淺談如何完善高校畢業(yè)生檔案管理

張靖

摘 要：高校畢業(yè)生檔案是學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間，個人的思想品德、學(xué)業(yè)特長、社會實踐的綜合表現(xiàn)記錄，以后的考評、晉級、提干、轉(zhuǎn)正、黨團(tuán)關(guān)系處理等，都離不開檔案的參考作用。分三個部分進(jìn)行高校畢業(yè)生檔案管理工作研究，其一是高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容與作用，其二是檔案管理工作目前面臨的問題，其三是針對這些問題采取的解決對策。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生；檔案管理；業(yè)務(wù)完善

中圖分類號：G478 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）18-0339-02

高校畢業(yè)生檔案是學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)期間，個人的思想品德、學(xué)業(yè)特長、社會實踐的綜合表現(xiàn)記錄，以后的考評、晉級、提干、轉(zhuǎn)正、黨團(tuán)關(guān)系處理等，都離不開檔案的參考作用。近些年來，因為就業(yè)形勢的多樣化特征開始顯現(xiàn)，有些畢業(yè)生忽視了對自己的檔案管理，不重視，甚至沒有相關(guān)概念，致使畢業(yè)幾年后依然不知道自己的檔案流向，給將來的加薪、提職、工作調(diào)動等帶來一定麻煩。最近，國家教育主管部門一再強(qiáng)調(diào)，應(yīng)當(dāng)加大高校畢業(yè)生的就業(yè)安置力度，并使各類配套服務(wù)能力跟得上就業(yè)安置需要。高校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生實現(xiàn)理想就業(yè)的主要憑證，它的管理水平如何一定要以學(xué)生與社會共同滿意為依據(jù)。所以我們必須更加注重畢業(yè)生的檔案管理工作，徹底解決畢業(yè)生檔案管理過程中出現(xiàn)的現(xiàn)實問題，給畢業(yè)生就業(yè)打造良好的環(huán)境。

一、高校畢業(yè)生檔案的作用

現(xiàn)在畢業(yè)生都不包分配，全部采取自主擇業(yè)就業(yè)形式，而不必再到人事部門報到，所以就使得大多數(shù)應(yīng)屆畢業(yè)生忽視了屬于自己的檔案內(nèi)容，給將來的國家公務(wù)員報考、事業(yè)單位錄用工作造成一定麻煩。實際上，高校畢業(yè)生的檔案內(nèi)容非常豐富，里面詳細(xì)記載了學(xué)生的成長歷程，其中包括學(xué)生在校時的學(xué)習(xí)生活情況，像高中畢業(yè)表、高考成績記錄表、參加軍訓(xùn)記錄表、年級段鑒定、成績表、入團(tuán)材料、入黨材料、獎懲記錄、實習(xí)情況記錄、學(xué)歷證復(fù)印件、體檢詳情等，而在參加工作以后，還會加入轉(zhuǎn)正手續(xù)、單位評價、職稱評定表等，此外黨團(tuán)關(guān)系及政審材料也都存入到了檔案里面。

檔案所發(fā)揮的主要作用就是給用人部門提供本人各類信息資源記錄，與此同時也可以當(dāng)成錄用員工與計算薪酬的根據(jù)。高校畢業(yè)生檔案所起到的具體作用包括：工作轉(zhuǎn)正、工作定級、異地調(diào)動、研究生報考、職稱評定、公務(wù)員報考甚至是退休金認(rèn)領(lǐng)等內(nèi)容的參考。所以高校畢業(yè)生必須要將檔案從就讀學(xué)校轉(zhuǎn)出去，或者是將其放到工作單位處，或者是將其放在縣級以上人事部門，只有將學(xué)籍檔案真正從學(xué)校轉(zhuǎn)出去，才能表示學(xué)生已經(jīng)參加了社會工作。

二、高校畢業(yè)生檔案在管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題

（一）檔案內(nèi)容沒有個性

現(xiàn)在高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容普遍十分陳舊，無非是高中畢業(yè)表、高考成績記錄表、參加軍訓(xùn)記錄表、年級段鑒定、成績表、入團(tuán)材料、入黨材料、獎懲記錄、實習(xí)情況記錄、學(xué)歷證復(fù)印件、體檢詳情等，特別是在登記表里面給學(xué)生的評價格調(diào)雷同，過于模式化，根本沒有真實反映出學(xué)生的個人能力與個性特征。

（二）存在棄檔問題

有一部分高校畢業(yè)生離開學(xué)校時，著急就業(yè)，在沒有簽訂勞動合同時，就已經(jīng)草率認(rèn)定已經(jīng)解決了工作問題，這時他們把檔案存放在自己處，還有一部分大學(xué)生出于將來跳槽方便的目的，并未將檔案交至教育主管部門與人才交流機(jī)構(gòu)，使得“口袋檔案”問題頻頻出現(xiàn)。而且多數(shù)高校畢業(yè)生都不重視檔案管理工作，不聞不問、不查不糾，嚴(yán)重的“棄檔”問題也時有發(fā)生。

（三）檔案材料欠缺

高校畢業(yè)生檔案里面沒有高中檔案與黨團(tuán)材料的現(xiàn)象時有發(fā)生。大一新生報到的時候，有些帶來了高中檔案，而有些則是由招生辦統(tǒng)一郵寄至高校。因為各地各校情況完全不同，所牽涉的管理部門也有很大區(qū)別，致使有些學(xué)生在畢業(yè)時根本無法找到高中時期的檔案。黨團(tuán)材料重點(diǎn)是由學(xué)校的黨團(tuán)組織部門進(jìn)行協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)，這部分材料能不能轉(zhuǎn)至該檔案管理部門，會直接影響到檔案材料的全面性。

（四）個別高校存在檔案積壓問題

國家教育部門在數(shù)年前有了一項新規(guī)定，要求還沒有找到就業(yè)單位的畢業(yè)生可將戶口及檔案保留在原來就讀高校兩年?？梢哉f，這項規(guī)定的發(fā)布初衷是好的，而在執(zhí)行時的效果卻并不理想。對于畢業(yè)生而言，除了參加研究生、公務(wù)員等考試的學(xué)生可以當(dāng)作應(yīng)屆畢業(yè)生看待以外，那些待業(yè)學(xué)生的檔案留在學(xué)校并沒意義，有些畢業(yè)生鉆了規(guī)定的空子，明明已經(jīng)找到了就業(yè)單位，但是卻不愿意把檔案遷走，他們認(rèn)為檔案留在學(xué)校，自己將來跳槽會很方便。據(jù)資料統(tǒng)計，大約每年都會有將近15%的學(xué)生在畢業(yè)以后把檔案與戶口留到學(xué)校，這無疑增加了學(xué)校的管理工作量和工作難度。

三、如何完善高校畢業(yè)生檔案管理

（一）健全檔案管理制度

應(yīng)當(dāng)對檔案材料的收集與整理相關(guān)工作加以系統(tǒng)歸納，及時處理建檔與歸檔工作，讓學(xué)生的檔案力爭全面、科學(xué)、準(zhǔn)確、合理地反映學(xué)生情況。應(yīng)當(dāng)理清檔案管理的體系內(nèi)容，安排協(xié)調(diào)好組織機(jī)構(gòu)、工作人員的布置。能夠讓專人負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案工作，按照檔案數(shù)量配備工作人員。

（二）提升畢業(yè)生檔案管理的思想認(rèn)識

從教育的源頭著手，提升在校及畢業(yè)生的檔案管理思想認(rèn)識。有關(guān)專家的意見是：雖然現(xiàn)在很多企事業(yè)單位在招聘時更加看重個人能力，可如果檔案欠缺就沒辦法依照規(guī)定辦理醫(yī)保、社保及住房公積金，個人福利待遇同樣會受到不利影響。對于已經(jīng)畢業(yè)一段時間的學(xué)生來講，將檔案放到人才市場代為管理將更加穩(wěn)妥。高校畢業(yè)生對這方面的管理思想絕對不能漠然視之。

（三）創(chuàng)新學(xué)校檔案管理方法

對于還沒有完成就業(yè)的高校畢業(yè)生而言，把檔案放在原就讀學(xué)校給予保管，實際上就延長了學(xué)生兩年的擇業(yè)期，確實能夠緩解學(xué)生的就業(yè)壓力。但這只是表面工作，這樣做不但會讓學(xué)校檔案管理工作量大為增加，同時也對檔案工作內(nèi)涵、檔案管理軟硬件建設(shè)、管理人員綜合素質(zhì)帶來更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，必須要用更加積極創(chuàng)新的方法進(jìn)行檔案管理，進(jìn)一步做好專業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，建立一支兼職學(xué)生所組成的管理隊伍。讓在校學(xué)生做檔案管理的兼職工作，要求其首先需掌握檔案管理的工作規(guī)律，其次要經(jīng)常與輔導(dǎo)員進(jìn)行聯(lián)系，及時收集所要?dú)w檔的資料，確保檔案內(nèi)容的時效性及完整性。

（四）建立為畢業(yè)生而設(shè)的人才市場

雖然應(yīng)屆畢業(yè)生是各級人才市場的主要服務(wù)對象，但是形成更加專業(yè)化的畢業(yè)生人才市場仍然極為必要。建立形成針對大學(xué)生的人才市場，可以強(qiáng)化人才市場專業(yè)建設(shè)，給大學(xué)生創(chuàng)造更多的就業(yè)機(jī)會，對于檔案管理本身也是極為有利的?，F(xiàn)在有一部分地區(qū)已經(jīng)開展了專門針對應(yīng)屆畢業(yè)生的就業(yè)代理工作。本項工作所針對的對象是各級高等院校本科與研究生畢業(yè)生。當(dāng)高校畢業(yè)生在該處辦理完成代理手續(xù)之后，便可以享受到同國有事業(yè)單位人員一樣的待遇，比如工齡的連續(xù)計算、代辦社保等。這樣的代理服務(wù)基本上已經(jīng)具備了畢業(yè)生專業(yè)人才市場的條件，它的運(yùn)作模式是建立在科學(xué)化畢業(yè)生檔案管理工作基礎(chǔ)之上的，所以它要同高校檔案部門實現(xiàn)緊密協(xié)調(diào)，并且要求高校畢業(yè)生同樣給予配合。而從本質(zhì)上來說，這樣專業(yè)化較強(qiáng)的畢業(yè)生人才市場，本身就屬于人才市場、學(xué)校、學(xué)生聯(lián)動制度的外在表現(xiàn)形式，較之當(dāng)前的檔案管理模式，具有一定的進(jìn)步意義。

（五）建立健全高校畢業(yè)生檔案管理的電子服務(wù)體系

現(xiàn)在所使用的畢業(yè)生檔案仍然以紙媒為主，這種較為傳統(tǒng)的檔案必須進(jìn)行手動管理，而檔案信息的針對性服務(wù)，也要用手工服務(wù)來完成。在社會信息技術(shù)普及的大環(huán)境下，檔案管理工作一定要適應(yīng)時代發(fā)展，讓紙質(zhì)檔案過渡到電子信息檔案形式，以期更加符合社會環(huán)境要求。首先要明確檔案系統(tǒng)的信息化是一個長期發(fā)展的過程，絕非一蹴而就的事。在可預(yù)見的一段時期內(nèi)，將會出現(xiàn)電子檔案同紙媒檔案共存的局面，電子檔案因為材料的收集整理相對容易，而且還具有方便查閱、不易遺失的優(yōu)點(diǎn)，會更加占據(jù)主導(dǎo)優(yōu)勢。接下來要盡快制定出同畢業(yè)生檔案管理相適應(yīng)的管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)的一個顯著優(yōu)勢就是效率高、功能強(qiáng)，所以建立合適的高校檔案網(wǎng)絡(luò)，就能夠徹底解決普通檔案信息所無法完成的檢索、目錄查找功能，還可以用固定的密碼指令實現(xiàn)檔案內(nèi)容查找與打印服務(wù)。這種優(yōu)勢是傳統(tǒng)檔案管理方式所無法比擬的。電子檔案還能對學(xué)生的素質(zhì)進(jìn)行形象考評展示，所有專業(yè)的學(xué)生都可以把在校作業(yè)作品集中到電子檔案里面，因為電子檔案的信息高容量，不必?fù)?dān)心檔案袋容納不下的問題。

（六）建立綜合素質(zhì)優(yōu)秀的檔案管理人才隊伍

高校畢業(yè)生的檔案管理工作，相關(guān)人員隊伍要包括畢業(yè)生管理機(jī)構(gòu)，也要包括社會服務(wù)機(jī)構(gòu)，這兩個機(jī)構(gòu)要實現(xiàn)相互協(xié)調(diào)配合，才能把工作做好。應(yīng)當(dāng)努力改革實施已久的檔案管理機(jī)制，塑造出一支綜合素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)能力優(yōu)秀、政治素養(yǎng)可靠的服務(wù)隊伍。隊伍人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握檔案工作政策、電子信息前沿技術(shù)，還應(yīng)當(dāng)具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識，以此保障檔案管理工作做得更好。

四、總結(jié)

檔案同高校畢業(yè)生的自身利益密切相關(guān)，可以使用人企事業(yè)單位更加全面地了解該畢業(yè)生的在校表現(xiàn)、學(xué)業(yè)能力、個人素質(zhì)等，以后的考評、晉級、提干、轉(zhuǎn)正、黨團(tuán)關(guān)系處理等，都離不開檔案的參考作用。所以我們應(yīng)當(dāng)仔細(xì)研究分析當(dāng)前高校畢業(yè)生在檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并對這些問題逐步加以解決，以期建立形成一套科學(xué)系統(tǒng)的高校畢業(yè)生檔案管理制度。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡玉蘭.高校畢業(yè)生檔案托管的探討[J].檔案時空，2009，（12）.

[2]黃偉.我國高校畢業(yè)生檔案管理制度改革初探[J].現(xiàn)代商業(yè)，2009，（17）.

[3]楊守勇.河北高校畢業(yè)生檔案將獲長期免費(fèi)保管[J].蘭臺世界，2009，（1）.

[4]涂麗君.高校畢業(yè)生檔案與就業(yè)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2007，（26）.

[5]趙天宇.普通高校畢業(yè)生檔案及戶口的處理[J].中國大學(xué)生就業(yè)，2006，（16）.

[6]黃天明.提高學(xué)生檔案意識改進(jìn)畢業(yè)生檔案管理[J].蘭臺世界，2011，（30）.

[7]蔣玉瓊.淺談高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞及查詢工作[J].蘭臺世界，2008，（21）.