基于企業(yè)集團的eHR項目實施方法研究

摘 要：隨著全球化、信息化以及市場需求越來越呈現(xiàn)出多樣性與多變性，企業(yè)之間的競爭已經(jīng)演變成了對人才的競爭，企業(yè)越來越清醒地認識到，人力資源管理在企業(yè)管理決策中的核心作用。因此，建立一個強大的人力資源管理系統(tǒng)是企業(yè)，特別是大型企業(yè)集團在人力資源管理中的必然趨勢和要求。

關(guān)鍵詞：企業(yè)集團 eHR 實施方法

中圖分類號：F270.7

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）05-264-02

一、引言

目前eHR作為一種新型人力資源管理手段已經(jīng)越來越被現(xiàn)代企業(yè)所接受，它能夠通過集中式的人事核心信息庫、自動化的信息處理、員工自助服務(wù)桌面、內(nèi)外業(yè)務(wù)協(xié)同以及服務(wù)共享，從而達到降低管理成本、提高管理效率、改進員工服務(wù)模式以及提升組織人才管理的戰(zhàn)略地位等目的。{1}在單一法人的企業(yè)中推動eHR實施已經(jīng)有了很多成功的案例，但在企業(yè)集團特別是多級企業(yè)法人的企業(yè)中推動eHR系統(tǒng)的實施，依然存在各種各樣的問題，要么系統(tǒng)建設(shè)期間推動緩慢甚至半途而廢，要么系統(tǒng)平臺搭建后不能正常投入使用，使得前期建設(shè)的大量投入成為浪費，有的不得不進行二次實施。

二、現(xiàn)狀分析

1.作為一個信息管理系統(tǒng)，eHR系統(tǒng)并不具備很強的通用性。雖然企業(yè)人力資源管理的流程與內(nèi)容都應(yīng)有統(tǒng)一的標準，但不同性質(zhì)企業(yè)之間，同一企業(yè)內(nèi)部的不同業(yè)務(wù)模塊之間會因人力資源管理的側(cè)重點不同而應(yīng)采取不同的管理方式。因此期待系統(tǒng)即買即用是不現(xiàn)實的，它必須經(jīng)過平臺+模塊+針對性開發(fā)的完整過程，才能達到企業(yè)人力資源管理的目的，特別是在企業(yè)集團的實施中，這一點尤為關(guān)鍵。以薪酬模塊為例，同一集團內(nèi)，不同企業(yè)間采用的薪酬體系不盡相同，有薪點制、崗位技能制、計件制、計時制等等，要使模塊的開發(fā)能夠做到整體適用，就必須在前期參與到開發(fā)設(shè)計的工作中。很多企業(yè)還不能認識到這一點，簡單地認為關(guān)鍵點是在使用上，而錯過了最初把關(guān)開發(fā)設(shè)計的過程，導致建立的eHR系統(tǒng)不能或者不能全部實現(xiàn)管理意圖，使得系統(tǒng)使用變得難以推進。

2.eHR的施行是人力資源理念的革新，而非僅僅是工作方式的改進，更不能是簡單地將人力資源管理流程用信息化的方式體現(xiàn)出來。在實現(xiàn)人力資源管理日常事務(wù)流程的同時，更重要的是整合外部用于人力資源管理的種種資源，優(yōu)化內(nèi)部人力資源管理流程，并作為企業(yè)運作流程和工作關(guān)系的戰(zhàn)略伙伴，為企業(yè)提供決策支持。{2}而在很多企業(yè)集團的eHR系統(tǒng)實施過程中，更多關(guān)注放在了將繁瑣的工作流程信息化，使行政事務(wù)實現(xiàn)無紙化上，忽視了eHR系統(tǒng)核心的作用和企業(yè)轉(zhuǎn)變?nèi)肆Y源管理模式的真正目的。

3.在eHR系統(tǒng)建立的重要性被充分認識到以后，企業(yè)對系統(tǒng)建設(shè)一般情況都表現(xiàn)出相當?shù)闹匾?，領(lǐng)導會親自掛帥，擔任項目建設(shè)的負責人，會投入大量的財力、物力、人力參與建設(shè)。但系統(tǒng)數(shù)據(jù)基本完善以后，對后續(xù)數(shù)據(jù)的及時更新和維護就不那么受到重視，一段時間后，系統(tǒng)數(shù)據(jù)不再是最新狀態(tài)，致使不能準確有效提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)人員對系統(tǒng)的使用的積極性也會受到嚴重影響，最終使系統(tǒng)被擱置。

三、實施方法研究

企業(yè)集團的人力資源系統(tǒng)建設(shè)與一般性企業(yè)和其它類型組織不同的特點主要在于，其管控模式的異同帶來的人力資源管理方式的異同，通常具有體系化、多元化、規(guī)?；奶攸c，把握好eHR系統(tǒng)建設(shè)中的實施方法，在系統(tǒng)建設(shè)的各個階段有針對性地開展好工作，對企業(yè)集團eHR系統(tǒng)建設(shè)的順利推進實施具有重要的意義。

1.明確目標。在eHR系統(tǒng)立項建設(shè)前，有的企業(yè)用簡單的辦公軟件對人力資源的相關(guān)數(shù)據(jù)進行管理，有的企業(yè)用ERP系統(tǒng)內(nèi)部的人力資源管理模塊進行管理。根據(jù)企業(yè)集團的發(fā)展，隨著員工人數(shù)的增多、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的多元化或者細分化，以及企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的需要，eHR系統(tǒng)建設(shè)被提上日程。在系統(tǒng)建設(shè)前，必須明確企業(yè)的階段性人力資源戰(zhàn)略目標和遠景目標，確定系統(tǒng)建設(shè)啟動應(yīng)該實現(xiàn)的基本要求，并為長期的遠景目標奠定基礎(chǔ)。還應(yīng)多了解供應(yīng)商提供的服務(wù)情況和其長項是否符合企業(yè)對eHR系統(tǒng)建設(shè)的定位，應(yīng)綜合考察系統(tǒng)功能、方案可行性、供應(yīng)商實力、服務(wù)水平和產(chǎn)品價格等方面。{3}

2.充分調(diào)研。在明確目標以后，需要對企業(yè)集團各成員單位、各業(yè)務(wù)模塊的人力資源管理現(xiàn)狀和需求情況進行調(diào)研。集團化管控的企業(yè)，可能面臨各成員單位間人力資源管理幅度、深度不一致的情況。各成員單位作為獨立法人實體，具有獨立的人力資源管理權(quán)限，要在此模式下完全實現(xiàn)集團式的統(tǒng)一管理難度很大。因此需要充分聽取意見，了解需求，結(jié)合不同企業(yè)情況在充分滿足現(xiàn)有人力資源管理優(yōu)化流程的基礎(chǔ)上，對模塊、項目實施邊界進行確定，并確定一個均衡點，將各單位的人力資源管理進度基本統(tǒng)一到一個平臺上。

3.共同規(guī)劃。前期的規(guī)劃工作，必須要結(jié)合供應(yīng)商、企業(yè)人力資源部、企業(yè)IT部門三方的力量組成項目組，分工合作共同完成，這樣既能實現(xiàn)高效的溝通，又能準確將企業(yè)的意圖和要求傳達到位。需要特別指出的是，作為專業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)人力資源部門應(yīng)該發(fā)揮對業(yè)務(wù)模塊規(guī)劃的核心作用，一定要克服信息系統(tǒng)項目是IT部門的工作的思想，充分發(fā)表意見，推動目標的實現(xiàn)。

4.組織實施。前期規(guī)劃完成后，供應(yīng)商和企業(yè)IT部門就開始具體系統(tǒng)的開發(fā)，系統(tǒng)建成后組織數(shù)據(jù)的錄入以及針對不同模塊的具體實施。在此過程中應(yīng)該重點關(guān)注的還有以下幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

（1）建立項目組內(nèi)部溝通機制。不能簡單地認為項目的實施就是供應(yīng)商的工作，雖然企業(yè)根據(jù)自身的需求選擇實施模塊，這使得整個eHR系統(tǒng)可伸縮性很好，但只有基于“客戶化開發(fā)”的模塊建設(shè)才能實現(xiàn)不同企業(yè)個性化的需求，真正為企業(yè)提供量身定做的解決方案。盡管前期企業(yè)參與到項目規(guī)劃中，但在開發(fā)過程中，定期的項目組內(nèi)部溝通是十分必要的，項目組應(yīng)該定期召開會議、實時通過電子郵件通報項目進度，并針對錄入數(shù)據(jù)規(guī)范、導入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標準等問題進行專題溝通。只有各業(yè)務(wù)模塊內(nèi)的上下溝通等內(nèi)部溝通機制的建立，才能使客戶化開發(fā)具體落實到系統(tǒng)建設(shè)中。

（2）構(gòu)建eHR系統(tǒng)循環(huán)流程。建立利于系統(tǒng)維護更新的閉合循環(huán)流程，是保證系統(tǒng)有效使用和不斷優(yōu)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。eHR系統(tǒng)平臺搭建以后，需要業(yè)務(wù)部門準確全面地將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄用，并結(jié)合統(tǒng)計、報表等功能予以檢驗。在正常投入使用后，實時的更新和維護數(shù)據(jù)是一項十分繁瑣的任務(wù)，因此，必須建立有效的循環(huán)流程，從機制上解決數(shù)據(jù)維護主動性的問題。

（3）系統(tǒng)實施關(guān)鍵節(jié)點的把握。系統(tǒng)模塊開發(fā)完成后，進入具體業(yè)務(wù)部門的實施階段，在實施過程中幾個關(guān)鍵節(jié)點的把握十分重要。一是做好業(yè)務(wù)人員培訓。要在系統(tǒng)實施中適時安排培訓，時間上要做到培訓結(jié)束后盡快使用系統(tǒng)進行操作。另外，因為有的業(yè)務(wù)不是經(jīng)常發(fā)生，所以要考慮業(yè)務(wù)操作流程與系統(tǒng)操作流程的時間點對接，避免因為長期不操作而生疏。二是集中推進。eHR系統(tǒng)組織實施的核心階段就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入，系統(tǒng)中每個人可能需要錄入上百條信息，是一項艱苦繁雜的工作，如果不集中人力和時間一鼓作氣推動完成，時間拖得越長，實施的效果越差。三是及時維護。eHR系統(tǒng)的前期錄入階段僅僅是系統(tǒng)建設(shè)的開始，更重要的是系統(tǒng)的持續(xù)維護和數(shù)據(jù)的及時更新，這將關(guān)系到提供信息的準確性和有效性，是一個長期過程。因此，必須建立行之有效的系統(tǒng)內(nèi)部驅(qū)動循環(huán)，把維護數(shù)據(jù)的責任分配到每項業(yè)務(wù)工作，當系統(tǒng)與業(yè)務(wù)之間能夠建立“不更新數(shù)據(jù)就不能做業(yè)務(wù)”的緊密聯(lián)系時，數(shù)據(jù)的及時更新就建立了內(nèi)驅(qū)動力，系統(tǒng)的維護就形成了良性循環(huán)。關(guān)鍵模塊與其它模塊的同步實施是實踐中行之有效的方法。比如薪酬模塊作為基本模塊，絕大多數(shù)企業(yè)都會選擇在第一次開發(fā)中使用，因此，可以通過每月使用系統(tǒng)計算薪資，來推動個人與薪酬相關(guān)的數(shù)據(jù)都必須保持最新狀態(tài)；再如報表系統(tǒng)，要求各類人力資源信息報表通過系統(tǒng)進行上報，直接從系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中取數(shù)。如若不然，業(yè)務(wù)工作變成了“兩張皮”，eHR系統(tǒng)將淪為一定時期數(shù)據(jù)的記錄庫，不僅不能實現(xiàn)系統(tǒng)功能，還將直接導致項目的二次實施。四是建立系統(tǒng)維護制度，對數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)保密、系統(tǒng)的具體使用維護等工作進行規(guī)范，做到有據(jù)可依，不斷提高系統(tǒng)使用的有效性和安全性。五是重視后期維護的重要性，應(yīng)保留eHR系統(tǒng)實施團隊的主要成員，包括業(yè)務(wù)人員和技術(shù)人員，保障eHR系統(tǒng)日常安全、穩(wěn)定和高效的運行，并及時處理出現(xiàn)的問題。{4}

四、結(jié)語

eHR的實施是一項系統(tǒng)工程，其綜合性、系統(tǒng)性、整體性強，不僅涉及企業(yè)人力資源管理的工作，還涉及企業(yè)管理的很多方面。在投入大量人力、財力的同時，要高度關(guān)注實施過程，尤其在多法人實體的企業(yè)集團中更是如此。有效可行的實施方法將會使eHR系統(tǒng)建設(shè)達到事半功倍的效果。

注釋：

{1}石彥周.對eHR人力資源管理軟件系統(tǒng)的認知[J].信息系統(tǒng)工程，2011（9）

{2}斯蒂芬·哈格.信息時代的管理信息系統(tǒng)[M].機械工業(yè)出版社，2004.

{3}張艷娟，集團企業(yè)eHR開發(fā)和應(yīng)用的探討[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（20）

{4}譚念瑩.eHR實施過程的關(guān)鍵點[J].企業(yè)管理，2010（8）

（作者單位：云南冶金集團股份有限公司組織人力資源部 云南昆明 650224）

（責編：若佳）