高校財務管理信息化建設與發(fā)展

摘 要：高校財務管理信息化即通過信息化的手段管理高校財務。隨著各級財政及教育主管部門對高校資金運作監(jiān)管力度的不斷加強及近年來高校財務模式的不斷變化，財務信息化建設則是學校管理資金動向、優(yōu)化資金分配比例、分析學校財務的重要組成部分。文章以云南農業(yè)大學財務處信息平臺為實例，討論高校財務信息化平臺構建現(xiàn)狀及建設中遇到的問題，并且深入思考今后發(fā)展趨勢。

關鍵詞：財務管理 信息化平臺 數據管理

中圖分類號：F234.3 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）05-097-02

一、高校財務信息平臺建設現(xiàn)狀

1.信息系統(tǒng)建設的滯后性。目前大多數高校已經開展了財務信息系統(tǒng)建設，但這個過程所需要的計算機技術以及技術開發(fā)人員對財務信息理解性的結合仍然在一個初級階段，很多學校仍然只運用初級的財務軟件，而不能達到整合所有財務信息并且分析學校財務數據的情況。

2.財務信息來源的不完整性。學校財務信息組成的一部分是來源于學校其他部門如人事處、教務處等，這樣就要求學校整個辦公系統(tǒng)信息互相可提取。然而現(xiàn)實情況是，這樣可統(tǒng)一地提取信息在大部分學校還未實行，有信息銜接的原因，有網絡安全的原因。這樣使得整個財務信息化的發(fā)展速度放緩。

3.財務工作人員的信息化素質良莠不齊。財務電子化要求工作人員不僅要對學校財務工作的充分認識，并且要熟悉了解計算機的應用以及網絡信息管理技術，同時還要求他們根據特定的項目或者數據進行分析和闡述。這些要求對于高校的普通工作者并不是很簡單的要求，對于大多數高校財務工作者并不是完全市場化錄取，因而對于計算機化財務工作的能力也參差不齊，這給高校財務信息平臺建設也帶來了一定的阻礙。

二、發(fā)展高校財務信息化的意義

針對高校財務信息化發(fā)展的現(xiàn)狀來看，建設更好更人性化的財務信息平臺對于高校財務管理更有迫切性。從技術角度而言，高校財務管理信息化平臺建設能夠提供更多有效數據，其中包括財務分析數據、預測數據、計劃編制數據、預算控制數據等。這些數據的運用最終在整個系統(tǒng)中擴展，以實現(xiàn)數據化、信息化的財務管理，具體表現(xiàn)為：

1.有利于高校財務工作的創(chuàng)新。高校財務管理信息化建設如果能夠順利完成并發(fā)揮良好，能夠給整個財務處甚至學校帶來管理的創(chuàng)新、制度的更新。比如高校辦公的無紙化可以實現(xiàn)，這樣能夠節(jié)約資環(huán)保護環(huán)境；能夠實現(xiàn)辦公透明化、公開化，能夠將工作更好地呈現(xiàn)給全校師生以供監(jiān)督。

2.有利于統(tǒng)一領導、集中管理。通過電子化辦公能夠將財務數據整合起來，無論是縱觀整個學校財務情況還是具體分析財務數據，都能夠在電子平臺上很好地完成，對于管理學校以及作出決策都能從財務上提供最直接的信息。

3.確保財務信息的準確性和及時性。財務管理中，會計活動必須保證能夠給信息的使用者提供準確而及時的信息。但如果按照以前的會計管理辦法要很快提供所需的大量財務信息甚至于跨年度的信息，則需要很長的時間；數據管理信息化以后，所需數據只需要很短的時間內即可提取進行比對并且分析。同時，數據的準確性也要比人工做出來的數據更加精準。隨著各大高校的擴建、擴招，資金量也在不斷增長，在龐大數據量的情況下計算機的應用顯現(xiàn)出了獨特的優(yōu)勢。

4.有利于學校與上級部門數據的對接?，F(xiàn)在整個財政體系、與學校相關的政府部門等均采用信息化辦公系統(tǒng)，在一定程度上要求學校也要有相應的信息化水平。針對財務處的是與財政部門的對接，同時學校與銀行的聯(lián)系也可以通過“網銀”等網上工具，這也要求學校財務系統(tǒng)信息化的功能強大。因而沒有財務信息化平臺的建設，與其他部門、單位的各項鏈接也是不能進行的。因此，目前各大高校都致力于發(fā)展高校財務的信息化建設。

三、高校財務信息化建設的具體情況

正因為以上所述的意義所在，怎樣更好地結合學校財務自身的特點建設與發(fā)展高校財務信息化平臺是各大高校所應考慮的。現(xiàn)以云南農業(yè)大學財務處的信息化平臺建設為例進行具體討論，以便總結優(yōu)勢及不足。要實現(xiàn)高校財務信息化，首先要建立數據采集與管理系統(tǒng)、數據轉換系統(tǒng)、數據查詢系統(tǒng)。云南農業(yè)大學充分依托校園網，構建數據資源共享平臺。近年來，云南農業(yè)大學先后自主研發(fā)了經費指標及工資查詢系統(tǒng)、學生費用收繳管理系統(tǒng)、個人所得稅網上申報系統(tǒng)、固定資產對賬系統(tǒng)、財務票據打印系統(tǒng)、科研工作量核算管理系統(tǒng)、科研經費結題結算系統(tǒng)、學生宿舍管理系統(tǒng)、遠程報賬系統(tǒng)、網銀支付系統(tǒng)等10個系統(tǒng)，將網絡化逐步全面覆蓋財務管理工作的方方面面。主要開發(fā)系統(tǒng)應用特點介紹如下：

1.經費指標及工資查詢系統(tǒng)。學校各部門通過財務預算在核定范圍內針對各部門領導及相關人員辦理相應業(yè)務。在學校財務處主頁通過個人姓名及密碼進入查詢系統(tǒng)查看了解部門和本人的經費指標及使用明細，個人所得稅、住房公積金等信息，做到按計劃使用，實時查詢。為適應新形勢下工資、課時、津補貼和個人所得稅管理需要，云南農業(yè)大學自2007年開始嚴格按財政要求使用銀行卡發(fā)放工資和各種津、補貼。具體做法是：首先，根據稅務局對學校教職工個人臺賬實行的網上申報、審批要求，各部門指定專人網上填制、申報每位教職工的個人當月收入，審核無誤后網上分別提交人事處、教務處和研究生處進行審批。其次，教務處負責審批各學院本?？普n時費總金額，研究生處負責審批各學院研究生課時費總金額，人事處負責審批各部門崗位津貼、業(yè)績津貼總金額。最后，審批完成后網上提交數據到財務處匯總，財務處根據審批后的數據按照稅務局的扣稅公式代扣每位教職工的個人所得稅，并通過數據轉換自動形成稅務局申請表、個人明細表和工作單。這樣，所得稅的匯算匯總完全通過計算機網絡實施，大大提高了工作效率的同時也增加了扣稅金額準確性。

2.遠程報賬系統(tǒng)。學校財務處自主開發(fā)的遠程報賬系統(tǒng)基于校園網將財務報賬以網絡化形式呈現(xiàn)，這樣的方式首先保證了財務信息的安全性，利用校園網絡獨立性將公用網絡所帶有的危險如盜取信息等有效地進行控制，并且提高了出賬人員報賬效率，方便教職工簡化報賬程序、了解報賬業(yè)務。遠程報賬程序分三個階段：第一階段，教職工進入財務處主頁通過用戶名和密碼進入遠程報賬系統(tǒng)填寫網絡報賬單，網絡報賬界面總共有“領款單”、“報銷單”、“借款單”、“差旅費報銷單”四種報銷業(yè)務單，系統(tǒng)只能由學校教職工填寫，這在一定程度上避免了校外人員及學校學生代理報銷的情況。另外，在“領款單”部分加了扣稅功能，在此填報金額后超過基準數額的金額將在系統(tǒng)中自動扣稅，這樣避免報賬人員少扣稅、漏扣稅的情況，填報好的報銷單據打印并有負責人簽字后則可直接到財務處進行報賬。第二階段，報賬人員憑遠程報銷單右上角的報銷單號直接將其輸入相應遠程財務做賬系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動將信息轉換為會計憑證，如在會計人員審核原始單據后有任何不符合自動轉換的會計憑證內容的，會計人員可根據實際情況進行更改，最終形成正確有效的會計憑證進行直接業(yè)務報賬。第三階段，由此而產生的支付信息也與網銀支付系統(tǒng)相聯(lián)系，接下來則詳細介紹網銀支付系統(tǒng)。

3.網銀支付系統(tǒng)分為現(xiàn)金支付系統(tǒng)和支票支付系統(tǒng)。首先，現(xiàn)金支付系統(tǒng)是學校與農業(yè)銀行共同開發(fā)的通過直接將會計憑證上的號碼輸入進系統(tǒng)，導出當日有關公務卡報銷的支付信息，系統(tǒng)操作人員將系統(tǒng)上顯示的支付信息與收到的會計憑證一一核對，在確定信息正確后統(tǒng)一將金額支付出去，這個系統(tǒng)同時也能以同樣方式將報銷金額支付到學生的校園卡上。這樣既能夠節(jié)省每次教職工公務卡報銷時運用刷卡機支付所消耗的時間，又能夠減少給學生報銷的現(xiàn)金使用量，方便師生報銷的同時也能減少現(xiàn)金支付錯誤，并且大大減少了庫存現(xiàn)金量，現(xiàn)金使用安全性大大增加。其次，支票支付系統(tǒng)是與中國銀行合作，將公對公的支付由以前的轉賬支票、現(xiàn)金支票等支付手段簡化為直接通過網銀系統(tǒng)支付。同樣是通過在系統(tǒng)中輸入會計憑證號碼則自動出現(xiàn)支付的相關信息。在與會計憑證核對確認無誤后統(tǒng)一將支付信息傳遞給銀行，銀行再根據信息直接劃入至對方賬上。這樣既節(jié)省了財務人員購買支票、開據支票、相關人員到銀行辦理支票的時間，又節(jié)省了因購買支票等產生的路費、手續(xù)費等，規(guī)范現(xiàn)金使用量的同時降低支付現(xiàn)金錯誤，提高工作質量。

四、高校財務信息化建設的不足與風險分析

高校財務信息化建設給財務工作人員帶來了全新的工作方式，在很大方面幫助了財務工作人員，以云南農業(yè)大學為例的財務信息化操作系統(tǒng)在很多方面減少財務人員工作量，提高工作效率的同時方便了學校師生報賬程序。信息化的財務辦公的確有很多優(yōu)勢存在，但現(xiàn)在整個高校財務網絡化仍然處在建設當中，其中仍然有很多不足的地方。

1.高校各部門間數據管理系統(tǒng)的對接。從理論上講我們期望財務數據之間高度共享，實現(xiàn)無縫對接，但這需要各部門高度統(tǒng)一及配合，在實際操作上各高校仍然在努力完善中。高校財務信息化系統(tǒng)應集教務管理、資產管理和賬務管理等于一身的集成管理系統(tǒng)，但由于現(xiàn)在各高校數據管理系統(tǒng)采用的是不同商家的軟件系統(tǒng)，這些數據之間的共享實際上需要通過專門開發(fā)的“數據接口程序”來實現(xiàn)。學校管理的多樣性使得任何的應用系統(tǒng)都無法覆蓋所有用戶的所有實際需求，因此管理軟件還應當有一個易于擴展的框架結構，特別要考慮能進行二次開發(fā)的問題。

2.加強技術培訓，提高財務人員信息素質。很多高校財務人員習慣于老式的記賬方法，對于新系統(tǒng)的財務操作仍然有很多不熟悉，如在日常計算機機械維護、OFFICE等軟件應用上都需要提高相關知識。在信息化時代，財務工作人員更應確立網絡數字社會環(huán)境下的管理思想，加強對財務工作人員在計算機上的培訓，引導他們認同信息技術所帶來的各種變化。在增強信息素養(yǎng)的同時學校也要重視相關人才的招聘，以確保信息化建設的全面發(fā)展。

3.加強財務信息化的風險防范。高校財務信息系統(tǒng)處于開放的網絡環(huán)境下，對于網絡病毒的侵害、信息的外露等問題高校需要嚴格的防范。在信息化建設中，高校財務人員自身應當有對財務信息加強安全保密的意識，每個崗位的人員只能在自己權限范圍內對系統(tǒng)進行操作并且規(guī)范好財務人員工作職能，明確會計記賬操作人員、審核記賬人員、網絡維護人員和會計檔案管理人員等各個崗位的操作權限。同時，加強機房環(huán)境和設備安全的管理，嚴禁無關人員接觸系統(tǒng)或者上機操作，對于重要的計算機設備使用應連接不間斷電源以確保信息的完好保存以及防止黑客的侵入。財務信息數據每天記賬結束后進行日結，月底進行月結并且備份。財務操作設備需要定期對其進行病毒掃描，以防止因病毒侵害或系統(tǒng)故障造成數據的丟失或者破壞，綜合使用集中安全功能模塊，如防火墻、網關、加密口令、數據庫服務器操作系統(tǒng)保護等的設置。

總之，高校財務管理信息化建設給學校財務管理帶來了新的變化，注入了新的活力。高校通過信息化的管理，不僅促進了財務業(yè)務流程化、工作規(guī)范化，而且大大提高財務工作效率與質量，加快了財務數據匯總速度，減少財務分析失誤等問題，在提高資金使用效率的同時提高了學校整體辦公質量，提高了社會效益。

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（作者單位：云南農業(yè)大學財務處 云南昆明 650201）

（責編：若佳）