探討事業(yè)單位專門檔案管理

范多賢

事業(yè)單位中構(gòu)成的專門檔案，可謂檔案管理工作不能或缺的內(nèi)容，同時也是各單位不能夠忽略的重要的歸檔類別?，F(xiàn)就事業(yè)單位專門檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變和歸檔資料的及時完整性以及開展此項工作應(yīng)重視實效性等方面內(nèi)容，談下對事業(yè)單位專門檔案管理工作的粗淺認(rèn)識。

專門檔案指的是排除文書與科技檔案以外的、所有于專業(yè)范圍之內(nèi)產(chǎn)生抑或?qū)ｍ椈顒又袠?gòu)成的具有比較穩(wěn)定的文件名稱、文件格式及其構(gòu)成規(guī)律，并且具有各自歸納與管理手段的各類專業(yè)檔案的總稱。譬如：會計、人事、市管干部、紀(jì)檢監(jiān)察案件、信訪、事故處理、稅收征管等方面的檔案，等等。其是群體概念，不專指某一檔案種類之實體。專門檔案類別比較多，包含內(nèi)容也比較廣泛，譬如藝術(shù)方面與工程方面以及審計方面與訴訟方面的檔案，等等。事業(yè)單位中構(gòu)成的專門檔案屬于檔案管理中不能缺乏的工作內(nèi)容，同時也是各單位不能夠忽略的尤其重要的歸檔類別。事業(yè)單位專門檔案涵蓋了財會方面的、學(xué)生學(xué)籍方面的、聲像方面的以及出版物等方面的檔案等。因為專門檔案有著特殊的構(gòu)成規(guī)律，因而其收集與管理工作則需同文書檔案有所區(qū)別而擁有相對的獨立性。針對目前專門檔案管理工作未能適應(yīng)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)調(diào)整的要求。急待需要我們借助深化檔案管理工作改革，實施統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，以解決處理客觀實際上存在的問題與難題。

事業(yè)單位專門檔案管理應(yīng)當(dāng)由掌握及時與靈活性向信息化轉(zhuǎn)變

為強(qiáng)化專門檔案管理工作，提升專門檔案管理水平，有效發(fā)揮專門檔案在事業(yè)單位的作用，專門檔案管理工作應(yīng)當(dāng)由掌握及時與靈活性向信息化方向轉(zhuǎn)變。

（一）檔案管理工作的信息化 提升了檔案管理的效率

文書檔案的收集整理歸檔往往是以年限為界定，可專門檔案記載與體現(xiàn)的事業(yè)單位一些特殊的工作活動狀況，其構(gòu)成檔案的規(guī)律與特點均不盡相同，因此專門檔案的歸檔時間應(yīng)當(dāng)掌握一定的靈活性。與過去的檔案管理工作相較來說，現(xiàn)在的檔案管理工作已新增添了信息化歸檔的管理，把過去的紙質(zhì)檔案同現(xiàn)代的電子檔案融合一同管理。大大改觀了檔案管理工作的及時性與靈活性，以現(xiàn)代科學(xué)的管理模式，實現(xiàn)事業(yè)單位專門檔案管理信息化，不但提升了檔案管理的成績，同時也有效提升了檔案管理的效率。

（二）聲像檔案應(yīng)當(dāng)掌握及時歸檔的原則

聲像檔案屬于實時瞬間與過程的真實記錄，系保存于膠片和磁、光盤等感光抑或磁性材料上構(gòu)成的聲音影像。其記錄與體現(xiàn)了單位的重要事件和工作活動以及人物之真實情景，相較文字檔案來講，更具直觀性和真實性以及形象生動等特點。為了防止以年度歸檔時間過于漫長導(dǎo)致影像數(shù)據(jù)的遺失，聲像檔案應(yīng)當(dāng)有效掌握及時歸檔之原則，結(jié)合重要工作活動的實施完畢隨時歸檔。

事業(yè)單位專門檔案歸檔資料應(yīng)當(dāng)具備及時與完整性

專門檔案屬于人類的寶貴資料，其作為人類參與社會活動的客觀記錄，是人們認(rèn)知與掌握客觀規(guī)律的主要依據(jù)。檔案的構(gòu)成主要可劃分成收集、整理、歸檔等三個環(huán)節(jié)，其中的收集階段是檔案構(gòu)成的關(guān)鍵過程，不然檔案則是無米之炊。所以，事業(yè)單位專門檔案收集的及時性則顯得尤為重要。如果未及時收集，則極可能把原始資料丟失，等到整理歸檔之時，不僅不能夠保障檔案資料的完整和準(zhǔn)確，并且丟失的原始資料一旦彌補(bǔ)將會是非常困難的事情。

（一）專門檔案的歸檔管理

因為專門檔案構(gòu)成的規(guī)律與特點帶有特殊性，主要表現(xiàn)在：1、各種專業(yè)因內(nèi)容性質(zhì)不同導(dǎo)致在歸檔時間方面不統(tǒng)一；2、一些檔案構(gòu)成的時間較長，若是專業(yè)管理人員歸檔意識差，則容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容遺失。所以，在整理各種專門檔案時，尤其要注重檔案內(nèi)容之完整性。事業(yè)單位專門檔案應(yīng)當(dāng)納入到單位檔案管理體系，建構(gòu)完善各種規(guī)章制度，配置專門檔案管理所需要的設(shè)施，不斷改進(jìn)專門檔案的保管環(huán)境，保障專門檔案之安全管理。專門檔案保管室與設(shè)施要力求達(dá)到安全、潔凈，達(dá)到?jīng)]有塵土、沒有發(fā)霉、沒有蟲蛀、沒有鼠害、沒有雜物的程度，保管室溫濕度與消防設(shè)備要具備國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。涉及保密的專門檔案要配置健全的保密設(shè)備。事業(yè)單位檔案管理部門要定期對專門檔案實施檢查清點，保障檔案不遺失，不損壞。若發(fā)覺損壞和蟲蛀以及褪色抑或字跡模糊等問題時，應(yīng)當(dāng)及時彌補(bǔ)、復(fù)制或者采取其它可行的技術(shù)處理手段。

（二）事業(yè)單位聲像檔案的收集管理

同樣，事業(yè)單位聲像檔案的歸檔工作也存在著這樣的問題，從實際方面來說，影像的存儲方面隨意性較強(qiáng)，所產(chǎn)生的電子圖片丟失的可能性也較大，若是不注重保存與備份，則容易丟失。所以，事業(yè)單位檔案部門對聲像檔案之歸檔實施嚴(yán)格監(jiān)督極其關(guān)鍵。在收集聲像檔案過程中，不僅要注重對重要工作抑或重要活動構(gòu)成聲像檔案之完整性，而且還要突出單一影像收集之全面性，譬如：工作或活動的時間與地點以及人物及其內(nèi)容稱呼等，均要詳細(xì)注明，以方便日后的翻閱與利用。

事業(yè)單位專門檔案歸檔管理應(yīng)當(dāng)注重實效性

通過不斷完善機(jī)構(gòu)設(shè)置和不斷強(qiáng)化對檔案管理人員的培訓(xùn)以及完善管理機(jī)制等一系列措施，努力搞好事業(yè)單位檔案資料的歸檔工作，實現(xiàn)案卷編目準(zhǔn)確與計算機(jī)管理。

（一）專門檔案應(yīng)當(dāng)依據(jù)不同特征分門別類實行單獨管理

專門檔案記錄和體現(xiàn)的內(nèi)容是事業(yè)單位任一方面的工作活動狀況，其外觀未有固定的格式，載體不具一致的標(biāo)準(zhǔn)，因此具有比較單一的內(nèi)容、比較特殊的模式、多樣化的載體、以及具有固定性的歸檔與針對性的服務(wù)對象。因而針對專門檔案的管理則應(yīng)當(dāng)結(jié)合其特點區(qū)別于文書檔案來管理。文書檔案能夠以遵循年代、機(jī)構(gòu)與保管時期實施統(tǒng)一管理，可專門檔案則突出利用之時效性，需結(jié)合自身不同的特征分門別類實施單獨管理。譬如：財會檔案與出版期刊檔案能夠依據(jù)年度與保管時期實施整理上架；科研成果檔案與聲像檔案則需依據(jù)檔案的內(nèi)容以及不同載體模式分項實施保管；教育工作的學(xué)生學(xué)籍檔案需以學(xué)年為單元實施管理。如此相對獨立的管理形式，會為檔案的查詢利用創(chuàng)造便利條件，參與專門檔案歸檔管理人員能夠不用檔案機(jī)構(gòu)管理人員的幫助可直接查詢本專業(yè)的檔案，不僅快捷方便，同時也方便管理。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 完善制度 做好事業(yè)單位專門檔案工作規(guī)范化管理

若要搞好事業(yè)單位專門檔案工作的規(guī)范化管理，我們應(yīng)當(dāng)注重如下五個方面的工作：

1、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo) 健全機(jī)制

事業(yè)單位各級黨委應(yīng)高度重視專門檔案工作規(guī)范化管理工作，成立了以書記為組長，單位主管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人為成員之檔案管理工作核心領(lǐng)導(dǎo)小組，同時至少配備一位專職檔案員，建構(gòu)完善檔案管理工作制度，構(gòu)成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，以檔案科室為中心，以各機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)之檔案管理系統(tǒng)，切實保障檔案管理工作之穩(wěn)定性。

2、統(tǒng)一認(rèn)識，創(chuàng)造氣氛

為把專門檔案規(guī)范化管理做得更加扎實，應(yīng)當(dāng)組織全體職員干部開展專題講座，針對《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)對全體職員干部實施培訓(xùn)，促使全體職員干部對檔案管理工作能夠有更深層次的系統(tǒng)了解，有效提升全體職員干部對檔案工作重要性的充分認(rèn)識，大力營造人人參與檔案管理工作的氣氛。

3、遵循標(biāo)準(zhǔn) 保障質(zhì)量

遵循目前檔案的新規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)檔案工作實際狀況，逐條規(guī)范，查漏補(bǔ)遺，不斷對檔案實施補(bǔ)充完善。具體應(yīng)當(dāng)注重如下三點工作：1、進(jìn)一步強(qiáng)化專門檔案管理的現(xiàn)代化管理，促成庫存多年檔案全部存入計算機(jī)實行管理；2、進(jìn)一步強(qiáng)化專門檔案規(guī)范化建設(shè)，分類存入計算機(jī)管理；3、進(jìn)一步強(qiáng)化對專門檔案的收集整理及歸檔。

4、增加投入 完善設(shè)施

確保專門檔案管理的安全完整，在辦公設(shè)施緊張的狀況下，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先安置檔案室所需，實現(xiàn)庫房、辦公室各自獨立存在，并且投入資金及時增設(shè)、更新?lián)Q代檔案室設(shè)施，譬如：電子計算機(jī)、電子打印機(jī)、防火滅火器、環(huán)境溫濕度計、煙霧報警裝置等，促使庫房符合防火防盜、防鼠防塵等要求。

5、完善制度 科學(xué)管理

事業(yè)單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際狀況，強(qiáng)化專門檔案管理機(jī)制建設(shè)，建構(gòu)完善檔案的收集、檔案的整理、檔案的歸檔、檔案的保管與利用等一系列檔案管理制度，促使專門檔案管理逐漸向制度化和規(guī)范化以及科學(xué)化邁進(jìn)。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位專門檔案屬于檔案管理工作中的一部分，比較容易被忽略和遺忘。因此，作為檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)高度重視此項工作的實施，應(yīng)當(dāng)端正工作態(tài)度，確立良好的工作作風(fēng)，自覺搞好事業(yè)單位專門檔案管理的本職工作，嚴(yán)格遵循上級頒布的專門檔案管理辦法與行業(yè)規(guī)范，結(jié)合各專門檔案構(gòu)成的規(guī)律與特點，結(jié)合各工作之間的有機(jī)聯(lián)系實施收集、整理、歸檔與利用，為不斷豐富館藏檔案打下物質(zhì)基礎(chǔ)，有效地服務(wù)于各項工作創(chuàng)造信息資源，進(jìn)一步將專門檔案的收集整理工作的及時性提高到更高的一個層次，促使專門檔案真正實現(xiàn)其應(yīng)有的價值。為強(qiáng)化單位整體檔案管理工作科學(xué)規(guī)范合理化充分發(fā)揮極為關(guān)鍵的作用。

（作者單位：深圳市公園管理中心）