淺析廣西藝術(shù)學院財務(wù)會計檔案管理

周游

摘 要：在廣西藝術(shù)學院從事財務(wù)會計檔案管理工作多年，經(jīng)過對當前學院會計檔案管理的剖析，闡述當前學院會計檔案管理的現(xiàn)狀，提出在學院會計檔案管理工作過程中發(fā)現(xiàn)的若干問題，并通過研究提出可行的解決方案。

關(guān)鍵詞：會計電算化；會計檔案；藝術(shù)高校；解決方案

隨著我國高等教育發(fā)展的不斷推進和改革，尤其是在黨的十七大勝利召開以后，社會主義文化事業(yè)發(fā)展出現(xiàn)空前的大跨步、大繁榮的景象，藝術(shù)院校迎來了前所未有的發(fā)展機遇。廣西藝術(shù)學院是全國6所省（區(qū)）屬綜合性藝術(shù)院校之一，廣西唯一一所國家獨立設(shè)置的具有碩士授予權(quán)的藝術(shù)高校。2012年，廣西藝術(shù)學院成為文化部與廣西壯族自治區(qū)人民政府共建單位，這對廣西藝術(shù)學院發(fā)展來說，有著長足深遠的影響，也意味著學院財務(wù)處要面臨一項新的挑戰(zhàn)和任務(wù)。會計檔案管理不僅是財務(wù)管理工作中一項不可忽視的重要工作，更是整個單位檔案管理中不可或缺的部分。所以，加強會計檔案管理工作是促進廣西藝術(shù)學院蓬勃而全面發(fā)展強有力的推手。

一、當前學院財務(wù)會計檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.電算化實行不夠全面

廣西藝術(shù)學院財務(wù)處在2001年引入用友公司的U8財務(wù)管理軟件，并實行了電算化財務(wù)管理。到目前為止，財務(wù)處實行電算化管理已走過了十多個年頭，財務(wù)工作在電算系統(tǒng)的幫助下，日常財務(wù)管理工作有序高效地進行著。會計人員使用U8系統(tǒng)制作記賬憑證，系統(tǒng)通過識別獲取會計人員輸入的記賬憑證信息，自動平衡借貸，將發(fā)生的經(jīng)濟數(shù)據(jù)登記到電子賬簿中。會計人員還可以使用U8系統(tǒng)中快速查詢到需要的記賬憑證的內(nèi)容、資金發(fā)生流、賬簿等。憑證的保存和管理還是沿用原來傳統(tǒng)的手工方法進行，沒有采用信息化技術(shù)進行管理。傳統(tǒng)手工檔案管理有以下缺點：（1）占用極大的存儲空間。（2）管理費時費力。（3）檢索查詢不方便。（4）二次利用不方便、利用率低。（5）檔案損壞、丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。（6）不能形成信息網(wǎng)絡(luò)。

2.會計檔案管理制度不完善，管理手段落后

至今，我院財務(wù)部門還沒有形成一個比較完善的使用電算化技術(shù)來管理財務(wù)會計檔案的規(guī)范制度，這是由于我院電算化財務(wù)業(yè)務(wù)起步較晚，既沒有把電算化財務(wù)檔案管理納入財務(wù)人員崗位責任制中，又沒有配備專人管理，導致電算化財務(wù)會計檔案管理的歸檔工作處于傳統(tǒng)手工管理科的狀態(tài)。電算化會計檔案不光存儲于紙質(zhì)檔案上，還高度集中在電腦磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上。這些存儲介質(zhì)，是需要有專業(yè)人員對其日常維護和管理的。但財務(wù)管理人員大多都是會計專業(yè)，而電算化會計又是計算機領(lǐng)域和財務(wù)會計領(lǐng)域的交叉學科，同時具備兩種學科知識的并從事高校財務(wù)工作的從業(yè)人員并不多，所以，學院的財務(wù)檔案管理方法和手段上沒有得到真正的完善。這易造成檔案形成的過程冗長，或是在某個環(huán)節(jié)積壓沉淀，歸檔不及時，并最終造成檔案的散亂、遺失。已經(jīng)存入本部門檔案室的檔案，沒有進行嚴格控制，檔案借閱管理混亂，這也容易造成檔案遺失或者殘缺。

3.人員配備不足，相關(guān)專業(yè)素質(zhì)不高

自我國恢復高考以來，每年的高考人數(shù)呈緩慢上升狀態(tài)，在2009年報考人數(shù)突破600萬人大關(guān)。全國藝術(shù)類專業(yè)院校相對其他文理工科院校明顯不足，雖然已有很多非藝術(shù)院校開設(shè)了藝術(shù)專業(yè)，但還是無法消化如此多報考藝術(shù)的學生。為了容納和培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的藝術(shù)學生，提供給學生一個更好的學習生活環(huán)境，我院在2009年提出建設(shè)相思湖新校區(qū)的宏偉藍圖。建設(shè)一個新校區(qū)，伴隨著大量的基建項目，眾所周知，建設(shè)是需要花費大量的人力、物力和財力的，由此我院財務(wù)處就承擔著越來越多的財務(wù)工作。任何地方的建設(shè)，都伴隨著資金流動，我院也不例外。大量的資金流動，使得我院財務(wù)日常工作迅速增加，財務(wù)會計檔案也隨之成倍增加。財務(wù)工作的成倍增加，讓已配備的人員應(yīng)接不暇。數(shù)年前學院規(guī)模較小，每年招生不足2000名考生，所有學生加起來也沒有達到萬人大學的標準?，F(xiàn)在我院招生人數(shù)已突破3000人大關(guān)，全校學生包括研究生已超過萬人。如今已經(jīng)配備的財務(wù)人員是學院數(shù)年前核定的標準，已經(jīng)無法適我院如此快腳步的發(fā)展。沒有按要求配備專職并且專業(yè)的會計檔案管理人員，造成財務(wù)檔案管理未能及時按要求分類歸檔并制成電子化材料。

二、針對學院會計檔案管理現(xiàn)狀提出改革方案

我院作為廣西唯一一所藝術(shù)專業(yè)院校，需不斷加強自身的管理，完善管理體系，提高服務(wù)質(zhì)量和培養(yǎng)學生的水平。作為藝術(shù)類院校，自然有與其他文理工科院校有很多不同的地方。藝術(shù)院校的教師和學生感性程度要超過非藝術(shù)院校，所以，因地制宜地制訂針對性的解決方案，有事半功倍的效用。

1.加強領(lǐng)導對會計檔案管理的重視程度

所謂萬事起頭難，財務(wù)負責人是我們財務(wù)團隊的領(lǐng)頭羊，領(lǐng)導的重視是保障工作持續(xù)、有效開展的關(guān)鍵。領(lǐng)導重視后，整個財務(wù)團隊才會上下一心，才可以真正的努力去尋找和制訂解決方案，并論證方案的可行性，最后是很好的執(zhí)行方案。

2.通過學習考察，制訂自身的會計檔案管理制度

制訂一個好的管理制度不是靠我們憑空想象，也不是靠某幾個人依靠工作經(jīng)驗而制訂出來的。它是經(jīng)過一個漫長的過程，即提出、試行、修改、再試行，再修改，一直到改無可改，這樣得出的制訂才是完美的。但是，時至今日的我們并不需要如此麻煩，因為我們不是第一個提出建立財務(wù)會計檔案管理制度的學校。我們要做的是，首先應(yīng)該去兄弟院?？疾欤梃b兄弟院校先進的財務(wù)檔案管理經(jīng)驗。選定幾所區(qū)內(nèi)的大型院校，如，廣西大學、廣西財經(jīng)學院，對其財務(wù)機構(gòu)進行考察。其次，依據(jù)考察得來的先進經(jīng)驗，對比自身財務(wù)運作情況，建立會計檔案管理制度。最后，在執(zhí)行中不斷修改，以適應(yīng)我院財務(wù)檔案管理的發(fā)展。

3.實行全面電算化會計檔案管理

隨著人類社會的不斷進步，信息技術(shù)的充分運用，人們的生活已經(jīng)慢慢地從有紙向無紙化前進。電算化的財務(wù)管理不僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更是要利用計算機海量的存儲功能來存儲大量的會計檔案。購買會計檔案管理軟件以及相關(guān)的配套硬件，設(shè)置電算化檔案管理崗位，專職負責電算化檔案管理，負責系統(tǒng)內(nèi)各類資料的存檔、安全保管和保密工作。通過細化和制訂與會計電算化檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，如《電算化會計檔案管理辦法》《電算化會計檔案操作管理制度》《電算化會計檔案管理崗位責任制度》等，為有效管理會計電算化檔案提供保障。

4.提高會計人員的素質(zhì)，重點培養(yǎng)電子信息與會計復合型人才

高校作為國家的事業(yè)單位，機構(gòu)編制問題成為高校前進的軟肋。高校要招人，就要有編制，而編制是固定的，空的編制只能等現(xiàn)在在職的人員退休，所以，高校人員更新交替較企業(yè)來說是十分緩慢的。財務(wù)工作是長久而專業(yè)的日常工作，在高校從事財務(wù)的會計人員，一般一干就是一輩子，所以也存在知識結(jié)構(gòu)老化和接受能力下降的問題。當今社會，電子信息技術(shù)發(fā)展如此之快，如果會計人員不提高自身的素質(zhì)，就會使得財務(wù)機構(gòu)效率低下，就會延緩高校發(fā)展的腳步。在不能快速注入新鮮血液的時候，財務(wù)部門只能通過提高現(xiàn)有會計人員的素質(zhì)，來提高整個財務(wù)機構(gòu)的素質(zhì)。通過開展電算化繼續(xù)教育，提高整個財務(wù)機構(gòu)電算化的能力，重點是培養(yǎng)年輕人，因為年輕人對新事物充滿好奇，并且學習能力很強，可以很快地掌握新的技術(shù)和接受新的理念。在這個時代，培養(yǎng)電子信息和會計的復合型人才是財務(wù)機構(gòu)穩(wěn)步前進有力的保障。

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