如何做好新形勢(shì)下高校院系辦公室工作

陸一

隨著我國(guó)高校院系的建設(shè)和發(fā)展的不斷前行，對(duì)院系辦公室工作提出了更高、更復(fù)雜的要求，院系辦公室工作繁多，特性復(fù)雜，所以，提高院系辦公室人員綜合素質(zhì)和完善各項(xiàng)制度是非常重要的任務(wù)。本文主要以新形勢(shì)下院系辦公室工作的特性為基礎(chǔ),分析了高校院系辦公室目前存在的問題，并提出了解決問題的方案和措施。對(duì)促進(jìn)院系辦公室的工作具有十分重要的意義，為未來高校院系改革和發(fā)展做好積極準(zhǔn)備。

目前，隨著我國(guó)高等教育改革的不斷深化,高校的管理體制也發(fā)生了深刻的變化。在這種新的形勢(shì)下，高校各二級(jí)院系辦公室如何抓住時(shí)機(jī)，主動(dòng)適應(yīng)，探索規(guī)律，使各項(xiàng)工作走向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、程序化的管理軌道上來，己經(jīng)成為一個(gè)刻不容緩的任務(wù)。

新形勢(shì)下院系辦公室工作的主要特性

（一）綜合性強(qiáng)

我國(guó)高校的院系不管是在教學(xué)還是在科研方面都是走在前端的，學(xué)校的大部分教學(xué)、科研、組織、人事、工會(huì)、思想政治教育等工作都包含在院系的管理工作之中。而院系辦公室作為學(xué)院的一個(gè)樞紐機(jī)構(gòu)，每天要面對(duì)內(nèi)外往來公文、來電、來函以及一些無法預(yù)估的事件，不僅有黨務(wù)、政務(wù)也有事務(wù)；有大事也有小事；有務(wù)虛也有務(wù)實(shí)；有常規(guī)也有緊急。近年來隨著高等院校的改革與發(fā)展，學(xué)院辦公室的工作也變得越來越繁瑣，所涉及的范圍也越來越廣。

（二）服務(wù)性強(qiáng)

學(xué)院辦公室的主要職能之一是為師生提供良好的服務(wù)，它的工作與學(xué)院的師生員工是分不開的，所以學(xué)院辦公室人員要意識(shí)到提供良好服務(wù)的重要性，這對(duì)于整個(gè)學(xué)院的運(yùn)轉(zhuǎn)會(huì)起到很好的促進(jìn)作用。辦公室要做好自己的本職工作，就要以為學(xué)院師生領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)為宗旨，為學(xué)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。與此同時(shí)，還要提高辦公室的工作效率，并制定相應(yīng)的規(guī)章制度，提高學(xué)院辦公室工作的規(guī)范化水平。

（三）協(xié)調(diào)性強(qiáng)

學(xué)院辦公室擔(dān)負(fù)的職責(zé)很多，也很重要，在管理活動(dòng)中，它是連接院內(nèi)師生、工作人員之間的一條紐帶，它的溝通協(xié)調(diào)范圍較廣泛。主要的職能是對(duì)院內(nèi)的職能部門、院領(lǐng)導(dǎo)與教職工之間，并與院系之間以及學(xué)校的職能部門保持良好的關(guān)系，這樣就要求學(xué)院辦公室的工作人員需要從多方面、多層次、正式與非正式的溝通與協(xié)調(diào)，從而達(dá)到最佳的溝通效果，起到橋梁和紐帶的作用。

新形勢(shì)下院系辦公室工作所存在的不足

（一）辦公室的規(guī)章制度不完善

學(xué)院辦公室各項(xiàng)工作都是在不停地轉(zhuǎn)換與調(diào)動(dòng)中，很少有固定的機(jī)制。因此，部分規(guī)章制度已經(jīng)不能與時(shí)俱進(jìn)，當(dāng)所有的工作調(diào)整過來之后，辦公室的工作也會(huì)隨之而變，而這些就必須要制定一種合理可行的規(guī)范制度來進(jìn)行引導(dǎo)與約束。而就現(xiàn)在來看，我國(guó)院系辦公室的制度還有待完善，它只停留在表面上，并不能從根本上取得有效的管理，這樣就不能提高工作人員的積極性，且不能激發(fā)他們的創(chuàng)造才能，從而使整個(gè)管理系統(tǒng)都會(huì)處于原來的狀態(tài)，不能得到有效的發(fā)展。

（二）管理團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定

高等學(xué)校的管理人員處于學(xué)校的前端位置，工資的分配比較的狹隘，它是根據(jù)職員晉升的，與學(xué)?；蛟簝?nèi)技術(shù)崗位相比較，學(xué)院辦公室人員的晉升空間不大，如果是相同的學(xué)歷的人，在專業(yè)技術(shù)崗上要比管理晉升的機(jī)會(huì)多。學(xué)院的辦公室本身發(fā)展空間就不大，除此之外，對(duì)于一些學(xué)歷比較高的年輕人，他們心都很難靜下來，一直會(huì)想往上提高自己的學(xué)歷，然后在學(xué)校當(dāng)老師，或者是再擔(dān)任管理崗位，也會(huì)認(rèn)為在學(xué)校職能部門晉升空間大些。所以，大多數(shù)的辦公室年輕職工離開本部門而轉(zhuǎn)其他的部門，這就會(huì)導(dǎo)致院系辦公室人員團(tuán)隊(duì)不固定。

（三）管理人員的素質(zhì)有待提高

在我國(guó)高等學(xué)校辦公室的管理人員，是對(duì)口專業(yè)的管理人員并不多，其中的骨干管理人員多是在校畢業(yè)后，直接留校的本科生，或者是海歸學(xué)歷的人才，目前，院內(nèi)雖然也招了一些碩士生，但是從實(shí)際情況看，他們還缺乏工作經(jīng)驗(yàn)。所以，管理人員的素質(zhì)還有待提高。

提高院系辦公室規(guī)范的措施

（一）構(gòu)建合理、完善的辦公室制度

在過去的規(guī)章制度基礎(chǔ)上，進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新與改革，設(shè)立一套完善、實(shí)用的規(guī)章制度。如果要提高辦公室工作的水平和管理效益，就要將辦公室工作規(guī)范化、科學(xué)化。首先要做的是根據(jù)學(xué)院的現(xiàn)狀與發(fā)展來校正之前的規(guī)章制度，制定出一套新穎、實(shí)用性強(qiáng)的新制度，這樣可以使得學(xué)院辦公室的工作更加的規(guī)范，有跡可循，促使辦公室的工作變得更條理與迎合現(xiàn)實(shí)的需求，由人制向法制轉(zhuǎn)型，還有就是認(rèn)真地去落實(shí)，如果新的規(guī)范制度制定出來了，要把書面的運(yùn)用到實(shí)際中去，在運(yùn)用時(shí)，要科學(xué)的籌劃任務(wù)，明確規(guī)定崗位的主要責(zé)任，使整個(gè)制度更加的合理、實(shí)用。將各項(xiàng)工作引向規(guī)范化、程序化，這樣辦公室的工作人員都會(huì)恪盡職守，盡心盡力地做好本職的工作。

（二）創(chuàng)建和諧、良好的工作氛圍

要使辦公室內(nèi)的團(tuán)隊(duì)更加穩(wěn)定的前提，就必須要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)和諧、快樂的工作氛圍。因此，一個(gè)團(tuán)隊(duì)的團(tuán)結(jié)與穩(wěn)定是與周圍的環(huán)境離不開的，積極調(diào)動(dòng)員工的熱情，為共同的目標(biāo)努力而奮斗，在工作中能互相尊重，和諧相處、互幫互助、公平競(jìng)爭(zhēng)、共同奮斗，營(yíng)造一個(gè)輕松、愉快的工作氛圍。我們要認(rèn)清目前的現(xiàn)狀，提倡科學(xué)發(fā)展觀的思想來引導(dǎo)辦公室的管理制度，堅(jiān)持人與人之間和諧共處的原則，積極關(guān)注辦公室的所有工作者，并了解他們內(nèi)心深處的真實(shí)想法，鼓勵(lì)每位工作者能充分的發(fā)揮出他們的特長(zhǎng)，在工作中，要凝聚團(tuán)隊(duì)的力量，讓每位工作者都能在工作中發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，還有就是根據(jù)辦公室人員的崗位特征，加強(qiáng)績(jī)效考核工作，去扭轉(zhuǎn)之前那種無論是干好與干壞都是固定不動(dòng)的狀態(tài)，這樣能夠充分地調(diào)動(dòng)辦公室人員的積極性，對(duì)于增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的管理穩(wěn)定有很大的促進(jìn)作用。

（三）提高辦公室工作者的素質(zhì)

努力提高辦公室管理人員的素質(zhì)是做好院系辦公室的一個(gè)重要前提。首先一點(diǎn)就是要提高他們的政治素質(zhì)。辦公室是院系比較重要并且有著特殊地位的地方，因此，在這里工作的人員，就必須要有較高較好的政治思想與文化水平。更進(jìn)一步來說，就是要加強(qiáng)辦公室工作人員的閱讀量，積極提高他們的政治修養(yǎng)。第二點(diǎn)就是提高工作人員的文化素質(zhì)，因?yàn)樵合缔k公室所面對(duì)的人群都是文化水平較高、工作能力較強(qiáng)的人。所以，要想將工作做的很出色，就必須要求工作人員要有很強(qiáng)的文化知識(shí)背景。除了要有扎實(shí)的文化基礎(chǔ)知識(shí)以外，在業(yè)余時(shí)間，也有必要去了解一些本院各個(gè)專業(yè)、各個(gè)學(xué)科的具體情況以及各自的發(fā)展方向。以便更好地去做好管理服務(wù)的職能，從而能夠?yàn)楸驹旱陌l(fā)展做出重要的貢獻(xiàn)。第三是提高管理的素質(zhì)。高等教育有著復(fù)雜的系統(tǒng)體系，辦公室的工作人員要重新在實(shí)踐中去學(xué)習(xí)積累經(jīng)驗(yàn)，工作的任務(wù)基本上是一年為一周期，在此過程中，要努力地去掌握有用的管理知識(shí)以及高教理論，并且要根據(jù)自己在工作中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真思考與總結(jié)，自身的管理水平提高了，日后的目標(biāo)也就會(huì)越來越近，所以，院系的管理人員只有遵循著科學(xué)的教學(xué)規(guī)律和管理的原則，才能去達(dá)成自己所制定的目標(biāo)，如果辦公室的工作人員素質(zhì)逐漸地提升，對(duì)于某些管理人員的消極、墮落的態(tài)度會(huì)慢慢地潛移默化。從而會(huì)提高辦公室工作人員的整體素質(zhì)。

結(jié)語(yǔ)

通過以上的分析，我們要清楚的意識(shí)到辦公室的不足之處，再根據(jù)出現(xiàn)的問題，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，在工作中根據(jù)自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，開拓新思想、創(chuàng)新改革，努力提高自己的素質(zhì)，只有這樣，才能提高自身的工作能力，對(duì)院系的發(fā)展有很好的促進(jìn)的作用。

（作者單位：武漢大學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院）