關(guān)于構(gòu)建和完善醫(yī)院物流管理系統(tǒng)的探討

摘 要：隨著現(xiàn)代社會信息技術(shù)的不斷發(fā)展普及，許多醫(yī)院建立了HIS系統(tǒng)信息管理系統(tǒng)平臺。物流管理系統(tǒng)作為醫(yī)院現(xiàn)代化管理標志之一，近年來發(fā)展迅猛，給醫(yī)院內(nèi)部管理提供了技術(shù)支撐。醫(yī)院在信息化建設(shè)中必須遵循“總體規(guī)劃，逐步設(shè)入，分步實施”的大原則，穩(wěn)步地邁進實施醫(yī)院信息化的腳步。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院物流系統(tǒng) 一體化 構(gòu)建

中圖分類號：F252

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）05-127-02

物流管理指在現(xiàn)代社會再生產(chǎn)過程中，依據(jù)物質(zhì)資料實體流動的規(guī)律，應(yīng)用物資管理的基本原理和科學(xué)方法，對物流活動整個過程進行計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制和監(jiān)督，使整個物流活動實現(xiàn)最佳的組合，從而降低物流的成本，提高物流運作效率和經(jīng)濟效益。物流管理是從物料管理、配送管理、倉儲管理等管理概念延伸出來的。物流管理作為醫(yī)院后勤保障最重要的一部分。它體現(xiàn)在醫(yī)院后勤服務(wù)的每一項活動中，它在醫(yī)院運營過程中起到非常重要的作用，是保證臨床醫(yī)療服務(wù)不可缺少的環(huán)節(jié)。近年來，隨著物資耗材特別是高值耗材的廣泛應(yīng)用，作為醫(yī)院第三利潤源的物流，越來越受重視，許多醫(yī)院紛紛建立起物流管理系統(tǒng)，希望通過信息技術(shù)方法來提高管理效率，控制成本費用。

一、醫(yī)院物流管理存在的問題

一直以來，公立醫(yī)院經(jīng)營是不以盈利為目的，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)基本上是從臨床走出來的，他們更在乎醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的好壞。隨著國內(nèi)經(jīng)濟市場的不斷發(fā)展完善，國家財政對醫(yī)院投入不足，醫(yī)院開始主要通過開大處方賺藥品差額錢。短期的經(jīng)濟行為改變不了長期經(jīng)營負擔(dān)，更改變不了醫(yī)院內(nèi)部管理的缺陷，不重視管理人才的引進和培養(yǎng)，導(dǎo)致醫(yī)院整體管理水平不高，物流管理也不例外。（1）醫(yī)院整體缺乏前瞻性、規(guī)劃性，浪費現(xiàn)象非常嚴重。（2）醫(yī)院屬于服務(wù)行業(yè)，醫(yī)院物流管理也屬于服務(wù)性工作，服務(wù)的對象不同，醫(yī)院服務(wù)于整個社會，而物流管理服務(wù)的是醫(yī)院內(nèi)部。物流管理面廣而大、非常繁瑣、專業(yè)性強、控制管理難度大。（3）倉儲管理是物流管理系統(tǒng)中最主要的一環(huán)。因為物品的品種多，數(shù)量大、分布廣、儲存量都非常大，不管醫(yī)院大小，都有藥品倉庫、物資耗材倉庫。有些醫(yī)院還設(shè)有固定資產(chǎn)報廢倉庫。（4）沒有物流配送隊伍。許多醫(yī)院沒有專業(yè)配送人員，基本上是由護理人員肩負這項工作，影響醫(yī)療護理工作的質(zhì)量，同時浪費人力資源，增加了成本。（5）缺乏績效評價機制。許多醫(yī)院還一直沿用過去那套吃大鍋飯獎勵制度，缺乏有效的激勵機制，做不做一個樣，無法激勵員工的積極性和合作精神。醫(yī)院物流營運成本科目不夠細化，措施不健全，沒有真正體現(xiàn)誰使用誰負責(zé)，把許多直接成本變成間接成本分攤。不能為控制監(jiān)督系統(tǒng)提供可靠的量化指標作為依據(jù)，物流資源的有效性和服務(wù)性得不到體現(xiàn)。

二、強化物流系統(tǒng)的監(jiān)督管理，做好重點物品和重點環(huán)節(jié)管理

1.根據(jù)歷史資料特別是上年度物資采購數(shù)據(jù)對比，本年度醫(yī)院規(guī)劃預(yù)算和臨床科室發(fā)展需要，制定當(dāng)年的物資采購計劃。在實施采購計劃過程中要充分預(yù)測各種物資的需求量，同時考慮采購物資需要時間、運輸周期長短、季節(jié)使用差異和倉庫的存儲能力，制定當(dāng)月的采購計劃。我們既要防止因物資積壓而出現(xiàn)倉耗，又要防止因物資供應(yīng)不及時影響臨床醫(yī)療工作。我院采購計劃分兩種情況：需求量大、周轉(zhuǎn)快的物品由倉庫根據(jù)庫存量做好采購申請計劃，實行集中采購分批送貨；需求量小，專業(yè)性強由科室通過醫(yī)院OA辦公網(wǎng)直接向采購部門報送計劃采購。

2.采購部門作為醫(yī)院采購員，首先要做好對供貨商的規(guī)模、實力和產(chǎn)品質(zhì)量的了解。主動擔(dān)負起溝通與協(xié)調(diào)的工作，主動把好的產(chǎn)品介紹給使用科室，以便采購時能用合理價格選擇到優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。物資采購盡量做到公開招標，可以對物品招標，也可以對公司進行招標（辦公用品、日雜等日用耗材）。對急用量少的物品通過審計部門審價后進行采購。

3.醫(yī)院內(nèi)部物流配送路徑和流程的通暢，是提高醫(yī)院物流供應(yīng)效率的最有效保證。在后勤物資保障工作中要貫徹“以服務(wù)臨床科室為中心”的指導(dǎo)思想，提供物資送貨上門的服務(wù)流程，也可以承包給配送公司送貨上門服務(wù)，把醫(yī)務(wù)人員從繁重的管理工作中解放出來，回歸臨床工作，將主要精力放到為病人服務(wù)。臨床科室需要領(lǐng)用的物品通過物資系統(tǒng)報到物資供應(yīng)部門，物資供應(yīng)部門按照臨床科室的需求，通過協(xié)商合理安排時間，分批將物資送到臨床科室，當(dāng)場辦理領(lǐng)用手續(xù)。

4.隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，近年許多醫(yī)院開展在病人身上植入式耗材服務(wù)項目，而且發(fā)展速度迅猛。如筆者所在的廣東醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院每年采購的高值耗材和?？坪牟慕痤~達1億元左右，所有高值耗材都按照先使用后結(jié)賬的形式向供應(yīng)商結(jié)算。物品直接送到臨床科室使用了，發(fā)票有時壓了幾個月才結(jié)賬，造成收入與成本計算時間不匹配。骨外科高值耗材因患者個體差異和急診患者的突發(fā)性，是高值耗材中最難管理的，因突發(fā)性導(dǎo)致庫存?zhèn)湄洸蛔?，?dāng)患者需求時無法及時滿足?，F(xiàn)在醫(yī)院建立了物資條碼管理系統(tǒng)，加強了高值耗材和?？撇牧喜少徤暾堄媱澋墓芾?，對高值耗材從采購計劃開紿，到物品驗收入庫、臨床使用一直到病人出院，這件耗材的唯一編碼在病人住院過程中一直進行跟蹤記錄。對急診患者我們是先使用后審批形式。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，跟蹤能力越來越強，使物流運作過程更加透明化、合理化和人性化，為實時控制物流過程提供了條件和方便。物資供應(yīng)講究合作性與協(xié)調(diào)性，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都可以導(dǎo)致貨物逾期未到，沒有物流系統(tǒng)的無縫連接，患者需求得不到及時滿足，會影響治療效果，甚至危及生命。因此，無縫連接的物流系統(tǒng)是物資供應(yīng)獲得協(xié)調(diào)運作的前提條件和有力保證。

5.存儲管理一直是物流管理系統(tǒng)的核心。做好物資存貨的協(xié)調(diào)、控制和管理，體現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部管理水平的高低?？刂坪么尕浀臄?shù)量、形態(tài)和分布，提高存貨的流動性，加快資金流轉(zhuǎn)。一方面通過對庫存物資進行分類管理，便于清點查找；通過對庫房定期盤點，了解物資庫存量；通過對占用資金多，用量少的貴重物資進行重點管理，控制進貨量，降低庫存的成本。另一方面與供應(yīng)商協(xié)商，按我們的需求量分批送貨，以此減少庫存積壓，有效地利用現(xiàn)有空間，提高運作效率，更好地滿足臨床需要，逐漸實現(xiàn)零庫存管理目標。

三、構(gòu)建醫(yī)院物流系統(tǒng)，形成物流管理一體化

1.醫(yī)院物流一體化管理是我國醫(yī)院未來物流管理發(fā)展的方向。做好醫(yī)院物流一體化管理，首先要設(shè)立物流供應(yīng)中心，負責(zé)全院的物資供應(yīng)、調(diào)配和保管。其次，通過物流系統(tǒng)共享信息，每個環(huán)節(jié)的物流信息都能透明地與其他環(huán)節(jié)進行交流與共享。供應(yīng)中心、采購部門和使用部門通過物流系統(tǒng)可以同時了解物資供需求信息，使用部門的需求能及時送達采購部門和供應(yīng)部門，即使臨時改變需求也可以通過物流系統(tǒng)及時通知采購部門和供應(yīng)部門，便于及時修改采購計劃。而供應(yīng)中心的庫存信息和配送流程也可以迅速反饋到采購部門和使用部門，財務(wù)部門還可以通過物流系統(tǒng)直接獲取報表數(shù)據(jù)、查詢資料和監(jiān)督管理。部門之間加強溝通與協(xié)調(diào)，效率自然提高。

2.物流控制主要是控制物流活動過程產(chǎn)生的成本費用，它包括事前控制、事中控制和事后控制。事前控制主要依靠過去的歷史數(shù)據(jù)，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)在的發(fā)展趨勢來推算整個物流活動產(chǎn)生成本費用有多少，也就是對尚未發(fā)生的物流活動作全面預(yù)算分析，制定成本費用的標準，并把它作為業(yè)績考核的依據(jù)。事中控制是指企業(yè)在一定時期內(nèi)（一年）的物流活動過程中產(chǎn)生的成本費用，按制定的標準費用水平來衡量實際發(fā)生成本費用，加以計算分析來揭示差異及差異形成的原因。事后控制就是根據(jù)已制定的成本費用標準，通過實際發(fā)生成本費用進行對比核算，來評價部門工作的業(yè)績和失誤，給予獎懲，同時為下年度制定標準提供可靠的參考依據(jù)。

3.建立績效考核機制。在經(jīng)濟市場體制下績效考核是企業(yè)不可缺少的管理手段。物流管理是一個動態(tài)的過程，績效考核作為一種有效的管理機制，可以起到改進工作作風(fēng)，鼓勵員工積極向上，構(gòu)建合作精神，從而提高工作效益的作用。業(yè)績考核必須從實施分權(quán)管理制度開始，把物流運作過程劃分為不同形式的責(zé)任中心，明確每個責(zé)任中心的權(quán)力和責(zé)任，明確規(guī)定業(yè)績計量和考核評價方法，建立起以責(zé)任中心為主體的責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的合理機制，通過物流系統(tǒng)信息的積累、分析、反饋，形成物流系統(tǒng)內(nèi)部嚴密的控制監(jiān)督系統(tǒng)。

（1）進行部門績效考核。要明確權(quán)責(zé)范圍，建立合理責(zé)任中心，實施責(zé)任考核制度。依據(jù)各個責(zé)任中心的特點進行分工，按照分工明確、責(zé)任易辨、成績量化的考核原則，使每個責(zé)任中心在其權(quán)限范圍內(nèi)，享受獨立自主權(quán)，認真履行其職責(zé)。

（2）明確績效考核標準，根據(jù)考核標準編制責(zé)任預(yù)算。責(zé)任預(yù)算最終目標是對各個責(zé)任中心的工作進行分解、落實，使細化量化，以此作為日常工作的準繩和評價標準。績效考核標準，應(yīng)當(dāng)具有可控性、可計量性和協(xié)調(diào)性等特征，考核的內(nèi)容也必須是每個責(zé)任中心能夠控制的因素，能夠比較準確地計算和報告。考核實際執(zhí)行過程中，要區(qū)分每個責(zé)任中心的可控與不可控費用，考核部分僅限于影響工作效率好壞的可控部分，不可控的因素不能計算在內(nèi)。使每個責(zé)任中心在完成物流活動中能夠明確各自的目標任務(wù)，以實現(xiàn)整體和局部的統(tǒng)一，共同完成醫(yī)院總體目標。

（3）建立有效的獎懲制度。獎懲制度要細化，每個責(zé)任中心都要有一套合理有效的獎懲制度，同時要建立一套完整記錄報告系統(tǒng)，以便為每個責(zé)任中心的實際業(yè)績提供可靠依據(jù)。根據(jù)日常記錄來計算和考核有關(guān)責(zé)任中心對預(yù)算執(zhí)行情況，按制度標準進行獎懲，做到功過分明、獎懲有據(jù)。

（4）編制每月業(yè)績報表。每月通過物流系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)績報表，加上綜合各種服務(wù)指標，對各責(zé)任中心的工作進行全面的分析和評價，并以此作為標準實行獎懲。通過不斷考評促使各責(zé)任中心相互溝通合作，積極有效地開展物流活動；經(jīng)過對比分析找出缺點、亮點，為最大限度地降低物流費用水平、提高經(jīng)濟效益而努力。

4.加快人才隊伍建設(shè)。做好引進、培養(yǎng)具有專業(yè)物流管理技術(shù)人才隊伍。發(fā)展完善物流管理是一項系統(tǒng)工程，建立合理有效的物流體系，可以提高物流服務(wù)質(zhì)量，加快物流運轉(zhuǎn)速度和效率，這些都需要有一批技術(shù)精、素質(zhì)高的人才進行合作才能完成的。我們要想提升醫(yī)院物流管理水平，改善物流管理人員的知識結(jié)構(gòu)和層次不容忽視。企業(yè)的競爭，歸根結(jié)底就是人才的競爭，必須重視人才的培養(yǎng)，給他們創(chuàng)造一個和諧的工作環(huán)境。

四、結(jié)語

在市場經(jīng)濟環(huán)境下，醫(yī)院要生存發(fā)展，必須面對成本利潤的挑戰(zhàn)，作為主要利潤源的物流，有效降低運營成本，提升服務(wù)質(zhì)量，是形成醫(yī)院競爭優(yōu)勢的主要因素之一?，F(xiàn)代物流管理理念的體現(xiàn)與硬件建設(shè)分不開，醫(yī)院在規(guī)劃建設(shè)中必須充分考慮物流管理所需要的硬件配套工程，才能建立起通暢的物流一體化管理系統(tǒng)。國內(nèi)醫(yī)院在學(xué)習(xí)參考國際經(jīng)驗的同時，我們更應(yīng)該關(guān)注對物流管理制度和流程的建設(shè)與完善，通過構(gòu)建完善的物流服務(wù)體系來降低醫(yī)院運營成本，提高醫(yī)院管理水平，從而推動醫(yī)院業(yè)務(wù)健康發(fā)展，最終達到提高醫(yī)院競爭力的目的。

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（作者單位：廣東醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院資產(chǎn)管理部 廣東湛江 524001）

（責(zé)編：若佳）