芻議新形勢下高校辦公室工作

楊建偉

摘 要：高校辦公室是學校管理的綜合協(xié)調辦事機構，是保障學校各項工作正常運轉的中樞，是學校領導的參謀和助手，承擔著參與黨務、協(xié)調校務、做好事務、搞好服務的重要任務。隨著高等教育改革體制的不斷深入，對高校辦公室的工作提出了新的要求，提升辦公室工作效能是當前高校辦公室一項重要任務。本文重點闡述了新形勢下高校辦公室工作如何更好的實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

關鍵詞：高校 辦公室工作 創(chuàng)新發(fā)展

[FL（K2] 高校辦公室作為高校的綜合性管理部門，是學校組織協(xié)調的橋梁和紐帶，同時也是學校內(nèi)外交流的窗口和平臺，工作內(nèi)涵主要為輔助決策、綜合協(xié)調、文字綜合、制度建設、督查督辦、信息報送、信訪接待等。隨著我國高等教育體制改革的深入進行，對高校辦公室工作提出了越來越高的要求。如何在新的形勢下，進一步提升辦公室工作，服務于學校的整體發(fā)展，已經(jīng)成為高校非常關心的一個重要問題。

一、新形勢下高校辦公室面臨的挑戰(zhàn)

在新的形勢下，高校辦公室被賦予了新的更高的要求，工作廣度和深度不斷發(fā)展，面臨的挑戰(zhàn)不斷增多。

（一）高校辦學規(guī)模不斷擴大，多校區(qū)辦學增多，對辦公室綜合管理工作提出了新要求

1999年高校開始實施擴招政策。2000年全國在校大學生為556萬人，到2012年全國在校大學生達到2536.5萬人。規(guī)模的擴大隨之而來的就是：高校的管理者與被管理者人數(shù)增多；高校內(nèi)部管理層級增加；新校區(qū)建設、多校區(qū)辦學，高校管理空間擴大。因高校擴招，全球經(jīng)濟形勢不景氣，畢業(yè)生就業(yè)困難已成問題，高校間的競爭將形成優(yōu)勝劣汰的格局，這也對高校辦公室的綜合管理能力和工作效能提出了更高的要求。

（二）高校開放辦學，多樣化辦學形式，對辦公室綜合服務工作提出了新要求

隨著教育與經(jīng)濟社會發(fā)展之間的聯(lián)系越來越緊密，高校辦學開放度越來越高，辦學形式越來越多，對經(jīng)濟社會發(fā)展的服務能力越來越廣泛深入。當前，許多高校不僅舉辦全日制教育，還與社會合作舉辦形式多樣的繼續(xù)教育，與國外合作舉辦多層次的合作交流活動；通過多種方式提高人才培養(yǎng)質量，與企業(yè)開展各類科研項目合作，做好各種社會服務工作。高校辦公室服務對象越來越多樣化，辦公室工作逐漸變得復雜化。

（三）現(xiàn)代信息技術廣泛應用，對辦公室綜合分析處理能力提出了新要求

隨著信息技術的廣泛應用，互聯(lián)網(wǎng)、微信、微博、QQ等現(xiàn)代信息交流工具、傳播手段不斷更新、增多、功能日益強大，信息量之大、內(nèi)容之豐富、傳播速度之快成為信息時代主要特征，人們工作方式也逐漸以網(wǎng)絡為主，實行無紙化辦公，給高校辦公室工作提出了更高的要求，比如面對浩瀚的網(wǎng)絡信息，我們?nèi)绾螐闹腥未嬲婧Y選出有價值的信息為我所用，而不被信息吞噬。再如隨著獲取、發(fā)布信息渠道的增加、速度之快，這對高校辦公室處理問題的能力和效率提出了更高要求。

二、高校辦公室工作的創(chuàng)新發(fā)展

（一）管理理念的創(chuàng)新

辦公室管理創(chuàng)新不僅僅是管理方式的創(chuàng)新，更重要的是管理理念和管理過程的創(chuàng)新。管理理念和管理過程的創(chuàng)新是高校辦公室管理創(chuàng)新的核心，既涉及管理者的素質，又涉及辦公室人員的能力。高校辦公室管理理念的創(chuàng)新包括：

1.從傳統(tǒng)的經(jīng)驗型管理走向現(xiàn)代化的科學管理

只有一流的科學管理，才能實現(xiàn)管理創(chuàng)新。高校辦公室應把自己置于學校改革和發(fā)展的高度，改變過去重在“辦事”的想法和做法，盡快實現(xiàn)從“交辦服務型”向“參謀服務型”的轉變，用先進的思想和理念分析新情況，研究新問題，把握發(fā)展趨勢，看準發(fā)展動態(tài)，提出新思路、新見解，真正成為學校黨政領導的“智囊”、“外腦”和“高參”。要抓住學校事業(yè)發(fā)展中的“重點”、改革發(fā)展中的“熱點”、基層工作中的“難點”、日常工作中的“亮點”、工作安排和政策執(zhí)行中的“盲點”，在第一時間、第一現(xiàn)場快速掌握真實情況，及早反映事物本質，提出比較成熟的意見和建議，供領導決策參考。

2.以知識管理的視野和理念“運營”高校辦公室管理工作

高校辦公室的定位就是“協(xié)調、服務、督辦、信息傳遞”等基本職能的優(yōu)化。高校辦公室的知識管理不等同于信息管理，其重點不是“技術和信息的開發(fā)”，而是“強調辦公室管理人員個人創(chuàng)新和集體的創(chuàng)造力”。如果說信息管理使數(shù)據(jù)轉化為信息，并使信息為高校所制定的管理目標服務，那么知識管理則使信息轉化為知識，并用知識來提高高校辦公室管理人員的應變能力和創(chuàng)新能力，全面提高辦公室的管理質量和效率。知識管理有助于信息處理能力與辦公室管理人員創(chuàng)新能力的相互結合，進而增強辦公室管理的應變能力和預見能力。

高校辦公室的知識管理的實施在于建立激勵共享知識的機制。知識的增加來源于不斷學習，而基于實踐的學習尤為重要。知識管理視野下的高校辦公室管理將使靠權力來組織、實施活動的權力型組織向通過學習來實施活動的知識共享型組織逐步演進；知識管理是知識共享機制的特征，它的最大作用在于培育和提高辦公室內(nèi)部管理個體和集體的創(chuàng)造力。

（二）管理方式的規(guī)范化、制度化和程序化，是高校辦公室管理創(chuàng)新的根本出發(fā)點

在高校辦公室目前的管理工作中存在著很多不規(guī)范的方面，如由于辦公室管理人員對本組織應盡職責的劃分不清，思想上也沒有給予足夠的重視，致使下屬業(yè)務人員不知所措，從而導致一些事久拖不辦，而另一些事又擅作主張、越俎代庖等，形成管理混亂和多頭指揮。這些不規(guī)范的方面，不僅加重了工作人員的工作負荷，影響了學校辦公室的整體形象，而且限制了管理工作的效率，甚至造成了不必要的時間、人力、物力的浪費。要解決這些問題，就要從大到管理體制、小到具體管理方式，形成一整套規(guī)范化、制度化、程序化以及可操作的辦公室管理方案。

（三）管理過程的網(wǎng)絡化

當前我國高校正處在結構性調整時期，聯(lián)合辦學、合作辦學以及合并辦學使校際之間、校區(qū)之間辦公室的交流和聯(lián)系空前加強；同時，高校辦公室要提高辦事效率和管理效能，就必須實行網(wǎng)絡化管理。高校辦公室實行網(wǎng)絡化管理，將擺脫長期以來基于紙質的傳統(tǒng)辦公方式，逐步實現(xiàn)向依托計算機網(wǎng)絡和電子數(shù)據(jù)的無紙化辦公的根本性轉變，真正體現(xiàn)辦公室工作的方便、快捷、高效。如會議安排、通知、校內(nèi)文件、傳閱文件、校內(nèi)各部門的信息資料上報等都可以通過網(wǎng)絡迅速而準確地傳送到各個辦公室和學校領導的手中，這樣既方便、快捷、高效，同時又為學校節(jié)約了人力、財力和物力，大大提高了辦公室工作的質量和效率。

（四）增強協(xié)同創(chuàng)新意識，提升高校辦公室工作效率和質量

在我國高等教育事業(yè)加速發(fā)展的新形勢下，辦公室工作的內(nèi)涵也隨之不斷豐富，外延不斷擴大，不斷涌現(xiàn)的新生事物和新問題使以往的習慣做法、工作經(jīng)驗和程序規(guī)范已經(jīng)不能完全適應形勢發(fā)展的新需求。這就需要理工類、文科類、藝術類高校辦公室之間相互交流協(xié)作，適應新形勢的發(fā)展，解放思想，實事求是，在觀念上和措施上有所創(chuàng)新，在機制和運行上有所改進。

參考文獻：

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[2]王忠山.新時期提升辦公室工作水平的幾點思考[J].濰坊學院學報，2008，5.