探討科研單位辦公室科學化管理

陸洋

科研單位辦公室是領導對內(nèi)指揮開展工作的指揮中心，擔負著上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系、左右協(xié)調(diào)的樞紐作用。也是對內(nèi)、 外機構(gòu)與個人服務的 “窗口”。新形勢下，我們需要針對科研單位辦公室工作的新特點，加強科研單位辦公室管理的科學化，從而切實提高辦公室工作效率，更好地服務于科研單位。本文對此進行了探討。

◎新形勢下科研單位辦公室管理的重要性

隨著我國科研投入力度的增加以及科研體制改革的不斷深入，科研院所面臨內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了重要變化。尤其是在人才培養(yǎng)、運行機制以及科研服務等方面都發(fā)生重大改變。辦公室作為綜合職能部門，在科研單位管理系統(tǒng)中擔負著上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系、左右協(xié)調(diào)的樞紐作用，是上情下達的樞紐，是連接領導和基層的橋梁。目前，科研單位工作的日益復雜化和多樣化，給辦公室管理工作帶來一定的壓力和困難。辦公室工作千頭萬緒，涉及到方方面面，既有文秘工作、日常事務處理，也有宣傳、調(diào)研、為領導出謀劃策等工作，很多工作都是關乎到科研單位的日常經(jīng)營效果，關乎到單位職工的切身利益，如果出現(xiàn)差錯將給科研單位的正常運行以及員工的切身利益帶來嚴重影響。同時,科研單位的領導決策也日益由單純的經(jīng)驗決策向民主化、科學化管理轉(zhuǎn)變，辦公室在與科研單位政務工作中的作用將日益凸顯，這一切因素都給現(xiàn)代科研單位辦公室管理工作提出了越來越高的要求。因此，辦公室作為科研單位的輔助決策部門，要改變過去重在“辦事”的想法和做法，把服務于全局的中心工作為工作的出發(fā)點和落腳點，盡快實現(xiàn)從“交辦服務型”向“參謀服務型”的轉(zhuǎn)變, 積極地參與政務管理，主動幫領導出主意、想辦法，成為民主決策、科學決策、服務科研的智囊團，對科研單位政令暢通、運轉(zhuǎn)有序以及工作效率和工作質(zhì)量的提高做出應有貢獻。

◎科研單位辦公室科學化管理的措施

通過多年的工作實踐筆者體會到, 科研單位辦公室科學化管理思維不僅要體現(xiàn)在管理理念與服務意識上，更重要的也要體現(xiàn)在管理手段以及管理方法上，唯有如此，才能真正將科研單位辦公室管理工作提上一個臺階，發(fā)揮其應有的作用，下面本文對此進行了探討。

（一）提高服務意識，注重服務的主動性

辦公室作為科研單位綜合協(xié)調(diào)和管理樞紐的職能部門,承擔的工作多而雜，大量的工作都是周而復始、瑣碎繁雜的重復性勞動,例如文稿的審核把關、報告撰寫、信息調(diào)研、會務的籌備管理、科研項目的論證、反饋信息、事務的查辦催辦、進展評估、結(jié)果考核、來信來訪、服務接待等，以及為領導的決策提建議、當參謀等一系列管理活動。這些工作看似都是不起眼的平淡的工作，但卻可以體現(xiàn)出辦公室工作人員的工作質(zhì)量和效率，需要高度的服務意識和責任感。作為科研單位辦公室工作人員要把提供優(yōu)質(zhì)服務作為工作的出發(fā)點和落腳點，在具體的工作中首先要變被動服務為主動服務，認認真真地做好科研管理的大事小情。凡事想的遠一點,謀的深一點, 由被動服務向主動服務，由單一服務向全面服務，既想領導之所想,更要想領導之未想,為領導決策提供素材，當好領導的參謀、助手。其次，要逐步實現(xiàn)由事務型服務向政務型服務轉(zhuǎn)變。做好辦公室管理工作就要在“謀”字上下工夫，幫助領導在科研項目申報、科研課題的檢查、結(jié)題以及科研獎勵政策的制定、科研技術成果的推廣等方面提出自己的思路和看法，準確把握科研動態(tài)，合理制定科研單位的發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，合理調(diào)控內(nèi)部資源，為領導把好工作程序關、文件質(zhì)量關和依法行政關。只有這樣,辦公室的服務工作才能做好,才能跟得上不斷進步和發(fā)展的需要。

（二）實現(xiàn)辦公室管理的網(wǎng)絡化、信息化

科學的管理能力是提供優(yōu)質(zhì)服務的內(nèi)在基礎。隨著信息技術向社會經(jīng)濟各個領域的全面滲透, 對科研單位辦公室管理產(chǎn)生了巨大的影響。信息化的發(fā)展從根本上改變了科研單位辦公室的管理手段和思維方式, 科研單位辦公室管理已由傳統(tǒng)辦公方式向現(xiàn)代自動化辦公模式的轉(zhuǎn)變，以計算機網(wǎng)絡為代表的現(xiàn)代科學技術為科研院所辦公室管理不斷的創(chuàng)新?？蒲袉挝晦k公室管理已經(jīng)摒棄了傳統(tǒng)的手工作業(yè)方法，以提高工作效率和工作質(zhì)量為目標，利用計算機網(wǎng)絡技術實現(xiàn)了現(xiàn)代化辦公。借助計算機網(wǎng)絡技術幫助工作人員運用現(xiàn)代化設備進行管理工作，辦公室在發(fā)布日常信息時可以在辦公室網(wǎng)站主頁上進行發(fā)布，點開網(wǎng)站就可以獲得即時信息。還可以利用電力郵件、討論組等方式進行定點發(fā)送，提高了信息傳遞的及時性和準確性，通過網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)了信息的互動、多向和及時交流，提高了工作的效率和工作質(zhì)量。 因此對于辦公室工作人員而言，要迎合網(wǎng)絡化辦公的需要，提高信息素養(yǎng)和計算機應用能力、水平。而且科研單位辦公室經(jīng)常需要從大量的眾多的網(wǎng)絡科研信息中搜集整理甄選出有價值的信息，給領導提供決策依據(jù)，這就需要加強信息專業(yè)技術的學習，通過不斷的自我學習和參加培訓，提高自身的信息搜集能力和整理分析能力，從而能夠為科研單位領導和科研工作者提供更加有價值的各類信息資源。

（三）建立和完善科研單位辦公室規(guī)章制度

規(guī)章制度的建設是實現(xiàn)有效管理的航標，科研單位建立行之有效的各項規(guī)章制度，是提高辦公室工作效率和工作質(zhì)量的首要保證。沒有規(guī)矩、不成方圓。科研單位辦公室工作繁雜瑣碎，承擔著大量事務性工作，而且突發(fā)性、臨時性工作相當多，如文稿印制、電話通知、會務組織、來賓接待等。一旦出現(xiàn)差錯，將對單位的形象造成不好的影響。而只有完善的管理制度和業(yè)務流程的制定才能保證所有的工作有條不紊的進行。因此，作為科研單位，應該不斷健全科研管理制度，通過加強制度建設，做到責任明確、程序合理，在科研管理領域涉及的諸如科研項目、科研經(jīng)費、學術期刊和專著定級標準，以及學術論文、專著、專利、成果管理等方面都建立規(guī)范的辦文、辦事、辦會等各方面的工作流程。事實證明，只有做到按制度辦事、靠制度管人，形成有序的運行機制，才能保證辦公室工作高效運轉(zhuǎn)。其次，重視制度創(chuàng)新后的落實，研究、制定開展工作所必需的管理、引導、處罰及獎勵等制度，發(fā)揮其對科研人員的約束和激勵作用，提高科研成果產(chǎn)出的可靠性。

（四）把握平衡技巧、理順各種關系

科研單位辦公室工作涉及到方方面面，需要與各個部門、上級以及業(yè)務相關單位打交道，協(xié)調(diào)工作是辦公室的一項極為重要的工作。辦公室工作人員需要把握平衡技巧，發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，協(xié)調(diào)各種關系，統(tǒng)一各個部門的認識和步調(diào)，最終實現(xiàn)預定目標和整體效益。協(xié)調(diào)工作說起來容易，做起來卻很難，主要掌握幾個原則，一是要站在領導的位置上思考問題，幫助領導出更多的時間用于關鍵事務的掌控。要站在科研人員的角度考慮問題，為科研人員提供高質(zhì)量的服務，幫助科研人員解決生活中遇到的苦難和難題，充分調(diào)動科研人員的工作積極性和主動性。多征求科研人員的意見，做到實事求是，客觀公正，從而提高科研效率和成果。站在整個科研單位的角度與業(yè)務相關單位打交道，維護科研單位形象，把綜合平衡工作作為辦公室的一項重要職能。

◎結(jié)語

總之，新形勢下，如何根據(jù)當前面臨的新情況和挑戰(zhàn)，提高科研單位辦公室的科學管理能力和服務水平是每一位從業(yè)人員需要關注的課題之一。這還需要科研單位辦公室不斷加強科學管理，樹立服務意識，建立嚴格的規(guī)章制度，唯有如此，才能將科研單位辦公室管理工作提上一個新的臺階。

(作者單位：中國船舶重工集團公司第七一八研究所)