教學(xué)檔案的收集與歸檔

趙振武

摘 要：文中首先分析了檔案的收集與歸檔存在的一些的問題，接著著重分析了改進(jìn)教學(xué)檔案收集與歸檔的方向，包括加強(qiáng)檔案觀的宣傳教育；加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，提高檔案員素質(zhì)；改變單純采用定期收集檔案的方法，采用定期與不定期相結(jié)合的收集方法；強(qiáng)化檔案制度建設(shè)，建立權(quán)責(zé)分明的檔案收集管理制度等方面。

關(guān)鍵詞：檔案；收集；歸檔；宣傳教育；隊伍建設(shè)

近年來，我國教育改革力度不斷加大，各所高校每年所產(chǎn)生的教學(xué)檔案也越來越多。檔案的立卷歸檔工作與收集的教學(xué)檔案的質(zhì)量有很大的關(guān)系，檔案質(zhì)量對于學(xué)校資源的使用以及改革發(fā)展有一定的制約作用。所以在大學(xué)本科教學(xué)評估中，對教學(xué)檔案進(jìn)行有效的收集、立卷與歸檔非常重要。

1 檔案的收集與歸檔存在問題

教學(xué)檔案基本上是因教學(xué)活動所產(chǎn)生的，檔案的收集是一項較為繁瑣的工作，要想做好就需要講究方式方法和多花心思，因?yàn)闄n案的種類和來源各式各樣，內(nèi)容比較豐富，且具有多種特性，如復(fù)雜性、動態(tài)性、多樣性等等。大多數(shù)的高校的教學(xué)秘書同時又擔(dān)任教學(xué)檔案基層工作人員，他們本身工作就比較繁忙，花在教學(xué)材料收集、整理以及歸檔方面的時間相對就比較少了，除此之外，高校的教學(xué)活動基本上是以年度劃分的，可以按年度定期對平時教學(xué)活動中產(chǎn)生的教學(xué)材料進(jìn)行收集，但是在這個過程中還是會出現(xiàn)很多比較具有代表性的文件材料，因此需要及時對這些分散的資料進(jìn)行收集、整理以及歸檔，不然這些資料很可能會遺失。因此，使用定期對資料進(jìn)行歸檔的固定傳統(tǒng)的方式，不僅工作任務(wù)繁重，時間緊迫，另外由于基本上這些工作都是兼職人員來完成，必然會有人不認(rèn)真對待，應(yīng)付了事，這樣也就會使歸檔的資料存在混亂、缺失以及不準(zhǔn)確等問題。

2 改進(jìn)教學(xué)檔案收集與歸檔的方向

2.1 加強(qiáng)檔案觀的宣傳教育

由于缺乏與時俱進(jìn)的檔案管理理念以及對檔案管理工作的忽視，造成了教學(xué)材料收集困難的局面。高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作應(yīng)加以重視，改變成舊傳統(tǒng)的檔案觀念，向相關(guān)工作人員宣揚(yáng)正確的檔案觀與意識。通過多種途徑對師生進(jìn)行教育，如?？?、網(wǎng)絡(luò)、團(tuán)體組織等進(jìn)行宣傳教育，相關(guān)人員有責(zé)任和義務(wù)對檔案進(jìn)行收集與歸檔，在整個教學(xué)管理體系中，檔案管理占據(jù)著很重要的地位，它是高校教學(xué)活動得以開展的重要參考依據(jù)，對于教學(xué)評估、檢查以及教學(xué)水平的提高有著重要指導(dǎo)作用，它富含著這大量有用的信息資源。通過多種宣傳途徑，讓相關(guān)人員真正認(rèn)識到檔案管理工作的重要性；同時也可以通過一些反面教材來警示大家，樹立正確的檔案觀與意識。

2.2 加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，提高檔案員素質(zhì)

對檔案進(jìn)行收集的對象是檔案員，檔案收集工作的質(zhì)量直接受檔案員的職業(yè)素養(yǎng)和能力的影響。所以要通過相關(guān)培訓(xùn)來提升他們的整體素養(yǎng)與能力。他們要具有良好的職業(yè)道德和責(zé)任感，并且熱愛檔案收集，這樣才能做好這份工作。對于他們的工作和生活要多給予關(guān)心，為他們提供一個良好的工作環(huán)境。

2.3 改變單純采用定期收集檔案的方法，采用定期與不定期相結(jié)合的收集方法

根據(jù)教學(xué)計劃管理來開展檔案收集工作，對檔案資料進(jìn)行定期收集，不要錯過最佳時機(jī)，收集工作要及時，隨時對教學(xué)動態(tài)了如指掌。像職稱評級、教學(xué)質(zhì)量評估、成果鑒定以及優(yōu)秀評選等，都會致使很多有用信息的資料產(chǎn)生，因此一定要把握好時機(jī)，對所有論文、成果作品以及相關(guān)材料進(jìn)行分類、整理及歸檔。像外地學(xué)習(xí)的人員帶回的學(xué)習(xí)資料或借出的資料比較容易丟失，一定要做到及時發(fā)現(xiàn)，并將其收集與歸檔。特別是被修改多次并且經(jīng)常用于教學(xué)中的文件材料，檔案員一定要加倍注意保管，等這些材料補(bǔ)充完整后再進(jìn)行編號歸檔，避免出現(xiàn)遺漏的情況，保證其完整。

3 強(qiáng)化檔案制度建設(shè)，建立權(quán)責(zé)分明的檔案收集管理制度

要使高校檔案管理工作順利進(jìn)行，制定出一個完善的管理體系是非常有必要的。要對檔案收集工作進(jìn)行明確的分工，合理的劃分各部門職責(zé)，就需要制定一套合理有效，具有一定約束力的管理制度。對相關(guān)人員的工作進(jìn)行明確分工，使檔案員、老師與學(xué)生之間的檔案材料共享渠道保持順暢，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)信息化。相關(guān)責(zé)任部門要有效合理的管理教學(xué)檔案，實(shí)施對檔案收集工作與其他教學(xué)活動進(jìn)行統(tǒng)一管理，做好教學(xué)檔案管理制度建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，在實(shí)施的過程中對于制度中所存在的問題要持續(xù)改進(jìn)，真正的做好監(jiān)督與指導(dǎo)工作，為教學(xué)以及相關(guān)人員提高良好的服務(wù)。教學(xué)材料相關(guān)部門應(yīng)任命一個檔案管理的負(fù)責(zé)人，其根據(jù)檔案管理制度及時對平時所產(chǎn)生的教學(xué)材料進(jìn)行收集、整理以及歸檔。

4 小結(jié)

教學(xué)檔案管理是國家檔案的組成部分，也是學(xué)校常規(guī)管理過程中的重要組成部分。但是在學(xué)校檔案收集歸檔工作中，目前還存在一定的問題，需要進(jìn)一步對其進(jìn)行改進(jìn)和規(guī)范。文中對教學(xué)檔案的收集與歸檔研究，顯然具有一定的實(shí)際意義。

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