來華留學醫(yī)學研究生的檔案管理工作

陳永井

摘要：隨著教育全球化的進一步發(fā)展，來華留學生人數(shù)逐年增加，醫(yī)學研究生增長尤為迅速，留學生檔案建立和管理工作是高校對來華研究生進行統(tǒng)一管理的重要組成部分，是對學生在華學習期間各方面情況全面記錄的重要載體，對促進留學生管理具有廣泛而深遠的意義。本文結(jié)合來華留學醫(yī)學研究生檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析目前來華留學研究生檔案建立和管理工作中存在的問題，探討改善和提高來華留學醫(yī)學研究生檔案管理水平的可行性策略。

關(guān)鍵詞：高校；醫(yī)學；來華留學生；研究生檔案管理

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1671-0568（2013）29-0170-03

近年來，高校招收留學生的層次逐步提高，從中國文化和語言學習發(fā)展到全日制高等教育，其中研究生教育增量發(fā)展同樣迅速，越來越多的海外學生申請進入我國高等醫(yī)學院校求學深造，由此對留學生管理提出了更高要求。建立和規(guī)范留學生檔案是管理工作中的重要內(nèi)容之一。高校對來華留學研究生檔案的管理水平，反映了相關(guān)部門對留學生管理的重視程度和材料歸檔能力，提高來華留學醫(yī)學研究生檔案管理水平和信息化程度，有利于完整記錄學生求學期間的各項信息，準確反映留學生的實際情況，對促進來華留學醫(yī)學研究生的培養(yǎng)具有十分重要的意義。

一、來華留學醫(yī)學研究生檔案建立和管理的內(nèi)容

建立來華留學醫(yī)學研究生檔案，并進行有效的管理和利用，規(guī)范來華研究生檔案管理，其中包含的材料和內(nèi)容顯得尤為重要，主要包括以下幾項內(nèi)容：①留學生申請攻讀醫(yī)學碩士材料。主要包括留學生攻讀碩士學位申請表、本科階段導師推薦信、成績單、畢業(yè)和學位證書、漢語等級考試、面試情況記錄及護照信息，等等。②留學生培養(yǎng)材料。主要包括留學生的個人培養(yǎng)計劃、學籍信息、各科成績單、科研登記表、臨床實踐表等各種培養(yǎng)環(huán)節(jié)的記錄。③留學生日常管理材料。主要包括留學生的交費記錄、住宿情況、簽證記錄、獎懲情況、班主任評語，等等。④留學生學位申請備案材料。主要包括留學生發(fā)表論文、畢業(yè)論文、科研成果、學位申請信息、論文評閱和答辯記錄等資料。

二、來華留學醫(yī)學研究生檔案管理工作中存在的若干問題

1.建立檔案意識薄弱，管理重視度不夠

目前，在我國許多高校中，即便是負責全日制中國研究生工作的管理人員，對建立和管理學生檔案的意識依舊還很薄弱，更何況是對待來華留學的外國研究生，這項看似不重要的工作往往就更被忽視了。而且，高校檔案管理人員大多為兼職教師，對檔案的管理意識淡薄，專業(yè)知識缺乏，他們通常認為，檔案管理就是簡單地將相關(guān)資料收集和歸檔，留學生入學時收集其檔案，在讀期間保管好，畢業(yè)時再把檔案發(fā)給用人單位即可，幾乎沒有把來華留學研究生的檔案管理工作列為重要的工作內(nèi)容來抓好。同時，有些學校的領(lǐng)導對來華留學研究生的檔案管理工作也不夠重視。

2.來華留學研究生材料歸檔滯后，管理不規(guī)范

隨著來華留學研究生人數(shù)的不斷增加和學科專業(yè)的多樣化，研究生的檔案管理工作越發(fā)顯得重要和迫切。然而，目前多數(shù)高校留學生的檔案管理工作相對滯后，有的高校采用檔案由人事部門或?qū)W生工作部門統(tǒng)一管理的集中管理模式，也有的高校采用留學生檔案由所在院系進行分散式管理。兩種管理模式都是在留學生入學時收集一些材料，培養(yǎng)過程中基本不管理學生檔案，直等到留學生離校時才進行相關(guān)材料的整理，常常出現(xiàn)部分材料的缺失、歸檔材料質(zhì)量不高、不規(guī)范等問題。這類陳舊的管理模式使得檔案利用率低，不能有效發(fā)揮留學生檔案的作用。

3.留學生檔案內(nèi)容單一，信息不全面

目前，來華留學研究生的歸檔材料內(nèi)容比較單一，通常收集留學生的申請和錄取材料、護照信息、入學登記表、學籍和成績單、論文答辯材料等信息，這些均為留學生入學和畢業(yè)時的基本資料，缺乏在醫(yī)學教育前期和后期培養(yǎng)過程中的詳細信息材料，留學生在校期間的學習情況一般沒有記錄和評價。更為重要的是，許多高校都是批量制作留學生檔案，入學和畢業(yè)時統(tǒng)一填表和打印，有的甚至后補一些資料，隨意性高，不能有效體現(xiàn)研究生培養(yǎng)層次的個體差異性，能真正反映來華留學研究生科研狀況的材料更是少之又少，所有學生檔案幾乎千篇一律，基本都是形式化和程式化的材料，不能反映來華留學醫(yī)學研究生的綜合情況。

4.醫(yī)學教育前后期銜接不暢，歸檔信息零亂

醫(yī)學教育不同于其它學科和專業(yè)，牽涉到醫(yī)學教育的前期和后期。因為醫(yī)學教育的特殊性，來華留學研究生的日常管理往往分段進行，在理論學習階段由專職管理人員進行留學生檔案材料的收集整理，進入臨床后再交由各醫(yī)院管理人員負責保存，材料的完備程度和交接方式?jīng)]有統(tǒng)一標準和規(guī)范，常常出現(xiàn)前后期交接不暢、檔案材料漏缺偏差等現(xiàn)象。由于醫(yī)學各專業(yè)存在差異，管理人員工作繁忙，加之留學生的信息材料參次不齊，包含的內(nèi)容眾多，相關(guān)材料難以及時歸檔，常常出現(xiàn)臨時補充、拼湊現(xiàn)象，不能全面反映留學生的就讀情況。

5.留學生檔案管理效率差，信息化程度低

留學生檔案管理工作中的另一個突出問題是管理效率低，現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用水平不高。當今社會計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，為各行業(yè)信息尤其是批量信息的處理、存儲、管理和使用提供了極大便利。然而，由于重視程度不夠和經(jīng)費不足，很多高校的留學生檔案管理仍處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和人工操作管理的狀態(tài)，對于來華留學研究生的檔案管理依然費時費力，使得檔案的查閱與應(yīng)用很不方便，更不利于留學生檔案信息資源的共享。

三、提高來華留學醫(yī)學研究生檔案管理水平的對策

1.切實增強檔案建立意識，加強統(tǒng)一管理

高校領(lǐng)導和檔案管理人員要增強留學生檔案建立和管理的意識，高度重視來華留學醫(yī)學研究生的檔案管理，充分認識到留學生檔案包含高校研究生教育的重要信息，是學校的珍貴資料，檔案管理工作也是高校全局工作中重要的組成部分，高校必須安排專職檔案管理員收集、整理、規(guī)范和管理留學生檔案，把留學生檔案管理納入學校統(tǒng)一領(lǐng)導之中，建立相關(guān)規(guī)章制度和考評機制，對留學生材料的歸檔內(nèi)容和時間等作出明確規(guī)定，切實做好來華留學研究生的檔案管理工作。

2.建立來華留學醫(yī)學研究生檔案管理的規(guī)范化體系

高校檔案管理部門必須建立一種長效的管理機制，研究生管理部門、海外教育學院、研究生所在學院以及附屬醫(yī)院，需要通力協(xié)作才能做好來華留學醫(yī)學研究生檔案管理工作。首先，作為研究生培養(yǎng)管理的負責部門，醫(yī)學院或海外教育學院掌握了留學生學習、生活和科研等方面的原始材料，了解學生從入學到畢業(yè)的整個學習過程，各單位材料經(jīng)辦人員應(yīng)切實做到認真負責對待每一份留學生的檔案，嚴謹有序地處理量大且內(nèi)容繁雜的檔案材料。其次，學校的檔案管理部門要定期進行指導和督查研究生的材料歸檔情況，保證信息歸檔的有效性和科學性。

3.加強醫(yī)學教育前后期協(xié)作，豐富并規(guī)范歸檔材料

醫(yī)學教育不同于其它學科的研究生培養(yǎng)，其培養(yǎng)過程一般涉及醫(yī)學教育的前后期，既有基礎(chǔ)醫(yī)學理論又有臨床實踐，理論教學計劃一般由醫(yī)學院承擔，而研究生的專業(yè)課和研究課題一般跟隨導師在各教學醫(yī)院開展。醫(yī)學研究生特殊的培養(yǎng)模式，要求分布于各單位的班主任、導師及研究生院和海外教育學院的管理人員保持密切的聯(lián)系，才能真正管理好留學生的檔案。歸檔材料除了基本資料外應(yīng)含蓋研究生在讀期間發(fā)表的論文、申請/參與的科研項目、獲得的學術(shù)獎勵等，應(yīng)不斷豐富學生的檔案內(nèi)容，充分體現(xiàn)學生學習期間的智力、能力和道德情況，為他們今后的發(fā)展提供有價值的參考。

4.應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理

當今社會計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信已普遍應(yīng)用于各種領(lǐng)域。同樣，檔案管理的信息化和現(xiàn)代化是未來發(fā)展的必然趨勢。隨著來華留學生人數(shù)的不斷增加和培養(yǎng)體系的日益完善，留學生檔案內(nèi)容、數(shù)量和查閱次數(shù)的增加，迫切要求高校加速留學生檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。首先，應(yīng)用高校的專業(yè)人才和硬件資源建立來華留學研究生的電子檔案管理平臺，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完善留學生檔案信息，實現(xiàn)留學生信息的共享、完善、檢索和統(tǒng)計。其次，可以利用高校的校園網(wǎng)平臺，通過設(shè)立來華留學研究生的個人帳戶，再由不同級別的管理員對系統(tǒng)進行分級管理和運用，實現(xiàn)多層次、多級別帳戶的共同參與，加快數(shù)字化檔案的建設(shè)步伐。

5.加強檔案管理員的培訓，提高專業(yè)化水平

檔案管理人員作為檔案管理過程中的關(guān)鍵要素，必須不斷提高工作能力和專業(yè)素質(zhì)。高校應(yīng)安排專門的經(jīng)費和時間，加強專業(yè)管理人員的培訓和學習（崗前培訓、職業(yè)技能培訓等），相關(guān)人員一方面要懂檔案管理業(yè)務(wù)知識，另一方面要不斷加強現(xiàn)代技術(shù)和技能的學習和進修（計算機、英語培訓等），能熟練運用現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)平臺。另外，不同高?？梢跃蛠砣A留學研究生檔案管理工作開展互相交流與學習活動。

總之，隨著我國改革開放和對外交流的不斷發(fā)展，越來越多的外國學生選擇來華留學，因而我國各高等院校對來華留學研究生檔案管理工作越發(fā)顯得重要，要做好這部分留學生尤其是醫(yī)學生的檔案管理工作，更離不來高校各部門之間的通力協(xié)作和努力。應(yīng)該高度重視并認真做好留學研究生檔案管理工作，促進來華醫(yī)學留學研究生教育的發(fā)展。

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