(jī)化，更應(yīng)該是向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，以實(shí)現(xiàn)科技檔案的最大經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

（3）加強(qiáng)科技檔案開(kāi)發(fā)利用工作?？萍紮n案工作的中心環(huán)節(jié)是收集、整理、歸檔，但最終目的卻是利用。一方面要加強(qiáng)對(duì)科技檔案資料信息的整理、歸納和分析，總結(jié)規(guī)律，積極挖掘科技檔案信息潛在價(jià)值，做好科技檔案專(zhuān)題目錄分類(lèi)、電子文件匯編等工作，使分散的科技文件信息資源得以優(yōu)化和整合，達(dá)到資源共享的利用目的。另一方面要充分認(rèn)識(shí)到科技檔案利用的重要性以及如何做好科技檔案的利用工作，要以館藏檔案信息資源為服務(wù)手段，采取多種形式和方法，開(kāi)發(fā)和直接提供檔案為防洪保安、工程管理、勘測(cè)設(shè)計(jì)等服務(wù)工作。

（4）注重科技檔案隊(duì)伍建設(shè)。為了適應(yīng)新的形勢(shì)發(fā)展，科技檔案管理人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論，精通檔案業(yè)務(wù)，同時(shí)還要學(xué)習(xí)單位主行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身綜合素質(zhì)，成為實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化合格的檔案管理人員，更好地為防洪保安、工程建設(shè)和管理服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化的不斷進(jìn)步，科技檔案工作的規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)容日益豐富，職能日益擴(kuò)展，其社會(huì)作用也日益凸顯?？萍紮n案作為實(shí)現(xiàn)改革開(kāi)放，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、加快社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)的重要載體，已經(jīng)發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用。近十年來(lái)，我們已經(jīng)深深體會(huì)到運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理軟件，為科技檔案的管理、利用帶來(lái)了無(wú)限廣闊的前景。因此，在新的形勢(shì)下，我們科技檔案工作者更要進(jìn)一步提高自身素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)和掌握科技檔案開(kāi)發(fā)與利用的方式方法，在實(shí)踐中不斷摸索經(jīng)驗(yàn)，從而使科技檔案利用工作真正發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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作者簡(jiǎn)介

胡麗萍（1961-），女，湖北天門(mén)人，湖北省漢江河道管理局館員，大專(zhuān)學(xué)歷，研究方向：檔案管理與利用。