中學(xué)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑略談

吳錦滿

摘 要：本文對中學(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展情況進(jìn)行簡要闡述，說明檔案管理數(shù)字化發(fā)展中存在的不足，從問題解決的角度出發(fā)，對中學(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展路徑提出一些見解。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案管理；數(shù)字化發(fā)展

中學(xué)檔案管理是對中學(xué)學(xué)校發(fā)展過程中產(chǎn)生的所有信息資料的收集、存儲、流傳和應(yīng)用的工作。中學(xué)學(xué)校發(fā)展過程中產(chǎn)生的資料十分龐雜，僅僅學(xué)生的學(xué)籍檔案和教師的人事檔案，就使得檔案管理的難度提升，加之學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)和教育資料，使得中學(xué)檔案管理工作愈加繁瑣。在信息時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用幫助中學(xué)檔案管理解決了大部分的工作難題，但是在數(shù)字化發(fā)展過程中仍存在著一些問題，理清問題并明確中學(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展路徑，是促進(jìn)中學(xué)檔案管理工作發(fā)展的唯一途徑，值得我們進(jìn)行深入的思考探索。

1 中學(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展情況

數(shù)字化檔案管理指的是利用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，在中學(xué)學(xué)校中，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)，師生檔案以及學(xué)校發(fā)展檔案均有電子版，大多數(shù)學(xué)校也與社會資源保障局、教育局建立檔案信息聯(lián)網(wǎng)。但是，中學(xué)檔案數(shù)字化發(fā)展仍在不斷摸索的過程當(dāng)中，其中還存在一些問題。

2 中學(xué)檔案管理數(shù)字化過程中存在的問題

2.1 檔案管理工作人員能力不足導(dǎo)致數(shù)字化管理發(fā)展慢

中學(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的前提是檔案管理工作人員熟悉數(shù)字化管理工作，以數(shù)字化思維、互聯(lián)網(wǎng)思維為核心開展工作，為中學(xué)師生提供檔案相關(guān)服務(wù)。但是實(shí)際上，很多學(xué)校檔案管理工作人員存在著能力方面的不足，例如，對檔案管理系統(tǒng)接受速度慢、不能主動應(yīng)對管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題，甚至有些工作人員對數(shù)字化管理存在抗拒態(tài)度，這些都導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化發(fā)展緩慢的問題。

2.2 檔案管理投入不足導(dǎo)致數(shù)字化管理作用發(fā)揮不良

中學(xué)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展程度，決定了檔案資料的利用度，而數(shù)字化發(fā)展速度的指標(biāo)包括硬件設(shè)施的增添、軟件設(shè)施的更新以及工作方法更新等多個方面。目前，很多學(xué)校做到了檔案管理數(shù)字化，但僅限于購入計(jì)算機(jī)，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成信息檔案，在現(xiàn)有的檔案管理平臺中錄入檔案信息，甚至有些學(xué)校對這部分信息錄入的還不完全。很多學(xué)校無法為教師提供主動錄入信息的檔案管理服務(wù)，大部分教師人事信息仍需要經(jīng)過檔案管理工作人員一一核對錄入；并且，教師要調(diào)取個人檔案，其手續(xù)非常繁瑣，除了社會保障檔案和個人工作檔案之外，教師能夠調(diào)取的個人檔案是有限的，有些檔案的調(diào)取步驟復(fù)雜，降低檔案應(yīng)用的時效性。這意味著，中學(xué)檔案數(shù)字化管理并沒有完全展示出其優(yōu)越性。

2.3 檔案管理規(guī)劃不足導(dǎo)致數(shù)字化發(fā)展存在短板

中學(xué)檔案數(shù)字化管理既要遵循檔案建設(shè)規(guī)律，也要符合中學(xué)教學(xué)管理實(shí)際需要，構(gòu)建完善的制度管理體系是中學(xué)檔案管理的重要保障。但是，從目前中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀來看，一些教育主管部門并未將中學(xué)階段的數(shù)字化管理納入教育管理整體規(guī)劃，學(xué)校自身也缺少完善的、可操作性強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理制度體系，檔案管理的制度化、規(guī)范化水平依然較低。這就導(dǎo)致了檔案管理數(shù)字化存在很多短板問題，例如，有些學(xué)校檔案沒有統(tǒng)一格式，同類檔案提交之后不能馬上進(jìn)入檔案庫，需要二次修改，反而增加了工作量。由此可見，由于規(guī)劃不足，不完善，中學(xué)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展受到阻礙。

3 中學(xué)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑

3.1 提升檔案管理工作者的職業(yè)能力

計(jì)算機(jī)中數(shù)據(jù)處理、圖像傳輸、文獻(xiàn)資料加工、檔案檢索、借閱、歸還等幾乎涉及檔案的所有業(yè)務(wù)都有著較為成熟的技術(shù)，并逐步實(shí)現(xiàn)了中學(xué)檔的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理，這就要求廣大檔案從業(yè)人員加強(qiáng)數(shù)字信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，開發(fā)電子檔案信息資源。中學(xué)檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平有限，由于職業(yè)能力不足造成的數(shù)字化發(fā)展緩慢的問題，仍應(yīng)從提高工作人員職業(yè)能力角度進(jìn)行整改，這是中學(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的主要路徑，提升檔案管理工作者的職業(yè)能力，應(yīng)從以下兩個方面進(jìn)行：首先，對數(shù)字化檔案管理發(fā)展所需要的工作者職業(yè)能力進(jìn)行評定和評價，對照學(xué)校檔案管理工作者的表現(xiàn)，劃分職業(yè)能力等級，發(fā)展職業(yè)能力限制問題，進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)；第二，面向社會招聘適合中學(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展需要的人才，作為一線工作者，直接對檔案管理工作注入新鮮血液。

3.2 加大對數(shù)字化檔案管理的資源投入

中學(xué)檔案數(shù)字化的服務(wù)對象主要為社會、教育主管部門、教職工、學(xué)校、學(xué)生與家長等五個方面，為他們提供檔案目錄檢索、資料查找、借閱、歸還、資源、復(fù)制、編研等檔案服務(wù)工作，師生和學(xué)校管理做好服務(wù)。因此，利用檔案數(shù)字化查詢速度快、自動化程度高等強(qiáng)大技術(shù)優(yōu)勢，為社會各界做好服務(wù)工作是檔案管理數(shù)字化發(fā)展的目的。這不僅需要檔案管理工作者的工作能力作為基礎(chǔ)，還需要大量的硬件和軟件投入，以及數(shù)字化檔案利用相關(guān)的資源投入，只有這樣，中學(xué)檔案才能真正發(fā)揮出價值。中學(xué)加大對數(shù)字化檔案管理的資源投入，主要包括以下三個方面；第一，加大硬件投入，淘汰老舊的計(jì)算機(jī)、淘汰可能造成工作誤差、網(wǎng)絡(luò)傳播風(fēng)險的其他硬件設(shè)施，更換適合檔案數(shù)字化管理工作的硬件設(shè)備；第二，加大軟件投入，積極購入適合中學(xué)學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)，有條件的學(xué)校，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；第三，加大社會資源投入，聘任檔案管理技術(shù)指導(dǎo)員，針對目前的數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)行全面分析，尋找提高檔案利用率、擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍的有效措施。

3.3 完善檔案管理制度確保數(shù)字化進(jìn)程順利

中學(xué)的檔案管理中實(shí)施數(shù)字化管理的重點(diǎn)內(nèi)容是對文件實(shí)行檔案化建設(shè)，這是后續(xù)的檔案管理、檔案調(diào)取以及檔案服務(wù)的關(guān)鍵，但是檔案化建設(shè)涉及到檔案資料的收集形式和對檔案存儲、調(diào)用的規(guī)則，即要求全校師生提交檔案時按照固定的程序進(jìn)行，調(diào)取和使用檔案時根據(jù)制度規(guī)定進(jìn)行，以保證檔案管理的保密性和科學(xué)性，這是確保檔案管理數(shù)字化進(jìn)程順利的基礎(chǔ)。因此，中學(xué)學(xué)校應(yīng)重視完善檔案管理制度，通過把電子文件納入檔案管理中，將檔案管理制度進(jìn)行完善。首先，建立各類檔案標(biāo)準(zhǔn)格式以及填寫說明和提交程序，報送學(xué)校各部門以及各班級；其次，建立核對制度，對紙質(zhì)的檔案所相應(yīng)的電子文件要及時地進(jìn)行內(nèi)容核對，包括核對項(xiàng)目、核對標(biāo)準(zhǔn)以及核對責(zé)任分配等；第三，對檔案轉(zhuǎn)移過程進(jìn)行規(guī)范，包括對文件移交情況進(jìn)行標(biāo)注，從而對文件的收集及移交進(jìn)行情況表明；第四，對于電子文件的檔案化有統(tǒng)一的要求，按照要求進(jìn)行檔案保存。對檔案應(yīng)用范圍進(jìn)行書面明確規(guī)定并強(qiáng)調(diào)責(zé)權(quán)歸屬。

4 結(jié)論

綜上所述，中學(xué)檔案管理已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化階段，中學(xué)學(xué)校對檔案管理工作進(jìn)行硬件投資，但是與數(shù)字化檔案發(fā)展要求相比，資源投入明顯不足，尤其是檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)不夠，導(dǎo)致數(shù)字化進(jìn)程緩慢，另外，檔案管理數(shù)字化管理制度有缺失，也導(dǎo)致一些短板?；诖?，中學(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展路徑包括以下三個方面，第一，以檔案管理者的能力提升為核心提升數(shù)字化管理效力；第二，加大資源投入全面提升數(shù)字化進(jìn)程速度；第三，建立檔案管理規(guī)則確保數(shù)字化發(fā)展順利。希望本文能夠?yàn)橹袑W(xué)檔案管理數(shù)字化發(fā)展工作提供幫助。

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