論網(wǎng)絡(luò)媒體在企業(yè)辦公管理中的意義和應(yīng)用

龍源

摘 要：服務(wù)型行業(yè)辦公室工作作為管理的樞紐，既上接領(lǐng)導(dǎo)下通職員，又密切聯(lián)系用戶和來訪者，起著承上啟下、溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的橋梁作用，在網(wǎng)絡(luò)日益繁榮普及的今天，網(wǎng)絡(luò)已成為辦公不可缺少的重要工具，因此，加強辦公網(wǎng)絡(luò)管理，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)正常安全運行已成為辦公室工作的重要任務(wù)之一，辦公室秘書要充分利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)于工作的各個環(huán)節(jié)，及時準(zhǔn)確地了解有關(guān)信息，進(jìn)行計算機分類儲存和檢索，細(xì)心選擇材料和使用，加強與用戶和相關(guān)企業(yè)的密切聯(lián)系，保障網(wǎng)絡(luò)安全并及時維護(hù)。

關(guān)鍵詞：煤氣化公司；網(wǎng)絡(luò)管理；辦公室；太原市

中圖分類號：G206.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-8122（2013）06-0073-02

服務(wù)型行業(yè)辦公室工作作為管理的樞紐，既上接領(lǐng)導(dǎo)下通職員，又密切聯(lián)系用戶和來訪者，起著承上啟下、溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的橋梁作用，是企業(yè)對外的門戶和形象代表，關(guān)乎著企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，尤其在網(wǎng)絡(luò)傳媒日益繁榮普及的今天，服務(wù)型行業(yè)辦公室工作對網(wǎng)絡(luò)管理的要求越來越高，網(wǎng)絡(luò)已成為辦公不可缺少的重要工具。因此，加強辦公網(wǎng)絡(luò)管理，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)正常安全運行已成為辦公室工作的重要任務(wù)之一。

一、充分利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)于工作的各個環(huán)節(jié)

太原煤氣化集團(tuán)公司是一個煤炭綜合利用的大型聯(lián)合企業(yè)，公司已形成煤、焦、氣、化、電及燃?xì)廨斉?、管理為一體的產(chǎn)業(yè)鏈條，公司致力于打造煤炭綜合利用多聯(lián)產(chǎn)量最具競爭力的企業(yè)集團(tuán)。因此，辦公室應(yīng)圍繞公司的中心工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，提高工作效率。

（一）了解有關(guān)信息

在日常工作中通過網(wǎng)絡(luò)等渠道不斷了解對公司有關(guān)決策有影響的國家或地區(qū)的政治、經(jīng)濟形勢等各方面情況，分析有關(guān)信息對決策者的影響，以便采取相應(yīng)的措施。隨時儲存有關(guān)的政策法規(guī)包括國家路線、方針、政策和領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)重要講話，國家和地方政府頒布的法令、法規(guī)、條例等；業(yè)務(wù)往來信息包括上級機關(guān)、單位有關(guān)工作、生產(chǎn)的指示、指令、通知、計劃、批示以及政府決策者部門的管理性、業(yè)務(wù)指導(dǎo)性的辦法、細(xì)則等，通常以內(nèi)部文件、公函等形式下達(dá)；注意收集相關(guān)人員的年齡、職稱、學(xué)歷、性格、氣質(zhì)、志趣、愛好、嗜好、家庭、生活經(jīng)歷與閱歷等，以供決策者全面權(quán)衡利弊，作出正確的決定，調(diào)整人力資源配置，進(jìn)行合理的人事統(tǒng)籌，完成大局工作。注意分類本單位內(nèi)部的、來自上下兩方面的信息，以及本單位和外單位各種直接業(yè)務(wù)往來的信息。來自上級領(lǐng)導(dǎo)的如工作計劃、單位決策者的指令、批示、會議記錄、會議紀(jì)要等；業(yè)務(wù)往來的如合同、協(xié)議書、工作函件等；來自下層業(yè)務(wù)部門的各種工作報告、總結(jié)、產(chǎn)生報表、業(yè)務(wù)記錄、賬目等。隨時掌握和了解來自人民群眾、媒體等對企業(yè)的信件、來訪、電話等中所反映的正負(fù)兩方面的反饋信息，也包括報刊雜志、電臺、電視臺等新聞媒介對本企業(yè)的評論；對不同地區(qū)、不同國家的同類事務(wù)可作橫向比較或同類事務(wù)不同階段之間縱向比較，比如銷售額的月同比、年同比或同一單位對在不同時期的安全、成本、數(shù)量、質(zhì)量等情況作縱向比較，以便看出進(jìn)退盛衰，并自我總結(jié)經(jīng)驗，找出失誤和教訓(xùn)。還需要了解與本企業(yè)有關(guān)的國家社會發(fā)展、經(jīng)濟發(fā)展、科技發(fā)展等信息。只有這樣，對事物的認(rèn)識才可能是全面、科學(xué)地，對工作或事業(yè)的預(yù)測、決策和規(guī)劃才可能是正確地。

（二）計算機分類儲存和檢索

1.計算機分類。參照“檔案系統(tǒng)目表”，如企業(yè)信息初步分類：行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、科學(xué)研究、企業(yè)產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等大類。行政管理大類又可細(xì)分為：行政事務(wù)、法紀(jì)檢查、審計工作、人事管理、教育培訓(xùn)、治安保衛(wèi)、后勤福利、外事工作等小類。經(jīng)營管理大類又可以分為：經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、財務(wù)管理、物資管理、產(chǎn)品銷售、綜合對比（本企業(yè)與競爭對手）分析等小類。每一小類還可以分為若干細(xì)類。不管一條信息是否被領(lǐng)導(dǎo)采用，都應(yīng)該存儲、歸檔。

2.信息儲存。原件存儲：如文件圖紙的原稿、正本、錄音帶、錄像帶、膠卷底片、實物等儲存；目錄、索引存儲：編制目錄、索引置于原件之前一并儲存，以便檢索、查找；軟件存儲：信息資料制成軟件，存儲于光盤或其他電子介質(zhì)。

3.根據(jù)工作需要及時檢索有關(guān)信息。

（三）細(xì)心選擇材料和使用

1.在收集、選用信息時必須緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)的需求，力求貼近領(lǐng)導(dǎo)意圖，信息要精確。只有向領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的大事和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點貼近，才能切實服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)。在整理此類信息資料時，一要找準(zhǔn)位置，站在領(lǐng)導(dǎo)決策需求的角度分析問題、解決矛盾，想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急、供領(lǐng)導(dǎo)之所需。二要把握領(lǐng)導(dǎo)工作的需求，根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和本地區(qū)、本部門決策者或管理者的工作部署和決策意向，有意識、有目的、有重點地收集和選擇信息資料，并加以全面系統(tǒng)地歸納、綜合和概括，才能把準(zhǔn)確的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。三要抓中心，不可孤立地看待信息的“好與壞”，而必須以領(lǐng)導(dǎo)近段時間的工作中心為準(zhǔn)繩。

2.篩選典型資料，突出代表性；篩選新穎資料，提高針對性；篩選出簡潔資料，增強可讀性；挖掘可用信息，增強創(chuàng)新性。提供信息應(yīng)注意適事、適時、適度、互動。

3.把經(jīng)過加工的、系統(tǒng)的、有用的信息，按照不同對象的不同需要，利用文字、電話、傳真電報、密碼電報、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)等不同載體，及時送到使用者手中，以達(dá)到充分利用之目的。在信息加工完成之后，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)層作出決策和規(guī)劃之后，就應(yīng)當(dāng)及時、準(zhǔn)確無誤地將這些信息傳遞給所有應(yīng)當(dāng)了解和掌握這些信息的部門或單位，盡快使領(lǐng)導(dǎo)層的主觀信息轉(zhuǎn)化為廣大群眾的客觀行動，并轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實。

在信息管理過程中，必須正確處理好各個層次之間相對存在的整體和局部、微觀和宏觀的關(guān)系。要綜合、全面考慮影響發(fā)展的各種因索。要用對立統(tǒng)一的觀點看待形勢，要以系統(tǒng)、聯(lián)系、層次的觀點去分析趨勢。任何信息都不是僵死的、孤立的。

因此，作為現(xiàn)代秘書人員，只有善于進(jìn)行辯證的推理，才能從有限的信息中推斷出更充分、更長遠(yuǎn)、更廣泛的意義。秘書人員的信息處理能力同其工作效率密切相關(guān)。如果秘書人員獲取、運用信息能做到全面、及時、準(zhǔn)確，那么以此為依據(jù)提出的建議或進(jìn)行咨詢，就會有較高的實際價值。反之，不僅難以提出正確的建議，而且會使秘書人員的日常事務(wù)工作因加工后的信息不全面、不及時、不準(zhǔn)確、而陷入被動狀態(tài)。秘書的信息工作也是一門藝術(shù)，而且是實用價值很大的一門藝術(shù)，只有熟練地駕馭它才能高效能、高質(zhì)量地做好信息工作。因此，作為現(xiàn)代秘書，必須具備較高的信息管理能力，并且科學(xué)、系統(tǒng)地來進(jìn)行信息管理工作。

（四）加強與用戶和相關(guān)企業(yè)的密切聯(lián)系

網(wǎng)絡(luò)在收集民意、統(tǒng)一管理、信息共享、網(wǎng)上服務(wù)、社會監(jiān)督等方面有突出優(yōu)勢。網(wǎng)絡(luò)是反映用戶民意的晴雨表，促進(jìn)社會溝通的橋梁，化解社會矛盾的減壓閥，實現(xiàn)社會公正的助推器。因此辦公室工作人員要充分利用好網(wǎng)絡(luò)資源服務(wù)于用戶和相關(guān)企業(yè)，建立良好的信息溝通渠道，及時準(zhǔn)確地上報有關(guān)信息和處理有關(guān)問題。

二、網(wǎng)絡(luò)安全與維護(hù)

（一）網(wǎng)絡(luò)文檔的建立

辦公室網(wǎng)絡(luò)管理人員對了解到的有關(guān)信息應(yīng)及時分類儲存，建立文檔。應(yīng)該正確記錄所有在安裝網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件時計算機和網(wǎng)絡(luò)適配器的配置信息，也包括網(wǎng)絡(luò)故障的恢復(fù)方案、備份步驟和日程，存儲和解決方法的記錄、用戶請求、維護(hù)記錄及長期和短期的網(wǎng)絡(luò)擴充計劃，并且持之以恒地記錄網(wǎng)絡(luò)情況，這樣網(wǎng)絡(luò)突然出現(xiàn)問題就可以及時處理，許多錯誤和混亂也可以避免。

（二）網(wǎng)絡(luò)管理與維護(hù)

應(yīng)實施計算機常規(guī)檢查、周期診斷和防護(hù)性的維護(hù)；利用圖書、期刊、自學(xué)以及日常積累的經(jīng)驗，盡可能多地收集信息，以便于及時排除網(wǎng)絡(luò)故障；軟件管理是網(wǎng)絡(luò)管理的重要日程，包括添加新軟件、升級現(xiàn)有軟件和刪除過時軟件。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全

要想保證網(wǎng)絡(luò)安全，應(yīng)同時做好邊界防護(hù)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的管理，要保證只有授權(quán)的用戶可以使用一定受限的網(wǎng)絡(luò)資源，定時檢查用戶權(quán)限和用戶賬號有無變更，以減少數(shù)據(jù)、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等由于受到疏忽操作或惡意破壞造成的損失。由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)復(fù)雜、缺陷太多等特征，致使網(wǎng)絡(luò)易受黑客、惡意軟件的攻擊和病毒的入侵，加上網(wǎng)絡(luò)管理的法律不夠健全，給整個網(wǎng)絡(luò)安全帶來了威脅。因此，應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)的日常管理和維護(hù)，及時升級有關(guān)軟件，刪除影響工作的垃圾文件和有威脅的惡意軟件。

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