對(duì)高校教學(xué)檔案管理的思考

許萍

高校的教學(xué)檔案是高校檔案的主體和核心，是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要依據(jù)之一，高校教學(xué)檔案是廣大教職員工在教學(xué)管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體等歷史記錄。適應(yīng)高等教育事業(yè)的發(fā)展，提高高校教學(xué)檔案科學(xué)管理水平對(duì)于深化教育、教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。

一、教學(xué)檔案的形成

高校教學(xué)檔案是在教學(xué)、科研實(shí)踐活動(dòng)中創(chuàng)造和積累的知識(shí)財(cái)富和勞動(dòng)結(jié)晶，其絕大部分是以長(zhǎng)期形成的教學(xué)規(guī)范為基礎(chǔ)，在教學(xué)管理、科學(xué)研究等工作中形成的。教務(wù)處對(duì)全校的教學(xué)工作起著統(tǒng)領(lǐng)與指導(dǎo)作用，其一系列活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生大量的教務(wù)管理文件與資料；系一級(jí)教學(xué)單位要完成本系各專(zhuān)業(yè)教學(xué)任務(wù)，各項(xiàng)教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，這就形成了寶貴的教學(xué)檔案資料。具體地說(shuō)，教學(xué)檔案包括教學(xué)計(jì)劃與總結(jié)、教師工作量考試安排、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、學(xué)生成績(jī)與學(xué)籍、課表及各種規(guī)章制度等，它真實(shí)地記錄了高等學(xué)校教學(xué)工作的方法和結(jié)果。

二、教學(xué)檔案的價(jià)值

系統(tǒng)完整的教學(xué)檔案是一個(gè)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)內(nèi)容與效果的全面概括和客觀反映，并能為教學(xué)管理工作提供有力的憑證和參考，它真實(shí)地反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌，對(duì)高校教學(xué)、科研、行政管理、編史修志及維護(hù)師生員工的利益等，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用。

三、教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

高校教學(xué)檔案管理一般沒(méi)有一套完整的制度來(lái)保證，都是由各學(xué)院兼職人員來(lái)管理，他們從沒(méi)有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及專(zhuān)業(yè)的檔案培訓(xùn)。

目前的主要問(wèn)題有：對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為教學(xué)檔案不像其他檔案那么重要，而且內(nèi)容單一，所以對(duì)其管理總是不夠嚴(yán)格和規(guī)范，高校對(duì)其投入的硬件也不夠；認(rèn)為檔案人員工作輕松、簡(jiǎn)單，使教學(xué)檔案管理難以突破現(xiàn)狀；檔案管理工作不規(guī)范，具有較高價(jià)值的檔案材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成不必要的損失；臨時(shí)收集的材料類(lèi)別混雜；有的檔案沒(méi)有整理上架，相當(dāng)一部分教學(xué)材料，特別是各種短訓(xùn)班的教學(xué)檔案散存于個(gè)人手中，從而造成檔案的收集不全、歸檔質(zhì)量不高的現(xiàn)象；檔案管理制度不健全，有些人需要文件時(shí)借閱、轉(zhuǎn)閱從不登記，也不妥善保管，勢(shì)必造成文件流失。

四、如何做好高校教學(xué)檔案管理工作

1.健立健全教學(xué)檔案管理制度

建立教學(xué)檔案立卷歸檔制度。凡是學(xué)校的教學(xué)文件、教師工作量、學(xué)科建設(shè)、考試安排、教學(xué)大綱、教學(xué)校歷、學(xué)生成績(jī)與學(xué)籍、課表等都要分類(lèi)歸檔，教師的教學(xué)計(jì)劃與總結(jié)、學(xué)術(shù)研究資料等要及時(shí)收集并歸檔，對(duì)歸檔文件以卷為單位進(jìn)行科學(xué)有效的裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒；做好書(shū)寫(xiě)材料檔案保護(hù)工作，歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易蛻變的文件應(yīng)予復(fù)制。做好上述工作，要提高認(rèn)識(shí)，把教學(xué)檔案管理擺在重要位置，實(shí)行規(guī)范化管理，投入一定的資金，加強(qiáng)硬件建設(shè)，設(shè)置必需的檔案?jìng)溆脦?kù)房和柜架；配備專(zhuān)門(mén)的教學(xué)檔案管理工作人員，并定期對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。

2.實(shí)行檔案管理人員崗位責(zé)任制

明確檔案管理人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)，檔案管理人員應(yīng)時(shí)刻銘記自己的崗位職責(zé)，增強(qiáng)高度的責(zé)任感；要熟悉所藏檔案情況，及時(shí)了解各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，開(kāi)發(fā)檔案的信息資源，做好提供利用工作；做好文件借閱登記工作，并督促借閱者按時(shí)歸還文件，防止重要文件的流失。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)

提高檔案管理人員的政治與思想素質(zhì)。高校檔案管理人員必須堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則，堅(jiān)持改革開(kāi)放，擁護(hù)社會(huì)主義制度，自覺(jué)執(zhí)行黨的各項(xiàng)方針、政策。同時(shí)，還要遵守學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，在行動(dòng)上要服從學(xué)校工作的大局，檔案管理工作要適應(yīng)新形勢(shì)下國(guó)家政策和發(fā)展的需要，服務(wù)于學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展。

4.提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)

高校檔案管理人員必須要有一切為師生員工服務(wù)的思想，對(duì)檔案工作具有高度的責(zé)任感與事業(yè)心，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，腳踏實(shí)地，作風(fēng)正派，處事公道。以學(xué)籍檔案為例，教師對(duì)學(xué)生的考核一定要做到公平、公正，嚴(yán)格按考試大綱出題考核學(xué)生，嚴(yán)格考試紀(jì)律，成績(jī)一旦上報(bào)，非正常理由任何人無(wú)權(quán)更改，管理人員應(yīng)按時(shí)統(tǒng)計(jì)分類(lèi)歸檔，嚴(yán)格按規(guī)定辦事，確保學(xué)籍管理材料真實(shí)、準(zhǔn)確。

5.提高檔案管理人員的知識(shí)水平

高校檔案管理人員必須具備一定的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，具有多學(xué)科知識(shí)。也就是說(shuō)，除精通檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還要努力學(xué)好高等教育學(xué)、高等教育心理學(xué)、社會(huì)公共關(guān)系學(xué)、情報(bào)信息學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、高等行政管理學(xué)等多門(mén)學(xué)科知識(shí)，時(shí)時(shí)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新時(shí)期高校發(fā)展的需要。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理則必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，要跟上現(xiàn)代化的步伐，就需更新長(zhǎng)期以來(lái)形成的管理理念和方式。

參考文獻(xiàn)：

李淑霞，鄭木欣.關(guān)于高等學(xué)校教學(xué)檔案管理的思考[J].內(nèi)蒙古民族大學(xué)學(xué)報(bào)，2006，（09）.