談?wù)勑畔⒒瘲l件下電子檔案的有效管理

摘 要：本文從電子檔案的概念及特點(diǎn)出發(fā)，羅列了電子檔案管理面臨的種種挑戰(zhàn)，并有針對(duì)性地提出了一系列科學(xué)有效的管理措施，以供廣大檔案管理人員在日常工作中參考、借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；信息化

所謂電子檔案，即利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的、以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案，是由電子文件歸檔后形成的。電子文件主要有電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙，等等。電子檔案是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案管理現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案的特征主要有：

1.檔案信息存儲(chǔ)的豐富性；

2.檔案信息的生動(dòng)形象性；

3.信息存儲(chǔ)與利用的迅速準(zhǔn)確性；

4.信息資源的共享性。

隨著電子計(jì)算機(jī)的普及和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在傳統(tǒng)的辦公過(guò)程中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件已逐步被電子文件所取代，出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的現(xiàn)象。然而，在實(shí)際工作中，電子檔案的管理卻面臨著耐久性不足、環(huán)境條件要求高、技術(shù)壽命較短、信息保護(hù)難度大等諸多挑戰(zhàn)，因此，如何科學(xué)有效地管理好電子檔案，促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展，成為擺在廣大檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要課題。

我們認(rèn)為，信息化條件下電子檔案的有效管理，只有人員素質(zhì)和基礎(chǔ)設(shè)施一起上，軟件硬件建設(shè)一起抓，方能取得事半功倍的效果，主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。

一、從源頭抓起整理好電子檔案

電子檔案整理是指依照一定的方法和原則，對(duì)零散的和需進(jìn)一步條理化的電子檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目，包括兩個(gè)層次：首先，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類和排序，即將電子檔案磁性載體上零散而雜亂的電子文件通過(guò)分類、標(biāo)引、組合，使其存儲(chǔ)格式處于一種有序狀態(tài)。其次，組織建立數(shù)據(jù)庫(kù)。在進(jìn)行分類和編號(hào)的基礎(chǔ)上，對(duì)電子文件進(jìn)行科學(xué)地登記整理，使其處于有序的虛擬狀態(tài)，通過(guò)檢索，可以提取并在電腦屏幕上顯現(xiàn)出來(lái)。

二、加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)保管好電子檔案載體

電子檔案的保護(hù)應(yīng)將重點(diǎn)放在基礎(chǔ)設(shè)施和基本保管條件的改善上。只有具備相應(yīng)的保管條件和設(shè)施才能維護(hù)電子檔案的完整性與安全性。磁盤、磁帶和光盤是電子檔案所采用的主要存儲(chǔ)介質(zhì)，目前尤以光盤為主。防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜、防火是這些存儲(chǔ)介質(zhì)防護(hù)的共性。在存放電子檔案載體的庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備強(qiáng)制通風(fēng)設(shè)備與空調(diào)設(shè)備，使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中。此外，還應(yīng)配備專門的存貯柜架。例如，使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架來(lái)存放錄音和錄像材料等。應(yīng)定期對(duì)各類載體的電子檔案進(jìn)行檢查，根據(jù)需要進(jìn)行修復(fù)或其他保護(hù)性處理。要采取嚴(yán)密的防灰塵措施，防止灰塵對(duì)電子檔案載體的危害。要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，防止外磁場(chǎng)的影響，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

三、增強(qiáng)管理人員素質(zhì)維護(hù)好電子文件信息

由于電子文件的共享性，其信息與載體的可分離性，加之無(wú)孔不入的電腦病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客，極大地增加了電子文件信息的保護(hù)難度。對(duì)此，應(yīng)從兩方面著手解決問(wèn)題。一方面，要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員素質(zhì)。所在單位要定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)，采取積極的措施抓好知識(shí)更新、引進(jìn)、消化，增強(qiáng)管理人員素質(zhì)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。此外，所在單位一定還要高度重視本單位檔案管理人員的選拔，真正把那些思想素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作負(fù)責(zé)任的同志安排在檔案管理崗位上。另一方面，要有針對(duì)性地從技術(shù)角度對(duì)電子文件加以維護(hù)，確保信息安全。針對(duì)技術(shù)過(guò)時(shí)這一問(wèn)題，業(yè)界提出了三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。目前，防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等，是電子文件信息防修改、防盜竊、防刪除的主要技術(shù)途徑。這些技術(shù)方法保證了電子文件信息的唯一性、真實(shí)性和原始性。

四、健全規(guī)章制度管理好電子檔案

根據(jù)電子檔案儲(chǔ)存載體的特點(diǎn)，主要應(yīng)從三方面著手，健全規(guī)章制度，管理好電子檔案：

（1）建立一套科學(xué)合理的保護(hù)、借閱和更新制度由于電子文件的可復(fù)制性和刪改無(wú)痕跡性，對(duì)電子檔案的保護(hù)應(yīng)貫穿于電子文件的整個(gè)生命周期。為確保電子檔案的原始性和完整性，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的登記制度，從收集開始就對(duì)其管理和借閱利用情況進(jìn)行記錄，并嚴(yán)格執(zhí)行，防止發(fā)生信息丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案儲(chǔ)存載體進(jìn)行檢查，以確保其在自然壽命內(nèi)不被損壞，還要核查儲(chǔ)存時(shí)間和更新時(shí)間，對(duì)到達(dá)儲(chǔ)存壽命的電子檔案及時(shí)進(jìn)行更新。

（2）實(shí)行部門專人集中管理電子檔案由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲(chǔ)到保護(hù)的整個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照檔案管理程序進(jìn)行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還有利于建立歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，并對(duì)電子檔案進(jìn)行專業(yè)性開發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用。電子檔案實(shí)行專人管理，有利于明晰責(zé)任，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，提升電子檔案本身的安全性、可靠性和借閱利用率，提高電子檔案管理工作的水平。

（3）實(shí)行“雙套制”管理模式檔案管理“雙套”制是指將電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交檔案管理部門存檔。對(duì)于由紙質(zhì)原件生成的電子文件，對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)原件一定要保存好。對(duì)于沒有紙質(zhì)原件的電子文件，應(yīng)用計(jì)算機(jī)輸出一套紙質(zhì)件保存。其他磁性載體文件和錄像片都應(yīng)一式兩份歸檔，一份提供作正常借閱之用，另一份作為保存件封存，不得外借。繼續(xù)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式來(lái)保持檔案的原始性、證據(jù)性和權(quán)益性，是檔案工作中采用“雙套制”管理模式的宗旨所在。

最大限度地延長(zhǎng)電子檔案“原始記錄”的壽命是電子檔案管理工作者的神圣職責(zé)。我們既要從源頭抓起整理好電子檔案，也要加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)保管好電子檔案；既要健全規(guī)章制度保護(hù)好電子檔案，更要增強(qiáng)管理人員素質(zhì)維護(hù)好電子文件信息。只有這樣，才能使電子檔案的參考、憑證價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，才能使電子檔案的保護(hù)利用工作更好地開展，才能使電子檔案工作更好地服務(wù)于其他工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]付春紅張鳳翯.從保護(hù)技術(shù)的角度淺談電子檔案及它與紙質(zhì)檔案的差異.吉林華橋外國(guó)語(yǔ)學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，4.

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作者簡(jiǎn)介：李吉軍，（1972.9-），男，重慶梁平人，研究生畢業(yè)，文學(xué)碩士，主要從事宣傳統(tǒng)戰(zhàn)、報(bào)刊編輯及檔案信息工作。